Сэд и эдо: электронный документооборот внутренний и внешний

Содержание

Что такое электронный документ?

Электронный документ представляет из себя файл, содержащий в себе определенные данные: от цены товара до реквизитов его получателя. Он может быть как в известных всем форматах — .doc и .pdf, так и в других.

Главное, чтобы человек, получающий данную информацию, мог прочитать ее с помощью программного обеспечения и распечатать, если это необходимо.

Для того, чтобы стороны соглашения были взаимно уверены в достоверности файла, была создана электронная подпись — зашифрованная информация.

Электронные подписи делятся на три уровня. Ознакомимся с каждым из них:

  • Простая электронная подпись дает возможность определить только отправителя файла. Обычно применяется только внутри компании, так как при передачи информации в другую компанию, не получился проконтролировать сохранность документа в его изначальном виде.
  • Усиленная неквалифицированная электронная подпись создается с использованием программного обеспечения и направлена на гарантированную сохранность документа. Но есть небольшая загвоздка с юридической силой: она будет присутствовать только в случае указания ее в законе. Проблема решается заключением договора между контрагентами.
  • Усиленная неквалифицированная электронная подпись имеет тот же принцип работы, что и прошлый вариант, но здесь уже установлена ее надежность сертификатом удостоверяющего центра, подтвержденного Министерством связи. В таком случае электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и его бумажный аналог.

Электронный документооборот (ЭДО)

Электронный документооборот призван организовывать работу с различными документами в электронном формате. Он подразумевает собой хранение, обработку и движение документов. Главной его задачей можно назвать – избавление человека от лишней бумажной волокиты.

Сейчас российская система имеет полностью сформированную нормативную базу для работы системы ЭДО. Она подразумевает обмен всеми видами юридических документов между организациями. Большая часть предприятий отказывается от бумажных документов в пользу электронных. Это значительно упрощает работу с поставщиками и клиентами.

Чем будет полезен ЭДО для вас:

  • С его помощью сократятся расходы на почтовые рассылки, курьеров, бумагу и другие расходные материалы.
  • Сможете избежать проблем с поиском архивных документов, ошибками ввода данных и т.п.
  • ЭДО даст возможность подтверждать и подписывать документы из любого места, где есть интернет.
  • Работа сотрудников станет эффективней, благодаря автоматизированным процессам работы с документами.

Что такое электронный документооборот, и какие виды ЭДО бывают?

Еще буквально лет 5-ть назад такое понятие как “система электронного документооборота” можно было очень редко встретить. Постепенно с внедрением компьютерных технологий в нашу жизнь и стал внедряться обмен данными, не используя бумажных носителей.

Электронный документооборот в России представляет собой современную технологию, позволяющую значительно упростить процессы на предприятии, сократить время поиска и формирования документов и так далее.

Итак, давайте рассмотрим основные понятия, с которыми нам придется столкнуться в данной статье.

Делопроизводство — это комплекс мероприятий по организации оборота документов на предприятии. Оно имеет определенный алгоритм, свод правил и различные направления. Так во многих организациях можно различать такие виды, как кадровое делопроизводство, производственное и так далее. По своей сути это документационное обеспечение.

Электронный документ — это документ, созданный при помощи компьютерных технологий, который может быть подписан электронной подписью и храниться в виде файла специализированного формата на компьютере либо в сети (локальной или на просторах Интернета).

Документооборот — это большая система создания, интерпретации, приема, передачи, архивации документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. Документооборот может быть как простым (на бумажных носителях), так и электронным.

Ну и наконец, электронный документооборот — это совокупность автоматизированных процессов в работе с документами, осуществляемая в электронном виде, несущая в себе концепцию “безбумажного делопроизводства”.

Электронный документооборот может быть как в организации, так и между организациями.

Давайте рассмотрим, какие виды документооборота бывают:

  1. Производственный документооборот;
  2. Управленческий документооборот;
  3. Архивное дело (совокупность процедур архивации документов);
  4. Кадровое дело (совокупность процедур кадрового документооборота);
  5. Бухгалтерский документооборот;
  6. Складской документооборот;
  7. Секретное (конфиденциальное) делопроизводство;
  8. Технический и/или технологический документооборот и др.

Очевидно, что систем документооборота может быть столько, сколько процессов охватывает предприятие. Возможно, что, например, кадровое и бухгалтерское делопроизводство будет отсутствовать в вашей организации, так как вы будете осуществлять данный учет, прибегнув к услугам аутсорсинговой компании и так далее.

Какие же задачи выполняет ЭДО?

  • обеспечивает прозрачность деятельности организации и эффективность управления, за счет автоматического контроля выполнения задач на предприятии;
  • осуществляет поддержку соответствия международным стандартам качества;
  • оказывает поддержку эффективному накоплению, управлению и доступу к информации и знаниям. Обеспечивает кадровую гибкость за счет хранения всей истории деятельности сотрудника на предприятии;
  • производит протоколирование всех процессов;
  • оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы и механизмы их выполнения и контроля на предприятии;
  • за счет исключения бумажных документов из оборота происходит большая экономия ресурсов путем сокращения издержек на бумагу, картриджи. Благодаря ЭДО предприятию легче контролировать движение документов по каналам организации;
  • упрощает и удешевляет хранение документов за счет электронного архива.

Таким образом, мы рассмотрели с вами основные понятия и виды ЭДО, а также задачи, которые решает данная система.

Автоматизация документооборота внутри предприятия

К моменту принятия решения об автоматизации на предприятии существует система бумажного документооборота. Сотрудники создают документы в различных программах, рассылают их друг другу по электронной почте. Она обладает определенным уровнем зрелости и отражена в нормативной документации: регламентах, инструкциях, положениях.

Команда, которой предстоит заниматься автоматизацией, должна обязательно изучить комплекс этих документов, понять, насколько они отражают реально сложившиеся в организации бизнес-процессы. В системе электронного документооборота каждый информационный поток должен отражать реальный поток:

  • материальный;
  • финансовый;
  • трудовой.

И обслуживать конкретный бизнес-процесс.

Созданная на базе такого анализа бизнес-модель должна быть не только реализована в информационной системе, но и получить свое отражение в актуализированной нормативной документации.

Сотрудники организации создают большую часть документов в электронном виде в различных программах, рассылают их друг другу по электронной почте. Форма документов регламентирована, однако правила таких рассылок, сроки и содержание реакции мало формализованы. Это уже можно назвать системой ЭДО на зачаточном уровне развития. Теперь можно говорить об автоматизации электронного документооборота — построении системы создания, заполнения, обработки, маршрутизации ЭД. Важным дополнением к системе будет подсистема контроля исполнения и отчетности.

Если зрелость процессов на предприятии достаточная, есть все шансы, что переход на электронный документооборот пройдет успешно. Главный фактор успеха при внедрении — это сотрудники предприятия. Они же составляют и главный риск.

В ходе организации систем электронного документооборота команде внедрения приходится корректировать не только бланки документов и стандартные маршруты согласований, но зачастую — и базовую логику функционирования системы. Иначе невозможно удовлетворить требования заказчика, убежденного в том, что исторически сложившиеся в их организации бизнес-процессы не подлежат улучшению и трогать их ни в коем случае нельзя.

Такой компромисс ведет к удорожанию как самого внедрения, так и поддержки системы — каждая установка обновлений от вендора превращается во внедрение в миниатюре. Качество системы при этом снижается.

Как показали исследования Gartner Group, действительно уникальных бизнес- процессов, таких, которые дают предприятию конкурентные преимущества, даже на предприятиях-лидерах отраслей бывает не более 1-5 %. Остальные процессы без ущерба для организации могут (и должны) быть заменены на стандартные, из базовой конфигурации системы.

Собственно, базовая конфигурация и представляет собой обобщенный опыт наиболее успешных предприятий отрасли. Переход на стандартные бизнес-процессы ведет к снижению операционных издержек и росту общей эффективности бизнеса. Управление электронным документооборотом станет легким и удобным. Это полностью окупит одноразовые усилия по организационным изменениям, корректировке нормативной документации и обучению сотрудников. В ходе обучения необходимо терпеливо и последовательно разъяснять пользователям, что такое ЭДО, как он изменит их жизнь и жизнь всего предприятия к лучшему.

Миф 7. Система ЭДО – это дорого и невыгодно

Конкретная стоимость внедряемой системы ЭДО зависит от оператора и выбранного тарифного плана. Некоторые операторы предлагают платить за каждый отправленный документ, что бывает выгодно для компаний с маленьким документооборотом. Чаще клиентам предлагается приобрести месячный пакет услуг, включающий отправку большого количества документов. Входящая цифровая корреспонденция обычно доставляет бесплатно.

Цена базового тарифа на ЭДО начинается от нескольких тысяч рублей в год. Такая стоимость выгодно отличается от совокупных затрат на оплату почтовых и курьерских отправлений, закупку и обслуживание офисной техники, оплату лишних рабочих часов сотрудников. «Цифра» обычно выходит дешевле, чем ведение традиционного бумажного документооборота.

Что такое электронная подпись

Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи и печати на бумажных документах. Участники документооборота подписывают ЭП электронные документы.

Электронная подпись придает юридическую значимость документам. Существует простая электронная подпись и усиленная (квалифицированная и неквалифицированная).

  • Простая электронная подпись (ПЭП) подтверждает факт подлинности владельца. Пример ПЭП — код доступа в онлайн-банк или другой сервис. ПЭП равнозначна обычной подписи, имеет юридическую силу, но обладает низкой степенью защиты.

  • Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — цифровой аналог собственноручной подписи. КЭП подходит для ЮЗДО, для участия в электронных торгах, для доступа к государственным системам и порталам вроде госуслуг. 

  • Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) используется для внутреннего и внешнего ЭДО. Она идентифицирует личность владельца и позволяет проверить, вносили ли в файл изменения после его отправки. НЭП имеет среднюю степень защиты. 

Чтобы использовать электронную подпись в ЮЗДО, нужно получить сертификат электронной подписи. Его получают в УЦ (удостоверяющем центре). Для выдачи сертификата квалифицированной ЭП (КЭП), удостоверяющие центры проходят аккредитацию в Минкомсвязи РФ и получают лицензию в ФСБ. Документ, подписанный КЭП, равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью согласно федеральному закону №63-ФЗ «Об электронной подписи».

Согласие работника на получение уведомлений от ФСС

На сайте ФСС приведен ответ на вопрос .

ФСС гарантирует, что ИС ФСС РФ обеспечивает все необходимые условия защиты информации и сохранения ее конфиденциальности в соответствии с требованиями законодательства в сфере информационных технологий. Сведения о диагнозе пациента медицинской организации, сформировавшей ему электронный листок нетрудоспособности, работодателю не предоставляются, предоставляется только код. Сторонние лица не получают доступа к электронному листку нетрудоспособности.

Работодатель, не применяющий СЭДО, обычно получает информацию о состоянии здоровья сотрудника от него самого: по желанию сотрудника предоставить информацию о временной нетрудоспособности и наличии больничного листка. В условиях СЭДО работодатель получает информацию об изменении состояний ЭЛН автоматически, после оформления подписки на получение оповещений, поэтому в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» работодателю потребуется согласие сотрудника. 

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 предусмотрена подготовка заявлений работников о согласии на получение уведомлений от ФСС о состоянии ЭЛН и контроль за получением таких согласий. В меню Кадры — Пособия — Согласия на уведомление об ЭЛН можно напечатать персонифицированный бланк заявления (рис. 3). По результатам получения от работника заявления в электронной форме следует установить флаг, соответствующий состоянию документа. Предусмотрены состояния:

  • Ожидает подписания;
  • Подписано;
  • Не планируется подписывать.

Рис. 3. Согласие работника на уведомление об ЭЛН

Состояния Согласия на уведомления об ЭЛН отображаются в списке сотрудников (рис. 4).

Рис. 4. Состояния согласий сотрудников на уведомления об ЭЛН и подписок на получение информации от ФСС

Можно сформировать и зарегистрировать заявления-согласия работников на обработку персональных данных о состоянии здоровья списком.

Если от работника получено согласие, то по одноименной кнопке следует Включить подписку на получение информации от ФСС об изменении статуса ЭЛН (см. рис. 4). Если сотрудник отзовет свое согласие или будет уволен, по одноименной кнопке следует Отключить подписку. Программа отслеживает состояние заявления сотрудника и своевременно напоминает о необходимости включить или отключить подписку.

ЭДО помогает экономить ресурсы

Меньше трат на делопроизводство. Бумажный документооборот требует постоянных трат — нужно закупать оргтехнику и расходные материалы, оплачивать работу секретарей, делопроизводителей и архивариусов, пользоваться курьерами или службами доставки документов.

С электронным документооборотом трат меньше: нужно просто заключить договор с оператором ЭДО и обучить сотрудников. Также можно подключить платные решения, которые помогают работать с электронными документами: облака для хранения данных, системы учета данных.

Меньше штрафов от контролирующих органов. Налоговые и другие проверки вызывают огромный стресс у бухгалтеров и других специалистов. Бумажные документы теряются, оказываются неподписанными или незарегистрированными, в журналах учета документов не стоят нужные отметки. Это приводит к штрафам, а иногда и к потере лицензии.

С ЭДО у бухгалтера будет круглосуточный доступ к любым документам, организованным в нужном для него порядке. Если сотрудники пользуются специальными IT-решениями от операторов ЭДО, то документы будут заполняться автоматически и в них точно будут все подписи и верные даты.

Больше выгодных сделок. В бумажных документах, а также в электронных, но хранящихся в разных местах, сложно найти нюансы сделок — например, сложно понять, из чего складывается стоимость перевозки или оборудования. Это мешает делать правильные выводы и совершать выгодные сделки.

Миф №3. Электронный документооборот – это дорого

С недавнего времени использование сервиса 1С-ЭДО доступно всем пользователям «1С», подключенным
к официальной интернет-поддержке. Даже если у вас не заключен
договор информационно-технологического сопровождения (ИТС),
вы всё равно можете использовать сервис: получать документы в неограниченном
количестве и абсолютно бесплатно отправлять до 5 комплектов документов в месяц. Один комплект – это
1 счет-фактура + 2 любых документа или просто 2 любых документа, если вы не отправляете
счета-фактуры. Обозначение «комплект» используется исключительно для счета, т.е. эти документы
могут быть направлены различным контрагентам в разное время.

Если у вас заключен договор ИТС с уровнем ПРОФ,
то ваш месячный лимит составит 100 комплектов.
В пересчете на документы – это 100 счетов-фактур и 200 любых других документов. При превышении
установленных лимитов включается тарификации 10 рублей за комплект. Если ваш исходящий
документооборот исчисляется тысячами, предусмотрено снижение стоимости одного комплекта вплоть
до 5 рублей!

Из затрат, которые можно понести при работе с ЭДО,
– это оплата электронной подписи.
При использовании сервиса «1С-Подпись» стоимость составит 600 рублей в год, но обычно для ЭДО
используется та же электронная подпись, что и для сдачи отчетности, т.е. эта трата отпадает.
Для сравнения давайте представим, что потребуется для работы с бумажными документами: канцелярские
принадлежности (бумага, конверты, файлы, папки), расходные материалы для принтера и ресурсы
на его обслуживание, место для архива (закупка/аренда шкафов, специальное помещение) и, конечно же,
затраты на доставку документов (курьерская служба или услуги почты). А через 5 лет ещё появятся
и расходы на утилизацию этих документов.
При использовании ЭДО все эти траты можно исключить! Если исходящий документооборот не велик
и вмещается в лимит вашего договора ИТС, то выгода и снижение затрат не заставят себя долго
ждать.

Что такое — электронный документооборот?

Электронный документооборот (ЭДО) — механизм обмена документами, при котором используется не обычная электронная почта, а специальная программа.

Процесс осуществляется таким образом:

  • отправитель создает документ, подписывает его ЭЦП и отправляет адресату;
  • адресат получает документ и в некоторых случаях подписывает  его своей ЭЦП;
  • отправитель получает уведомление, что получатель подписал документ.

Внимание! Документ, отправленный через ЭДО, имеет равнозначную юридическую силу, как и бумажный вариант. В этом заключается основное его отличие от скан-копии документа, отправленной просто по электронной почте.

Начинаем работать с ЭДО

Рассмотрим более подробно процедуру обмена с помощью оператора ЭДО СФ. Для правильной работы необходимо выполнить три простых действия:

  • Купить сертификат ЭП и средство криптографической защиты (СКЗИ).
  • Подключиться к интересующему вас оператору.
  • Пригласить к обмену контрагентов, с которыми вы работаете регулярно.

Прочие организационные вопросы уладят специалисты оператора ЭДО. Их главная задача — обеспечить пользователям комфортные условия работы.

За 7 минут вы узнаете все про систему внешнего электронного документооборота в организации на примере сервиса Synerdocs. Видеоролик расскажет про порядок обмена в веб-клиенте: как загружать их из локального хранилища и создавать в сервисе, как приглашать контрагентов и т.д.

Посмотрите ролик и оцение удобство работы в веб-клиенте Synerdocs.

https://youtube.com/watch?v=PZVwUaS9tPU

Подключаемся к сервису обмена. Порядок действий

Чтобы запустить ЭДО, вам необходимо связаться с представителями оператора и обсудить два момента:

  1. сколько стоит подключение;
  2. в какие сроки оно будет выполнено.

Только после этого с оператором заключается соглашение, и вы присоединяетесь к регламенту обмена, где подробно описаны задачи, решаемые сервисом, правила его работы и важные правовые моменты.

Получение сертификата ЭП и СКЗИ

Сертификат выдается в любом Удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию Минкомсвязи РФ (перечень аккредитованных УЦ). Нередко сами операторы ЭДО СФ выполняют функции подобных центров и выдают сертификаты через свою партнерскую сеть.

Несколько слов об электронной подписи. Она представляет собой записанный в определенном порядке набор символов, который присоединяется к документу и удостоверяет его подлинность. Существует три вида подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.

В Федеральном законе № 63 «Об электронной подписи» указано, что электронный документ (ЭД), который заверен простой либо усиленной неквалифицированной ЭП, можно считать эквивалентным бумажному с реальной подписью. Однако простой ЭП может быть недостаточно для базового ведения электронного документооборота между организациями.

Что касается документа с усиленной квалифицированной ЭП, то он считается аналогом бумажного с собственноручной подписью и печатью. Федеральная налоговая служба признает юридически значимыми исключительно те ЭД, которые подписаны квалифицированным сертификатом.

Для создания и проверки ЭП в сервисах обмена используется средство криптографической защиты информации (СКЗИ), которое представляет собой специальную программу для шифрования и расшифровки передаваемых данных.

О подключении контрагентов

Перевести межкорпоративный документооборот в цифровое «поле» можно только с теми контрагентами, кто уже подключен к оператору ЭДО. Конечно, таких наберется не больше половины. Часто контрагентам требуется дополнительная мотивация, чтобы принять решение в пользу перехода на новый формат взаимодействия. Со своей стороны, оператор готов предложить небольшой бонус в виде бесплатного или льготного обмена на определенный период. Он же помогает решать все вопросы по подключению контрагентов, поскольку напрямую заинтересован в квалифицированной поддержке текущих абонентов и присоединении новых.

Не имеет значения, услуги какого оператора ЭДО СФ использует ваш подрядчик. Вы можете обмениваться с ним с помощью технологии роуминга. Также организовать взаимодействие с контрагентами можно другими способами.

Один из вариантов — подключиться сразу к нескольким сервисам (системам) обмена. Такой способ электронного документооборота между организациями называется мультиоператорностью. Вы можете выбрать его для себя или предложить партнеру (если это уместно).

Порядок перехода на ЭДО

Переход на ЭДО проходит в несколько этапов:

  1. Переговоры с контрагентами. Если планируется выставлять электронные счета-фактуры и другие важные документы, то сначала нужно договориться о переходе на ЭДО с контрагентом. Переговоры могут проходить в устной или письменной форме.
  2. Выбор оператора ЭДО и заключение с ним договора. Это должны сделать обе компании.
  3. Подписание контрагентами соглашения об ЭДО. В нем прописывают порядок работы с ЭДО и другие особенности.
  4. Установка ПО, приведение всей документации к общему виду, проведение консультаций по работе с электронной подписью, организация электронного архива. Также нужно прописать в учетной политике подробно порядок работы с ЭДО и ЭЦП.
  5. Назначение сотрудников, уполномоченных подписывать документы, и обеспечение их электронными подписями.

Перейдя на ЭДО с несколькими контрагентами, можно разослать остальным письма о переходе на ЭДО и пригласить их присоединиться к системе.

ЭДО помогает сокращать трудозатраты

Ускоряется заключение сделок. В компании, которая пользуется только бумажным документами, на оформление одного договора может уйти больше часа: его нужно создать, распечатать, отнести на согласование руководителю (а если он в другом офисе, то отправить курьером). Зарегистрировать, отправить заинтересованным лицам, получить их подписи и только потом использовать в работе. Если компания в день создает 10 таких документов, то в месяц на оформление документов уходит 300 часов.

С электронными документами специалисты экономят время: создают договор по шаблону, отправляют на согласование по защищенным каналам связи, руководитель ставит ЭЦП и отправляет документ контрагенту. В специальных IT-решениях для ведения ЭДО такие договоры и другие документы, например, транспортные или платежные, создаются автоматически. В итоге снижаются операционные затраты, которые не несут добавочной стоимости.

Снижается риск потерять документы. После использования, бумажные документы сдают в архив и, чисто теоретически, их можно в любой момент найти и предоставить для налоговой или других проверок. Но на практике бумажные документы часто теряются.

Электронные документы можно хранить на сетевом диске или в «облаке» — если создать удобную иерархически организованную структуру папок, то любой сотрудник разберется, где искать нужный договор или платежку. Также электронный архив не сгорит и не пострадает от наводнений — особенно если данные хранятся в «облаке», то есть в специальных центрах обработки данных.

Также ЭДО позволяет работать с бумажными архивами — в этом помогает штрихкодирование документов. На договор наносится штрихкод, затем он сканируется и данные о бумажных документах хранятся в электронном виде. Это позволяет быстро понять, в какой части архива находится нужная бумага, а также работать с электронной копией документа.

Сотрудники работают на прибыль. Если специалист тратит на оформление документов 2-3 часа в день, то он не успевает в это время работать с клиентами, поставщиками и выполнять более важные задачи, которые приносят прибыль компании.

Например, производственная компания ЭлекКом Логистик после введения электронного документооборота смогла разгрузить своих логистов. Они вместо оформления документов стали искать транспортные компании для организации перевозок, уточняли маршруты, быстрее договаривались с клиентами о поставках оборудования. Оформлением документов всего логистического отдела стал заниматься один делопроизводитель — он смог это сделать за счет внедрения ЭДО и подключения специальных IT-решений.

Сравним бумажные и электронные документы

Ключевые вопросы на старте любого проекта: сколько стоит и что в итоге

Компаниям важно понимать, насколько дорого им обойдется внедрение ЭДО и на какой результат они могут рассчитывать. Сравним некоторые показатели

  Бумажный документооборот Электронный документооборот

Себестоимость

Стоимость бумажного документа на 1 лист формата А4 — порядка 1,5.

Стоимость пакета бумажных документов, который в среднем составляет 6 листов формата А4 — 9.

Стоимость электронного документа любого объема — 0.

Стоимость пакета электронных документов любого объема — 0.

Отправка

Почтой — от 40-60.

Курьером — в большинстве случаев — дороже более чем в 10 раз, в зависимости от подрядчика и точки назначения.

Входящие бесплатно.

Исходящие от 5 до 9 в зависимости от оператора ЭДО. Не зависит от географической удаленности.

Архив

Помещения для архива, который постоянно прирастает, — цены на аренду зависят от площади и региона.

Условия хранения электронных документов зависят от оператора ЭДО.

СКБ Контур хранит документы бесплатно и бессрочно.

  Бумажный документооборот Электронный документооборот

Подготовка документов

Распечатывание, подпись, проставление печатей на пакет документов — от одного до нескольких дней в зависимости от присутствия или отсутствия на рабочего месте лица, уполномоченного подписывать документы. При больших объемах исходящих документов их подготовке заняты все сотрудники бухгалтерии по несколько дней каждого месяца.   Подпись электронных документов уполномоченным сотрудником — несколько минут. Уведомления о новых документах ускоряют подписание, а массовые действия в системах ЭДО позволяют подписывать много документов «в один клик».

Отправка

В зависимости от точки назначения: почтой — от нескольких дней до двух недель; курьерской службой — от одних до четырех суток. Вне зависимости от региона адресат получает документы через несколько секунд после отправки.  

Возврат подписанных экземпляров

В зависимости от точки назначения: почтой — от нескольких дней до месяца; курьерской службой — от одних до четырех суток. Не требует времени. Как только контрагент подписывает документ КЭП, обе стороны получают доступ к подписанному оригиналу документа. В Диадоке подписание входящего документа не тарифицируется.

При документообороте 500 документов в год
вы сэкономите 22 250

При использовании бумажных документов ваши годовые затраты составят 25 750 , при документообороте через Диадок — 3 500 .

Обучение ЭДО бесплатно

Бесплатное обучение электронному документообороту зачастую предполагает отдельные лекции или семинары. Они дают лишь общее представление о безбумажном делопроизводстве. Такой ввод в курс дела полезен для тех, кто пока сомневается в выгоде перехода на ЭДО. Однако за один урок сложно вникнуть в нюансы, определить преимущества для своего бизнеса, взвесить «за» и «против». Невозможно и проверить достоинства ЭДО на практике.

Но есть другие варианты. Контур.Диадок предлагает пользователям бесплатный и при этом комплексный онлайн-курс по работе с электронным документооборотом.

Во время обучения пользователи не только освоят теорию ЭДО, но и применят знания на практике.

За четыре урока эксперты Диадока разъяснят:

  • что такое ЭДО, каковы его отличия от бумажного документооборота и преимущества;
  • как автоматизировать бизнес-процессы и делопроизводство;
  • каким образом происходит взаимодействие с контрагентами, контролирующими органами;
  • преимущества и возможности Диадока как системы ЭДО.

Последнее занятие курса посвящено практической работе в сервисе. Ученики сами попробуют работу с электронными документами в одной из ведущих систем ЭДО — Диадоке. Они поймут особенности оформления документов, их получения, подписания, отправки, а также преимущества перед традиционным документооборотом на конкретных примерах из жизни бизнеса.

Занятия проходят в доступной, увлекательной форме. Благодаря легкости подачи сотрудники заинтересуются новым форматом делопроизводства, без отвлечений усвоят материал, получат новые знания в комфортной обстановке. Пройти курс можно за один день, так что бизнес-процессы не пострадают.

Особенно полезен курс Диадока будет молодым бухгалтерам, начинающим предпринимателям, студентам экономических направлений подготовки. Обучение позволит свободно оперировать нужными понятиями, понимать, чем конкретно полезен ЭДО для бизнеса, как улучшить схему работы компании.

Более того, Диадок предлагает ученикам пройти итоговый текст. Он состоит из 10 вопросов и проверяет, насколько качественно освоены знания. Сдав тест, вы получите сертификат — официальный документ, который украсит портфолио и добавит баллов на собеседовании.

Преимущества ЮЗДО

Скорость передачи документов 

В среднем передача документов почтой занимает 7-10 дней. Для многих бизнес-процессов оригиналы критически важны, например, для грузоперевозок. ЭДО ускоряет передачу информации до 90% за счёт электронного подписания и мгновенной пересылки, а потери документов сокращаются до 0%.

Экономия времени и финансов 

Чтобы отправить документ, необходимо заплатить за бумагу, краску принтера, конверт, почтовый или курьерский сервис.  Это только финансовые расходы, но есть ещё время офис-менеджера и бухгалтера. ЮЗДО помогает экономить на печати, копировании, отправке и хранении до 70-80% расходов, сокращает нагрузку на работников на 15-20%. 

Архив 

ЮЗДО освобождает от содержания бумажного архива, а документы всегда хранятся на сервере — доступ к ним можно получить в любой момент. 

Преимущества электронного документооборота

Появляется прозрачность в бизнес-процессах Благодаря системе можно отслеживать все этапы в деятельности организации.
Многие работы становятся абсолютно прозрачными для руководства, их легче контролировать.
Выше исполнительская дисциплина По статистике, 20 % полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками.
Программы электронного документооборота контролируют все этапы работ,
что напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.
Ниже трудозатраты руководителей и сотрудников ИС сокращает время, которое тратят работники практически на все рутинные операции с документами: создание, поиск, согласование и т.д.
Ускоряется документооборот, и, как следствие, быстрее проходят все процессы в организации.
Обеспечивается конфиденциальность информации Утечка данных может повлечь за собой миллионные убытки. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота цифровой обеспечивает доступ к файлам строго в соответствии с назначенными правами пользователей.
Все действия (чтение, изменение, подписание) протоколируются.
Выполняются требования стандартов ISO 9000 Постановка менеджмента качества стала одной из приоритетных задач в российских компаниях.
В числе требований к системе менеджмента качества (СМК) — прозрачно поставленный документооборот, а также информационное взаимодействие между работниками.

Преимущества использования системы электронного документооборота при постановке СМК:

  • обеспечивается строгое выполнение разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;
  • сотрудники выполняют регламенты в рамках описанных бизнес-процессов;
  • предоставляются средства для контроля со стороны руководства за реализацией СМК.
Легко внедрять инновации и обучать новичков Благодаря уведомлениям можно быстро довести новые правила работы до всего персонала. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счёт быстрого поиска необходимой информации (положений, инструкций и т.п.).
Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего персонал автоматически начинают работать по-новому.
Развивается корпоративная культура Работа в информационной системе налаживает и поддерживает внутреннюю политику компании, приводит к сплочению команды.
В то же время возрастает ответственность каждого пользователя за качественное выполнение выданного ему задания.
Больше конкурентных преимуществ Автоматизация документооборота и бизнес-процессов напрямую влияет на конкурентные преимущества компании перед другими игроками рынка.
Повышаются скорость и качество обслуживания клиентов за счёт быстрого движения информационных потоков и чёткого контроля всех процессов.
Работа даже самого крупного предприятия становится более мобильной и меньше зависит от некоторых «незаменимых» сотрудников.