Как завести трудовую книжку впервые: порядок действий, заявление, трудовой кодекс и правила оформления

Содержание

Краткий курс истории. Трудовые книжки

20 декабря 1938 года в СССР вышло постановление «О введении трудовых книжек».

Мировой опыт

Пожалуй, первые персональные документы от предыдущего работодателя, необходимые для трудоустройства, появились во Франции в 1749 году. Ввели их с тем, чтобы бороться с бродяжничеством. Чтобы новая практика стала упорядоченной, в 1781 году ввели новый документ, носивший название «трудовая книжка». Однако обязательное использование трудовых книжек прекратилось во Франции уже в 1890 году. В других европейских странах, где трудовые книжки существовали, их заменили различными трудовыми информационными системами, базами данных пенсионных фондов и т. п.

В России

При Петре I стали появляться первые формулярные списки – документы, отражающие служебный статус чиновника или офицера, – но использовались они редко. Постепенно государство стало стремиться контролировать деятельность своих чиновников, знать о качестве их работы. И с 1764 года заполнение формулярных списков стало обязательным, просуществовав до 1917 года. У рабочих фабрик и заводов в Российской империи со временем появились зачетные книжки, в которые вносились сведения о квалификации и трудовой деятельности. В РСФСР, а затем в СССР трудовая книжка была настоящим идеологическим инструментом. В 1918 году появились трудовые книжки «для нетрудящихся», их были обязаны иметь все классовые враги пролетариата. Такие книжки заменяли удостоверение личности, в перспективе должны были быть выданы всем гражданам республики и доказывали их участие в производственной деятельности. В 1923 году книжки упразднили, вновь заменив удостоверениями личности. Почти в том виде, в каком мы знаем систему трудовых книжек сейчас, она появилась в 1939 году. Целью было закрепление работника на одном рабочем месте и моральное давление: хорошо работаешь – в книжке будут записи о поощрениях и наградах, плохо работаешь – запись об увольнении и, как следствие, большие трудности при следующем трудоустройстве.

«Популярность»

Отношение в истории к трудовым книжкам было и остается неоднозначным. Все дело в том, что пенсионные фонды большинства стран не обращают внимания на трудовой стаж своего клиента, а также работал он с перерывами или без. Работодателю, в свою очередь, куда важнее содержание рекомендательных писем, опыт и навыки кандидата, чем сухое перечисление назначений и увольнений. В результате стран, которые имели опыт или продолжают пользоваться трудовыми книжками, совсем немного: Франция, Дания, РСФСР, СССР, нацистская Германия, ГДР, Словения, Италия, Российская Федерация.

Датская трудовая книжка, 1907 год

Как и кому выдаётся трудовая книжка в случае смерти работника

Выдача трудовой родственникам умершего работника — вопрос важный, так как на этом завязаны компенсационные выплаты от предприятия, получение родственниками части накопительной пенсии и пр.

Здесь следует опираться на Трудовой кодекс, где в статье 83 указано, что кончина сотрудника является одним из оснований одностороннего прекращения трудового контракта. Для издания соответствующего приказа нужно свидетельство о смерти человека или решение суда, согласно которому он признан безвестно отсутствующим или умершим. Приняты могут быть только оригиналы документов.

Для приказа используется только форма № Т-8, скачать документ можно по гиперссылке. Распоряжение должно содержать данные:

  1. Название предприятия (полное).
  2. Порядковый номер распоряжения (по нумерации, принятой в компании) и дату его составления.
  3. Период действия трудового контракта — с момента заключения по день, указанный в свидетельстве о смерти.
  4. Отметку, о том, что это именно прекращение трудового договора. Формулировку «уволить» в этом случае нужно зачеркнуть тонкой чертой.
  5. Основные данные бывшего работника — Ф. И. О., табельный номер, отдел, где он числился, должность и пр.
  6. Основание для прекращения контракта — пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ.
  7. Реквизиты свидетельства о смерти человека.
  8. Визу директора с расшифровкой.

Приказ по форме Т-8 немного отличается от стандартного распоряжения об увольнении

После издания и регистрации приказа кадровый работник приступает к оформлению трудовой книжки, перенеся его реквизиты и формулировки в регистр. Запись формулируется следующим образом: «Трудовой договор прекращён в связи со смертью работника».

Нормативный регламент выдачи трудовой книжки умершего работника закреплён в части 37 раздела IV Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках». Здесь указано, что трудовая может быть выдана только родственнику ушедшего из жизни работника. Его личность должна быть идентифицирована. К примеру, если трудовую получает жена, помимо паспорта, должно быть предъявлено свидетельство о регистрации брака. Для детей, родителей, сестёр или братьев понадобятся паспорт и свидетельство о рождении. Эта норма конкретизируется и инструкцией Минтруда, которая регулирует правила заполнения и хранения трудовых регистров.

Здесь действуют те же способы выдачи:

  1. Передача лично в руки одному из родственников. В этом варианте получатель должен написать расписку о выдаче ему трудовой книжки. Составляется она в произвольной форме, но с соблюдением стандартных правил документооборота. То есть документ должен содержать:
    • место и дату составления;
    • идентификационные данные получателя (паспорт и адрес проживания);
    • реквизиты трудовой книжки, на чьё имя она выписана;
    • информацию о том, кем приходится умерший получателю;
    • фиксацию отказа от претензий к работодателю по оформлению книжки.

  2. Направление по почте на адрес одного из родственников. Здесь нужно предварительно получить от родственника заявление, где указан полный адрес его проживания (с индексом). Как и при стандартной отправке трудовой, в этом варианте составляется опись вложения, письмо отправляется заказным письмом с уведомлением о доставке.

Заметьте, что передача трудового регистра родственнику должна проходить с соблюдением всех остальных процедурных моментов, включающих:

  • ознакомление с приказом о прекращении контракта (с умершим);
  • визирование факта получения книжки в журнале учёта;
  • предоставление расписки в получении.

Если на трудовую книжку (и компенсации) претендует несколько родственников, нужно отметить, что кадровик не обязан разбираться в степенях родства. Рекомендуется просто выдать регистр первому, кто пришёл и соответствующим образом оформил своё право. Последующим претендентам на получение трудовой просто выдаётся справка, где указываются: дата, Ф. И. О. лица, получившего документ, и основания, по которым трудовая книжка была ему выдана.

Правила заполнения

Очень важно правильно внести записи. Для того, чтобы правильно заполнить документ, необходимо руководствоваться положениями ранее указанным Постановлением Правительства

Для того, чтобы правильно заполнить документ, необходимо руководствоваться положениями ранее указанным Постановлением Правительства.

Нормативный документ указывает, что информация вносится в соответствии со всеми представленными документами без каких-либо сокращений.

Каждая запись должна иметь свой номер. Запись этого номера может быть внесена только при помощи арабских числовых символов.

Когда требуется произвести запись месяца и дня, необходимо использовать две цифры, при записи года четыре (например, 02.06.2015).

Данные, которые касаются персональных сведений сотрудника, сведения о полученном им образовании или специальности, сведения о повышении квалификации, записываются только после предоставления соответствующего документа содержащего эту информацию. При принятии на работу, переводе или увольнении, информация вноситься в соответствии с приказом.

Когда документ имеет незакрытую последнюю запись, внести новые сведения нельзя. Такая ситуация может возникнуть, если предыдущий работодатель не внес данные об основаниях расторжения соглашения о труде. Новый работодатель в этом случае не имеет право внести запись о приеме сотрудника.

В документе заполняются три раздела:

  • данные о сотруднике;
  • информация о его труде;
  • данные о награждениях лица.

Заполнение может осуществляться:

  1. Синей ручкой;
  2. Фиолетовой ручкой;
  3. Черной ручкой.

Поля титульного листа должны содержать информацию о ФИО лица, его специальности и уровне образования. Заполненные данные удостоверяются подписью кадрового служащего и владельцем книжки. Обязательно проставление печати предприятия.

Второй раздел содержит сведения о деятельности лица:

  1. Информация о предприятиях, принимавших его на работу (вписывается наименование в соответствии с учредительными документами);
  2. Информация о занимаемых должностях;
  3. Данные о назначении, увольнении (данные вносятся только на основании внутренних приказов, принятыми предприятием);
  4. Пункт и статья ТК РФ на основании которых произошло расторжение трудового соглашения.

Если все листы документа были использованы, то оформляется выдача дополнительного документа – вкладыша.

Нумерация должна быть продолжена в порядке возрастания. Об оформлении дополнительного документа в книжке делается пометка. Данная пометка должна быть удостоверена печатью организации.

Помните, отдельно без трудового документа он не имеет никакой юридической силы.

В книжке может отображаться информация о работе лица, осуществляемая на условии совместительства.

Внесение записи осуществляется только по желанию лица. Если работник такое желание выразил, то заполнение должно быть произведено только по основной работе.

Много вопросов возникает у кадровых сотрудников, при записи информации о стаже сотрудника, который не подлежит включению в непрерывный стаж . Такая необходимость возникает, если лицо занято на исправительных работах.

В таких случаях необходимо внести данные о времени рабочей деятельности с пометкой «не засчитывается в непрерывный трудовой стаж».

Минтруд представил образец записи в трудовой книжке при переходе на ее электронный аналог

ПИСЬМО Минтруда РФ от 12.02.2020 № 14-2/В-150

Напоминаем, что до 31.12.2020 тем работникам, которые изъявили желание вести трудовые книжки только в электронном виде, нужно будет выдать бумажные трудовые книжки на руки с соответствующей записью.

В письме от 12.02.2020 № 14-2/В-150 Минтруд  рассказал, как отразить в трудовой книжке запись о получении от ее владельца заявления об электронном способе ее дальнейшего ведения. В такой ситуации, согласно ч. 3 ст. 2 закона № 439-ФЗ, работодатель обязан вернуть книжку сотруднику с отражением в ней факта ее выдачи.

При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

В трудовой книжке записи осуществляются в следующем порядке.

  • В графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи.
  • В графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки на руки.
  • В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись:

 «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)».

В графе 4 проставляется дата подачи заявления с указанием числа, месяца, года.

1

                        2

3

4

Номер записи по порядку

Дата выдачи трудовой книжки

Подано письменное заявление (Ф.И.О.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)

Дата подачи заявления

Помимо записи в книжке, надо отразить факт выдачи бумажной книжки и в графе 13 книги учета движения книжек: «Выдана на руки на основании заявления (Ф.И.О) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ части 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ». Там же работник должен подтвердить ее получение на руки, поставив подпись.

В письме отмечено, что согласно ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде вернуть книжку сотруднику нужно в день представления заявления. Однако в этой норме срок возврата документа не указан. Получается, что высказанный подход является частным мнением ведомства.

Как быть работодателю с теми, кто никак не выразил свое мнение по поводу сохранения трудовой книжки или отказа от нее? Ч. 2 ст. 2 указанного выше закона  отвечает на этот вопрос так: «В случае, если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации».

То есть «по умолчанию» работодатель продолжает вести трудовые книжки работников и перестает это делать, только если работник подал заявлением об отказе от ведения бумажной трудовой книжки. 

Для физических лиц
Для юридического лица
Подписка на эл.версию

03.03.2020, 12:44

Что это такое

Трудовая книжка

обязательный документ кадрового учета, содержащий сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Вести их обязаны все работодатели, как организации (вне зависимости от организационно-правовой формы), так и ИП. Исключение сделано лишь для работодателей-физических лиц (не зарегистрированных в качестве ИП).

Трудовые книжки необходимо оформлять по каждому сотруднику, в случае, если он работает более 5 дней и эта работа является для него основной. Для сотрудника, принятого на работу впервые, трудовая книжка открывается не позднее 7 дней с даты трудоустройства.

В трудовую книжку вносятся вся основная информация о работнике, выполняемой им работе, переводах на другие должности, поощрениях и увольнениях. Сведения о взысканиях, наложенных на работника (выговор, предупреждение, штраф) в книжку не заносятся.

Заказать кадровое обслуживание от 1С

завести новую трудовую книжку

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Минск — жизни моей прописка!

— Живи как человек, набело

При заключении трудового договора наниматель ОБЯЗАН потребовать, а гражданин ДОЛЖЕН предъявить нанимателю: 1). 2) трудовую книжку.

ПРИЕМ БЕЗ УКАЗАННЫХ ДОКУМЕНТОВ НЕ ДОПУСКАЕТСЯ.

п.2.Лица, принимаемые на работу не впервые, обязаны предъявить нанимателю оформленную в установленном порядке трудовую книжку. Прием на работу без трудовой книжки не допускается, если иное не предусмотрено настоящей Инструкцией.

ДУБЛИКАТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

(в ред. постановления Минтруда и соцзащиты от 29.06.2006 N 76)

(см. текст в предыдущей редакции)

При утрате трудовой книжки (вкладыша к ней) по вине нанимателя он обязан самостоятельно принять меры для получения соответствующих документов, подтверждающих стаж работы работника, предшествующий поступлению к данному нанимателю.

(часть третья п. 51 введена постановлением Минтруда и соцзащиты от 29.06.2006 N 76)

52. Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана и т.п.), то наниматель по последнему месту работы по письменной просьбе работника выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней).

(в ред. постановления Минтруда и соцзащиты от 29.06.2006 N 76)

(см. текст в предыдущей редакции)

При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: Взамен выдан дубликат , а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки.

Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу у того же нанимателя, то об этом делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 — причина увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

Комментариев пока нет!

Специального порядка их восстановления в этом случае нормативные акты России не содержат. Однако в силу раздела 6 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, работодатель обязан обеспечить сохранность трудовых книжек работников. Ссылка Из сказанного следует, что при потере трудовой книжки делать всё необходимое для ее восстановления предстоит работодателю

Важно помнить, что если организация потеряла трудовые книжки, то она может быть оштрафована за нарушение правил их хранения согласно КоАП РФ. Также гражданин вправе потребовать компенсацию, если трудовая книжка не будет ему выдана в день увольнения (в т.ч

Если с вами произошла, такая ситуация, в первую очередь не стоит паниковать потому, что все можно поправить и восстановить в виде дубликата, сделав запрос в архив или на предприятие. Главное, вам необходимо сосредоточиться и вспомнить, в каком году и на каком предприятии вы работали. Это вам поможет подтвердить стаж и занести запись в новый дубликат трудовой книжке.

  • Если в утере виновен работодатель ↓
  • Материальная ответственность работодателя за утерю трудовой книжки ↓
  • Если вы сами потеряли свою трудовую книжку ↓
  • Заполнение дубликата ↓

Давайте рассмотрим первый вариант, если ваш руководитель потерял этот документ при стихийном бедствии. В этом случае создается специальная комиссия, которая расследует все факты по ее утрате.

Законодательное регулирование вопроса

Заполнение трудовых книжек в 2021 году регулируется следующими нормативными документами:

  • статья 66 ТК РФ;
  • Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;
  • Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

При этом следует иметь в виду, что указанная нормативка — это не рекомендации к исполнению, а четко прописанные нормы, которыми утвержден образец трудовой книжки, и неисполнение которых преследуется по статье 5.27 КоАП РФ.

Как завести трудовую книжку впервые

Заполнить чистую трудовую книжку следует на основании следующих документов:

  • паспорта;
  • документов об образовании;
  • приказа о приеме.

Оформляется трудовая книжка новому сотруднику в семидневный срок с момента подписания приказа о приеме его на работу. В этот же срок должны быть внесены сведения в книжку о приеме сотрудника (переводе на другую должность, повышении квалификации или награждении). Об увольнении работника сведения вносят днем увольнения и в этот же день работнику передается документ в руки.

На титульном листе книжки указываются следующие сведения:

  • ФИО принимаемого работника полностью – так, как это указано в его паспорте;
  • дата рождения нового работника;
  • образование, специальность и профессия вносятся так, как это указано в документах об образовании.

Если работником будут обнаружены ошибки, то кадровику потребуется книжку уничтожить. Для этого нужно будет составить специальный акт и на его основании произвести уничтожение трудовой.После этого заполняется новый бланк трудовой книжки.

Если со временем потребуется внести изменения на титульный лист трудовой (например, работник сменил фамилию, получил высшее образование и т.д.), то исправления вносят с учетом определенных правил:

  • зачеркивания допускаются только на титульном листе, при этом информация зачеркивается одной чертой таким образом, чтобы ее можно было прочесть;
  • выше вписываются верные сведения;
  • рядом указывается наименование, номер и дата документа, на основании которого в книжку вносятся исправления (это может быть свидетельство о браке, диплом и т.д.);
  • запись заверяется сотрудником, вносившим исправления в книжку и заверяется печатью работодателя.

После того, как первый разворот трудовой заполнен, кадровик переходит к заполнению сведений о работе. Для этого в соответствующем разделе вносится информация о приеме на работу. В графах раздела указываются:

  • номер записи (в нашем случае запись будет под номером 1);
  • дата приема;
  • сведения о приеме: «Принят на работу на должность …» (при этом указывается структурное подразделение компании, если его наименование упоминается в трудовом договоре);
  • реквизиты документа, на основании которого работника принимают на работу (приказ, распоряжение руководителя).

Если трудовая книжка заводится впервые, то работник может потребовать кадровика внести запись об учебе в стационарном отделении ВУЗа, службе в армии или другом периоде, включаемом в трудовой стаж, если работник нанимается на работу после него.

В том случае, если документы о воинской службе работник принес уже после того, как запись о приеме сделана в книжку, то запись о службе в армии вносится после.

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Основания для заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка заполняется на основании следующих документов:

  • приказ о приеме на работу, переводе, поощрении, увольнении;
  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • диплом, аттестат, сертификаты о повышении квалификации и иные документы, подтверждающие образование, квалификацию и специальные знания работника.

Требования к заполнению трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки необходимо учесть следующие требования:

  • язык заполнения – русский;
  • даты указываются арабскими цифрами (например, 01.01.2003);
  • сведения вносятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета;
  • не допускаются никакие сокращения (например, пр. вместо «приказ», распр. вместо «распоряжение» и т.д.);
  • не допускается зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»;

    Примечание: если допущена такая ошибка, то она исправляется путем внесения записи под следующим номером в формате «Запись за номером таким-то недействительна»» и затем, следующей строкой указывается верная запись с дублированием номера и даты приказа.

  • со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке, в которой также дублируются все сведения;
  • в трудовую книжку вносятся сведения также о военной службе, прохождении обучения, повышении квалификации и переквалификации;
  • записи о премиях, выплачиваемых ежемесячно, в трудовую книжку не вносятся.

Особенности заполнения трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки важно учесть следующие особенности:

  • Заполнение книжки начинается с графы 3, в которой необходимо указать полное и сокращенное наименование организации. Допускается вместо этого поставить печать с указанием наименования. Если работник принимается в филиал – указывается наименование головной организации.
  • После графы 3 заполняется графа 1, в которой указывается порядковый номер записи. При внесении записи должен соблюдаться порядок сквозной нумерации. То есть, если предыдущая запись была под номером 8, следующая будет под номером 9.
  • В графе 2 необходимо указать дату начала работы в соответствии с приказом.
  • В графе 3 (напротив даты начала работы) необходимо указать должность, специальность или профессию с указанием квалификации на которую принят работник и наименование подразделения в котором он будет трудиться.
  • В графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме на работу.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Помимо трудовой книжки работодатель должен вести документы по учету и движению трудовых книжек:

  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (скачать бланк);
  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (скачать бланк).

Примечание: в случае, если данные книги учета у работодателя отсутствуют на него может быть наложен штраф в размере от 1 000-5 000 руб. для должностных лиц и от 30 000-50 000 руб. для организации.

Хранение, ведение и выдача трудовых книжек

Ведением и хранением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольших компаниях эту обязанность может исполнять сотрудник отдела бухгалтерии или непосредственно сам руководитель (предприниматель).

Ответственный за хранение и ведение трудовых книжек и ее бланков назначается приказом руководителя (ИП), составленным в свободной форме. Все трудовые книжки должны хранится в сейфе или в несгораемом шкафу. Срок хранения – не менее 50 лет.

Нужно ли вести трудовые книжки микропредприятиям в 2021 году?

Обратите внимание, что обязанность оформлять трудовые книжки для субъектов малого и среднего предпринимательства, отнесенных к микропредприятиям, на 2021 год не отменена. Изменения, упрощающие кадровый учет микропредприятий, затрагивают только возможность отказа от ведения кадровой документации

Правила ведения трудовых книжек упростили

Бланк стал объемнее — в обновленной форме предусмотрено не 10 разворотов, а целых 14. Общее содержание и разделы не изменились.

В правилах оформления есть существенные новации:

  1. Записи разрешено вносить с помощью технических средств, штампов (печатей), которые оставляют оттиск или переносят краситель.
  2. Сведения о работе по совместительству разрешено вносить как в хронологическом порядке, так и блоками, т. е. сразу о приеме и об увольнении.
  3. Разрешили не заверять запись при увольнении подписью работника.

Минтруд определился не только с тем, как сделать трудовую книжку, но и со сроком возврата документа работнику, который отказался от ведения бумажной книжки, — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. До сих пор в разъяснениях Минтруд указывал, что документ следует выдавать в день получения заявления о переходе на электронный формат.

Заполнение титульного листа

Титульный лист оформляем особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк в негодность.

На этой странице должна содержаться следующая информация:

  • Ф.И.О. владельца;
  • дата его рождения;
  • образование (среднее, среднее специальное, высшее);
  • наименование профессии, как в дипломе;
  • дата открытия книжки;
  • подпись лица, заполнявшего бланк;
  • печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только на основании документов, которые предоставил работник: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Вот так выглядит образец заполнения титульного листа трудовой книжки:

Порядок действий

Для восстановления ТК понадобятся следующие бумаги:

  • Пустая ТК и вкладыш к ней, если он необходим.
  • Трудовые договоры с предыдущих мест работы.
  • Приказы об увольнении, назначении сотрудника и прочее.
  • Справка из ПФР.

Хорошо, если у человека есть копия трудовой книжки. Требуется заверять ее в отделе кадров при каждой смене работы.

Первый шаг для восстановления документа – составление заявления работодателю. В законе нет четких указаний по составлению этого заявления. Оформляется оно в свободной форме. Направляется в отдел кадров последнего места работы. Новую трудовую книжку выдает именно работодателем на основании документов, предоставленных сотрудником. Подтвердить свою деятельность и стаж можно при помощи трудовых договоров, приказов о назначении. Получить документы можно по прежним местам работы. Для подтверждения своего стажа понадобится справка из Пенсионного фонда.

ВАЖНО! Для подтверждения своего стажа понадобятся подлинники документов

ВНИМАНИЕ! Человек может позаботиться об упрощении восстановления наперед. Для этого потребуется копия трудовой книжки, заверенная по всем правилам

Если документ заверен, записи из копии просто переносятся в новую книжку. Сотруднику не придется бегать по бывшим местам работы. Это оптимальный вариант, так как, при большом стаже, не все записи удается восстановить. Некоторых мест работы может уже просто не существовать, так как компании имеют свойство закрываться.

Как заполняется документ

Заполнение и регистрация дубликатов производится в соответствии с ПП РФ о трудовых книжках (16.04.2003, № 225), в частности Правил по их ведению и хранению, и Инструкции министерства труда и соцзащиты РФ по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление № 69).

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Порядок того, как оформить дубликат трудовой книжки, определен законодательно и подразумевает следующие действия:

По последнему месту занятости с целью получения заменяющего документа обращается потерявший трудовую книжку.

  • Руководство предприятия издает приказ соответствующему подразделению на подготовку дубликата. Обратившееся с заявлением лицо должно ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
  • Специалист работодателя собирает информацию о занятости обратившегося гражданина в прошлые периоды.
  • Оформляется бланк дубликата трудовой книжки на основе действующих нормативных правил.
  • Информация о повторно выданном экземпляре обязательно регистрируется в журнале учета бланков строгой отчетности.
  • Заявителю передается готовый экземпляр после подписи о получении в специальном журнале.

Какие сведения заносятся в бланк

Оформляемый бланк должен отражать содержащиеся в первоначальном варианте сведения, в том числе:

  • персональные данные о гражданине;
  • информацию о занятости до начала деятельности по месту последней работы;
  • сведения о наградах, переводах, увольнениях;
  • ссылку на основания для выполнения всех действий.

На титуле нового экземпляра (в углу справа вверху) ставится оттиск штампа «Дубликат». Здесь же добавляются сведения о гражданине из паспорта или удостоверения личности, которые не должны быть просроченными на день заполнения.

Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также должны указываться отчество, имя, фамилия. Диплом или аттестат служат источником информации об образовании работника и его специальности. В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки. Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения).

Важно! Раздел «Сведения о работе» начинается записью, отражающей суммарный размер рабочего стажа до момента принятия сотрудника на последнее место занятости. При этом не конкретизируется, в каких организациях в прошлом и в какой период гражданин работал

Далее фиксируют периоды занятости по определенным рабочим местам в установленном порядке по графам с 1 по 4 соответственно:

  • номер записи (по порядку);
  • день поступления в организацию;
  • наименование предприятия и должности, на которую был оформлен работник;
  • указание основания для записи в графе 3 (о приеме).

Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.

После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении). Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.

Все записи заносятся по предоставленным документам по каждому виду прошлой занятости работника. Информация в бланк не переносится при отсутствии полных сведений по какому-либо периоду. В раздел «Сведения о награждении» данные о ранее полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающих документов.

Важно! Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Поэтому выдача нового документа регистрируется в специальном журнале учета, а ранее зарегистрированный бланк следующей (второй) записью выводится из учета

Правила содержания и хранения трудовой

В соответствии с действующим законодательством, трудовая книжка входит в перечень бланков строгого учета. Значит это то, что относиться к ней нужно крайне бережно и внимательно, не допуская ее попадания в посторонние руки. Связано это с тем, что на основе записей, внесенных в трудовую, в дальнейшем вычисляется общий трудовой стаж работника, начисляется пенсия.

В период, когда человек официально работает, трудовая хранится у его работодателя под присмотром специалиста по кадрам или у секретаря.

В это время данный сотрудник несет за документ полную ответственность, в том числе материальную, т.е. если трудовая внезапно исчезнет, восстанавливать ее представитель компании будет за свой счет.

Однако, иногда трудовая оказывается на руках гражданина. Это бывает, в первую очередь тогда, когда он находится без работы или же по каким-то причинам вынужден взять трудовую у работодателя. Надо отметить, что в большинстве случаев для предоставления информации из трудовой по месту требования достаточно взять с места работы заверенную выписку или копию книжки, но вот что касается некоторых государственных структур, например, Пенсионного фонда или же банковских кредитных учреждений, там зачастую просят только оригинал документа.

И вот в этот период никто не застрахован от утери трудовой или ее утраты (последнее может быть связано с каким-либо чрезвычайным обстоятельством – пожаром, затоплением, аварией и т.д.).

Никакого наказания за потерю или утрату документа по закону нет, но вот его восстановление – это в первую очередь забота и обязанность его владельца.

При этом даже частичное повреждение трудовой книжки – обгорание, нехватка листов, несмываемая грязь и т.п. служит основанием для ее замены и получения нового бланка.