Меняем должностную инструкцию

Для чего вменять обязанности сотруднику?

Раз и навсегда определенный круг обязанностей – это, к сожалению, утопия. Жизнь и производство сложны и многогранны, они постоянно ставят новые задачи, которые необходимо решать, в том числе, и изменением обязанностей сотрудников.

Цель одна: повышение эффективности работы предприятия, минимизация затрат и увеличение дохода.

Причины, чаще всего вынуждающие работодателя пересмотреть обязанности своих подчиненных:

• государством приняты новые нормативные акты, и необходимо привести штат в соответствие с ними;
• в процессе производства произошли изменения (появились новые технологии, процессы, оборудование и т.п.);
• меняется организация труда;
• необходимо перераспределить обязанности между сотрудниками.

Типовая должностная инструкция

От того, как оформлена должностная инструкция, зависит порядок её принятия и введения её в действие. Если она является приложением к трудовому договору, то она принимается при обоюдном согласии обеих сторон. То есть работодатель предлагается свой вариант документа, а работник либо полностью соглашается с ним, либо указывает на те пункты, которые он хотел бы поменять.

Если должностная инструкция является отдельным документом, то утверждает её работодатель единолично.

В типовой должностной инструкции должны быть следующие пункты:

• общие положения. Здесь нужно указать:
  • точное наименование должности;
  • кому подчиняется данный работник;
  • должностное лицо, которое имеет право назначить его должность и освободить его;
  • наличие или отсутствие подчинённых;
  • возможность и порядок замещения данного сотрудника на случай его отсутствия по уважительной причине (например, очередной отпуск);
  • список документов и нормативных актов, которыми данный сотрудник может руководствоваться при осуществлении своей трудовой деятельности;
• основные задачи и обязанности данного работника. Этот раздел ещё называют «Должностные обязанности». В этом разделе раскрываются основные задачи деятельности данного работника в зависимости от специфики занимаемой им должности:
  • определяется основная задача, которую он должен выполнять на протяжении всей своей трудовой деятельности у данного работодателя;
  • определяется круг его дополнительных обязанностей, которые «вытекают» из основной задачи;
• права. Здесь указывается подробный перечень того, что работник имеет право делать на рабочем месте для улучшения выполнения своих непосредственных обязанностей.
  Права сотрудника должны быть определены достаточно чётко. Это необходимо для успешного разрешения споров и конфликтов, которые могут возникнуть в ходе работы между сотрудником и работодателем. На основании инструкции работник может отстаивать свои права в суде.Предоставление сотруднику определённых прав способствует выполнению им своих обязанностей.
• ответственность работника за невыполнение своих основных должностных обязанностей.
  В этом разделе должностной инструкции указывается ответственность работника не только за невыполнение своих обязанностей, но и за неиспользованием им своих прав, которые представлены в предыдущем разделе.
  Здесь нужно чётко указать, какая ответственность возлагается на работника за те или иные дисциплинарные нарушения. Если этого не сделать, то работник может оспорить в суде наложение того или иного дисциплинарного взыскания;
• требования к работнику. Здесь нужно указать, каким требованиям должен отвечать соискатель для того чтобы занимать эту должность. Можно указать:
  • образование;
  • наличие или отсутствие необходимого стажа работы в аналогичной должности;
  • наличие или отсутствие специальных навыков. Например, водительских прав или лицензии на ношение оружия.

Требования к работнику не обязательно выделять в отдельный пункт. Всю информацию этого раздела можно указать в «Общих положениях».

Положения должностной инструкции не должны быть:

• Расплывчаты. Каждый пункт и подпункт должен нести конкретную информацию;
• Повторяемы. В каждом пункте и подпункте должна быть только та информация, которая имеет отношение к данному разделу.

Как составить, согласовать и утвердить должностную инструкцию

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу и состоит из слова «Утверждаю» (кавычки не ставятся), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении должностной инструкции приказом или распоряжением гриф утверждения состоит из слова «Утверждено» (кавычки не ставятся), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Разумно также согласовать инструкции с начальником отдела охраны труда, если таковой действует на предприятии, либо с сотрудником, отвечающим за соблюдение требований охраны труда. В Письме Роструда от 31. 10. 2007 N 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников» сказано, что несмотря на то, что в ТК РФ не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Рабочий более высокой квалификации помимо работ, перечисленных в его тарифно-квалификационной характеристике, должен уметь выполнять работы, предусмотренные тарифно-квалификационными характеристиками рабочих более низкой квалификации, а также руководить рабочими более низких разрядов этой же профессии.

В связи с этим работы, приведенные в тарифно-квалификационных характеристиках более низких разрядов, в характеристиках более высоких разрядов, как правило, не приводятся. Помимо квалификационных требований как таковых существуют еще квалификационные требования к стажу. Так, Указ Президента РФ от 27. 09. 2005 N 1131 «О квалификационных требованиях к стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу работы по специальности для федеральных государственных гражданских служащих» (ред. от 26. 07. 2008) перечисляет следующие требования к стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу работы по специальности для замещения:В тарифно-квалификационных характеристиках приводится перечень работ, наиболее типичных для данного разряда профессии рабочего. Этот перечень не исчерпывает всех работ, которые может и должен выполнять рабочий. Работодатель может разрабатывать и утверждать с учетом мнения выборного профсоюзного органа или иного представительного органа работников дополнительный перечень работ, соответствующих по сложности их выполнения тем, которые содержатся в тарифно-квалификационных характеристиках профессий рабочих соответствующих разрядов.

Подчиненность работника определить в инструкции очень важно. Несмотря на то что в иерархической системе предприятия у работника может быть много вышестоящих руководителей, ему надо знать своего непосредственного начальника

Отсутствие такого указания в инструкции приводит к тому, что работник начинает либо подчиняться всем подряд распоряжениям вышестоящих, в том числе противоречивым, либо самостоятельно выбирать самые приятные распоряжения.

То же относится к указанию должностей работников и подразделений, которые, напротив, должны подчиняться сотруднику, которому предназначена должностная инструкция.

Кто должен составлять должностные инструкции на государственном предприятии

Обратите внимание! ТК РФ не содержит комментариев и в отношении вопроса, кто составляет должностные инструкции на предприятии, являющемся государственным. Вместе с тем деятельность госучреждений, как правило, регламентирована специальными положениями, утвержденными на соответствующем уровне органов исполнительной власти, и практика введения ДИ для госслужащих, сотрудников бюджетных учреждений распространена практически повсеместно

Как мы указали выше, разработка ДИ производится в соответствии с утвержденными положениями для той или иной сферы деятельности, например:

• Приказом ФТС России «Об утверждении положения о порядке разработки и утверждения ДИ сотрудника таможенного органа» от 11.08.2009 № 1458. В приложении 5 к данному приказу обозначены должности лиц, ответственных за разработку, согласование и утверждение ДИ для каждого уровня управления.
• Приказом Госнаркоконтроля РФ «Об утверждении положения о порядке разработки и утверждения ДИ…» от 25.11.2003 № 235. Распределение обязанностей по контролю за разработкой, а также по согласованию и утверждению ДИ производится в соответствии с приложением 3 и т. д. 

Обратите внимание! Также имеются, например, рекомендации Министерства труда РФ по разработке ДИ для госслужащих федеральных органов исполнительной власти, согласно которым руководитель такого органа утверждает ДИ для своих заместителей и начальников структурных подразделений. Для остальных же должностей инструкции типовые (см

письмо Минтруда РФ от 13.03.1996 № 482-ВК). 

***

Итак, обязанность по разработке должностных инструкций на частном предприятии может быть возложена на любого сотрудника — в соответствии с положением о должностных инструкциях или по приказу руководителя. В госучреждениях теоретически действует аналогичное правило, однако на практике данная функция обычно регламентируется специальными отраслевыми актами. 

Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Журнал выдачи должностных инструкций: скачать образец

Важно! Во избежание возможных споров между сотрудником и работодателем факт передачи ДИ рекомендуется зафиксировать. Сделать это можно одним из следующих способов:

Сделать это можно одним из следующих способов:

• внести запись в журнал выдачи ДИ (особенно актуально для организаций с большой численностью сотрудников);
• поставить отметку о получении инструкции на экземпляре работодателя (с подписью и расшифровкой сотрудника). 

В графах журнала выдачи ДИ может указываться следующая информация:

• порядковые номера и даты утверждения инструкций;
• сведения о дате приема сотрудника на работу и реквизиты приказа о его оформлении;
• Ф. И. О. сотрудника и занимаемая им должность;
• дата получения сотрудником ДИ;
• подпись сотрудника, свидетельствующая об ознакомлении и получении им экземпляра ДИ;
• сведения о сотруднике, ответственном за ведение журнала выдачи ДИ. 

***

Таким образом, по общему правилу 1 экземпляр подписанной должностной инструкции выдается сотруднику на руки. Журнал выдачи должностных инструкций позволяет зафиксировать момент передачи документа, что подтверждается личной подписью сотрудника в соответствующей графе журнала.

Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Обязательно ли наличие должностных инструкций

Наличие документа о регламенте взаимодействия между работниками не является обязательным, но, тем не менее важно для обеих сторон. При ее отсутствии возникает множество спорных вопросов, которые будет сложно разрешить

Во многих организациях специально разрабатываются нормативные акты о необходимости разработки должностных инструкций на рабочих местах, то есть при приеме на работу или в процессе трудовой деятельности у руководителя и работника не возникает вопросов, чем сотрудник будет заниматься в течение рабочей смены, и что конкретно у него будет спрашивать его начальник.

Как составить должностную инструкцию

В организации могут быть два типа должностных инструкций — типовые и индивидуальные.

В данном случае работодатель вправе составить персональные должностные инструкции для каждого инспектора. Если же у работников, занимающих одинаковые должности, нет разницы в функциональных обязанностях, смысла составлять отдельные требования каждому нет. Достаточно одного экземпляра общей должностной инструкции с приложенным списком ознакомления, где сотрудники распишутся, что с обязанностями ознакомлены.

Утвержденной формы функциональных обязанностей в законе нет. Есть общие правила, как написать должностную инструкцию, какие пункты в нее включить. Как правило, обязательны следующие разделы:

• требования к образованию, квалификации, стажу;
• кому напрямую подчиняется работник;
• перечень должностных обязанностей— здесь детализируется функционал;

Важно!Насколько конкретно прописаны обязанности работника, настолько легче их выполнять, отчитываться за исполнение и контролировать.

• взаимодействие — указываются параллельные связи работника;
• должен знать — если работа связана со знанием документов, положений и проч., все они указываются в этом пункте;
• права и ответственность — здесь не надо переписывать трудовой кодекс. Любой работник, в том числе руководящий, за нарушения отвечает по закону — это само собой разумеется. Конкретизируйте, за что отвечает сотрудник, занимающий должность — за чистоту помещений, сохранность имущества и так далее. Права тоже опишите именно для этой должности — что работник может требовать от других, доступ к информации и прочие.

По первой ссылке размещены бесплатные должностные инструкции и реестр профстандартов, во второй — описание профессии, требования к образованию.

Образцы типовых должностных инструкций можно скачать из интернета. Но такой документ не будет содержать необходимых вам условий и требований. Ошибочно мнение, что типовые инструкции нельзя менять или дополнять собственными потребностями.

Важно!Любую инструкцию надо дорабатывать, включая в нее необходимую конкретику.

Образцы должностных инструкций по подразделениям предприятия и отраслям деятельности

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих

Назначение

Несмотря на то, что в ТК РФ определение должностной инструкции отсутствует, указанный документ можно охарактеризовать как своеобразный перечень круга обязанностей по должности, введенной в действие штатным расписанием.

При этом в инструкции кроме основных направлений деятельности оговариваются и полномочия работника в тех или иных случаях, и определяются границы прав и меры ответственности.

Также помимо вышеуказанных сведений ДИ содержит и некоторые требования и условия к самому сотруднику, а именно:

• его квалификации;
• перечню знаний в определенной области;
• владению информацией по отдельно взятой нормативной базе;
• соподчиненности.

Следует отметить, что инструкция при ее оформлении помогает решить ряд задач:

• избежать конфликтных ситуаций в споре об исполнении тех или иных заданий;
• ограничить работодателя в требованиях вменения обязанностей, которые должности не присущи и в принципе не входят в трудовую функцию;
• разграничить обязанности по тождественным должностям в соответствии с участками работы.

Должностные обязанности: как это понимать

Прописать должностные обязанности кратко, емко и понятно, без возможности двоякого толкования – нелегкая задача. Целесообразно вначале определить, что понимается под этим термином. В ТК РФ он встречается несколько раз (например, в ст. 129 ТК РФ), причем трудовые и должностные обязанности часто определяются как синонимы, приравниваются к понятию трудовой функции.

Более четкого определения законодатель не дает, поэтому можно считать, что должностные обязанности:

• конкретные виды работы, действий на рабочем месте;
• цели, которые перед работником ставятся;
• результаты работы;
• пути их достижения.

Указанные признаки и должны отражаться в документах, ЛНА фирмы применительно к должностям.

Должностная инструкция — что это такое простыми словами

«Должностная инструкция» — это такой документ, который регламентирует производственные права и обязанности сотрудника предприятия. Их обязан разработать руководитель подразделения в компании для своих непосредственных работников.

Предназначение 

Она предназначена для выполнения служебных задач:

• установить требования к необходимой квалификации, которые необходимы на данной должности по отношению к выполняемой работе (личный опыт, наличие спец.подготовки, имеющееся образование и пр.);
• определить круг всех должностных обязанностей сотрудника (объем работ, за какие участки будет отвечать рабочий, и т. п.);
• очертить пределы личной ответственности работника.

Главная цель — ознакомить сотрудника с тем, чем он будет заниматься и за что несёт ответственность. Обязательное условие — ознакомление под личную подпись.

Для каких целей её используют?

Используя её работодатель сможет:

• аргументировать отказ в приёме на работу. В том случае, если соискатель не соответствует квалификационным требованиям;
• распределять трудовые и правовые функции между своими работниками;
• провести принципиальную оценку качества работы претендентов на должности в период испытательного срока;
• аргументировано доказать неспособность человека к выполняемой работе;
• объяснить применения к рабочему дисциплинарного взыскания за невыполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, которые были возложены на него.

Можно смело утверждать, что это своего рода страховка на всякий случай. Всё будет соответствовать букве действующего законодательства.

Форма предоставления 

Она может быть изготовлена в 2-х вариантах:

1. По отношению к конкретной должности, т.е. универсальна для всех сотрудников.
2. Составленная отдельными документами (с указанием наиболее полного перечня обязанностей, вопросами личной подчиненности, взаимодействия с другими и т.д.). Её оформляют приложением к трудовым договорам.

Разные виды наиболее распространённых должностных инструкций:

Ссылка для скачивания «Должностная инструкция администратора», в формате «Ворд»:

Скачать себе бланк «Бухгалтера» Вы сможете пройдясь по этой ссылке:

Ссылка на скачивание шаблона «Водителя» в формате «Word»:

Образец типового бланка «Главного бухгалтера»:

Ссылку на скачивание документа «Директора» можно взять под этой картинкой:

Примерная форма шаблона «Заместителя директора» под этой ссылкой:

Типовой бланк «Должностная инструкция инженера» находится здесь:

Скачивайте образец «Инженера по охране труда» здесь:

Специально для тех из нас, кто кто трудится в магазинах, супермаркетах «Кассира»:

Для предприятий, связанных с производственными делами «Мастера»:

Для предприятий, у кого в штатном расписании имеется должность медсестры «Медсестры»:

А вот, пожалуй, одна из самых популярных в наше время профессий «Менеджера»:

Сугубо для производственных предприятий «Механика»:

Линк на скачивание типового образца «Начальника отдела»:

Линк на скачивание типового образца «Оператора»:

Скачивайте для себя шаблон бланка «Должностная инструкция руководителя» под этой надписью:

Одна из самых распространённых профессий «Секретаря»:

Предназначенная для работников в розничной торговле «Продавца»:

Будет полезна на любом предприятии, где есть такая должность «Слесаря»:

Редкая встречающаяся должность, но тем не менее вполне реальная «Техника»:

Весьма нужная профессия «Экономиста»:

Не везде есть штат юристов, но вполне может понадобиться «Должностная инструкция юрисконсульта» в формате «Word»:

Вот практически и все необходимые документы, что мы смогли подобрать для Вас в одном месте.

Уволить – нельзя!

Одна из норм ТК РФ позволяет прекратить трудовой контракт, если подчиненный отказался от продолжения службы «… в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора». Некоторые компании считают, что под этот случай подходит ситуация, когда работник отказывается дать добро на свою новую должностную инструкцию.

Так вот: эта логика неверна. Уволить только за отказ ознакомления с должностной инструкцией нельзя! Даже если это получится, суд мгновенно восстановит такого сотрудника в должности.

Как таковых правил ознакомления с должностной инструкцией в законодательстве нет. Поэтому данный вопрос должен быть решен каждой организацией самостоятельно.

Кто ознакамливает с должностной инструкцией

Ознакомление с должностной инструкцией сроки

Должностная инструкция — это локальный нормативный акт, который определяет задачи, функции, обязанности и ответственность работника фирмы при выполнении им работы по занимаемой должности. Разрабатывать должностную инструкцию необходимо исходя из задач и функций, которые возложены на конкретное структурное подразделение.

Реализация указанного принципа обеспечивается предоставлением работодателю полномочий по привлечению работников к дисциплинарной ответственности (абз.

6 ч. 1 ст. 22ТК РФ). В соответствии с ч. 1 ст.

192ТК РФ за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить дисциплинарное взыскание.

Так, в соответствии с ч.

Информацией может ознакомить сотрудник

Если визы о прочтении не будет, то кадровая служба и руководство не смогут подтвердить факт ознакомления. Должностной инструкцией называется документ, который имеет юридическое значение.

На основании инструкции сотрудники получают список задач и дел, которые должны выполняться беспрекословно. Порядок составления должностной инструкции не регламентирован законодательно.

Но чаще всего работодателями сохраняется общепринятая структура документа. В должностную инструкцию должны входить несколько разделов: В первом разделе прописываются основные моменты трудовой деятельности лица.

Следующий раздел предусмотрен для указания прав работника. Они должны быть предусмотрены в соответствии с занимаемой им должностью.

Утверждение должностной инструкции

Не являются исключением и должности, являющиеся вакантными. При составлении должностной инструкции работодатели, как правило, придерживаются следующей структуры: 2.

Должностные обязанности В этот раздел необходимо включить полный перечень выполняемых функций с учетом тех задач, которые стоят перед данным подразделением. Направления трудовой деятельности сотрудника должны быть изложены максимально полно и подробно. В должностную инструкцию можно также включить разделы:

1. «Схема подчиненности», где оговорить взаимоотношения по должности;
2. другие разделы, учитывающие специфику работы в организации.
3. «Возможности замещения»;

При разработке должностной инструкции за основу можно взять «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих».

Сколько действует документ?

Одним из ключевых моментов является срок действия должностной инструкции на предприятии. Законодательно этот период не оговаривается и не ограничивается. На практике срок действия заканчивается тогда, когда руководитель принимает решение о необходимости пересмотра документа.

В свою очередь, частота и сроки пересмотра установлены положением о разработке таких инструкций. Некоторые предприятия прописывают сроки, когда должна выполняться такая работа. Это может быть раз в год или раз в три года. На практике такой подход применяется редко. Чаще всего в приказе о разработке инструкций указываются обстоятельства, когда должен производиться пересмотр. Причиной может быть изменение наименования компании, условий труда, штатного расписания или прочих особенностей работы предприятия.

Как организовать ознакомление

С некоторыми документами сотрудник должен ознакомиться и обязательно в них расписаться. Это проблематично, если в организации их занято несколько тысяч, а часть, например, удаленно. Сложности возникают из-за следующих факторов:

• объе­ма до­кумен­тации;
• необходимости подписания удаленными сотрудниками;
• организации гарантированного подписания и соблюдения его сроков.

ВАЖНО!

Для отдельных видов до­кумен­тов установлен пе­рио­д, в течение которого работника следует ознакомить под подпись, например, в три дня о дисциплинарном взыскании (ст. 193 ТК). Если срок не установлен, затягивать тоже не стоит — это доказывает судебная практика.

Этот процесс оптимизируют с помощью современных технологий — используются ECM-системы (системы управления корпоративным контентом). Они облегчают работу делопроизводителя или специалиста по кадрам:

• оповещают сотрудников о необходимости подойти и ознакомиться с до­кумен­том, расписаться в листе;
• позволяют предварительно ознакомиться с электронной версией на своем рабочем месте.

ВАЖНО!

Удаленным сотрудникам пересылают до­кумен­ты для подписи по почте. В некоторых случаях используют квалифицированную электронную подпись (КЭП). Трудовое законодательство разрешает использовать ­КЭП для дистанционных кадров, кроме тех сотрудников и видов до­кумен­тов, где это не разрешено (запрещено).

Есть ЛНА, для которых в законодательстве нет явного требования о наличии личной подписи (положение о служебных командировках, о размере выплачиваемых суточных и т. д.). Работодатель в этом случае организует ознакомление в электронном виде, как выполнение задания по прочтению документа. Подтверждается решение задачи нажатием кнопки «Выполнено».

Ход ознакомления большим количеством сотрудников отслеживается через «единую точку входа» — задачу ­ECM-системы. При необходимости формируется лист как отчет. Форма отчета отразит:

• наименование до­кумен­та;
• Ф.И.О. сотрудников;
• дату и время ознакомления.

Правила составления

Составляется по особым правилам.

Должностная инструкция является организационно-распорядительным документом, в котором отражаются следующие данные:

• непосредственные трудовые функции работника или сотрудника штата;
• какими правами и обязанности наделен работник;
• субординация подчиненности;
• какие взаимоотношения устанавливаются с работающими в иных подразделениях предприятия;
• какую ответственность несет работник в процессе трудовой деятельности.

Разработка осуществляется при помощи ЕТКС (тарифно-квалификационного справочника), а также самостоятельное издание проекта инструкции не будет ошибочным.

Общеустановленные правила:

1. В правом верхнем углу прописывается сокращенное или полное название организации, оставляют место для подписи работодателя и даты, когда инструкция будет рассмотрена;
2. В заголовке указывается «Должностная инструкция…», и для какой специальности она разработана, к примеру, «… инженер по испытаниям»;
3. Далее, согласно установленного порядка прописывается содержание;
4. Подпись разработчика и дата проставляются в конце локального акта.

Инструкция должна быть разработана кратко, лаконично, легко восприниматься. После ее прочтения у любого сотрудника не должно оставаться вопросов, чем ему заниматься на рабочем месте.

Для разработки данных документов можно воспользоваться требованиями из ГОСТа. Все разработанные документы должны быть учтены в делопроизводстве предприятий или организаций.

Похожие записи:

Создаем форму для анкетирования в google Крылов александр владимирович Бионические глаза и нейропротезы: как технологии возвращают зрение слепым Самый первый компьютер в мире Продвижение бизнеса в яндекс.картах и 2гис: сравниваем возможности Как написать уведомление о переходе на усн: образец и бланк