Как подписать документ электронной цифровой подписью?

Работа с документами Word/Excel, основы их подписания

Существует много типов документов, которые подписываются в формате Word:

  • трудовые документы;
  • хозяйственные договора;
  • иски в суды;
  • заявления в институты.

Стандартный набор Microsoft Office не дает подписать документ ЭП так, чтобы у него появилась юридическая сила. Поэтому потребуется установить программный модуль вроде КриптоПро Office Signature. Модуль является платным, но разработчики предлагают тестовый срок. В течение него использование будет полностью бесплатным. После того как рассматриваемый плагин установится на компьютер, подписание документов будет выполняться по следующей схеме:

  1. Главное меню.
  2. Сервис.
  3. Параметры.
  4. Безопасность.
  5. ЦП.
  6. Откроется табличка, в которой потребуется выбрать сертификат ЭЦП, установленный на ПК.
  7. Подписать.

Последним этапом будет введение ключа (специальный шифр, который каждый пользователь самостоятельно устанавливает для своей подписи). Формат электронной подписи в данном случае будет SIG, и проблема в том, что она может не распознаваться, если открывать ее другими программами или онлайн-сервисами.

Чтобы адресат прочитал подпись, разрешается прикрепить не только документ с ней, но и сам плагин. После недолгой и почти полностью автоматической установки получатель сможет прочитать ЭЦП.

Обратите внимание! Если использовать плагин КриптоПро, то проверить электронную подпись можно даже на тех компьютерах, где этот плагин не установлен. Плагин КриптоПро

Плагин КриптоПро

Инструкция по подписанию документов в различных версиях World отличается. Когда подпись создаётся в одной программе, но проверяется в другой, почти всегда результаты будут некорректными. Работа с программой Excel ведется точно так же, как и с Ворд. Здесь будет использоваться та же программа для подписи документов ЭЦП.

Подписываем виртуально: порядок работы

Для подписания документа электронно-цифровой подписью понадобится сначала сформировать общую информацию, которая будет указана в нем, а затем прибавить к нему строчку подписи и ЭЦП. Алгоритм подписания файла может существенно различаться. Здесь обычно все зависит от того, как именно программное обеспечение используется в работе. Чаще всего речь идет о документах, которые обрабатываются в Майкрософт Офис выпуска 2007 года. Чтобы добавить подпись в данных файлах, необходимо сделать следующее:

  • поставить курсор там, где необходимо подписать документ, используя электронно-цифровую подпись;
  • в меню найти вкладку «Вставка», а в ней выбрать «Текст», затем отыскать «Строка подписи», после в выпадающих пунктах найти «Строка подписи MSOffice»;
  • затем нужно настроить подпись в диалоговом окне, которое сразу же появится при выборе вышеуказанной строки (нужно будет указать сведения о том человеке, который подписывает документ);
  • если документ должен быть подписан сразу несколькими людьми, сформируйте строку для каждой подписи, придерживаясь указанных выше пунктов.

Если нужно подписать только строку, а не целый файл, понадобится выделить эту строку, в которой вводится электронно-цифровая подпись. Чтобы подписать документ ЭЦП, нужно открыть диалоговое окно «Подпись», после чего выполнить любое из нижеперечисленных действий:

  • выбрать отсканированное изображение подписи, которую вы ежедневно ставите на бумажных документах;
  • ввести собственное имя неподалеку от значка Х – тогда вы увидите печатную версию ЭЦП;
  • если вы используете планшет, то вы можете поставить рукописную подпись;
  • если у вас имеется специальное программное обеспечение, достаточно будет просто нажать на кнопку «Подписать».

Что включает штамп на визуализации ЭД

Согласно ГОСТу Р-7.0.97-2016 от 1.07.2018 г. в форме электронной подписи должна содержаться новая форма с атрибутом «отметка об электронной подписи». Она обязательна для любого ЭД при его визуализации, сканировании или на печати в том месте, где обычно подпись проставляется на бумаге от руки.

Отметку ставят на документе, подписанном электронной подписью, который представляет собой:

  • распечатку электронного контракта;
  • распечатку протокола рассмотрения заявок и их оценку для участия в торгах на ЭТП;
  • ответы на запросы контролирующих органов.

Штамп электронной подписи обязательно включает такие реквизиты, как:

  • номер сертификата ключа подписи;
  • ФИО владельца ЭЦП;
  • срок окончания действия сертификата;
  • фразу о том, что документ подписан ЭП.

Дополнительно штамп может содержать эмблему:

По требованиям стандарта отметка об электронной подписи должна быть читаемой, а ее элементы не должны пересекаться или накладываться друг на друга.

Как поставить отметку

Обычно для постановки отметки об электронной подписи используется два варианта:

  • изготовление штампа с последующей вставкой его в копии;
  • настройка подписи в MS Office.

Чтобы настроить ЭЦП через MS Office нужно в открытом документе перейти в подменю «Вкладка» и выбрать «Строка подписи»:

Далее выбрать «подписание»:

Если изготавливается штамп, то в копию он вставляется обычным способом через вставку картинки или рисунка и размещается на нужном месте.

Проверка подписи

Вряд ли, конечно, вам самому придется проверять достоверность собственной электронной подписи, но если вдруг (на всякий случай) вам захочется это сделать, то нет ничего проще:

В реальности гораздо полезнее опубликовать где-нибудь в открытом доступе (например, на вашем персональном сайте или на сайте вашей организации):

  • открытый ключ для того, чтобы все желающие могли проверить (верифицировать) вашу подпись с использованием, например, той же GPG;
  • веб-интерфейс для проверки вашей подписи всеми желающими, не являющимися специалистами.

Описанию такого веб-интерфейса (причем без использования серверных технологий, с проверкой подписи исключительно на клиентской стороне) и будет посвящена последняя часть моего краткого туториала.

К счастью для нас, имеется свободная библиотека OpenPGP.js; скачиваем самый маленький по размеру (на момент написания данного туториала — 506 КБ) файл и пишем несложную html-страничку (для упрощения восприятия я удалил все описания стилей и очевидные meta-тэги):

Понятно, что файл с открытым ключом и файл библиотеки должны лежать в той же папке, что и эта страничка.

Вся работа по верификации подписей будет производиться подключенным скриптом :

Вот, собственно, и всё. Теперь вы можете в соответствии с пунктом 5.23 ГОСТ 7.0.97–2016 разместить на документе (в том месте, где должна стоять собственноручная подпись) вот такую красивую картинку:

Что такое штамп времени

Клиенты системы КриптоПро TSP могут дополнительно получать штампы времени. В роли подписанных данных выступает значение хэш-функции и время проставления штампа. Реквизит связан с ЭД, на который он выдан, и обеспечивает его целостность.

Для выдачи штампом и реализации сервиса на базе КриптоПро необходимо создать отдельный сервер TSP и добавить КриптоПро TSP Client в ПО рабочего места.

Преимущество штампа времени:

  • фиксация времени создания ЭД;
  • фиксация времени формирования ЭЦП;
  • фиксация времени проведения операции по обработке ЭД;
  • долговременное хранение ЭД (даже после истечения срока действия сертификата ЭП пользователя).

При открытии документа и просмотре сведений об ЭЦП штамп времени будет выглядеть так:

Работа с протоколом TSP проста, и основывается на взаимодействии с сервером по типу «запрос-ответ». Пользователь создает запрос, посылая его серверу, и получает ответ, в котором содержится сформированный штамп времени. Если произошла ошибка, то вместо штампа в ответе будет указан код ошибки.

Какие документы необходимо подписывать ЭЦП?

На данный момент электронную подпись возможно ставить под любые документы. Вопрос нужности этого действия решается договоренностями между сторонами, являющимися отправителем и получателем документа. 

Если можно не использовать бумажные аналоги, советуют подписать файл при помощи цифровой подписи. Отправителями и получателями могут быть как граждане, так и организации, а также государственные структуры. 

Если есть возможность обойтись без бумажных аналогов и их передачи, рекомендуется подписать файл электронной подписью (ЭЦП). Отправителями и получателями могут выступать физические и юридические лица, государственные структуры.

Выделяют несколько случаев, когда нужна цифровая подпись:

  • ЭДО. Наиболее распространенная область использования электронных подписей. В зависимости от договоренностей между участниками, документы можно подписывать простой (к примеру, при обмене внутри фирмы) или квалифицированной цифровой подписью. 
  • Передача отчетов в органы надзора. Многие службы рекомендуют пользоваться обменом информацией в электронном варианте. Чтобы подать отчетность таким методом, необходимо заверить документацию ЭЦП. Безбумажная отчетность облагает множеством достоинств. Например, автоматизированной проверкой ошибок и отсутствием ручного ввода. 
  • Отправка заявлений на сайте «Госуслуги». С помощью портала россиянам можно обращаться в разные государственные ведомства, не посещая их лично. 
  • Арбитражные разногласия в суде. ЭД, удостоверенный усиленной подписью — это аналог стандартно подписанных бланков. Документы с ЭЦП обладают законной силой и служат в суде доказательствами. 

Что требуется, чтобы подписать документ электронной подписью? 

1. Сам документ. Вы должны быть уверены, что в нем отсутствуют ошибки и он не потребует изменений. В документе, заверенном при помощи ЭП, запрещены изменения. Если они понадобятся, придется сделать исправленный документ, повторно заверить и направить контрагенту. 

2. Актуальный сертификат ЭЦП. С его помощью можно определить, кто подпишет документ. По сравнению с сертификатом простой подписи, он придает документу законную силу

Очень важно правильно выбирать вид сертификата, если у пользователя он не один. 

3. Программы, обеспечивающие взаимодействие с механизмами ЭП и криптографии. Они отвечают за работу с владельцами цифровых подписей, чтение, проверку сертификатов, электронных ключей, шифрование. С помощью данного ПО функционируют программы и плагины, предназначенные для формирования и проверки ЭЦП. Примером такого продукта является КриптоПРО CSP.

4. Программы и плагины, необходимые, чтобы проверять и создавать ЭП. Чтобы заверить документы подписью в формате Word и PDF, могут применяться плагины для известных редакторов. Также многие пользуются отдельными программами, с помощью которых можно подписывать и проверять файлы всех форматов. 

Как записать сертификат в личном кабинете

Если вы еще не выпустили сертификат ЭП и хотите сразу записать его на съемный носитель:

  1. Зайдите в личный кабинет на сайте удостоверяющего центра. Сервис попросит пройти аутентификацию: введите номер телефона, который указали в заявлении на получение ЭП. В течение двух минут на этот номер придет одноразовый пароль для входа. Этот пароль будет действовать только 5 минут, если вы не успеете ввести его за это время — запросите пароль еще раз.
  2. Затем вставьте в компьютер носитель, на который вы хотите записать сертификат ЭП — флешку или токен.
  3. В личном кабинете найдите нужный сертификат и нажмите на кнопку «Перейти к выпуску». Система автоматически проверит ваш компьютер и предупредит, если на него нужно установить дополнительные программы.
  4. Следуйте указаниям системы, чтобы выпустить сертификат.
  5. Если вы записываете ЭП на флешку, придумайте и установите на нее пароль в открывшемся окне.Если вы записываете ЭП на токен со стандартным паролем — пропустите этот пункт. Но если вы меняли стандартный пароль на собственный — введите его в открывшемся окне.
  6. После выпуска сертификат можно установить на носитель. Для этого нажмите на кнопку «Установить сертификат».

Если у вас есть сертификат для одного из сервисов Контура, например, Экстерна или Диадока, и вы хотите установить его на флешку или токен:

  1. Зайдите в личный кабинет на сайте удостоверяющего центра.
  2. Выберите сертификат электронной подписи, который хотите записать.
  3. Вставьте флешку или токен в компьютер. 
  4. Нажмите на кнопку «Сделать резервную копию».
  5. Выберите носитель, на который сервис запишет сертификат.
  6. Если вы копируете ЭП на флешку придумайте пароль и установите его в открывшемся окне. Этот пароль нужно вводить каждый раз, когда вы используете ЭП. Забытый пароль нельзя восстановить, однако мы не рекомендуем пропускать этот шаг — без пароля ваши данные останутся без защиты.Если вы устанавливаете ЭП на токен со стандартным паролем — пропустите этот шаг. А если вы задавали на токене собственный пароль — введите его в специальном окне.
  7. После ввода пароля система запишет сертификат ЭП на носитель.

Что нужно, чтобы подписать документ ЭП

Формирование электронной подписи происходит в особой программе, специализирующейся на криптографической защите информации. После подписания документа таким способом, приложение просканирует его содержимое. В результате владелец получит уникальное сочетание, зашифрованное особым ключом — его и выдают автору подписи.

Перед тем, как подписать документ электронной подписью нужно получить сертификат на ее использование. Его выдают быстро, после этого можно приступать к организации рабочего места. Для подписания документов понадобится любое устройство:

  • компьютер;
  • ноутбук;
  • планшет;
  • смартфон.

Также необходимо скачать программы по криптографической защите информации. Самые популярные:

  • Криптопро CSP;
  • Signal-com CSP;
  • Foxit Reader;
  • Vipnet CSP.

Алгоритм действий всех программ почти одинаковый. Какое программное обеспечение понадобится и какие параметры нужно поменять, можно узнать в удостоверяющем центре или МФЦ.

Справка! Практически все приложения по шифрованию и обработке документов — платные, что обусловлено их спецификой

Пользователь может загружать конфиденциальные данные, поэтому важно следить за безопасностью каналов соединения. Если программа — бесплатная,то, как правило, это пробная версия.

Также для работы с электронной подписью понадобится особый USB-носитель с защитой на которой будет загружен сертификат ЭП. На обычную флешку загрузить его не получится. Подойдут следующие носители:

  • руТокен и еТокен (европейский аналог) — применяют для работы на госпорталах, коммерческих площадках, для оформления отчетных документов, для ЭДО;
  • руТокен ЭЦП 2.0, JaCarta-2 SE – можно использовать только для реализации алкогольной продукции.

Установив все необходимые программы, владелец электронной подписи сможет использовать для работы с различными документами. Задать уточняющие вопросы по выбору носителя можно в удостоверяющем центре.

Внимание! Все вышеперечисленные программы корректно функционируют в ОС Windows и MAC. Но и на Linux их получится загрузить, но придется поменять некоторые настройки устройства.. После установки криптографической программы и ее настройки появится специальный раздел по работе с электронной подписью

Чтобы ее поставить в документе будет достаточно кликнуть правой кнопкой мыши. Все больше пользователей выбирают такой вариант, потому что можно получить или отправить отчетность онлайн

После установки криптографической программы и ее настройки появится специальный раздел по работе с электронной подписью. Чтобы ее поставить в документе будет достаточно кликнуть правой кнопкой мыши. Все больше пользователей выбирают такой вариант, потому что можно получить или отправить отчетность онлайн.

Как подписать ЭЦП файл pdf?

Итак, мы узнали, как подписать ЭЦП документ Word, но нередко возникает необходимость проставления подписи и на файлах с расширением pdf (Adobe Acrobat). Для этих целей был специально создан продукт «КриптоПро PDF», необходимый для создания и проверки подписей в pdf-файлах. Установка этой программы не вызовет трудностей, главное — следовать указаниям инсталлятора.

После входа в программу (к примеру, Acrobat) необходимо настроить возможность проставления подписи. Для этого открываем пустое окно программы, входим в меню «Редактирование», выбираем «Установки» и «Категории». Далее находим раздел «Подписи» и переходим в «Создание и оформление», где необходимо нажать кнопку «Подробнее».

В появившемся окне необходимо выбрать метод подписания документа (т. е. CryptoRro PDF
и формат «подписи по умолчанию»). Также нужно установить флажки на полях, которые отражают информацию о подписи и ее свойствах. Данное окно имеет в том числе строку о разрешении просмотра предупреждений документа и строку запрета на подписание — тут надо отметить «Никогда».

Далее идет раздел «Оформление»: выбираем «Создать» и в появившемся окне вводим заголовок подписи — ее будущее отображение в списке. Для добавления личной подписи необходимо установить переключатель на «Импортировать графику» и нажать «Файл», после чего выбрать сохраненную графическую подпись, которая будет добавлена к сертификату.

Теперь для добавления подписи к созданному документу на панели инструментов надо нажать «Подписание», затем кликнуть пункт «Мне нужно поставить подпись» и выбрать «Поместить подпись». После этого появится окно сертификатов, в котором нужно выбрать необходимый и нажать «OK».

Данная статья эта продолжение, а точнее дополнение предыдущей статьи о том как подписать документ excel или word цифровой подписью в этой же статье, пойдет речь о том как подписать документ в формате PDF через криптопро.

Только для подписания электронной подписью документов в формате pdf одной установкой как было при подписании в word или excel документов недостаточно! Тут целая процедура) Но хватит слов переходим к делу!

PS Если Вам надо На тему ЭЦП можете еще прочитать мои новые статьи:

  1. , то читайте другую мою статью, которая раскрывает полностью тему с ЭЦП по.sig формату
  2. создание через КриптоПРО

Как подписать отчетность

Любой отчет можно подписать ЭЦП. Для этого понадобится установить программное обеспечение «КриптоАРМ». Чтобы подписать отчет:

Шаг 1. Выбираем отчет, нажимаем на него правой кнопкой мыши и в меню находим программу «КриптоАРМ».

Шаг 2. Запускается Мастер создания ЭП. Нажимаем «Далее».

Шаг 3. Выбираем нужный файл.

Шаг 4. Во вкладке «Выходной формат» определяемся с форматом подписи.

Шаг 5. Устанавливаем параметры ЭП.

Шаг 6. Выбираем сертификат ЭП.

Шаг 7. Завершаем подписание отчетного документа нажатием на кнопку Готово.

Подписанный документ дублирует название исходного, но содержит расширение SIG. Если на рабочем столе появился такой значок, значит операция прошла успешно, и можно направлять подписанный отчет.

Как подписать документ

Заверить вордовский документ электронной подписью можно несколькими способами: с использованием или без специального плагина, платной лицензионной программы от КриптоАРМ или онлайн-сервиса.

Без плагина

Если плагин от КриптоПро не установлен, но нужно заверить электронный документ ЭЦП, то пользователь:

создает документ и подготавливает его к подписанию;

в верхнем углу необходимо выбрать Office, затем нажать «Подготовить»/«Добавить ЭЦП»/«Ок»;

затем пользователь выбирает цель подписания документа, а в поле «Тема сертификата» проверяет свои личные данные. Затем нажимает «Подпись».

Документ подписывается ЭЦП, а последующее его изменение делает подпись недействительной.

С плагином КриптоПро

Плагин используется для создания электронной подписи на документах Word. Для разных версий MS Office алгоритм подписания может незначительно различаться. Преимущество способа: при помощи плагина подпись проверяется, а заверенный документ открывается без нарушений даже на ПК, где КриптоПро не установлен.

Как подписать документ ворд электронной подписью с использованием плагина КриптоПро office signature:

в подготовленном файле выберите пункт меню «Файл»/«Добавить ЭЦП»;

далее выберите сертификат и нажмите «Подписать». Если нужно оставить сообщение о составе подписи или комментарий о цели подписания, то его указывают в соответствующей строке.

Если система не обнаружила ошибок, то после проверки электронной подписи автоматически будет выведено сообщение об успешном завершении процедуры.

При помощи КриптоАРМ

Функциональность программы различается в зависимости от версий, и каждый пользователь может подобрать оптимальный пакет для работы. Сервис позволяет подписывать файлы любого формата и объема, а недостаток — необходимость регулярно продлевать лицензию. Для подписания нужно:

открыть программу и через вкладку меню «Файл» выбрать «Подписать; »

автоматически откроется инструкция мастера создания ЭЦП, с которой нужно ознакомиться и нажать «Далее»;

затем пользователю необходимо выбрать нужный файл и еще раз нажать «Далее»;

после этого нужно выбрать подписываемый файл;

в окне «Выходной формат» указывают дополнительные требования к подписываемому файлу. Это может быть формат сохранения или место сохранения результата. Если требований нет, то нужно просто нажать «Далее»;

затем пользователь выбирает сертификат, при необходимости вводит пароль ключевого контейнера, и снова нажимает «Далее»;

в новом окне необходимо проверить данные, необходимые для создания ЭЦП. Если все верно, то нажать «Готово».

Подпись будет сформирована в течение нескольких секунд и при отсутствии ошибок пользователь получит уведомление системы.

При помощи веб-сервисов

Если нет необходимости часто использовать ЭЦП или нужно подписать файл с ПК, на котором не установлен плагин, то можно воспользоваться одним из веб-сервисов (https://crypto.kontur.ru, http://mig24.online/ и т.п.).

Преимущество сервисов в том, что они бесплатны и позволяют как создать, так и проверить ЭЦП, провести шифрование или расшифрование подписи. Сервис позволяет также подписывать как отдельные файлы, так и папки. Из недостатков способа можно отметить то, что подписываемый документ не должен превышать размера в 100 Мб. Все онлайн-сервисы создают только отсоединенную подпись, а большинство из них поддерживаются только OS Windows.

Как подписать документ:

  • зайти на страницу выбранного сервиса и загрузить документ, который нужно подписать;
  • открыть строку подписи и выбрать сертификат;
  • создать файл с электронной подписью. Сразу после нажатия «Подписать» создается папка с исходным документом и дополнительный файл с расширением .sig. Файлы доступны для скачивания на ПК.

В завершение документы можно послать адресату. Сервис предлагает возможность прямой отправки, а адресат получит ссылку на подписанный файл и саму подпись.

Электронные документы (ЭД) в формате Word используются и физическими, и юридическими лицами в ежедневной работе. Чтобы ЭД имел юридическую силу, его подписывают ЭЦП, которую проставляют при помощи специального плагина от КриптоПро, программы КриптоАРМ или даже онлайн-сервиса. Каждый из способов имеет свои плюсы и минусы, но дают клиенту надежность и безопасность при подписании, гарантируют неизменность документа и возможность открыть подписанный файл даже на ПК без специальных программных средств.

Надежны ли ЭЦП

Заверение документации с применением ЭЦП считается надежным методом защиты информации. Подделать такую подпись практически невозможно, но все равно каждый владелец этой подписи должен предпринимать периодически определенные меры, направленные на защиту ЭЦП от мошенников.

К этим мерам безопасности относится:

  • ПО не должно оставаться без присмотра;
  • личная ЭЦП не должна передаваться другим людям;
  • желательно хранить средства в сейфе, а к собственному компьютеру нельзя подпускать других людей;
  • пользоваться надо исключительно лицензионными программами на компьютере, где установлены средства для использования ЭЦП.

Как подписать документ

Заверить вордовский документ электронной подписью можно несколькими способами: с использованием или без специального плагина, платной лицензионной программы от КриптоАРМ или онлайн-сервиса.

Без плагина

Если плагин от КриптоПро не установлен, но нужно заверить электронный документ ЭЦП, то пользователь:

создает документ и подготавливает его к подписанию;

Документ подписывается ЭЦП, а последующее его изменение делает подпись недействительной.

С плагином КриптоПро

Плагин используется для создания электронной подписи на документах Word. Для разных версий MS Office алгоритм подписания может незначительно различаться. Преимущество способа: при помощи плагина подпись проверяется, а заверенный документ открывается без нарушений даже на ПК, где КриптоПро не установлен.

Как подписать документ ворд электронной подписью с использованием плагина КриптоПро office signature:

в подготовленном файле выберите пункт меню «Файл»/«Добавить ЭЦП»;

Если система не обнаружила ошибок, то после проверки электронной подписи автоматически будет выведено сообщение об успешном завершении процедуры.

При помощи КриптоАРМ

Функциональность программы различается в зависимости от версий, и каждый пользователь может подобрать оптимальный пакет для работы. Сервис позволяет подписывать файлы любого формата и объема, а недостаток — необходимость регулярно продлевать лицензию. Для подписания нужно:

открыть программу и через вкладку меню «Файл» выбрать «Подписать; »

Подпись будет сформирована в течение нескольких секунд и при отсутствии ошибок пользователь получит уведомление системы.

При помощи веб-сервисов

Если нет необходимости часто использовать ЭЦП или нужно подписать файл с ПК, на котором не установлен плагин, то можно воспользоваться одним из веб-сервисов (https://crypto.kontur.ru, http://mig24.online/ и т.п.).

Преимущество сервисов в том, что они бесплатны и позволяют как создать, так и проверить ЭЦП, провести шифрование или расшифрование подписи. Сервис позволяет также подписывать как отдельные файлы, так и папки. Из недостатков способа можно отметить то, что подписываемый документ не должен превышать размера в 100 Мб. Все онлайн-сервисы создают только отсоединенную подпись, а большинство из них поддерживаются только OS Windows.

Как подписать документ:

  • зайти на страницу выбранного сервиса и загрузить документ, который нужно подписать;
  • открыть строку подписи и выбрать сертификат;
  • создать файл с электронной подписью. Сразу после нажатия «Подписать» создается папка с исходным документом и дополнительный файл с расширением .sig. Файлы доступны для скачивания на ПК.

Электронные документы (ЭД) в формате Word используются и физическими, и юридическими лицами в ежедневной работе. Чтобы ЭД имел юридическую силу, его подписывают ЭЦП, которую проставляют при помощи специального плагина от КриптоПро, программы КриптоАРМ или даже онлайн-сервиса. Каждый из способов имеет свои плюсы и минусы, но дают клиенту надежность и безопасность при подписании, гарантируют неизменность документа и возможность открыть подписанный файл даже на ПК без специальных программных средств.

Как получить документацию PDF с электронными подписями от контрагентов?

Между процессами получения и отправки документации, заверенной электронной подписью, есть некоторая разница. Поэтому поговорим о том, как отправить заверенную электронную «бумагу» другому пользователю. Существует несколько методов, выбирать подходящий вариант нужно с учетом собственного программного обеспечения.

Если вы работаете с  Adobe, вам нужно выбрать подраздел «Заполнить и Подписать», расположенный в настройках меню, кликнуть на кнопку «Далее».

ПО предложит сформировать ссылку для загрузки, отправку исходной документации или отправку удостоверенного файла по э-мейл. Второй вариант используется, если на документе ставят электронные подписи несколько пользователей.

Отправить подписанный документ с помощью э-мейла можно на любую электронную почту. Соответственно, загрузить полученный по э-мейл документ можно, найдя его в папке с входящей корреспонденцией.

Если другой пользователь работает со сторонним ПО, он отправит ссылку для скачивания или документ в файле.

Обратите внимание, что поставить две электронные подписи на документ позволяет лишь программа Adobe Acrobat. Обменяться шифрованными документами с помощью, например, Adobe Sign можно при условии, что оба пользователя – получатель файла и отправитель, купили лицензионный ключ для программы

В других случаях для просмотра и проверки файла потребуется применить дополнительное программное обеспечение. Передача документа осуществляется через любые мессенджеры и по э-мейл. После этого получатель должен:

  • Загрузить документ и файл с ЭП;
  • Найти и использовать софт для сравнения отсоединенных ЭП;
  • Выполнить проверку документации.

ПО должно подтвердить правильность ЭП: т.е. показать, что именно пришедший вам документ в формате PDF был заверен владельцем электронной подписи.

Важно! Передача файлов, которые заверены электронной подписью, по открытым каналам, не является опасным процессом. ЭЦ относится к высокотехнологичным криптографическим кодам, в которых имеется шифрованная информация о владельцах

Внести изменения или подделать электронную подпись нельзя. В соответствии с этим вероятность того, что документация, заверенная ЭЦ, будет подделана, приближается к нулю.

Но также не следует забывать, что опасность может представлять непосредственная отправка файлов по э-мейл. Документ может быть удален вами случайно, письмо может оказаться в папке со спамом.

Обеспечить безопасность можно, передавая файлы, заверенные электронной подписью, с помощью оператора ЭДО, который станет хранить их. Вы можете воспользоваться услугами нашей компании: мы создали технологию, позволяющую загружать файлы, удостоверять их ЭП и направлять другим пользователям непосредственно из самого сервиса. Также возможна заверка документов в формате PDF с целью их хранения в архиве, а не отправки.

Как отразить начисление зарплаты за счет субсидии в 1С: ЗУП ред. 3.1?
Где посмотреть идентификатор участника ЭДО?