Деловая переписка: правила ведения и особенности оформления

Полезная информация: несколько важных принципов

  • При создании e-mail адреса для ведения деловой переписки лучше забыть о милых именах и прозвищах – идеальный адрес выглядит так: namesurname@companyname.com.
  • Статистика говорит, что не вызывают доверия у получателей адреса, которые начинаются с office@, info@, reklama@, ad@, inbox@ и т.д.
  • Обычно электронные деловые письма относятся к одному из двух видов: письмо для информирования собеседника и для побуждения его к какому-либо действию. Письма второго типа пишутся чаще, и лучше в тексте все подавать прямо и понятно. Призывы к действию обычно сопровождают обращением по имени и размещают в конце. В качестве примера: неправильный вариант «Порфирий Петрович, я знаю, кто зарубил старушку», правильный «Порфирий Петрович, это я зарубил старушку, пожалуйста, примите меры по моему аресту, устал мучиться!». Собеседник не должен самостоятельно ничего додумывать и придумывать, ему нужно давать понятные и конкретные инструкции.
  • Желательно соблюдать правило «один информационный повод = одно письмо», официальное послание  должно предполагать лишь одно целевое действие.

  • Общее правило электронной переписки: письмо должно быть в два раза меньше, чем аналогичное, написанное на бумаге. Чем короче и лаконичнее – тем лучше.
  • Неприемлемы тона – угрожающий, умоляющий, приказной, слишком самоуверенный.
  • При написании «холодных» писем людям, которые не давали лично своего адреса, нужно сообщать, откуда этот адрес был получен. В противном случае информация будет воспринята как обыкновенный спам и улетит в корзину.
  • Классическая структура письма: вводная часть (кратко цель и причины письма), основная (главная мысль обращения и его суть), заключительная (выводы, указания, предложения, просьбы, информация о желаемых действиях и т.д.).
  • Приветствуется структура Интернет-текстов: подзаголовки, небольшие абзацы, нумерованные и ненумерованные списки. Все это облегчает восприятие информации.

  • Лучше использовать активный залог вместо пассивного, который уместен лишь в слишком официальной переписке. В других же случаях нужно демонстрировать заинтересованность и лояльность.
  • Постскриптум использовать нежелательно. Если что-то вспомнилось в процессе – нужно гармонично включить в общую структуру электронного письма, а превращать текст в пьесу с эпиграфами и другими подобными элементами не стоит.
  • В контактных данных лучше указывать один электронный адрес и номер телефона, по которым действительно можно быстро связаться с отправителем.
  • Работа с приложениями: названия файлов должны быть выполнены не в формате кракозябров, а отображать их содержание. Все приложения описываются кратко и понятно в теле письма. Слишком большие приложения заливаются на облачные хранилища и предоставляются в качестве прямых ссылок для скачивания или просмотра. Приложения с расширением .exe и иные программные форматы по электронной почте не отправляют.

Виды деловой переписки

Деловая переписка — очень широкий термин. Он охватывает все коммуникации по рабочим вопросам. Сейчас переписка почти полностью ушла в электронный формат, хотя бумажные письма также распространены, особенно в документообороте государственных учреждений. Сейчас в этой сфере много формальностей, которые не несут никакой позитивной нагрузки и скорее усложняют отношения между сторонами, чем решают их проблемы.

Есть несколько подходов к классификации деловой переписки. Все письма можно разделить на:

  1. Внешние и внутренние. Внешние — между разными организациями, внутренние — между структурными подразделениями или сотрудниками одной компании.
  2. Внутри страны и международные.
  3. Электронные и бумажные.

Правильно организованная деловая переписка — эффективный инструмент для работы и бизнеса

Также правила ведения деловой переписки предполагают несколько разновидностей писем в зависимости от их содержания:

  • информационные — направляются для оповещения о каком-либо событии, которое имеет значение для взаимодействия сторон;
  • запрос — одна из сторон запрашивает информацию у другой стороны;
  • сообщение или справочное — обычно отправляется как ответ на запрос;
  • напоминание — отправляется накануне истечения срока какого-либо обязательства и в аналогичных ситуациях;
  • извещения/приглашения — уведомляют о чём-либо или приглашают адресата посетить мероприятие, встречу, собрание;
  • рекламное — тоже относится к категории деловых писем, так как предлагает товар или услугу, хотя и имеет специфические особенности.

Помимо названных разновидностей можно отметить согласие, отказ, претензию, гарантийное, рекомендательное и письмо-поздравление. В действительности классификация не так важна. Это теория, а вот правила поведения — это практика. Правильный подход к коммуникации сделает переписку эффективным инструментом решения задач, поможет улучшить взаимоотношения внутри коллектива и с контрагентами.

Пошаговая инструкция по составлению официального электронного письма

1. Четко и грамотно оформлять поле «Тема/ Subject» — для экономии времени адресата и возможности мгновенно оценить содержание письма

2. Спокойное приветствие и персональное обращение – письмо становится более конкретизированным, повышается доверие. Игнорировать имя адресата некорректно

3. Точность адресации – поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия». Тут есть нюансы:

  • если имя получателя стоит в поле «Кому» — отправитель ждет ответа;
  • если в поле «Кому» указано несколько адресатов – отправитель ждет ответа от каждого;
  • если имя находится в поле «Копия» — отправитель хочет поставить в известность адресата о сути вопроса, но ответа не ждет. Переписка не ведется, а если есть желание вмешаться, так и пишут: «Позвольте присоединиться к обсуждению…», «Позвольте высказать свое мнение…» и т.д.;
  • если имя получатель стоит в поле «Скрытая копия», о нем не узнает никто из вовлеченных в переписку, но он увидит все письма

4. Корректная работа с информацией – является серьезным инструментом для создания определенного имиджа отправителя, настроя на деловой тон и важные обсуждения:

  • объем письма должен укладываться в один экран;
  • максимальный объем вложений не превышает 3МГб, файлы для пересылки лучше форматировать в rar или Zip;
  • язык сообщения должен быть максимально понятен и прост – минимум непонятных сокращений, сленга, англицизмов и аббревиатур, которые могут ввести получателя в заблуждение или вызвать недоумение, вопросы и т.д.;
  • при ответе на предыдущие письма ответ нужно писать вверху, чтобы получатель не прокручивал всю переписку;
  • не стоит писать новое письмо в ответ на предыдущее – лучше воспользоваться кнопкой «ответ», что сохранит переписку и сделает комфортным просмотр информации;
  • недопустимо выделять информацию ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ;
  • ссылки в письме выделяются традиционным синим;
  • количество цветов текста не должно превышать 2-3, лучше – без цветового выделения;
  • враги официальной переписки – восклицательные знаки.

6. Вставки RE и FWD почтовыми клиентами обычно ставятся автоматически: ответ и пересылка письма, соответственно. Эти короткие символы дают возможность понять адресату, что тема обсуждалась ранее и это ответ на письмо или же письмо было переслано. Если адресат не знает о сути пересылаемого письма, в самом верху можно добавить что-то от себя, вводя в курс дела

7. О наличии вложений в письме принято сообщать («прайс прикреплен к письму», «фото в приложении» и т.д.)

Бланк письма и языковые формулы

Фирменный бланк письма – лицо компании, поэтому его обязательные атрибуты – грамотность, точность реквизитов, внешняя аккуратность и скромная оригинальность оформления.

Будь то угловой или продольный вариант бланка, обязательно должны легко читаться полное название организации, почтовый, фактический и официальный адрес, телефон, факс, электронные адреса и адрес официальный электронной страницы. Перечень реквизитов строго не регламентируется, однако полнота данных всегда выглядит более выигрышно.

Для справки: Желательны и сведения о регистрации корреспонденции – о дате, номере в перечне, о конкретном исполнителе, подготовившем к отправке документ. Если это письмо-ответ, то необходима отсылка к письму-запросу.

В деловом письме возможно и указание на жанр, что упрощает оформление корреспонденции: информационное письмо, предложение, запрос, ходатайство, извинение, соболезнование, благодарность.

Письмо на официальном бланке организации

Первая часть письма – обращение, формула которого содержит имя и отчество адресата или более официальный вариант – слово «господин»:

  • Уважаемый Фёдор Фёдорович!
  • Уважаемый господин Смирнов!
  • Уважаемый господин директор!

Основная часть письма – информативная – содержит краткое, понятное и ёмкое сообщение и чёткие задачи: сообщить сведения, уточнить информацию, решить вопрос с поставками и другое. Если в письме содержится отказ, то первую половину корректно начать с понятного и доказательного обоснования. Языковые формулы могут быть различны, в зависимости от выбранного тона:

  • Компания просит рассмотреть вопрос…
  • Президент и совет директоров просят проинформировать о …
  • Прошу рассмотреть возможность…
  • Просим ответить как можно скорее…

Заключительная часть письма – благодарность, извинения, уверения в скорейшем решении вопроса, надежда на дальнейшее сотрудничество.

Деловые письма требуют соблюдения должностного порядка: если в письме необходима подпись руководителя, то оно должно быть подписано именно руководителем (в крайнем случае, его заместителем).

Чего делать категорически НЕЛЬЗЯ

1. Злоупотреблять знаками препинания.

Вполне достаточно одного восклицательного или вопросительного знака. Не следует их дублировать. Также не следует злоупотреблять многоточием.

Пример «плохого» письма:

2. Использовать разные шрифты, размер и цвет букв.

Почтовые сайты и программы позволяют менять эти параметры. Можно выбрать необычный шрифт, увеличить или уменьшить буквы, раскрасить текст в разные цвета. Но в деловой переписке это неуместно!

Лучше вообще ничего не менять и оставить всё так, как оно указано по умолчанию. Единственное, что допустимо, это выделить некоторые слова полужирным или курсивным начертанием. Но только если это необходимо!

Пример «плохого» письма:

3. Вставлять смайлики-картинки.

Веселые и грустные рожицы, цветочки и сердечки оставьте для личной переписки. В деловых письмах лучше не использовать смайлики – ни текстовые, ни картинки.

Пример «плохого» письма:

4. Печатать текст заглавными буквами.

За заглавные буквы отвечает клавиша клавиатуры Caps Lock. То есть, если у вас все буквы набираются большими, нужно просто нажать на нее один раз и отпустить.

Тем более не печатайте большими буквами «Тему» письма — это верх неуважения!

На заметку. Печать отдельных слов и всего текста заглавными буквами воспринимается как крик. А крик – это агрессия, что выходит за рамки культурной переписки.

Если вам очень надо что-то выделить в тексте, лучше сделайте это при помощи полужирного или курсивного начертания.

И еще очень желательно избегать в теме письма слов «Срочно», «Важно» и других, выражающих нетерпение

Как написать деловое письмо

Для написания делового письма существую определенные нормы и правила. Главным аспектом является соблюдение делового этикета. Деловая переписка — разновидность официальной.

Существует несколько видов деловой переписки, а именно:

  • циркулярные письма — сообщают подчиненным какие-либо сведения или установки;
  • письма-запрос — обращения с просьбой сформулировать коммерческое предложение или описать товар/услугу;
  • гарантийные письма — отправляются с целью подтверждения условий договоров;
  • рекламация (претензия);
  • сопроводительные письма и т.д.

Но у всех видов деловых писем имеются одинаковые отличия от простого письма.

Главные отличия:

  1. Стилистика написания. Подразумевает краткость и емкость письма, советуют не писать более одной страницы, с общепринятой структурой письма, без «воды».
  2. Официальная лексика. Не допускается сильного выражения эмоций, чувств.
  3. Оформления на фирменном бланке компании с реквизитами и всеми контактными данными.
  4. Шрифт. Не крупный, но и не мелкий. Одинаковый по всему объему письма.
  5. Соблюдение субординации.
  6. Стиль. Ваше письмо должно быть выдержано в официально-деловом стиле, т.е. использование официальной лексики.
  7. Актуальность информации. Информация в письме должна быть востребована и актуальна на момент отправки.

Оформление делового письма на бумажном носителе

Обращение к получателю письма по должности/ фамилии/ имени и отчеству или обобщенное в правом верхнем углу. Тема письма (иногда может опускаться). Для того чтобы правильно составить тему, необходимо продумать текст письма и обозначить главные слова, которые потом нужно обобщить. Также можно переслать тему письма, если это был ответ на полученное письмо. Обращения со слов Уважаемый/ая Имя Отчество. Основная часть письма. Описание проблемы или целей письма, содержит главную информацию, важные предложения, необходимые требования, просьбу или приказы. В этой части строго хронологическое изложения фактов и логическое обоснование

В каждом абзаце содержится один аспект информации Если в тексте письма на что-то необходимо обратить особое внимание, то используйте пометку «Важно!», после который подразумевается важная для получателя информация. Пример вступления и основной части:

Пример вступления и основной части:

Генеральному директору ООО «СтройМедПром» Казанцеву В.О. От Ярыгина П.Н. ул. Лесная 33, Г

Пермь (Тут также могут быть информационные элементы организации) (тема) О выполнении условий договора

Уважаемый Виктор Олегович! (Основная часть) В соответствии с недавним договором, Вам необходимо отправить все документы нашей договоренности… Важно! Документы необходимо заверить нотариусом

  • Любой вид делового письма должен содержать заключение, которое состоит из выводов, предложений, соглашений/ отказов, предупреждений. Например, такие: просим, напоминаем, предупреждаем.
  • Заключительные фразы должны призвать на дальнейшее сотрудничество или возможный отказ. В конце может появляться постскриптум «P.S.» для приписки к законченному письму.
  • Если к письму прикрепляются документы, то следует это указать в левом нижнем углу листа. По деловому этикету ответ на письмо не должен быть более чем через 10 дней, если для ответа требуется больше времени необходимо сообщить адресату об этом.
  • Также в конце ставиться подпись с расшифровкой и дата. Пример заключения:
В связи с вышеизложенным мы предупреждаем вас о наличии сроках в данном вопросе. Надеемся на дальнейшее сотрудничество!

Приложение 1 «Документ-договор»

Приложении 2 «Договор соглашение»

Заместитель директора Ярыгин П.Н. (подпись)

25.07.2018

Деловая переписка по E-mail

Часто случается, что письмо требуется отправить онлайн. При таком виде письма тоже следует соблюдать правила и не забывать про официальный стиль.

Основные правила:

  1. Заведите рабочий электронный адрес, который вы будете использовать в офисе.
  2. В название почтового ящика должны быть адекватные названия либо фирмы, либо вашей фамилии.
  3. Необходимо всегда заполнять строку «тема», иначе ваше письмо рискует попасть в спам. В теме укажите наиболее важную информацию про письмо (не более 5 слов).
  4. Не смешивайте несколько тем в одном письме, лучше разбить их на разные и отправить по очереди.
  5. Будьте вежливы даже онлайн.
  6. Электронное письмо должно быть коротким, меньше письменного в полтора-два раза.
  7. Вложения прикрепляйте отдельными элементами.
  8. В конце должна быть подпись компании или лица-отправителя.

Правила делового письма на английском языке

  1. Реквизиты отправителя в английской деловой корреспонденции располагают слева вверху страницы. Реквизиты получателя — под реквизитами отправителя либо справа вверху. Вначале пишут имя адресата, затем наименование компании, в которую адресуют официальное письмо.
  2. Дату отправки документа печатают под реквизитами получателя или (если они размещены под реквизитами отправителя) в левой части следующей строки.
  3. Перед фамилией адресата обязательно пишут Ms./Madam, если официальное письмо на английском адресовано женщине, или Mr./Sir, если получатель мужчина. К примеру, Mr. Backer, Madam Miller. Если пол адресата неизвестен, употребляют неопределенные обращения: Sir or Madam либо Sir.
  4. Приветствие-обращение располагают отдельной строкой, над основным текстом делового письма. В соответствии с этикетом английского письменного общения, обращение к получателю начинают словом Dear. После обращения обычно ставят не восклицательный знак, а запятую или двоеточие.
  5. Основной текстовый блок включает: короткую стандартную фразу вежливости, вступительный абзац-преамбулу, текст письма, заключительный абзац.
  6. Завершают письмо одной из фраз, выражающей уважение к адресату. Обычно: Yours faithfully («С уважением»), Very truly yours («Искренне Ваш») либо подобной. Ниже печатают имя отправителя.

Как вести переписку внутри компании?

Внутри фирмы между сотрудниками также осуществляется общение, оно выделяется облегченной степенью письма, нежели официальная переписка со сторонними компаниями. Смысл общения между коллегами может быть различный, но также подчиняется определенным правилам.

Основные правила переписки внутри компании:

  • писать строго по делу и коротко;
  • обязательно указывать дату;
  • использовать вежливое завершение и подпись.

Классическим примером является поздравительное письмо от лица директора или сотрудников офиса, написанное для именинника или успешному сотруднику за отличную работу. При рассмотрении проектов внутри организации переписка содержит только некоторые части служебного письма: обязательно обозначение темы, приветствие, лаконичное изложение смысла, формула вежливости и печать. Следует знать, что характер и стандарт письма выбирается по степени официального общения и вида материала, который доносится до получателя.

В официальной переписке важно быть внимательным

В деловом общении в принципе большую роль играет внимание, способность концентрироваться на задачах, выделять главное. Развить эти навыки помогут тренажеры для мозга

Улучшайте способности мозга каждый день и повышайте продуктивность вместе с Викиум.

Речевой этикет деловой переписки

Как и общественный этикет, этикет делового общения – это набор правил, которые закрепились в социуме. Норма требует соблюдения этих правил при составлении документов, при письменном общении с коллегами и партнерами.

На протяжении многих лет деловая переписка ассоциировалась с личной перепиской, поэтому в документах использовались глаголы первого лица. Затем письма стали приобретать общественный характер, и личные формы переписки перестали соотноситься с этим характером. Поэтому со временем словесные формулы, используемые в деловой переписке, стали трансформироваться.

Объектами трансформации стали выражения словесной вежливости. Они начали выходить из деловой речи, уступая место устойчивым выражениям. Сегодня существуют специальные устойчивые формы, позволяющие выразить просьбу или отказ, напоминание или уведомление. Мы начнем объяснять особенности деловой переписки с употребления местоимений.

При написании документов не применяется личное восприятие, так как передаваемая информация является стандартной. Интересы, высказываемые в деловой переписке, выражает не конкретный человек, а целая организация или предприятие. Все просьбы или прошения, описанные в документах, излагаются от первого лица множественного числа, а не от единственного числа. То есть, предполагается местоимение «мы», а не «я». Однако само местоимение «мы» не пишется. Общественный характер обращения выражается за счет использования формы глагола. Окончание глагола точно определяет тип изложения от первого лица множественного числа.

Отдельное внимание уделяется залоговым формам. Использование страдательного залога является более предпочтительным

Например, фраза «Вы не выполнили обязательств, замена батарей отопления не произведена» выглядит слишком резко, будто пишущий обвиняет в этом конкретное лицо. Использование страдательного залога – «Обязательства, по замене батарей отопления, не были выполнены», позволяет обозначить сам факт невыполнения обязательств, а не несет в себе обвинение. Виновники подразумеваются, но конкретно не выделяются.

Использование действительного залога целесообразно при выделении должностного лица, который является источником описываемых действий. Например, «юридическая служба разъясняет…» В этом случае предпочтительно использовать прямой порядок слов, а в качестве глагольной формы выбирать настоящее время.

Использование страдательного залога связано с характером подаваемой информации. Если необходимо сделать акцент на действии, а не на исполнителе, то можно применять страдательные залоговые формы: письмо отправлено, заявка получена и т.д. Также страдательный залог уместен в предложениях, где объект очевиден. Например, «сроки работ уже определены».

Более того, правила деловой переписки регламентируют выбор формы глагольного вида. Несовершенный вид используется для акцентирования внимания на нежелательном действии, которое постоянно повторяется. Например, «Работники постоянно нарушают правила безопасности». Совершенный вид может подчеркнуть законченность действия, например, «Сотрудники приступили к своим обязанностям».

Хотя документы носят нейтральный оттенок, иногда необходимо внести дополнительные акценты. Для этого используются вводные слова и выражения. Часто вводные конструкции позволяют снять напряжение в тоне повествования. Например, фраза «Просим отправить документы, находящиеся в Вашем офисе» звучит слишком категорично. Если изменить предложение, добавить вводное слово: «Просим отправить документы, находящиеся, судя по всему, в Вашем офисе», то тон станет нейтральным, категоричность и напряжение пропадут. Следовательно, все предложение будет соответствовать нормам тактичности и вежливости.

Другой пример демонстрирует придание уважительного тона документу. Фраза «Ваш запрос не может быть удовлетворен» существенно отличается от фразы «К сожалению, Ваш запрос не может быть удовлетворен». Второй вариант более приемлем для этикета деловой переписки. Так можно показать свое уважение, избежать излишней грубости.

Также вводные конструкции делают текст менее сухим. Предложение «Просим направить, если это возможно, своего представителя в качестве эксперта для определения качества нашей продукции» будет соответствовать правилам делового этикета.

Использование вводных слов и конструкций делают деловой текст менее сухим и категоричным. С их помощью можно продемонстрировать уважение к адресату, показать свою доброжелательность и деликатность. Это позволяет сохранить профессиональное самолюбие адресата.

Правила деловой переписки

Грамотное ведение деловой переписки строится на определенных правилах. Так, разговорный вариант в данном случае будет неуместным. Не допустимо делать ошибки, опечатки. Это станет причиной думать об отсутствии образованности, что негативно скажется на образе компании, впечатлении от общения с ее руководством.

К основным правилам ведения деловой переписки также относится:

  • Отсутствие слов, определение которых отправителю неизвестно. При необходимости следует сверять свои знания со словарем. Кроме того, не стоит указывать термины, которые адресат может не понять. Если все-таки нужно внести в текст такие термины, им нужно давать пояснение;
  • Текст, составленный на основе коротких предложений. Слишком длинные предложения с множеством оборотов не подходят для составления писем делового характера;
  • Предварительная подготовка письма в текстовой программе. Рекомендуется использовать Microsoft Word, который поможет увидеть грубые ошибки;
  • Использование компьютеров, ноутбуков для отправки писем по электронной почте. Планшеты, телефоны автоматически могут исправить текст и, как следствие, изменить его содержание;
  • Тщательная проверка, анализ логического построения текста, что позволит составить максимальное грамотное деловое письмо.

Стиль деловой переписки

Грамотная деловая переписка – это своего рода искусство. Общение по-приятельски в данном случае не подойдет, как и слишком суровый стиль. Для грамотного построения обмена сообщениями уместно следующее:

  • Строгость включаемых в текст конструкций;
  • Приветствие с указанием имени, отчества адресата;
  • Ответ, отправленный не позднее 2 суток с момента получения письма;
  • Отсутствие назойливости, постоянных вопросов об одном и том же;
  • Использование правила зеркала – обращение к адресату в том же стиле, в каком он предпочитает общаться;
  • Поздравление с официальными праздниками;
  • Выражение благодарности на поздравления, приглашения.

Важно соблюдать правила деловой переписки, вести ее в стиле, достойном для делового общения. Каждое письмо – это своеобразная визитная карточка

От качества оформления письма зависит успешность бизнеса. Переписка должна способствовать доверию, эффективности ведения переговоров, решению важных задач. И только в этом случае можно гарантировать, что общение с клиентом, деловым партнером даст ожидаемые результаты.

  1. Написание делового письма
  2. Правила делового письма
  3. 7 критических ошибок при ответе на письмо-агрессию
  4. Как ответить на агрессивное письмо клиента
  5. Этикет деловой переписки. О хорошем впечатлении
  6. Требования к письму. О времени ответа на письмо
  7. Правила ведения деловой переписки. О ‘хитростях’ финала письма
  8. Составление делового письма. Обращение и приветствие
  9. Особенности делового письма. Иглоукалывание и деловое письмо
  10. Особенности деловой переписки. Позови меня тихо по имени
  11. Правила электронной деловой переписки О теме письма
  12. Деловая е-mail переписка. Немного о стандартах
  13. Простые правила русского языка
  14. Как составить эффективное письмо для e-mail рассылки
  15. Этика электронной деловой переписки
  16. Как грамотно написать письмо-отказ
  17. Бизнес письмо или Как написать письмо партнеру по бизнесу
  18. Этика делового общения в электронной переписке
  19. Продающее письмо или  «Фишки убедительности»
  20. Коммерческое предложение. Как составить коммерческое предложение

Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке

Современные правила

Деловое письмо, образец которого будет представлен ниже, представляет переписку современным цивилизованным актом. Сегодня существует не меньше разнообразных правил, которые необходимо соблюдать. Хотя, сравнительно с официальным языком, который бытовал в стране лет пятьдесят назад, эти правила кажутся скорее нюансами или особыми тонкостями. Прежде всего, как диктуют правила делового письма, нужно использовать до начала текста приветствие в персональном обращении к своему адресату. Хотя сейчас в корпорациях и любых не слишком маленьких организациях есть внутренняя связь формата ISQ, где ответ следует за вопросом, вопрос за ответом и в этой быстрой переписке обращение по имени каждый раз необязательно. Однако правильное оформление делового письма предполагает индивидуальную направленность, а потому персональное обращение необходимо.

Тема письма в современной переписке обычно выносится в отдельное поле, и его нужно заполнить адекватно, то есть согласно содержанию. Правильно сформулировать тему письма — получить половину успеха, поскольку это первое, что адресат увидит. Точная формулировка поможет ему настроиться в нужном ключе и воспринять полученную информацию быстро и в полном объёме. И обязательно нужно сообщить адресату о получении его ответа — это хороший тон, проявление уважения к коллегам и партнёрам, так делали и сто, и двести лет назад, а уж тогда не торопились жить и точно знали, как писать деловое письмо. Сегодня отвечать на послание нужно быстро, в чём помогает электронная почта — общение проходит весьма оперативно. Если ответить немедленно не получается, нужно всё-таки сообщение о получении ответа послать, где указать время следующего сеанса связи.