Регистрация документов: цели, формы, порядок

Регистрируемые и нерегистрируемые документы

Какие документы нужно регистрировать, а какие – нет, на каждом предприятии определяется собственной инструкцией по делопроизводству. По общим правилам в учетную книгу входящей корреспонденции не вносятся:

  • личные письма в адрес сотрудников фирмы;
  • анонимные конверты;
  • документы от юрлиц, не позволяющие однозначно идентифицировать отправителя (без подписей, печатей, реквизитов и т.д.);
  • рекламные материалы и коммерческие предложения;
  • пригласительные на различные мероприятия, за исключением официальных совещаний;
  • поздравительные телеграммы;
  • газеты и журналы;
  • счета, акты и прочая бухгалтерская документация без сопроводительных писем.

В организации может быть принят раздельный учет корреспонденции: тогда документы, предназначенные для некоторых подразделений, передаются туда напрямую, минуя главный журнал регистрации.

Место оформления регистрации предприятия

Процесс оформления юр. лица происходит по дислокации исполнительного органа.

Данная информация должна быть указана учредителем в заявлении о гос. регистрации.

Если возникла ситуация, когда такой орган отсутствует, оформление происходит по месту постоянного пребывания иного органа/лица, закрепившего за собой право действовать без доверенности от юр. лица.

Сейчас данная задача лежит на плечах налоговых органов, поэтому обращаться следует в местную налоговую.

В случае смены местонахождения компании, у юр. лица есть трое суток для внесения изменений в орган регистрации.

Вся информация поступает в реестр, откуда пересылается в регистрационное дело. По новому адресу будут приходить уведомительные документы и корреспонденция.

Сведения о месторасположении фирмы указаны в лицензии и патентах, если таковые имеются. Строго говоря, место регистрации предприятия определяется географическим положением.

Шаг 11. Подать документы на регистрацию в налоговую

На момент обращения в налоговую у заявителя должен быть комплект бумаг. Состав пакета зависит от количества учредителей.

Сравнение необходимых документов в зависимости от количества учредителей

1 учредитель

2+ учредителя

  • Устав (если не типовой)
  • Решение об учреждении ООО
  • Форма 26.2-1 для УСН
  • Квитанция на госпошлину
  • Гарантийное письмо или выписка из ЕГРН
  • Форма Р11001
  • Устав (если не типовой)
  • Протокол общего собрания
  • Учредительный договор
  • Форма 26.2-1 для УСН
  • Квитанция на госпошлину
  • Гарантийное письмо или выписка из ЕГРН
  • Форма Р11001

Важно: порядок регистрации ООО предполагает подачу документов всеми учредителями одновременно. Если кто-то из них не может присутствовать при регистрации, он должен выдать другому заявителю доверенность

Обычно, когда у фирмы несколько учредителей, документы на регистрацию подает один из них, а остальные выдают на это доверенность.

Всего существует 5 способов подать документы на регистрацию ().

При наличии УКЭП можно:

  • подать заявление и другие документы через Dokia. Сервис не только формирует комплект документов, но и помогает отправить их по адресу без личного посещения налоговой;
  • подать заявление и документы на регистрацию ООО через Госуслуги (gosuslugi.ru/10058/4). Подойдет тем, у кого уже есть учетная запись на портале, готов комплект документов, и они отсканированы.
  • Подать заявление на сайте налоговой (service.nalog.ru/gosreg/#ul). Подойдет тем, у кого есть аккаунт на сайте ФНС.

После приема документов налоговая должна выдать расписку о получении. В ней должен быть описан перечень принятых документов и зафиксирована дата приема.

Шаг 8. Выбрать систему налогообложения

До подачи документов в налоговую учредителям нужно выбрать налоговый режим для работы фирмы. От него зависит размер и график платежей, порядок ведения бухгалтерского учета, отчетность и другие тонкости работы. Лучше сделать это во время регистрации ООО или в течение месяца после. Иначе ФНС автоматически применяет общую систему – ОСНО, а это сложная отчетность, несколько налогов и необходимость в бухгалтере. Какие есть варианты?

УСН или упрощенка. Самый распространенный режим для малого и среднего бизнеса, на него переходят 9 из 10 фирм при регистрации ООО. У него простая годовая отчетность, ежеквартальные авансовые платежи, но есть несколько ограничений. Например, не смогут использовать УСН фирмы с оборотом более 150 млн руб. штатом более 100 человек или с учредителями – юрлицами, доля которых превышает 25% уставного капитала ().

Можно выбрать один из двух вариантов: единый налог в режиме «доходы» – 6% или единый налог в режиме «доходы минус расходы» – 15%.

Чтобы выбрать УСН, нужно приложить к документам на регистрацию ООО уведомление по форме № 26.2-1. Вот образец его заполнения. Наш конструктор поможет заполнить его автоматически.

ЕСХН – упрощенный режим для сельхозпроизводителей. На него можно перейти, если доля реализованной сельхозпродукции ООО после регистрации составит не менее 70% ( и ). Например, если планируете открыть животноводческую ферму, домашний молокозавод или оказывать услуги другим производителям сельскохозяйственной продукции.

Размер налога:

  • единый сельскохозяйственный налог с чистого дохода – 6%, в некоторых регионах снижен до 0%;
  • НДС с выручки – 20%, можно отказаться от уплаты, если оборот в 2021 году менее 70 млн руб.

Декларация подается раз в год, авансовые платежи по налогу – по полугодиям. Чтобы перейти на этот режим, нужно подать в налоговую вместе с документами на регистрацию уведомление по форме 26.1-1

ОСНО. Назначается автоматически через месяц после регистрации, если не выбран иной режим.

Размер налога:

  • налог на прибыль, уплачивается с чистого дохода – 20%;
  • НДС, рассчитывается со всей выручки – 20%;
  • налог на имущество, если у фирму есть недвижимость, – до 2,2% от кадастровой стоимости объекта в год.

Кроме высокой налоговой нагрузки, это сложная отчетность: ежеквартальные декларации по прибыли, по НДС, необходимость ведения книги продаж и покупок – потребуется бухгалтер.

Сравнение систем налогообложения

УСН

ЕСХН

ОСНО

Для кого

Для малого и среднего бизнеса

Для сельхозпроизводителей

Для всех

Налоги

6% «доходы» или

15% «доходы – расходы»

0–6% с чистого дохода;

20% НДС, но можно отказаться

20% налог на прибыль;

20% НДС;

до 2,2% налог на имущество

Декларации

По итогам года

По итогам года

налог на прибыль – раз в квартал;

НДС – раз в квартал;

налог на имущество – ежегодно

Авансовые платежи

Раз в квартал

Раз в полугодие

налогу на прибыль – раз в квартал;

НДС – нет;

налогу на имущество – раз в квартал

Налоговый учет

Только КУДиР

В полном объеме

В полном объеме

Бухгалтерский учет/ отчеты

Ведется / раз в год

Ведется / раз в год

Ведется / раз в год

Документы для регистрации

Регистрационные номера (индексы) нужно проставлять на следующих документах:

  • на входящих (кроме приложений к ним);

  • на исходящих (кроме приложений к ним) и их копиях, которые остаются в делах фирмы;

  • на внутренних и приложениях к ним.

На ответах на письма обычно проставляется еще и регистрационный индекс полученного документа.

Однако регистрировать нужно не все документы, а только те,
которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях.
Как правило, не регистрируют:

  • поздравительные письма и телеграммы;

  • документы, присылаемые для сведения (сообщения о заседаниях, совещаниях, программы мероприятий и т. п.);

  • документы, не требующие исполнения и ответа;

  • малоценную переписку по хозяйственным, административным, кадровым вопросам;

  • письма с пометкой ллично».

Карточки

Карточная регистрационная система решает недостатки, которые имеются при ведении делопроизводства по журналам. Она появилась в начале прошлого века и очень распространена в европейских странах. В России же она получила распространение при разработке Единой государственной системы делопроизводства. Данная система регистрации документов в организации необходима для того, чтобы без проблем справляться с большим объемом бумаг. Она отличается следующими преимуществами:

  • Процессом регистрации могут заниматься сразу несколько сотрудников.
  • Документы можно изготавливать в том количестве, которое нужно для налаженного функционирования организации.
  • Карточки можно систематизировать, а также делать картотеки. Благодаря этому становится доступной справочная функция.
  • Определенный экземпляр может передаваться для осуществления контроля за исполнением документов.
  • Форма и указание реквизитов определяются непосредственно в организации, и прописываются в инструкции по делопроизводству.
  • Выбранную форму карточки можно размножить, используя ксерокс. Чтобы вести учет, нужно иметь тираж, достаточный, как минимум, на 1 год.

Организация может иметь столько экземпляров карточек, сколько потребуется. Обычно нужно заполнять как минимум два. После этого один экземпляр хранится в сроковой картотеке, а другой – в информационно-справочном отделе. Сам документ направляется исполнителю для работы. Но нередко используют три карточки для того, чтобы последний также передавать исполнителю.

Подобная система подходит как для документов для регистрации общественной организации, так и для ведения делопроизводства в государственном учреждении. Справочные картотеки создают по разным вопросам, к примеру, по регионам. Тогда их число автоматически увеличивается. Безусловно, данная система отличается трудоемкостью, и может эффективно формироваться лишь в таких организациях, где служба делопроизводства выполняет свои функции безупречно. Более современная система помогла избавиться от необходимости заполнения огромного количества карточек. Она стала возможной, благодаря внедрению компьютерных технологий.

Заполнение журнала: по каким правилам это делается?

Организация указывает название и дату на титуле перед тем, как приступить к работе. Дата окончания пишется в тот же самый момент, когда та или иная книга заполняется полностью.

Вторая и третья страница в журнале должны содержать сведения о лицах, на которых лежит ответственность за заполнение. Пишутся периоды работы, фамилии и имена, ставятся личные подписи.

Регистрация документов начинается с четвёртой страницы. Книга нумеруется до начала работы. Запрещено выдёргивать даже одну страницу. Хранится документ на протяжении 5 лет. Прошивка не обязательна, поскольку к документам полной отчётности журналы не относятся.

Основные принципы регистрации входящей корреспонденции

  • В пределах одного года нумерация ставится только сквозная.
  • Информация допускается только полная. Смысл документа теряется, если данные приводятся лишь сокращённо.
  • Однократность. Через регистрацию проходят только один раз. В этот момент документам присваиваются уникальные номера.
  • Соблюдение сроков. Регистрация проводится в тот же день, когда деловая бумага поступает в организацию. Срок увеличивается до 3 дней, но только в исключительных случаях.

Правила регистрации входящих документов

  • Регистрация входящего документа осуществляется в день его получения. Для этого необходимо на первой странице в правом нижнем углу сделать отметку, в которой будет содержаться: порядковый номер документа, дата регистрации, а также наименование предприятия (в случаях предусмотренных правилами организации). Отметку делают ручкой или при помощи штампа. Затем основная информация о документе заносится в форму регистрации, установленную данным предприятием. Ниже приведен примерный образец.

    ЗАО «Крона»

    Вх. № 0248

    28.04.2011

  • В большинстве случаев регистрация входящей корреспонденции сконцентрирована в отделе делопроизводства. Однако, при больших объемах входящей информации возможно перераспределение обязанностей регистрации документов между подразделениями, которым данные документы предназначены.
  • Документ регистрируется только один раз – для всех документов от одного корреспондента с одним исходящим регистрационным номером и одной датой присваивается только один входящий регистрационный номер. Например, некой организацией был отправлен оригинал документа по почте, однако для оперативности этот же документ был передан и по факсу. В таком случае и в похожих ситуациях, при регистрации этих документов должен быть использован один и тот же входящий номер. То же касается и документации, передаваемой из одного подразделения в другое.
  • Каждый документ регистрируется с уникальным номером, который формируется не только из цифр, но и может дополняться префиксами, предусмотренными в данной организации для разных категорий документов. Например, для приказов об обороте материальных ценностей к порядковому номеру необходимо добавить «-м/ц», а письмам из филиалов присваивают «-ф» и т.д.
  • Регистрации подлежат все документы независимо от того, каким способом они были получены – факсом, по электронной почте, либо традиционным почтовым отправлением. Бывают случаи получения документов непосредственно их исполнителями, в таком случае следует уговорить получателя передавать подобные документы для регистрации в службу делопроизводства.

Существует и такая корреспонденция, которая не нуждается в регистрации. Для удобства сортирования таких писем можно составить список, в котором будут систематизированы все виды почты, не подлежащие регистрации. Примерный вариант такого списка:

  • Рекламные письма,
  • Периодические издания (журналы, газеты),
  • Поздравительные открытки,
  • Копии постановлений государственных организаций,
  • Информационные материалы,
  • Свой вариант (исходя из анализа поступающей почты).

Поскольку процесс регистрации входящих документов полностью не регламентируется нормативными актами, предприятие само определяет для себя порядок выполнения данного процесса. Для этого на предприятии создается инструкция по ведению делопроизводства. В случае отсутствия такого документа необходимо закрепить наиболее важные аспекты регистрации документов путем издания соответствующих приказов.

Далее можете ознакомиться с формами регистрации, актуальными на данный момент – регистрационные карточки, журналы регистрации документов (ссылка на тему, которая является продолжением раскрытия темы о регистрации документов), а также о системе электронного документооборота (СЭД), которая набирает все большую популярность.

Документы для регистрации предприятия

Документы для регистрации предприятия, актуальные при создании непубличного АО и общества с ограниченной ответственностью:

  • документы, констатирующие фактическое местонахождение предприятия;
  • копии учредительных документов и свидетельства о постановке на учет, заверенные нотариусом. Смотрите дополнительно здесь о порядке внесения изменений в уставные документы фирмы;
  • точный размер уставного бюджета;
  • заверенное нотариально свидетельство о регистрации фирмы;
  • информация по паспортным данным о бухгалтере и ген. директоре;
  • письмо Росстата с указанием кодов ОКВЭД;
  • число акций и их номинальная цена;
  • коды ОКВЭД;
  • банковские реквизиты;
  • ИНН;
  • квитанция, подтверждающая оплату государственного налога (госпошлины);
  • информация о банке, в котором намечается открытие счета.

Заявление на прописку – бланк

Один из этапов регистрации по месту жительства, именуемой в разговорной речи «пропиской», – заполнение заявления. Читайте в этом материале о том, как сделать это правильно и какие нюансы необходимо учитывать.

1

Если вы зарегистрированы на портале госуслуги.ру, то можно подать заявление в электронном виде:

  • Перейдите в раздел «Органы власти» и кликните по вкладке «Федеральная миграционная служба».
  • Выберите .
  • Чтобы перейти к заполнению заявления, кликните на окно «Получить услугу». Введите логин и пароль.
  • Внесите информацию о себе. Будьте внимательны при указании паспортных данных. Нажмите кнопку «Далее».
  • Последующие разделы (старый и новый адрес, гражданство, статистические данные, информация о собственнике) заполняйте, следуя электронным подсказкам.
  • Выберите адрес ближайшего отделения ФМС и нажмите «Подать заявление».
  • В течение трех рабочих дней вам придет приглашение явиться в органы учета. Не забудьте взять с собой все документы.
  • После сверки данных, указанных в заявлении, в паспорте проставляется штамп.
  • В случае отказа вам будет сообщена причина.
  • Если вы не явитесь в отделение ФМС в течение трех дней с момента получения приглашения, рассмотрение заявления будет прекращено.

2

Заявление можно подать лично. Заполните его заранее, чтобы не тратить время в регистрирующем органе:

  • Укажите полное наименование отделения ФМС.
  • Укажите ФИО, дату рождения и старый адрес.
  • Заполните информацию о месте регистрации. Если вы – владелец квартиры или дома, то в разделе «Жилое помещение предоставлено» напишите: «Являюсь собственником». Будьте внимательны при указании номера и даты документа-основания. Обычно это свидетельство о регистрации.
  • В нижней части заявления пишутся паспортные данные заявителя, ставится дата и подпись.

На нашем сайте можно и образец заявления по форме №6:

  • Заявление о регистрации по месту жительства_бланк.
  • Заявление о регистрации по месту жительства_образец заполнения.

3

В том случае, если вы не успели выписаться с предыдущего места жительства, необходимо заполнить еще одно заявление:

  • Укажите новый и старый регистрирующие органы и адреса убытия и прибытия соответственно.
  • Будьте внимательны при заполнении раздела с паспортными данными.

Скачать документы можно на нашем сайте:

  • Заявление о снятии с регистрационного учета по месту жительства_бланк.
  • Заявление о снятии с регистрационного учета по месту жительства_образец заполнения.

4

Что нужно помнить:

  • Заполняйте заявление от руки или на компьютере.
  • Вы обязаны прописаться в течение 7 дней с момента прибытия. В противном случае налагается штраф.
  • Если у вас есть дети до 14 лет, то на каждого из них необходимо заполнить отдельное заявление. В этом случае документом, удостоверяющим личность, будет свидетельство о рождении.
  • Если вы военнообязанный, то снятие с учета в военкомате производится только после регистрации по месту жительства. Иные требования сотрудников паспортного стола являются незаконными.
  • Если вы не являетесь собственником жилья, то в регистрирующем органе требуется его присутствие. Этого можно избежать, оформив доверенность или нотариально заверив заявление. Также регистрация без присутствия собственника допускается в случае решения суда.

На нашем сайте можно скачать полный список документов, необходимый для предоставления в паспортный стол:

Полный список документов, необходимый для регистрации по месту жительства.

Уплата госпошлины не требуется. Услуга оказывается только жителям РФ.

Шаг 0. Собрать учредителей или решить все самостоятельно

Открыть бизнес можно самому или с партнерами. Все, кто открывает ООО, – учредители, их может быть не больше 50. Любые решения по бизнесу они принимают на общих собраниях. Это такой орган управления ООО, когда учредителей несколько. Если открываете бизнес в одиночку, то и решения принимаете самостоятельно, регистрацию ООО проводите на себя. Порядок одинаковый – используйте информацию ниже.

Первое общее собрание нужно провести еще до юридической регистрации ООО. Вот какие вопросы нужно решить учредителям.

  • Как будет называться компания – выбираем наименование.
  • Где будет прописана фирма – подбираем юридический адрес.
  • Кто будет директором?
  • Какие коды ОКВЭД использовать – готовимся заполнять заявление.
  • Сколько денег вносить в уставный капитал и в каких долях, если учредителей несколько?
  • Какой использовать устав и что в нем написать?
  • На какой системе налогообложения работать?

Принятые на общем собрании решения нужно оформить протоколом. Если учредитель один, он составляет решение о регистрации ООО от лица единственного учредителя. Мы покажем примеры, дадим образцы и поможем заполнить бланки – их нужно подать на регистрацию ООО вместе с заявлением.

Правила

Только при необходимости дальнейшего использования осуществляется организация работы с документами. Регистрация документов не нужна, если они принимаются лишь для сведения. В каждой компании должен быть утвержден список документов, которые не должны регистрироваться. Как правило, он содержится в приложении к инструкции для делопроизводителей, но также может быть составлен в виде самостоятельной бумаги. Его нужно обновлять, если того требует ситуация.

Обычно к нерегистрируемым бумагам относят:

  • Рекламные материалы.
  • Поздравления.
  • Приглашения на семинары и конференции.
  • Книги и иные печатные издания.
  • «Личные» пакеты, полученные по почте.
  • Копии документов госорганов.
  • Информационные письма.

При регистрации каждому документу присваивается соответствующий номер. Входящие бумаги имеют свою систему номеров, которую проставляют в отметке о поступлении.

Процедура осуществляется единственный раз. Это является одним из главных правил организации работы с документами. Регистрация документов в крупной компании выполняется в канцелярском отделе. Если же речь идет о небольшой фирме, то этим вопросом занимается секретарь. В компании, где имеются подразделения и иные структурные группы, этот процесс может проводиться децентрализованным образом. Это, правда, касается лишь внутренних бумаг. Их регистрация должна осуществляться в день получения, утверждения или отправки.

Форма 9

Документ, подтверждающий место жительства и регистрацию человека на той или иной территории — это форма 9. Ее принято называть справкой о составе семьи или выпиской из домовой книги.

Это бланк установленной формы, распечатанный на обычном листе формата А4. В нем указываются сведения заказчика, а также таблица всех прописанных в квартире/доме лиц. Здесь же отображается степень родства с заявителем и дата рождения каждого обитателя жилья.

Именно такая справка оформляется чаще всего для получения государственного обслуживания и прописки несовершеннолетних. Она помогает подтвердить факт проживания по тому или иному адресу, а также опровергнуть совместную регистрацию с ребенком.

Учет регистрации предприятия

По завершении последнего этапа можно произвести проверку оформления фирмы, которая осуществляется налоговой инспекцией или компаниями, в задачи которых входит аудиторская деятельность.

Так как учет регистрации предприятий ведется из единого государственного реестра, выписку с запросом руководитель получит именно оттуда, но сперва нужно выяснить точный ОГРН фирмы.

Через 5 рабочих дней придет уведомление, в котором будут указаны: полный юридический адрес организации, инициалы и фамилия Ген. директора, учредителей и других участников, а также размер бюджета и другие сведения.

Но если в конце концов заявитель нарушит порядок оформления документов, организация не получит сертификата. Решение об отказе будет содержать конструктивную причину с отсылками на имеющиеся нарушения.

Государственная регистрация прав: сроки предоставления услуги, необходимые документы

Государственная регистрация права собственности на квартиру осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 21.07.1997 № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним». Признание и подтверждение государством возникновения, прекращения, перехода или ограничения (обременения) такого права возложено на Федеральную службу государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр) с отражением в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним. ЕГРП содержит сведения о существующих и прекращенных правах на объекты недвижимости, характеристики этих объектов и данные о правообладателях. Перечень документов для регистрации права собственности на квартиру 1. Паспорта или иные основные документы, удостоверяющие личности всех участников сделки. 2. Заявление продавца о государственной регистрации договора и перехода права собственности. 3. Заявление покупателя о государственной регистрации договора и права собственности. 4. Договор купли-продажи квартиры в трех экземплярах. 5. Акт приема-передачи в трех экземплярах. 6. Правоустанавливающие документы на квартиру (договор купли-продажи с актом приема-передачи, договор мены, дарения, ренты или иные документы, на основании которых было получено право собственности на отчуждаемый объект). 7. Правоподтверждающие документы (Свидетельство о государственной регистрации права или иные). 8. Кадастровый паспорт жилого помещения. 9. Выписка из домовой книги. 10. Нотариально удостоверенное согласие супруга на продажу (покупку) квартиры, либо заявление о том, что продавец (покупатель) не состоит в зарегистрированном браке. 11. Квитанции об оплате государственной пошлины. 12. Иные документы для продажи/покупки квартиры в зависимости от обстоятельств сделки. Сроки и стоимость государственной регистрации договора купли-продажи: Государственная регистрация производится в течение 10 рабочих дней со дня подачи заявлений и всех необходимых документов (п.3 ст.13 122-ФЗ). По истечению данного срока продавец квартиры получает договор купли-продажи с отметкой о регистрации с указанием номера в ЕГРП и даты, а покупатель — свой экземпляр договора и Свидетельство о государственной регистрации права. Размер госпошлины определен Налоговым кодексом Российской Федерации и составляет для физических лиц 2000 рублей за государственную регистрацию договора купли-продажи и 2000 рублей за госрегистрацию возникшего у покупателя права собственности (п.1 ст.333.33 НК).