Invoice templates

О документе

Чтобы пройти весь процесс контроля на таможне в кратчайшие сроки, необходимо собрать требуемый пакет документов. Обеспечить соответствие заявленным качествам и количеству продукции

Уделить особое внимание инвойсу, надлежаще его заполнив

Его понятие и назначение

Инвойс – это сопроводительная документация необходимая при внешнеэкономической транспортировке товара. При этом данный документ занимает первенство среди прочей документации собранной продавцом.

Инвойс является своего рода счетом на оплату, так как содержит все данные относительно стоимости товара и его количества, но при этом в более расширенном плане. Также в нем указана характеристика продукции, данные о его производителе. При этом со счетом-фактурой он не имеет ничего общего, так как последний необходим только в хозяйственных целях для налогообложения субъекта.

Чтобы перемещение продукции за границу или обратно не имело проблем необходимо правильное заполнение документа, в чем может помочь посредник – таможенный брокер.

Важно: инвойс является международным документом и сопровождает товар, только передаваемый через границу, не важно в каком направлении, для внутрироссийской транспортировки продукции он не обязателен.

Пример инвойса

Виды и особенности

Данная документация бывает следующих вариантов:

1. Коммерческий инвойс – его обязательно составляет экспортер и передает вместе с партией товара покупателю. Он должен содержать перечень и стоимость товара с окончательной суммой, полное описание и характеристики продукции, условия сделки, а также данные сторон. На его основании импортер получает обязанность относительно оплаты товара согласно договору.
2. Проформа-инвойс – является предварительным документом, применяемым в следующих случаях:
   • если нет окончательного и единого решения относительно суммы оплаты или условий договора, после достижения консенсуса формируется коммерческий инвойс;
   • наличие в условиях договора взноса аванса.

Важно: по сути эти два документа идентичны, разница только в информационном характере проформы, указывающей на необходимость оплаты товара в такой-то сумме.

Когда он используется

Необходим документ при осуществлении международной сделки, с целью указания всех особенностей товара, и для того чтобы выставить счет покупателю. При осуществлении торговли внутри страны документ не используется. Формирует его поставщик для покупателя.

Customer Invoice

Правила заполнения инвойса при импортной поставке товара

При покупке иностранного товара, продавец выставляет счет для оплаты, называемый INVOICE. В практике внешнеэкономической деятельности устоялось транскрипционное название — ИНВОЙС.

Существует документ под названием проформа-инвойс. Данный документ выпускается продавцом, как предварительный счет для внесения предоплаты за товар. Но с товаром следует документ, являющийся окончательным счетом, под названием инвойс.

Инвойс является основным документом для подтверждения стоимости товара таможенным органам. И от правильности его заполнения напрямую зависит его достоверность и значимость при контроле заявляемой таможенной стоимости.

Требования к заполнению импортного инвойса

Ниже приведены основные сведения, которые обязательно должны присутствовать в инвойсе:

• дата и номер инвойса
• реквизиты продавца и покупателя с реквизитами банковских счетов
• условия поставки товара, в соответствии с действующей редакцией INCOTERMS
• условия и сроки оплаты товара
• номер и дата контракта и спецификации, в соответствии с которыми поставляется товар
• наименование товара, его артикулы, серийные номера и прочая значимая информация
• код товара в соответствии с товарной номенклатурой ТН ВЭД ТС
• количество товара, его вес и стоимость
• страна происхождения товара
• наименование производителя товара
• подпись продавца с указанием ФИО и должности лица, подписавшего документ
• печать продавца

Наличие указанных данных контролируется таможенными органами при таможенном оформлении.

Инвойс желательно оформлять на фирменном бланке продавца. Подписывать инвойс должен человек, подписавший контракт. В случае различия подписей, таможенный орган потребует предоставить документ, подтверждающий право лица, подписавшего инвойс, на такие действия.

Таможня принимает все документы на русском языке, поэтому от вас потребуют перевод инвойса. Избежать этого возможно, составив двуязычный вариант документа.

Постарайтесь убедить своего контрагента в необходимости неукоснительного выполнения приведенных нами рекомендаций к заполнению инвойса. Этим вы избежите многих проблем на таможне.

Удачного Вам прохождения таможенного контроля!

Вы можете найти дополнительную информацию по теме в разделе Таможенное оформление.

Автор статьи

Данир Каримов

Специалист по таможенному оформлению, опыт работы на таможенном терминале, с радостью делюсь своим опытом.

Написано статей

108

Об авторе

Бесплатная консультация по телефону:

Москва и область (звонок бесплатен)

Санкт-Петербург

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статье могла устареть!

Наш специалист бесплатно Вас проконсультирует.

Предназначение и характеристики инвойса

Инвойс (Invoice) — обязательный документ, сопровождающий внешнеэкономические сделки.

Чтобы быстро пройти таможенное оформление импортируемых товаров, необходим целый пакет документов

Первейшим по степени важности в этом перечне бумаг является коммерческий инвойс

Те, кто до сих пор думал, что таким документом является контракт на поставку, глубоко заблуждался. Для сотрудников таможни важнее всего именно инвойс. Без него прохождение таможни, или по народному «растаможка» невозможна.

Начинающим предпринимателям в сфере внешней торговли, касательно инвойса, нужно запомнить следующее:

1. Инвойс это документ на товар;
2. Инвойс выписывается продавцом и передается покупателю одновременно с товаром;
3. Именно в этом документе описываются основные характеристики по качеству, количеству товара и другие формальные особенности изделий;
4. В инвойсе обязательно указывается окончательная стоимость партии товара;
5. В этой бумаге обязательно указывается собственник товара.

Каждый начинающий бизнесмен в России, решивший выбрать в качестве основной деятельности экспортно-импортные операции, должен знать несколько основных правил. Их точное соблюдение с самого начального этапа коммерческой деятельности даст возможность построить успешный бизнес и избежать проблем с законом.

Наиболее сложный этап во внешнеэкономической деятельности, это таможенное оформление товарно-материальных ценностей, перемещаемых через границу. В таком вопросе нет абсолютно никакой разницы, вывозится товар из страны или ввозится в нее, но вы можете обратиться за помощью к посреднику (международному таможенному брокеру).

Инвойс – это документ, циркулирующий только в международной коммерческой деятельности. Понятие инвойса внутри России при осуществлении торгово-посреднической деятельности фактически отсутствует.

Ошибочно предполагать, что аналогом инвойса внутри страны является счёт-фактура. Этот документ существует исключительно для целей налогообложения хозяйствующих субъектов.

В какой-то степени, близким по смыслу к инвойсу можно считать выписанный «счёт на оплату» товара покупателю. Но в такой бумаге, в отличие от инвойса, указан минимум информации.

Как правильно заполнить документ

В соответствии с ними в форме инвойса нужно указывать:

• номер с датой выписки документа;
• данные на Продавца, Грузоотправителя, Покупателя и Грузополучателя;
• данные по контракту (его номер и дату заключения);
• коммерческие условия торгового договора по ИНКОТЕРМС 2010;
• способы и сроки оплаты;
• название товара, его описание и кодировка ТН ВЭД;
• количество товара, стоимость единицы и контрактная стоимость всей партии товара;
• данные о том, где произведен товар.

Умение великолепно ориентироваться в ценах на мировом рынке плюс знание текущей конъюнктуры на отечественном даёт основания прогнозировать прибыль от предстоящей сделки. Но этого всё же недостаточно. Для примера можно привести часто встречающуюся на рынке ситуацию.

Предприниматель предполагает ввезти в страну импортный товар. Уже подсчитаны все издержки, включительно и затраты на доставку товаров к себе на склад, и на оплату всех таможенных пошлин и сборов. Планируется реализовать импортируемый товар в течение месяца с наценкой в 5% на всю оптовую партию. Из-за недостатка собственных оборотных средств импортер заключает с коммерческим банком соглашение на получение кредита стоимостью 2% в месяц. Но!

Коммерческий инвойс — один из важных документов в таможенном оформлении.

Допустим, что после заключения контракта, по каким-либо причинам, затягивается поставка (нередко так и происходит). А из-за неграмотно или небрежно оформленных документов, например, той же счёт-фактуры инвойса, таможенное оформление может также затянуться на месяц. Сочетание этих двух обстоятельств может привести к тому, прибыльная сделка становится практически убыточной.

Вот именно по этим причинам крайне важно досконально знать основные правила заполнения и оформления основных документов по внешнеэкономической деятельности, включая и правила заполнения инвойса. Дополнительные сведения по теме вы найдёте в рубрике «Документы»

Дополнительные сведения по теме вы найдёте в рубрике «Документы».

СЧЕТ-ПРОФОРМА (Invoice Proforma) образец

– счет-проформа содержит сведения о цене и стоимости товара, но не является расчетным документом, т.к. не содержит требования об уплате указанной в нем суммы. Поэтому, выполняя все остальные функции счета, он не выполняет главной функции счета как платежного документа. Счет-проформа может быть выписан на отгруженный, но еще не проданный товар и наоборот. Обычно он выписывается при поставках товаров на консигнацию, на выставки, аукционы, поставках давальческого сырья по договорам на переработку, поставках товаров в качестве дара или безвозмездной помощи (в этом случае может выписываться только для целей таможенной оценки).

Внимание! Поля, отмеченные * , обязательны для заполнения На электронную заявку менеджеры ответят Вам в срок от 1-го до 4-х рабочих часов. Позвонив нам, Вы так же можете выяснить все интересующие Вас моменты

Действительный член Южно-Уральской Торгово-промышленной палаты

Новости

03.02.2016 Строительство логистического центра для грузового транспорта в Подмосковье В этом году планируется начало строительства крупного логистического центра для большегрузного транспорта. Комплекс будет построен в Московской области вблизи трассы М9 «Балтия».

26.01.2016 Строительство торгово-логистического комплекса в Ингушетии В Республике Ингушетия планируется к концу текущего года открытие нового торгово-логистического центра. Проект будет одним из самых крупных по площади на территории Северо-Кавказского округа Российской Федерации.

22.01.2016 Финны готовы инвестировать более миллиарда рублей в индустриальный парк Инвесторы планируют построить новый логистический центр, который бы полностью соответствовал европейским стандартам качества и безопасности.

12.01.2016 В Подмосковье открылся новый складской корпус В Щелково в первой декаде января текущего года открылся складской корпус. Здание полностью соответствует европейским стандартам качества и безопасности.

Транспортная Компания ИнтерКарго

454008, Россия, Челябинская область, Челябинск, Свердловский проспект, д. 12/а, офис 67

Телефон: +7 (351) 210-05-05, 8-800-333-30-80

Какая информация указана в инвойсе

Для оформления инвойса допускается несколько форматов заполнения. Самые распространённые из них, это инвойс на бланке отправителя. Иногда его печатают на обычном листе бумаги. Если речь идёт о коммерческом инвойсе, сюда необходимо внести следующую информацию:

• Описание по всем товарным позициям;
• Дата, адрес и полное имя экспортера;
• Номер авиатранспортной накладной;
• Данные о получателе;
• Государство импортер;
• Если импортёр не является получателем, необходимо указать адресные данные и имена всех лиц;
• Страна-экспортер;
• Страна-производитель.

Что касается описания конкретной товарной позиции, здесь необходимо указать следующее:

• Наименование товара;
• Область применения (если товар имеет такие характеристики);
• Серийный номер (если он есть);
• Количество штук;
• Номера каждого из экспортных документов (это может быть заказ или внешне экономический договор). Здесь же указываются дата составления;
• Разновидность упаковки;
• Материал изготовления;
• Цена за одну штуку;
• Вес;
• Итоговая сумма оплаты;
• Единица измерения (если это уместно).

Эти пункты являются обязательными, но, при необходимости можно указать и какие-либо другие данные, в зависимости от разновидности товара. Итоговая сумма указывается в валюте, согласованной ранее в процессе подписания контракта на поставку. Иногда, покупатель хочет произвести оплату в другой валюте.

В таком случае в документе следует прописать, по какому курсу будет производиться оплата и в какие сроки. Данные о товарных позициях, их количестве и наименования следует заполнять, опираясь на информацию из договора. Если груз отправляется из России, в качестве указания валюты цен необходимо применить ОК 014-2000 – «Общероссийский валютный классификатор».

В инвойсе должна находиться подпись отправителя и дата подписания. В соответствующую графу следует прописать условия транспортировки по Инкотермс-2010. Данные международные правила необходимы для контроля рисков отправителя и получателя. В графу «условия платежа» следует писать адрес банка, его название, номер счёта, SWIFT-код, сроки оплаты, номер счёта и другую важную информацию о переводе.

Для чего нужен инвойс

Инвойс всегда оформляет продавец товара или услуги и направляет покупателю. В основном документ составляется на английском языке, но можно и на языке той страны откуда заказчик, но это на ваше усмотрение.

Иногда составляется проформа инвойс (proforma invoice) это предварительный документ, для согласования параметров сделки: стоимости, количества товара или перечня услуг. В проформу инвойс можно вносить корректировки по условиям сделки, а после окончательного согласования составляется коммерческий инвойс или просто инвойс. Хотя в proforma invoice содержаться цена и общая сумма сделки, это не документ на оплату.

Образец инвойса

Утвержденной формы инвойса не существует, но большинство участников ВЭД руководствуются образцом для международной торговли (рекомендация №6 ЕЭК ООН от 1983 г). Как правило, продавец товара или услуги составляет форму и переносит ее на фирменный бланк. Кто-то пользуется инструкциями транспортных компаний, а те, кому дорого время доверяют эту задачу нашему сервису «КУБ24.Инвойсы».

Что должен содержать инвойс:

В proforma invoice указывают:

• Наименование и реквизиты продавца и покупателя;
• Наименование без сокращений, количество, характеристики (модели) товаров (услуг);
• Стоимость единицы товара (услуги) и общая сумма сделки в валюте сделки (указана в договоре);
• Условия поставки по Инкотермс — 2010.

В инвойсе для оплаты вносят:

• Дата и номер инвойса.
• Исполнитель (продавец) и заказчик: наименование юридического лица, или ФИО, страна, адрес.
• Предмет инвойса: полное наименование и характеристика товара (услуги), количество, стоимость единицы товара или затраченного времени на работу (услугу).
• Реквизиты сторон и сроки оплаты.
• Валюта счета.
• Упаковка (коробка, ящик, пакет и т.п.).
• Условия поставки по Инкотермс — 2010.
• Срок оплаты инвойса

Хотя подпись покупателя на инвойсе не обязательна, но наличие и подписи и печати покажет профессиональность в оформлении документа.

Сокращений лучше не использовать, писать как можно подробнее, например: «Подготовка дизайна одностраничного сайта из 7 блоков для запуска курса делового английского языка в формате psd».

Наличие ошибок в инвойсе всегда приводит к не нужным оправданиям, переделкам документа, ну и конечно задержкой в получении денег от заказчика.

Именно поэтому, выгодно автоматизировать этот трудоемкий и совсем не творческий процесс с помощью сервиса «КУБ24. Инвойсы».

Занимайтесь своим любимым делом, а инвойсы подготовит онлайн сервис КУБ24.

КУБ24 — ПОРЯДОК в ФИНАНСАХ

ФинДиректор – сервис по контролю и планированию
денег бизнеса. Помогает наводить порядок в финансах
и находить ТОЧКИ РОСТА

Попробовать бесплатно

Воронка продаж: что это такое и как внедрить10 советов, как выбрать маркетинговое агентство Отчет о финансовых результатах (прибылях и убытках)Составление платежного календаря организации

Что представляет собой инвойс и каким может быть его образец

В инвойсе необходимо привести такую информацию:

• дату его составления;
• полное название (или полное имя) и адрес продавца и покупателя товара;
• аналогичные данные получателя, если он присутствует как промежуточное звено между продавцом и покупателем;
• названия трех стран: производителя товара, отправителя и получателя;
• номер перевозочного документа;
• реквизиты договора на поставку или иного документа, ставшего основанием для отгрузки;
• условия поставки;
• реквизиты банка для оплаты и сроки для выполнения платежа (для отгрузки, осуществляемой без предоплаты);
• сведения о валюте, в которой указываются цены и стоимости, и о применяемом для пересчета курсе, если оплата поставки еще только предстоит и будет осуществляться в иной валюте;
• описание каждой товарной позиции с указанием соответствующего ей количества единиц, перечислением особых характеристик, описанием вида и веса упаковки и числа получившихся при этом мест, указанием цены за единицу и общей стоимости позиции.

Сформированный документ обязательно тщательно проверяется (отсутствие в нем ошибок и неточностей гарантирует быстрое прохождение границы) и заверяется подписью отправителя.

В отличие от имеющего законодательно утвержденную форму счета-фактуры образец оформления инвойса привести достаточно сложно. Определенного бланка он не имеет. Каждый отправитель груза разрабатывает для него свою форму с учетом особенностей, присутствующих в условиях осуществляемых им поставок. Поэтому инвойс может выглядеть как таблица или как текстовый документ с тематически сгруппированными в нем данными. Один из табличных вариантов бланка инвойса можно посмотреть на нашем сайте:

Заполнение, как правило, осуществляется на английском языке. Для удобства оформления российской стороной рекомендуется английские названия каждого из пунктов инвойса сопроводить переводом на русский язык.

Проверка данных при заполнении

Следует обращать внимание, что информация об отправителе и получателе в инвойсе и накладной должна полностью совпадать. Прилагать инвойс необходимо на любые отправления, которые не относятся к документам

Это касается буклетов, книг, персональных удостоверений и аттестатов, дипломов и т.д., а также документы, общий вес которых превышает 5 кг. Заполнение инвойса выполняется строго на английском языке. Исключением из данного правила является подготовка отправлений в Молдову, Беларусь, Украину или Казахстан.

Юридическое лицо обязательно должно иметь печать и подписи генерального директора, а также уполномоченного лица. Для физических лиц используется подпись стороны отправителя на документе. При необходимости внесения большого количества данных, таблица в листе увеличивается и переносится на другой лист. Проставление печатей и подписей обязательно для каждой страницы.

Отправление электронных носителей требует предоставления специального гарантийного письма. Обязательным требованием является полнота сведений в инвойсе. Вносится максимально полная и развернутая информация о грузах без общих названий категорий. Исключено использование сокращений и аббревиатур. Указывается маркировка, наименование, исходный материал продукции.

Проверка

Перед отправлением груза с коммерческим инвойсом необходимо проверить следующее:

Наличие как одного оригинала, так и 5 копий документа. В инвойсе обязательно должно быть полное описание всего содержимого груза. Если у вас есть сомнения, что оно недостаточно всеобъемлющее, то все же нужно не полениться дополнить характеристику более конкретными данными. В коммерческом инвойсе обязательно должна быть прописана объявленная ценность всего содержимого груза

Обратите внимание и на то, что для таможенных служб лучше всего ее указывать в валюте государства вашего адресата. В случае, когда вы отправляете два и более товаров, не лишним будет проверить разбивку стоимости по каждой из разновидностей продукции

При этом общая объявленная ценность для всего отправления также должна быть указана. Если ее нет, то попросите ответственное лицо рассчитать данную величину и вписать ее в документ. Хоть не для всех отправлений является обязательным данный факт, мы советуем проверить коммерческий инвойс на имение подписи отправителя. Этот тот случай, когда лучше всего перестраховаться. Если она не понадобится, то документ не будет считаться испорченным. А если виза нужна, но вовремя не проставлена, то с поставкой уже возникнут серьезные проблемы.

Коммерческий инвойс — международный документ, составляемый для различного рода отправлений. В России как аналогов его самого, так и проформы пока нет. Неверно считать равнозначной инвойсу бумагой отечественный счет-фактуру

При заполнении этого документа важно быть внимательным. В частности, проверять подробное описание всех помещенных в посылку, контейнер грузов, их объявленную стоимость, дополнительные сведения для особой продукции

Форма счета-фактуры изменилась с 01.07.2021

• регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости;
• количественную единицу измерения товара, используемую в целях осуществления прослеживаемости;
• количество товара, подлежащего прослеживаемости, в количественной единице измерения товара, используемой в целях осуществления прослеживаемости.

ВАЖНО!
Электронные счета-фактуры с 01.07.2021 стали обязательными для всех при реализации прослеживаемых товаров.

В форму счета-фактуры внесли новые поля для указания данных:

• о регистрационном номере декларации на товары или регистрационном номере партии товара, подлежащего прослеживаемости;
• коде количественной единицы измерения товара, используемой в целях осуществления прослеживаемости;
• количестве товара, подлежащего прослеживаемости, в количественной единице измерения товара;
• стоимости товара, подлежащего прослеживаемости, без налога, в рублях.

ВАЖНО!
Новые формы счета-фактуры и корректировочного счета-фактуры применяются с 01.07.2021.

Как заполнять авансовый отчет?

Для составления авансового отчета используется форма АО-1. В нее вносятся следующие сведения:

• Номер и дата составления отчета.
• Наименование организации, коды по ОКПО и ОКУД.
• Наименование структурного подразделения.
• ФИО и должность подотчетного лица.
• Сумма аванса.
• Назначение аванса.
• Информация об остатке/перерасходе аванса.
• Информация о приложениях, подтверждающих израсходованные средства (билеты, кассовые и товарные чеки, квитанции и т. д.).
• Подписи руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера.
• Расписка подотчетного лица с подписью.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков
Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.
КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

14 днейБЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП

Образец заполнения бланка авансового отчета

Правильно оформить авансовый отчет 2021 года вам помогут образы заполненных бланков, которые представлены для бесплатного скачивания в разных форматах.

В каком случае применяется АО

Авансовый отчет заполняется подотчетным лицом с целью подтверждения целевого использования денежных средств. При этом денежные средства могут быть выданы как на командировку, так и под отчет на конкретные цели.

Заполнение АО предусмотрено Указанием Банка России N 3210-У от 11.03.2014 г., в котором говорится, что подотчетное лицо, написавшее заявление на наличные деньги (с указанием суммы и срока) и получившее их по расходно-кассовому ордеру, должно предоставить АО.

Как подтверждать расходы

Расход выданных под отчет средств подтверждается с помощью приложенных к АО чеков, накладных и других расчетных документов. Причем:

• в чеке должна указываться не товарная группа (Канцтовары, Хозтовары), а конкретный товар. Если указана товарная группа, подотчетное лицо должно расписать на оборотной стороне документа все, что было приобретено и по какой цене. Но ревизоры такие документы не любят.
• расходы должны быть осуществлены в рабочее время в рабочий день. Причины совершать расходы в другой период должны быть аргументированы.

Что, если не подтверждать

В случае отсутствия расчетных документов, подтверждающих расход подотчетных средств, потраченные средства не могут быть списаны на хозяйственные нужды предприятия с целью уменьшения прибыли, так как их правомерное использование не доказано. Деньги считаются доходом сотрудника и с них удерживается НДФЛ.

Хотите автоматизировать процесс составления авансовых отчетов и других документов и избежать ошибок при их заполнении? Воспользуйтесь сервисом КУБ.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков
Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.
КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

14 днейБЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП

Не допускайте ошибок!

Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.

1. Не расшифрована подпись. Одной росписи недостаточно: должны быть сведения о том, кто поставил подпись. В онлайн-версии документа такой ошибки допустить не получится, так как там требуется электронная подпись.
2. Пропуск сроков счёта-фактуры. Дата оформления счёта-фактуры обязана совпадать с датой выставления счёта и не превышать 5 дней со дня отпуска товара или предоставления услуги.
3. Просрочка получения счёта для оформления вычета НДС. Налоговый вычет по НС должен быть заявлен в том же налоговом периоде, в котором был получен документ, это подтверждающий, то есть счёт-фактура. Чтобы не допустить этой проблемы, необходимо хранить свидетельства о дате получения счетов (почтовые извещения, конверты, квитанции, записи в журнале входящей корреспонденции и пр.).
4. Перепутаны даты на экземплярах счёта-фактуры. Оба участника сделки должны иметь идентичные экземпляры, иначе счёт не доказывает законность сделки.
5. «Шапка» с ошибками. При неточностях в названиях организаций, их ИНН, адресах и т.п. документ окажется недействительным.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если организация-составитель счёта заметила ошибку, она вправе исправить её в тексте счёта. Для этого неправильно записанный показатель зачёркивается, и вместо него ставится правильный. Внесённое изменение заверяется руководительской подписью, при необходимости – печатью, и отмечается дата, когда это было сделано. Другие организации вносить исправления в счёт не уполномочены.

Полезная информация по вопросу

Кроме основных моментов в формировании инвойса нужно использовать такие особенности как:

• заполнение в любой удобный способ – от руки или печатно;
• указание сумм в валюте, обозначенной в контракте или же с указанием курса конвертации в валюту согласно контракту;
• использование языка понятного обеим сторонам, обычно это английский, но на таможне потребуется перевод на русский язык. Очень удобна форма для заполнения на двух языках в специально отведенных колонках;
• в случае некоммерческого перемещения товара, необходимо указать причину его передачи;
• при оплате страховки и транспортировки отправителем необходимо эти суммы указать в специально отведенной колонке.

Важно: некорректное заполнение инвойса увеличивает период оформления товара на таможне.

Инвойс обязателен для международных перемещений продукции, его необходимо использовать даже если стороны не достигли окончательного решения относительно стоимости продукции или условий сделки. При этом в документе следует указывать все особенности перемещения товара, например, отсутствие коммерческого характера передачи продукции или вариант оплаты транспортировки.

Что такое инвойс? Смотрите в видео ниже:

Образец 2021 г.

В общем случае отечественные компании стараются придерживаться тех образцов, которые уже были разработаны зарубежным партнером. В случае первой отправки можно запросить предварительно пример заполнения по электронной почте – особенно, если предполагается регулярная поставка на довольно большие суммы.

Обычно документ составляют на английском языке (или на государственном языке страны, в которой находится партнер) и включают в него несколько разделов:

1. Дата отправки товара от продавца, сведения об отправителе груза – ФИО представителя компании, полное название, реквизиты и контакты компании (телефонные номера записываются в международном формате). Эти сведения заполняются на английском для покупателя, а для продавца – на русском (в другом экземпляре).
2. Сведения о получателе заполняют на его родном языке – аналогично название компании, контакты, реквизиты, ФИО, должность лица, которое должно получить груз или отвечает за покупку.
3. Информация о государствах:

• из которого были отправлены товары (export);
• в котором они были произведены (manufacture);
• и в которое их предполагается доставить (destination).

1. Затем в образце инвойса прописывают номер соответствующей транспортной накладной и указывают валюту страны, где находится покупатель.

В оставшейся части подробно описывают характеристики, внешний вид, состояние, количество и прочие параметры товара как материального объекта

Здесь важно учитывать, что описание проводится в точности по тем правилам, которые были приняты в стране получателя (или в его внутренних документах). По сути и по форме они не слишком отличаются от отечественных, но в некоторых случаях могут быть свои особенности, которые лучше уточнить у партнера заблаговременно:

1. Указывают тип упаковки в соответствии с системой, принятой в стране получателя (поддоны, паллеты, ящики, коробки и т.п.).
2. Описание каждого товара:

• наименование;
• количество и единицы измерения;
• область применения;
• вес;
• габариты;
• материал изготовления;
• стоимость одной единицы и общая стоимость по каждому товару;
• общая стоимость всех товаров (в рублях и валюте страны по официальному или иному курсу на день соглашения или на иных условиях, согласованных в договоре).

1. Количество мест – т.е. количество упаковок.
2. Общий вес груза и его общая стоимость (в данном случае указывается в рублях).
3. Дата, подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы), печать.

Бланк, который также можно использовать как образец, представлен ниже.

Еще несколько реальных образцов различных заграничных компаний представлено далее.

Как правильно заполнять инвойс

За время международной коммерческой деятельности сложились определенные требования к оформлению этого вида документа, которым нужно следовать. Если есть сомнения в корректности заполнения инвойса, лучше не полагаться на свои силы и обратиться к услугам специалиста в этом вопросе.

1. Коммерческий инвойс оформляется на стандартном листе А 4, но предпочтительнее – на специальном фирменном бланке поставщика: это удобнее, так как лист уже содержит все необходимые реквизиты продавца.
2. Документ может заполняться как от руки, так и в печатном варианте.
3. Заверяется инвойс только личной подписью лица, ответственного за отправление товара.
4. Несмотря на пометку о необходимости печати, она не обязательна: юридические лица освобождены от необходимости использовать в своей деятельности печати или штампы с 2021 года.
5. Сумма инвойса обычно выражается в валюте, указанной в контракте. Иначе обязательно указывается, по какому курсу (указать дату перевода) будет проведена конвертация.
6. Документ заполняется на языке, понятном для обеих сторон сделки, чаще всего – на английском. Таможня РФ принимает документы, оформленные на русском языке, поэтому потребуется его перевод. Сейчас успешно используется практика двуязычного заполнения документа – на языках поставщика и получателя, разделенного на две колонки.
7. Если товар отправляется не с коммерческой целью, обязательно указывается причина его перемещения. Например «Товар не для коммерции. Оплаты не требуется» или «Замена брака. Стоимость указана только для таможенного оформления» и др.
8. Если страховка и транспортировка оплачивается отправителем, их стоимость указывается в инвойсе отдельной строкой.
9. Инвойс заполняется в 6 экземплярах: 1 оригинал и 5 копий, которые хранятся в кармане для авиатранспортных отправлений вместе с накладной AWB. Одна из копий кладется в отправленный груз.

Соответствие заполнения инвойса требованиям строго проверяется таможенными органами: некорректное заполнение может значительно увеличить сроки таможенного оформления, в результате испортить отношения между заказчиком и поставщиком.

Похожие записи:

Flight tickets, hotels, car rentals… city break’s season is here. don’t wait, book now! Delivery club доставка еды Service-online.su не работает сегодня? Решение учредителя о продлении полномочий директора Гипнофобия Нужно ли всегда регистрировать договор аренды нежилого помещения