Содержание
- Решение задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами
- Общие сведения об отчете, особенности документа
- Учет и оплата времени в командировке
- Пример заполнения авансового отчета по командировке
- Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами.
- Какие включаются сведения?
- Списание подотчетных сумм на командировочные расходы
- Как бухгалтеру проверить отчет
- Материалы по теме Утверждены новые форматы счета-фактуры и УПД Оправдательные документы по отдельным операциям
Решение задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами
Оплата суточных
За каждый день нахождения в командировке (в том числе и за время нахождения в пути) сотруднику выплачиваются суточные. Днем начала командировки считаются полные календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другой транспорт из места постоянной работы командированного, а днем приезда — календарные сутки (также от 0 до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает назад. Если командировка длится один день, суточные не выплачиваются. Такой же порядок применяется, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства.
Выплата суточных освобождена и от обложения налогом на доходы физических лиц — НДФЛ в пределах нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2500 рублей — за пределами страны. Если организация установила размер суточных свыше этих сумм, то с превышения сотруднику необходимо уплачивать НДФЛ.
Таким образом, суточные по командировке составят 5 х 700 = 3 500 руб.
Расходы на проживание в командировке
Расходы по найму жилого помещения оплачиваются сотруднику в полном размере при наличии подтверждающих документов. Суммы расходов на проживание не относятся к доходам сотрудника, поэтому налог на доходы НДФЛ с них не начисляется. С этих выплат не начисляются страховые взносы (в Пенсионный фонд, ФСС, ФОМС).
Если по каким-то причинам сотрудник не смог документально подтвердить свои расходы на проживание, тогда они возмещаются ему по нормативам. В этом случае нормативные значения также не облагаются налогом.
Расходы на проживании в гостинице по условию задачи составят 5 х 3 540 = 17 700 руб. В том числе НДС 2 700 руб.
Транспортные расходы
Расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются сотруднику работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения (кроме такси), включая страховые платежи, по государственному обязательному страхованию пассажиров, услуги предварительного бронирования, оплату постельных принадлежностей.
В случае утери проездных документов расходы возмещаются работнику по минимальной стоимости.
Транспортные расходы по условию задачи составляют 5 900 руб., в том числе НДС 900 руб.
Авансовый отчёт
При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают для бухгалтерии израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.
Бланк авансового отчета представляет собой двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре, как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии. Заполненный сотрудником авансовый отчет вместе с подтверждающими документами (билетами, чеками, документами из гостиницы и т.д.) сдается в бухгалтерию. Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов заполняет на оборотной стороне суммы расходов, принятых к учету с указанием бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.
После утверждения документа бухгалтерия формирует проводки по списанию подотчетных средств и проводит окончательный расчет с подотчетным лицом. Если аванс, полученный сотрудником, использован не полностью, то остаток сдается им в кассу предприятия. И, наоборот, перерасходованная сумма должна быть выплачена сотруднику бухгалтерией.
Итоговый расчет по расходам на командировку приведен в таблице ниже.
| Вид расхода | Расходы, руб. в сутки | Cутки | Расходы, руб. |
| Суточные | 700 | 5 | 3 500 |
| Проживание в гостинице | 3 540 | 5 | 17 700 в т.ч. НДС 2 700 |
| Проезд | 5 900в т. ч. НДС 900 | ||
| ИТОГО | 27 100 |
Общие сведения об отчете, особенности документа
Если вы впервые побывали в командировке и теперь перед вами стоит задача по формированию отчета о ней, а вы не очень хорошо понимаете, как именно его написать, прочитайте наши рекомендации– они пригодятся для точного представления о том, как должен выглядеть этот документ. Также посмотрите и образец бланка – на его основе вы без труда составите свой индивидуальный отчет.
Прежде чем перейти к детальному описанию документа, дадим некоторые общие сведения. Начнем с того, что данный отчет можно писать либо в произвольном виде, либо по унифицированной форме, либо, если в организации существует утвержденный в учетной политике собственный шаблон документа – по его типу. Способ формирования отчета должен быть обозначен в локальных актах фирмы.
Отчет допускается писать на обычном листе бумаги любого подходящего формата (лучше А4) или на фирменном бланке – если это требование есть во внутренних нормативных документах предприятия. Писать его можно как от руки, так и набирать в компьютере (с обязательной последующей распечаткой).
Безоговорочно надо соблюсти только одно правило – в отчете должен стоять автограф командировочного, лица, которое приняло отчет (обычно это руководитель структурного подразделения), а также директора предприятия (помимо подписи он должен поставить на отчете свою резолюцию).
Отчет лучше всего писать в двух идентичных экземплярах (если от руки, то можно через «копирку»), один из которых следует передать руководству, второй, на всякий случай, оставить у себя (предварительно сделав отметку о принятии копии у представителя работодателя).
Учет и оплата времени в командировке
Как оплачивается командировка продолжительностью два часа Внимание Есть существенные различия между командировкой и разъездным характером работ: Показатели Командировка Разъездной характер работ Место выполнения Вне расположения постоянного места работы Служебные обязанности постоянно выполняются в пути Периодичность Разовое поручение Постоянно в течение длительного времени Длительность До 40 дней Срок неограничен Приказ по предприятию Оформляется на каждое задание Утверждается один раз в начале трудовой деятельности Документальное оформление В течение 3 дней после поездки оформляется авансовый отчет Не требуется Нормативная база Трудовой и Налоговый Кодексы РФ, Постановления Правительства, инструкции, положения и разъяснения Минфина России – вот далеко не полный список нормативных документов, регламентирующих командировочный процесс. Для тех работников, которым установлен суммированный учет рабочего времени, средний заработок за период командировки определяется путем умножения среднего часового заработка на количество рабочих часов по графику работника в периоде, подлежащем оплате (п
13 Положения о среднем заработке). Как видим, законом установлено, что средний заработок сохраняется именно за дни, а не за часы командировки; вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем, при этом возможность выплаты среднего заработка не за дни, а за часы командировки законодательством не предусмотрена. Поэтому выплата среднего заработка только за два часа командировки, по нашему мнению, неправомерна. Работодатель в рассматриваемой ситуации обязан выплатить работнику средний заработок за весь день командировки.
https://youtube.com/watch?v=i4-XZJ8ycXA
Пример заполнения авансового отчета по командировке
Заполнением авансового отчета занимается бухгалтер и командируемый сотрудник, который начинает оформление с написания основных сведений на лицевой стороне:
- полное наименование организации;
- ФИО, должность;
- дата оформления;
- цель авансовых средств (командировочные затраты);
- таблица на лицевой стороне должна содержать данные о наличии выданных денег, их расходе.
В графах 1-6 оборотной стороны должна быть перечислена вся необходимая документация, подтверждающая произведенные траты. Нумерация документов идет с учетом очередности по их перечислению:Графа №1 содержит порядковый номер удостоверяющего документа.Графы №2-3: время оформления и соответствующий номер.Графа №4 содержит сведения о типах затрат.Графа №5:размер понесенных расходов.Графа №6: в строчке «Итого» указывается общая сумма затрат.
После проведенной проверки документ подписывается бухгалтером. При этом прописывается дата и номер авансового отчета, общий размер расходов и число приложенной документации.
Заполненная расписка содержит дату подачи документа и передается сотруднику.
Компенсация за ГСМ
Если в командировке сотрудник пользовался личным авто ,ему положена компенсация ГСМ. Для этого организация должна выдать путевой лист. На нашем сайте здесь Вы можете скачать чистый бланк и пример заполнения путевого листа.
На лицевой стороне бухгалтером отмечаются:
- Денежный остаток/перерасход по уже выданным авансам.
- Сумма полученных из кассы авансовых средств.
- Сумма потраченных денег.
- Денежный остаток/перерасход размера аванса.
- Собственная учетная запись.
Сведения для табличного заполнения находятся в графе №9 на обратной стороне.
В дальнейшем отчет отправляется на подпись к директору организации (ФИО с росписью + расшифровка) либо к лицу, временно исполняющему его должностные обязанности. Специально предназначенная для подписи строчка находится на лицевой стороне в верхней части документа. Затем он принимается к учету для списания выданного аванса.
Как сделать авансовый отчет — смотрите в видео ниже:
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами.
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (А-П). Аналитический учет по счету ведется по каждому подотчетному лицу.
После выдачи денег работнику, бухгалтер составит проводку:
Дебет 71 – выданы деньги под отчет
Кредит 50 (51)
Списание израсходованных подотчетных сумм производится на основании утвержденного авансового отчета и отражается по кредиту счета 71.
СПИСАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ РАСХОДОВ
| Вид расхода | Проводка |
| − приобретено имущество | Д 10 (08, 41) – оприходованы материалы (основные средства,
К 71 товары), приобретенные подотчетным лицом При покупке ценностей в розничной торговле работник должен представить в бухгалтерию товарный чек или накладную и чек контрольно-кассовой машины (ККМ). |
| − расходы связаны с нуждами основного, вспомогательного или обслуживающего производств | Д 20 (23, 29) – списаны расходы подотчетного лица на затраты
К 71 основного (вспомогательного, обслуживающего) производства |
| − расходы связаны с управленческой деятельностью | Д 25 (26) – оплачены подотчетными лицами общепроизводственные
К 71 (общехозяйственные) расходы. |
| − расходы связаны с продажей готовой продукции или товаров | Д 44 – учтены в расходах на продажу затраты подотчетных лиц
К 71 |
| − расходы на мероприятия непроизводственного характера (например, расходы на осуществление спортивных мероприятий, отдыха, развлечений и т.п.): | Д 91 – учтены в составе прочих расходов затраты подотчетного
К 71 лица |
СПИСАНИЕ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ
| Цель командировки | Проводка |
| − покупка, доставка основных средств (оборудования, автомобилей и т.п.) | Д 08 – списаны затраты по командировке, связанной с покупкой,
К 71 доставкой основных средств |
| − покупка, доставка материалов | Д 10 – списаны затраты по командировке, связанной с покупкой,
К 71 доставкой материалов |
| − покупка, доставка товаров | Д 41 – списаны затраты по командировке, связанной с покупкой,
К 71 доставкой товаров |
| − заключение договоров о продаже продукции, изучение рынков сбыта в других регионах, участие в выставках | Д 44 – списаны затраты по командировке, связанной с продажами
К 71 |
| − участие в обучающих семинарах, собраниях акционеров, другие цели, связанные с производственной деятельностью | Д 26 – списаны затраты по командировке, необходимой для
К 71 управленческих нужд организации |
| − гарантийный ремонт ранее проданной продукции (если создан резерв на гарантийный ремонт) | Д 96 – списаны затраты по командировке, связанной с возвратом,
К 71 транспортировкой бракованной продукции |
| − командировка непроизводственного характера (например, проверка летнего лагеря, находящегося на балансе предприятия) | Д 29 (91) – списаны затраты по командировке, непосредственно не
К 71 связанной с производственной деятельностью пред- приятия |
| − устранение последствий чрезвычайных ситуаций | Д 91 – списаны затраты по командировке, связанной с
К 71 устранением последствий чрезвычайной ситуации |
Если у работника остался неизрасходованный остаток аванса, то в течение 3-х дней, отведенных для составления авансового отчета, он должен быть возвращен в кассу по приходному кассовому ордеру.
В бухгалтерском учете такая операция оформляется проводкой:
Д 50 – возвращен в кассу остаток аванса от подотчетного лица
К 71
Если сотрудник обоснованно израсходовал деньги на сумму большую, чем выданный аванс, то сумма перерасхода возмещается ему из кассы организации на основании утвержденного авансового отчета. Эта операция оформляется проводкой:
Д 71 – возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму выданного аванса
К 50
Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, то в течение месяца (срок исковой давности) по распоряжению руководителя предприятия она должна быть удержана из заработной платы работника. Данная операция оформляется проводками:
Д 94 – отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма
К 71
Д 70 – удержана из заработной платы работника невозвращенная подотчетная сумма
К 94
Пока не сданная в срок сумма числится за работником, она расценивается как предоставленный ему заем.
В то случае должна быть исчислена материальная выгода от использования заемных средств. Если же долг будет списан за счет средств организации, то эту сумму нужно включить в совокупный доход работника и удержать с нее налог на доходы физических лиц.
Учет расчетов с персоналом по прочим операциям.
ведется на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операцияфм» (А − П). К счету могут быть открыты субсчета: 73-1 «Расчеты по предоставленным займам»;
73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;
73-3 «Расчеты за товары, предоставленные в кредит»;
Какие включаются сведения?
Заполнение этого документа осуществляется на основании официальных документов, имеющихся у работника компании, приехавшего из командировки. Если расчеты осуществлялись в наличном виде, то прикладываются к отчету разные платежные документы. Если применялись безналичные расходы, то потребуется выписка из банка.
В документацию включаются следующие сведения:
- сведения о командируемом гражданине;
- данные о бухгалтере, который заполняет несколько пунктов данного отчета;
- наименование организации, в которой трудится гражданин;
- табельный номер;
- цель выдачи аванса, представленная хозяйственными или представительскими расходами;
- сведения о перерасходе или остатке денежных средств;
- перечисляются документы, подтверждающие затраты гражданина во время нахождения в служебной поездке;
- общая сумма, потраченная работником компании во время командировки;
- подпись гражданина.
Бухгалтер после изучения данного отчета ставит на нем свою подпись. Дополнительно им указывается номер и дата формирования отчета. Приводятся расходы, подлежащие учету, а также прописываются номера бухгалтерских счетов. Правильно составленный и проверенный документ передается директору компании для изучения и подписания.
Образец заполнения авансового отчета по командировке находится ниже.
Списание подотчетных сумм на командировочные расходы
Отчет о командировке или другой документ, подтверждающий использование средств, нужно предоставить директору в течение трех дней с момента осуществления расчетов по карте (в т. ч. снятия средств) или со дня возвращения на рабочее место.
К документу должны прилагаться чеки, подтверждающие движение денег. 3. Если документы отсутствуют или директор не подтвердил отчет, то списанные с карты суммы взыскиваются с зарплаты сотрудника. 4. Список держателей карты представлен в Приложении № 1. 5.
Выдача и возврат платежных инструментов ведется в журнале учета (Приложение № 2). 6. В случае хищения карты ее держатель обязан незамедлительно уведомить об этом банк. Момент передачи сотруднику платежного инструмента не является выдачей денег. Записи в БУ осуществляются в момент снятия средств.
Из выписки кредитного учреждения можно узнать точную дату операции, когда была использована подотчетная сумма.
Расчеты с подотчетными лицами
По возвращении из командировки работником представлен авансовый отчет на общую сумму 85 000 руб., в том числе стоимость приобретенных материалов – 60 000 руб., проездные документы – 9000 руб., оплата проживания в месте командировки – 5000 руб., суточные – 1000 руб.
(в соответствии с коллективным трудовым договором). Командировка связана непосредственно с приобретением материалов. В соответствии с учетной политикой организации фактическая себестоимость материалов формируется на счете 15. Неиспользованный остаток в кассу не возвращен.
В бухгалтерском учете были оформлены следующие проводки: Д– т 71 К– т 50 – 100 000 руб. – на сумму наличных денег, выданных под отчет; Д– т 15 К– т 71 – 60 000 руб. – на сумму стоимости приобретенных материалов; Д– т 15 К– т 71 – 9000 руб.
– на сумму оплаты стоимости проезда к месту командировки и обратно; Д– т 15 К– т 71 – 5000 руб.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 60%, двухразового — 40% установленной нормы; расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированному работнику лишь в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания, на основании соответствующих счетов с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем. Наниматель обязан выдать денежный аванс командированному работнику не позже чем за день до отъезда в служебную командировку. Денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных. Размеры суточных расходов устанавливаются Министерством финансов. За время служебной командировки сохраняется должность и средняя заработная плата.
Расчеты с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы
НДС по командировочным расходам, если организация не применяет счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» 1 19 субсчет «НДС по выполненным работам (услугам) сторонних организаций» 71 Учтена (начислена) сумма НДС по документально подтвержденным командировочным расходам, если она отдельно выделена в представленных документах Бухгалтерские проводки при предъявлении НДС к вычету из бюджета 1 68 субсчет «Расчеты по НДС» 19 субсчет «НДС по выполненным работам (услугам) сторонних организаций» Принята к вычету из бюджета документально подтвержденная сумма НДС по командировочным расходам после утверждения авансового отчета по командировке Отражение в бухгалтерском учете списания сумм командировочных расходов, произведенных подотчетными лицами, если служебная командировка связана с заготовлением и приобретением товарно-материальных ценностей, созданием и приобретением внеоборотных активов.
Как бухгалтеру проверить отчет
Авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию в положенный срок. Руководитель предприятия вправе утвердить иной срок для предоставления отчета, закрепив этот норматив в своих локальных правовых актах и в учетной политике.
После того как работник предоставил отчетность по выданному авансу в бухгалтерию, ее необходимо проверить. Бухгалтер проверяет не только корректность заполнения документации, но и правильность внесенных сумм, и их соответствие предоставленным чекам и прочим подтвердительным регистрам.
После проверки бухгалтер заполняет лицевую сторону отчета и отдает ответственному сотруднику отрывную расписку, подтверждающую сдачу авансовой отчетности.
Материалы по теме Утверждены новые форматы счета-фактуры и УПД Оправдательные документы по отдельным операциям
Отдельного рассмотрения требует порядок документального оформления командировочных и представительских расходов. Ниже отметим ключевые моменты для этих групп затрат.
Командировочные расходы
После вступления в силу изменений, принятых Постановлением Правительства № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Постановление № 749), бланки командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о выполненной в командировке работе не являются обязательными для заполнения. Организации вправе в локальном нормативном акте предусмотреть необходимость заполнения указанных форм.
Если организация примет решение не применять командировочные удостоверения, то для подтверждения суточных необходимо к авансовому отчету по командировке приложить бухгалтерскую справку произвольной формы. Форму справки следует утвердить в составе учетной политики.
Не следует забывать, что при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться домой, или направлении сотрудника в однодневную поездку, суточные не выплачиваются (п. 11 Постановления № 749).
Электронный билет
Авансовый отчет по командировке 2020 необходимо заполнить с учетом мнения Минфина, изложенного в письме № 03-03-06/1/35214 от 06.06.2017. В данном письме разъясняется, что если авиабилет приобретен в электронной форме, для целей налогообложения прибыли документальным подтверждением являются квитанция электронного билета и посадочный талон.
При этом посадочный талон должен подтверждать факт услуги воздушной перевозки подотчетному лицу. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.
При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт оказания подотчетному лицу услуги воздушной перевозки иным способом.
Учет сервисных услуг, оказываемых перевозчиками
Очень часто проездной билет повышенной комфортности включает стоимость сервисных услуг (набор питания, предметы первой необходимости и гигиены, включая постельные принадлежности, печатную продукцию и т. д.).
Минфин в письме № 03-03-РЗ/37488 от 16.06.2017 разъяснил, как учитывается стоимость дополнительных сервисных услуг.
Представительские расходы
Ни один из действующих нормативных актов не содержит указаний на объем и порядок оформления представительских расходов. Исходя из этого, организация должна самостоятельно разработать и утвердить в учетной политике или специальном нормативном акте перечень оправдательных документов, которые подтверждают обоснованность и деловые цели представительских расходов, осуществляемых подотчетными лицами.
Для правильного отражения расходов по приему и обслуживанию российских и иностранных делегаций рекомендуем оформлять следующие документы (см. Письма Минфина № 03-03-06/4/26 от 22.03.2010 и № 03-03-06/1/807 от 13.11.2007):
- приказ о назначении комиссии для проверки правомерности списания представительских расходов;
- общая смета на прием делегации за подписью руководителя организации с указанием лица, ответственного за прием делегации и перечень расходов (детальный);
- документ, указывающий: цель прибытия делегации (например, приглашение), программу встречи, состав делегации с указанием должностей как с приглашенной стороны, так и со стороны организации;
- справка об израсходованных сувенирах или образцах готовой продукции с указанием что, кому и сколько вручено;
- расчет о проведенном буфетном обслуживании: с указанием вида продуктов, цены, количества и общей суммы, за подписью ответственного лица и лица, которое занималось сервировкой стола.
К отчетам должны быть приложены документы, подтверждающие приобретение продуктов, сувениров и других товарно-материальных ценностей.
ВАЖНО!
К затратам на представительские расходы относят расходы в сумме, не превышающей 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период. Не признаются представительскими расходами следующие затраты:
- расходы на организацию развлечений;
- расходы, связанные с отдыхом.
Датой признания представительских расходов, оформленных через подотчетное лицо, является дата утверждения руководителем организации авансового отчета.
