Как работать с разными сервисами google в одном окне

Содержание

Планируйте встречи при помощи функции «Предлагаемое время»

Пробовали когда-нибудь организовать встречу с несколькими сильно занятыми людьми одновременно? Тогда вы наверняка знаете, как это непросто, учитывая все пересечения в расписании группы. Но Google Календарь может помочь.

Чтобы найти время, которое устроит всех, добавьте участников будущей встречи в мероприятие. Для этого нажмите на «Создать», после чего откроется страница, где можно будет выбрать время, подходящее для всех. 

Важно: у потенциальных участников встречи должен быть аккаунт в Google и заполненное расписание в Календаре соответственно. Кроме того, Календари гостей должны быть в открытом доступе для организатора встречи

Праздники

Как добавить или удалить государственные и региональные праздники

  1. Откройте приложение «Google Календарь» .
  2. В левом верхнем углу экрана нажмите на значок меню Настройки.
  3. В разделе «Другое» выберите Праздники.
  4. Нажмите на название текущей страны или региона.
  5. Вы можете добавить страну или регион, нажав на нужный вариант.

Чтобы удалить страну или регион, снимите флажок рядом с нужным вариантом.

Как показать только государственные праздники

  1. Откройте приложение «Google Календарь» .
  2. В левом верхнем углу экрана нажмите на значок меню Настройки.
  3. Выберите Праздники.
  4. Появятся список календарей с государственными и региональными праздниками.
  5. Рядом с календарем, на который вы подписаны, нажмите Только государственные праздники.
  6. В нижней части экрана нажмите OK.

Как добавить религиозные праздники

  1. Откройте приложение «Google Календарь» .
  2. В левом верхнем углу экрана нажмите на значок меню Настройки.
  3. В разделе «Другое» выберите Праздники Добавить религиозные праздники.
  4. Выберите праздники, которые хотите добавить.

Как скрыть праздники в календаре

  1. Откройте приложение «Google Календарь» .
  2. В левом верхнем углу экрана нажмите на значок меню .
  3. Выберите Праздники. Календарь скрыт, если рядом с ним отображается незакрашенный квадрат.

Как изменить цвет праздников

  1. Откройте приложение «Google Календарь» .
  2. В левом верхнем углу экрана нажмите на значок меню Настройки.
  3. В разделе «Другое» выберите Праздники.
  4. Выберите новый цвет.

Лунный и альтернативные календари

Вы также можете добавить другие календари, например лунный или солнечный.

  1. Откройте приложение «Google Календарь» .
  2. В левом верхнем углу экрана нажмите на значок меню Настройки.
  3. Нажмите Общие Альтернативные календари.
  4. Выберите нужный календарь.

Совет. Чтобы удалить альтернативный календарь, в разделе «Альтернативные календари» выберите Альтернативный календарь отсутствует.

Как настроить уведомления

Доступны следующие типы уведомлений:

  • По электронной почте.
  • Уведомления на рабочем столе, которые появляются не в окне браузера. Календарь должен быть открыт.
  • Уведомления, которые появляются в окне Google Календаря.

Примечание. Участники мероприятий, которые не пользуются Google Календарем, будут получать по электронной почте уведомления о создании, обновлении или удалении мероприятий, на которые они приглашены.

Как включить или отключить уведомления

Для всех мероприятий

Важно! Чтобы настроить уведомления, откройте Google Календарь в браузере, например Google Chrome или Safari. Возможно, потребуется разрешить странице calendar.google.com показывать уведомления

Вы можете изменить настройки уведомлений для всех мероприятий Google Календаря.

  1. Откройте Google Календарь на компьютере.
  2. В правом верхнем углу нажмите на значок «Настройки» Настройки.
  3. Слева в разделе Общие нажмите Настройки уведомлений.
  4. Сделайте следующее:
    • Чтобы включить или отключить уведомления, в раскрывающемся списке Уведомления выберите нужный вариант.
    • Чтобы настроить время для получения отложенных уведомлений, включите параметр «Уведомления на рабочем столе», нажмите Показывать отложенные уведомления и задайте время.

Важно! Отложенные уведомления появляются только в браузере Google Chrome. Если для одного мероприятия настроено несколько уведомлений (с разным временем), возможность отложить появится только для последнего

Для отдельных мероприятий

  1. Откройте Google Календарь.
  2. Выберите мероприятие нажмите на значок «Изменить» .
  3. Рядом со значком «Уведомления» выберите нужное действие:
    • Чтобы изменить уведомления, выберите их тип: всплывающие или по электронной почте. Вы можете указать, когда они должны приходить.
    • Чтобы добавить тип уведомления, нажмите Добавить уведомление.
    • Чтобы удалить уведомление, нажмите на значок «Удалить» .
  4. Вверху страницы нажмите Сохранить.

Примечание. Вы можете получать уведомления на рабочем столе и/или по электронной почте. Внесенные вами изменения не повлияют на уведомления в календаре приглашенных на мероприятие пользователей.

Для выбранных календарей

Вы можете изменить настройки уведомлений для выбранных календарей, владельцем которых являетесь.

  1. Откройте Google Календарь на компьютере.
  2. В правом верхнем углу нажмите на значок «Настройки» Настройки.
  3. Слева в разделе «Настройки моих календарей» выберите нужный календарь Настройки календаря.
  4. В разделе «Уведомления о мероприятиях» или «Уведомления о мероприятиях на весь день» выберите нужное действие:
    • Вы можете изменить настройки уведомлений, выбрав всплывающие оповещения или доставку по электронной почте и время их получения.
    • Чтобы добавить уведомление, выберите «Добавить уведомление».
    • Чтобы удалить уведомление, нажмите на значок «Удалить» .

Такая ошибка означает, что для получения уведомлений необходимо обновить браузер.

Дополнения Google Calendar

По аналогии с Gmail существует возможность установить дополнения – это приложения (в основном для бизнеса), которые могут облегчить планирование и проведение встреч. Включается на боковой панели. После клика по кнопке откроется окошко с доступными дополнениями.

Интересной выглядит возможность интеграции сервисов видеовстреч – GoToMeeting и Zoom. После установки и добавления аккаунта вы сможете создавать видеовстречи прямо из карточки события.

Сегодня видеовызовы обеспечивают вполне качественную картинку. Я использую для этого свой Macbook Pro, который брал в «М-Видео». Оказалось, у них на удивление низкие цены и хороший выбор. Будете выбирать лэптоп – загляните к ним.

Вложения в Google Calendar

Еще один полезный инструмент для рабочих встреч. Вложите необходимые файлы (повестка дня, фотографии, презентации) в само мероприятие заранее. Все участники смогут ознакомиться с ними, подготовить комментарии. Кроме того, все вложенные файлы можно будет обсудить на самом событии. Добавить вложение можно в разделе описания мероприятия.

Как открыть или закрыть доступ к целям

Выберите настройку, которая включена в вашем календаре по умолчанию, чтобы узнать, кому видны ваши цели.

Мой календарь закрыт для всех

Ваши цели и занятия видны только вам.

Я показываю только данные о свободном и занятом времени

Для всех, у кого есть такой уровень доступа, время занятия будет отображаться как забронированное.

Название и другие подробности занятия сторонним пользователям не видны.

У меня открыты все сведения о мероприятиях

Все, у кого есть доступ к вашему календарю, смогут увидеть ваши занятия, их названия, даты и время.

Вносить изменения они не смогут.

Я разрешил вносить изменения и предоставлять доступ

Люди, которым открыт такой доступ, смогут:

  • видеть занятия;
  • изменять дату и время занятий;
  • удалять занятия;
  • настраивать оповещения о предстоящих занятиях, отображающихся только в их календаре.

Люди, которым открыт такой доступ, не смогут:

  • добавлять новые цели;
  • откладывать цели или отмечать их как выполненные;
  • просматривать подробности цели, включая частоту, время суток и длительность.

Пользователям Google Apps на работе или в учебном заведении

Если вы пользуетесь сервисами Google на работе, в учебном заведении или организации, настройками вашего аккаунта управляет администратор домена.

Администратор домена может:

  • видеть занятия;
  • изменять дату и время занятий;
  • удалять занятия;
  • настраивать оповещения о предстоящих занятиях, отображающихся только в их календаре.

Администратор домена не может:

  • добавлять новые цели;
  • откладывать цели или отмечать их как выполненные;
  • просматривать подробности цели, включая частоту, время суток и длительность.

Как изменить созданные цели

Как отредактировать цель

  1. Откройте Google Календарь.
  2. Нажмите на цель, которую хотите изменить.
  3. Нажмите Изменить цель .
  4. Измените дату и время занятия.
  5. Нажмите Сохранить.

Чтобы изменить занятие, воспользуйтесь мобильным приложением «Google Календарь».

Как отметить цель как достигнутую

  1. Откройте Google Календарь.
  2. Нажмите на занятие.
  3. Нажмите Сделано.
  4. Занятие в календаре будет вычеркнуто.

Как отложить цель на потом

Отложить цель на потом можно только в мобильном приложении.

Как удалить цель

Чтобы удалить все занятия, созданные для настроенной цели, и предотвратить их дальнейшее планирование, откройте эту цель в приложении «Google Календарь» на вашем устройстве Android либо устройстве iPhone или iPad.

Чтобы удалить отдельное занятие или цель, сделайте следующее:

  1. Откройте Google Календарь на компьютере.
  2. Нажмите на занятие.
  3. Нажмите Удалить мероприятие.

Мероприятия из Gmail в Google Calendar

Чертовски удобно – приглашение или уведомление с почтового ящика автоматически сохраняется в календаре с соответствующим напоминанием. Самый популярный кейс – это покупка билетов (кино, самолет, поезд), бронь гостиниц и посещение массовых мероприятий (концертов, презентаций). Покупаете билет на премьеру – и у вас же есть событие в календаре. Для включения этой функции переходим в «Настройки» — «Мероприятия из Gmail» и ставим галочку в чекбоксе «Автоматически добавлять мероприятия из Gmail». 

Клевые лайфхаки командировок (покупка билетов, гостинницы и прочее) есть в нашей статье про это.

Ищете недорогой билет? Попробуйте сервис Kupibilet – мне часто попадались там варианты дешевле, чем в Aviasales. Ссылка тут.

ВНИМАНИЕ! Если вы решили использовать этот инструмент, позаботьтесь о настройках спам-фильтров в вашем Gmail. В последнее время участились случаи нежелательных рассылок – когда в своем календаре вы видите совершенно неожиданные и непонятные приглашения

Это не решенная пока уязвимость – послать приглашение можно послать любому аккаунту Gmail. Чтобы вычистить свой календарь от нежелательных приглашений, включите «Показывать только приглашения, на которые уже отправлен ответ» там же в «Настройках».

Другие интересные фишки Gmail ищи в нашей статье.

Создавайте отдельные календари для разных целей

Когда вы только начинаете пользоваться Календарем, у вас есть всего один календарь – он обозначен вашим именем на левой боковой панели инструмента. 

Если вы хотите использовать свой календарь для нескольких целей, например, для планирования рабочего времени или создания повторяющихся напоминаний, то у вас для этого есть только одна вкладка. Однако это может быть не очень удобно, так как все эти задачи будут отображаться в одном окне. Это может привести к тому, что важные неповторяющиеся задачи потеряются в потоке рутинных действий.

Чтобы таких неурядиц не возникало, нужно просто создать отдельные календари под разные задачи. Сделать это просто: нужно только нажать кнопку «Добавить календарь» (над вашим именем в левой боковой панели), придумать название и нажать на кнопку «Создать календарь»:

Важно: вы можете менять цвета календарей, чтобы было легче отслеживать, что необходимо сделать в тот или иной день

Как просматривать задания и мероприятия в календарях

Примечание. Задания и мероприятия, назначаемые отдельным учащимся, отображаются в календаре Класса. Однако они не показываются в Google Календаре.

Как просматривать задания в календаре Класса

Когда вы создаете задания и вопросы с определенным сроком сдачи, они автоматически добавляются в календарь Класса и Google Календарь.

Чтобы посмотреть задания в календаре Класса, выполните следующие действия:

  1. Перейдите на страницу classroom.google.com и нажмите Войти.

    Войдите в аккаунт Google, например imya@shkola.edu или imya@gmail.com. Подробнее…

  2. В верхней части страницы нажмите на значок меню .
  3. Выберите Календарь.
  4. Выберите нужное задание или вопрос.

  5. Чтобы посмотреть прошлые задачи, нажмите на стрелку назад рядом с датой , а чтобы увидеть будущие – на стрелку вперед .

    Примечание. Чтобы посмотреть задания со сроком сдачи на сегодня, нажмите «Сегодня» .

  6. Чтобы посмотреть задания всех курсов, нажмите Все курсы.
    Чтобы посмотреть задания одного курса, нажмите Все курсы и выберите нужный.

Как просматривать задания и мероприятия в Google Календаре

В Google Календаре преподаватель и учащиеся могут просматривать сроки выполнения заданий и добавленные мероприятия, например даты экскурсий и экзаменов.

Чтобы посмотреть задания или мероприятия в Google Календаре, выполните следующие действия:

  1. Перейдите на страницу classroom.google.com и нажмите Войти.

    Войдите в аккаунт Google, например imya@shkola.edu или imya@gmail.com. Подробнее…

  2. Выберите курсоткройте страницу Задания.
  3. Откройте Google Календарь .
  4. Чтобы посмотреть дополнительную информацию о задании или мероприятии, нажмите на него в Календаре.

Создание мероприятия из письма в Gmail

Вы можете создать мероприятие прямо из письма в Gmail. На созданное мероприятие будут приглашены все люди, чьи контакты связаны с этим письмом, а содержимое письма будет внесено в описание мероприятия в календаре.

  1. Откройте Gmail на компьютере.
  2. Откройте письмо.
  3. В верхней части страницы нажмите на значок «Ещё» Создать мероприятие.
    • В Google Календаре появится мероприятие, в которое будут скопированы заголовок и текст исходного письма.
    • Все люди, чьи контакты связаны с этим письмом, будут автоматически приглашены на созданное мероприятие.

      Совет. Чтобы пригласить больше людей, укажите их адреса электронной почты в расположенном справа разделе «Гости».

  4. Время, дату и место проведения мероприятия можно изменить.
  5. По завершении нажмите Сохранить.

Важно! Настройки мероприятий, например разрешения для гостей, не переносятся при создании мероприятий из Gmail

Как создать мероприятие в общем календаре

Важно! Чтобы иметь возможность создавать мероприятия в общем календаре, нужно сначала выполнить одно из следующих действий:

  • Создайте новый календарь и предоставьте доступ к нему другим пользователям. Подробнее…
  • Предоставьте другим пользователям доступ к существующему календарю. Подробнее…
  1. Откройте Google Календарь на компьютере.
  2. В левом верхнем углу экрана нажмите на значок «Создать» .
  3. Укажите название и информацию о мероприятии.
  4. В нижней части экрана нажмите на название календаря рядом со значком «Календарь» . 
  5. Рядом с название календаря нажмите на стрелку вниз . Появится список всех календарей, в которых можно создавать мероприятия.
  6. Выберите нужный календарь.
  7. Нажмите Сохранить. В календаре появится мероприятие, содержащее имя создавшего его пользователя и название календаря, в который оно добавлено.

Примечание. Вы не можете создавать мероприятия в календарях «Дни рождения» и «Праздники».

Настройки мероприятий

Как создать мероприятие на весь день

  1. Откройте Google Календарь на компьютере.
  2. В левом верхнем углу нажмите на значок «Создать» .
  3. Добавьте описание мероприятия.
  4. В настройках даты и времени установите флажок Весь день.
  5. Нажмите Сохранить.

Мероприятия на весь день отображаются в верхней части дневного расписания.

Как создать повторяющееся мероприятие

Информация о создании повторяющихся мероприятий приведена здесь.

Как добавить видеовстречу

Если вы вошли в Календарь, используя рабочий или учебный аккаунт Google, видеовстреча Meet будет создана после того, как вы пригласите пользователей в созданное мероприятие и нажмете Сохранить.

Чтобы добавить видеовстречу вручную, нажмите Добавить видеоконференцию Google Meet. Нажмите Сохранить.

Совет. Если вы используете рабочий или учебный аккаунт Google, то можете добавить приложения для проведения видеоконференций сторонних разработчиков из магазина приложений G Suite Marketplace. Найти дополнительные инструменты для Календаря

Как добавить трансляцию

Если для входа в Календарь и Google Meet вы используете рабочий или учебный аккаунт Google, вы можете настроить прямую трансляцию мероприятия. Ее сможет смотреть до 100 000 человек. Подробнее о том, как настроить прямую трансляцию…

Как выбрать цвет мероприятия

При создании мероприятия можно выбрать, каким цветом оно будет обозначено в календаре. Пользователи смогут увидеть цвет, которым вы отметили мероприятие, только если вы предоставите им разрешение вносить изменения в ваш календарь. Подробнее о том, как управлять разрешениями для календаря…

  1. Откройте Google Календарь на компьютере.
  2. Щелкните существующее мероприятие правой кнопкой мыши и выберите цвет.

Как изменить созданное мероприятие

  1. Откройте Google Календарь на компьютере.
  2. Выберите мероприятие, которое нужно изменить. Если есть значок «Изменить мероприятие» , нажмите на него.
  3. Внесите необходимые изменения.
  4. В верхней части страницы нажмите Сохранить.

Как разрешить гостям изменять мероприятие

Гостям можно разрешить вносить изменения в мероприятие, например выбирать переговорные комнаты, менять назначенное время или прикреплять файлы.

  1. Откройте Google Календарь на компьютере.
  2. Нажмите на мероприятие «Изменить мероприятие» .
  3. Справа в разделе «Разрешения для гостей» установите флажок «изменять мероприятие».
  4. Нажмите Сохранить.

Примечание. Указывая, что гости могут изменять мероприятие, вы позволяете участникам редактировать любые поля, просматривать список приглашенных, бронировать переговорные комнаты и управлять мероприятием наравне с вами.

Интеграции Google Calendar (IFTTT, Zapier)

Google Calendar работает обладает публичным API. Это значит, что сторонние разработчики способны включать его для организации удобных интеграций. То есть вы можете использовать фиксацию событий в Google Calendar для запуска других приложений и наоборот. Наиболее полно это реализовано в сервисах автоматизации – Zapier, IFTTT, Flow и других. Мы уже подробно писали об основных сценариях в нашей статье. Google Calendar позволяет организовать очень интересные цепочки. Например:

  • отправлять сообщение в групповой чат Slack при наступлении какого-то события или напоминания в календаре;
  • создавать задачки в Asana, Todoist или Trello при создании события в Google Calendar;
  • фиксировать ваши рабочие часы (время нахождения на работе) в Google Calendar;
  • добавлять напоминание взять зонт в Google Calendar, если завтра будет дождь.

Для подключения интеграции необходимо зарегистрироваться в Zapier, IFTTT или Flow, добавить свои аккаунты и включить соответствующую цепочку.

Шаг 1. Экспортируйте мероприятия

В первую очередь необходимо экспортировать мероприятия для последующего импорта в Google. Выберите один из описанных ниже вариантов.

Как выполнить экспорт из стороннего приложения календаря

В большинстве приложений календаря, таких как Календарь Apple или Outlook, есть функция экспорта.

  1. Откройте приложение, из которого нужно перенести мероприятия. Как правило, это удобнее делать на компьютере, а не на мобильном устройстве.
  2. Найдите опцию Экспорт.
  3. Если приложение предлагает выбрать формат файла, выберите CSV. Если вы собираетесь переносить мероприятия в календарь на устройстве Apple, выберите vCard.

Дополнительные инструкции можно найти в справке соответствующего приложения или с помощью поискового запроса .

Файл будет сохранен на компьютере в разделе загрузок или в указанной вами папке. После этого можно переходить к импорту.

Как выполнить экспорт из другого аккаунта Google

Если у вас несколько аккаунтов Google, вы можете экспортировать свои календари из одного аккаунта и импортировать их в другой.

  1. На компьютере войдите в тот аккаунт Google, из которого нужно экспортировать мероприятия. Экспортировать календарь можно только в веб-интерфейсе.
  2. Выполните экспорт по этой инструкции. Вам нужно будет скачать файл с расширением .ics на компьютер.
  3. Войдите в аккаунт Google, в который нужно импортировать календарь.
  4. Процесс выполнения импорта описан в следующем шаге.

Совет. Импортированные мероприятия не будут синхронизироваться между двумя аккаунтами. Если вам нужно синхронизировать календари, откройте себе доступ к одному из них.

Создание и редактирование файлов CSV или iCal для последующего импорта (дополнительно)

Как создать и отредактировать файл в формате .csv

В Google Календарь можно импортировать файлы формата CSV (Comma Separated Values). Если при импорте файла с расширением .csv возникает ошибка, возможно, в нем нужно исправить форматирование.

  1. Откройте имеющийся файл CSV или создайте новый в табличном редакторе, например в Google Таблицах.
  2. В первой строке должны быть такие заголовки, как и Start Date (на английском языке). Перечень допустимых заголовков смотрите ниже.
  3. Каждая последующая строчка – это записи отдельных мероприятий. Пример:
  4. Сохраните готовый файл в формате .csv. После этого можно выполнить импорт в Google Календарь по приведенной выше инструкции.

Как форматировать заголовки и мероприятия в файлах с расширением .csv

Обязательными являются только 2 первых заголовка в списке. Остальные – на ваше усмотрение.

Важно! Заголовки должны быть на английском языке, как в примере ниже. Если в каком-то из полей есть данные, разделенные запятой (как в описанном примере с местоположением), заключите их в кавычки

  • Название мероприятия (обязательно).
    Пример:

  • Первый день мероприятия (обязательно).
    Пример:

  • Время начала.
    Пример:

  • Последний день мероприятия.
    Пример:

  • Время завершения.
    Пример:

  • Статус «На весь день». Введите , если мероприятие запланировано на весь день, или , если это не так.
    Пример:

  • Описание или примечания к мероприятию.
    Пример:

  • Место проведения мероприятия.
    Пример:

  • Доступ к мероприятию. Введите , если мероприятие закрытое, или , если это не так.
    Пример:

После импорта такого примера будет создано мероприятие «Выпускной экзамен», которое пройдет 30 мая 2020 года с 10:00 до 13:00 в Саратове в школе 614. В описании мероприятия будет написано «50 вопросов теста и два сочинения». Информация о мероприятии будет доступна только его создателю.

Как создать и отредактировать файл iCalendar

Файлы iCalendar – стандартный формат для переноса данных календаря. Если при импорте файла iCalendar (.ics) возникает ошибка, возможно, в нем нужно исправить форматирование.

  1. Откройте файл с расширением .ics или создайте новый. Для этого воспользуйтесь приложением для редактирования текста, в котором можно сохранять файлы этого типа.
  2. Отформатируйте файл с учетом перечисленных ниже требований. В качестве примера можно использовать файл с расширением .ics, экспортированный из Google Календаря.
  3. Сохраните готовый файл в формате .ics.

Как форматировать файлы iCalendar

В первой строке файла iCalendar должен быть заголовок . За ним должны быть указаны данные заголовка, в том числе и . В последней строке файла должен быть завершающий параметр . Между первой и последней строками должны быть перечислены все мероприятия календаря. Каждое из мероприятий должно быть ограничено строками и .

Если вы редактируете файл iCalendar вручную, убедитесь, что в нем есть заголовок и завершающая строка. Если вы не знаете, где заканчивается заголовок, просто скопируйте одну строчку, расположенную выше строки .

Вот пример файла iCalendar (здесь перечислены только обязательные строки; данных может быть больше):

>

(здесь находятся остальные данные заголовка)

(данные мероприятия)

(данные мероприятия)

Подробнее о проблемах при импорте…