Содержание
СОЗДАЕМ СХЕМУ ЗАМЕЩЕНИЯ
Когда в организации уже есть такие полезные разработки, как структура и справочник кодов подразделений организации, можно создать еще один очень полезный в работе документ – схему замещения руководителей структурных подразделений.
Схема замещения – это документ, утвержденный приказом и содержащий перечень должностей и Ф.И.О. руководителей, специалистов организации и информацию о том, кто их замещает в первую, вторую и третью очередь.
Схему замещения создают, чтобы не прерывать процесс управления. Подобные схемы можно разработать не только для руководящего звена, но и для рядовых сотрудников подразделений.
Если в организации уже есть утвержденная схема замещения, споров, кто именно должен решать тот или иной вопрос в отсутствие одного из руководителей или сотрудников, никогда не возникает.
ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ЗАМЕЩЕНИЯ
1. Руководителей высшего звена замещают руководители того же уровня.
2. Если у руководителя есть заместитель, именно он замещающее лицо первой очереди.
3. Руководителей ранга начальника отдела могут замещать сотрудники этого отдела из разряда наиболее компетентных.
4. Рядовых сотрудников замещают рядовые сотрудники.
5. Замещаемый и замещающие сотрудники должны быть работниками одной организации.
Разумеется, в зависимости от функционала сотрудников и структуры организации правила могут меняться.
В составлении схемы замещения вам понадобится содействие руководителя организации, начальника отдела кадров и руководителей структурных подразделений, которые должны будут сами определиться с замещающими их работниками, предоставив их Ф.И.О. и должности.
Обратите внимание на сотрудников, занимающих несколько руководящих должностей: для каждой из них нужно будет указать замещающее лицо (см. пп
6–8 в Примере 5). Схема замещения утверждается приказом (Пример 6).
Как видно из примера выше, директора направления не всегда замещает директор другого направления. Так, например, технического директора (п. 5 в Примере 5) имеют право замещать подчиняющиеся ему главный конструктор и главный технолог, поскольку они руководители, компетентные в этом направлении деятельности.
Как работает схема замещения? Очень просто.
Подобным образом можно утвердить замещающих лиц и для сотрудников, не относящихся к руководителям.
ПЛЮСЫ ЗАМЕЩЕНИЯ
• Исключается «безвластие», поскольку замещающий работник приступает к работе сразу, без ожидания указаний и выяснений «я или не я».
• Замещающий работник точно знает, чьи должностные обязанности ему придется выполнять при замещении, поэтому постоянно будет в курсе дел на этом участке работы.
• Невозможно «свалить» вину за промахи, допущенные при замещении, на кого-то другого.
• При составлении графика отпусков точно известно, чьи отпуска не должны пересекаться.
Структура предприятия, справочник кодов подразделений и схема замещения руководителей – документы, необходимые для слаженной работы предприятия. Подготовив их, вы проявите себя как компетентный работник, которому по силам сложные задачи, требующие знаний бизнес-процессов и внутреннего механизма функционирования всего предприятия.
Не приводится.
Что такое ОКОГУ
Понятие и предназначение
ОКОГУ является Общероссийским классификатором органов государственной власти и управления, который был разработан в рамках программы развития государственной статистики и впоследствии соответственно утвержден правительством РФ.
Код разработан и представлен Росстатом, внесен на рассмотрение Росстандарта и принят его приказом №60-ст в 2011 г. Внесенный ОКОГУ заменил предыдущий код ОК 006 — 93.
ОКОГУ является частью системы стандартизации РФ и предназначается для классификации сведений о государственных органах. Задачами кода являются:
- представление информации о государственных органах путем кодирования в системах и ресурсах;
- координация информационных ресурсов государства;
- обмен сведениями между ведомствами;
- сравнение экономической и статистической информации;
- раскрытие сведений о государственных органах;
Рассмотрим, кому присваиваются ОКОГУ:
- федеральные государственные органы;
- муниципальные органы;
- органы самоуправления на местах и соответствующие избиркомы;
- органы являющиеся объектами статистического наблюдения;
- хозяйствующие субъекты и общественные объединения, подлежащие статистическому учету;
- межгосударственные органы управления с участием РФ.
При разработке классификации Росстат руководствовался иерархией государственных органов согласно законодательству РФ в целом, и в частности:
- Конституции;
- соответствующих федеральных законов;
- структуре органов исполнительной власти.
Расшифровка
Структура кода выглядит следующим образом:
Код отражает деление государственной власти на три ветви: законодательную, исполнительную и судебную и подразделяются по следующим подгруппам:
Код присваивается органам исполнительной власти в алфавитном порядке. Рассмотрим, как читать код ОКОГУ на примере Министерства юстиции РФ – 1318000.
- первая цифра указывает на принадлежность ведомства к государственной власти;
- вторая цифра – к исполнительной власти;
- третья цифра – подотчетность Президенту;
- четвертая и пятая цифры – код присвоенный министерству;
На примере подведомственной министерству Федеральной службе исполнения наказаний видно, что структура имеет код 1318010, где сведения до пятой цифры совпадают с указанными выше идентификациями Министерства юстиции, а последние две цифры указывают на присвоенный службе номер. Классификация других органов производится аналогичным способом.
- К организациям, подлежащим статистическому наблюдению относятся , госкорпорации, и академии. Они имеют группу кодов ОКОГУ 4100000.
- Организации, не имеющие вышестоящих органов управления, классифицируются по коду 4200000.
- К пятой группе 5000000 относятся организации, учрежденные в соответствии с международными договорами и соглашениями РФ.
Каким образом можно получить свой код статистики
Получение сведений относительно кодов статистики достаточно простая задача:
- Обычно информацию о них выдают в процессе регистрации в ФНС, могут в некоторых случаях выслать позже почтовым письмом.
- Обратиться в ближайший филиал Росстата:
- Написать соответствующее заявление;
- Приложить к нему копию свидетельства о регистрации;
- Копию ИНН;
- Справку с данными из ЕГРИП. Тут вы узнаете, как получить выписку из ЕГРИП;
- Если обращается учредитель необходимо приложить копию Устава предприятия.
Важно: сведения в данном случае станут доступными в течение 5 рабочих дней
- Применить Интернет-ресурс Росстата или Росглавбуха – здесь доступно получить распечатанные кода статистики бесплатно.
- Воспользоваться услугами профильных компаний – для этого заключается предварительное с ними соглашение, такая информация будет стоить денег, но при этом все выполниться в считанное время и нет необходимости тратить собственное.
Как правильно узнать код статистики по ИНН
Для этого варианта применяется официальный источник Росстата:
- Изначально следует зайти на официальный ресурс gks.ru.
- В правой колонке найти «Уведомление о кодах по общероссийским классификаторам».
- После нажатия на данное окно, появится сообщение со ссылкой http://statreg.gks.ru/, по которой необходимо выполнить переход.
- В итоге появится форма для заполнения, в которой следует указать:
- Тип уведомления – для юрлица или ИП;
- Заполнить одно из ниже представленных полей – ОКПО, ИНН или ОГРН;
- Ввести капчу и нажать на «Поиск».
- В итогах поиска необходимо нажать на кнопку «Коды ОТ ТЭИ».
- Во всплывшем окне необходимо нажать сохранить или открыть файл в формате PDF и нажать «ОК».
- Полученная справка с информацией доступна к распечатке.
Кроме этого варианта нахождения интересующей информации о кодах на сайте Росстата, можно воспользоваться другими окнами:
- При попадании на сайт органа статистики нажать на окна «О Росстате» — «Территориальные органы (ТОГС)» — «Сайты ТОГС»;
- Найти на карте необходимый территориальный орган государственной статистики и получить ссылку на его ресурс;
- Воспользоваться ссылкой для перехода;
- Нажать на окно «Узнай свой код ОКПО»;
- Появится форма уведомления;
- Заполнить ее аналогично предыдущему варианту и получить кода.
Также посредством ИНН можно узнать интересующую информацию и при личном обращении в отделение Росстата.
Образцы кодов статистики.
Применение в качестве источника информации интернета
Через интернет доступно узнать кода в несколько способов:
- Посредством официального сайта статистики;
- Или же через сайты специализирующихся фирм:
Для этого следует зайти на такой ресурс, например, Росглавбух;
- Зарегистрироваться там;
- Подписать соглашение, так как такие ресурсы обычно работают за плату;
- Далее идет та же схема внесение ИНН, ОГРН или ОКПО. Как получить ИНН физическому лицу вы можете прочесть здесь.
Информация через Росстат
Посредством данной инстанции доступно узнать кода:
- Копии паспорта;
- Копию ИНН;
- Копию регистрационного свидетельства;
- Копию выписки из ЕГРИП.
Если обращается юрлицо следует подать копии:
- Устава;
- ИНН;
- Выписки из ЕГРЮЛ;
- Свидетельство о госрегистрации предприятия;
- Паспорта директора компании;
- Доверенность.
Стоимость услуги
Если обращение в статистические органы повторное, например, вследствие утери документа или его порчи, выдача нового обойдется в 400 рублей.
Важно: чтобы не приходилось тратиться при первичном получении кодов лучше сделать копии справки, тем более, что она не содержит ни печатей, ни подписей.
Фирмы посредники также платные, их услуги стоят по-разному, все зависит от набора предоставляемых услуг, сроков и прочих формальностей. Но в среднем цена варьируется в пределах 300 – 2 000 рублей.
Образец уведомления с кодами статистики.
Можно ли получить данные бесплатно
Важно: первичная выдача справки в результате регистрации всегда бесплатная. Также в случае неполучения такой справки или утери информации, получить данные бесплатно можно посредством официальных Интернет-ресурсов, там их можно не только прочитать и выписать, но и распечатать ответ на запрос
Также в случае неполучения такой справки или утери информации, получить данные бесплатно можно посредством официальных Интернет-ресурсов, там их можно не только прочитать и выписать, но и распечатать ответ на запрос.
Общие аспекты
Данный раздел предназначен для раскрытия основных терминов и понятий, роли кода ОКОГУ в деятельности организаций и предпринимателей.
Рассмотрим, что собой представляет классификатор органов государственной власти и управления ОКОГУ, приведем для вас основные законодательные акты, которыми необходимо руководствоваться при выборе и получении кодов ОКОГУ.
Какова его роль
Классификатор ОКОГУ включен в комплекс стандартизации в РФ. Он разработан и используется с целью классифицирования, систематизации и кодирования данных об учреждениях федеральной, региональной и местной власти.
Назначение ОКОГУ:
| Упорядочивание и систематизация сведений | Обо всех действующих органах и учреждениях государственной власти и управления в регионах и в федерации в целом |
| Однозначная идентификация государственных органов власти | И управления в едином федеральном перечне организаций и компаний |
| Ведение учета и статистического наблюдения и контроля | За перечисленными в классификаторе учреждениями |
| Кодирование данных об учреждениях власти | На уровне государства или местного управления, в информационных ресурсах |
| Установление взаимосвязи | Между федеральными информационными порталами, обеспечение обмена актуальной информацией между ведомствами и органами |
| Осуществление сопоставления | Экономических, социальных и статистических данных |
К объектам систематизации в ОКОГУ причисляются:
- учреждения федеральной власти в РФ, прочие госорганы, Центральный банк ;
- региональные учреждения власти на уровне отдельных субъектов РФ;
- учреждения местного самоуправления и администрации по классификатору ОКОГУ, комитеты муниципальных территорий.
Классификации по данному коду подлежат также такие учреждения, как добровольные объединения и ассоциации по экономическому сотрудничеству в РФ, общественные фонды и религиозные образования, межгосударственные учреждения по управлению, включая сформированные в пределах СНГ.
Данные органы не причисляются к учреждениям федерального управления в РФ, но входят в состав классификатора, поскольку имеют существенное воздействие на общее экономическое развитие страны.
Также эти органы ведут обработку актуальных данных наряду и совместными усилиями с государственными учреждениями власти и управления.
Нормативная база
Классификатор ОКОГУ был утвержден , позднее в него были внесены некоторые коррективы и изменения.
Систематизация и применение классификатора государственных и местных учреждений власти осуществляется на основании , федеральных законодательных актов, .
Как узнать свой ОКОГУ для ООО и ИП
Коды статистики нужны при внесении изменений в учредительные документы, смене руководителя, открытии филиала или по запросу требовательных контрагентов. Также уведомления с кодами из Росстата нужны для получения допусков и разрешений.
Статистические коды должны выдаваться в форме письменного уведомления при регистрации предприятия. Однако ИП на практике почти никогда их не получают. В число кодов статистики входят коды ОКПО, ОГРН, ОКТМО, ОКФС, ОКОПФ, ОКАТО и, конечно, ОКОГУ. Узнать свои коды статистики можно в территориальном отделении налоговой службы или управлении Росстата, оставив официальный запрос. Ответ на запрос дадут в течение 5 дней.
Для получения кодов нужно представить паспорт, доверенность, копию устава, свидетельство о госрегистрации и выписку из государственного реестра. При первом обращении уведомление выдается бесплатно, обращаясь повторно, придется заплатить. Юридические компании тоже оказывают услуги по предоставлению кодов статистики. Они берут на себя подачу заявления, получение уведомления и передачу его ИП. За услугу берется небольшая плата, она подходит для занятых предпринимателей, так как все выполняется без вашего присутствия.
БЕЗ КОДА НЫНЧЕ НИКУДА
Коды (индексы) подразделений организации присутствуют практически во всех сферах ее деятельности: от табельного учета до выпуска продукции.
В делопроизводстве коды подразделений необходимы, например, для создания номенклатуры дел, ведения реестра руководящих документов (инструкций, положений, правил), для создания, периодического обновления и дополнения набора шаблонов часто используемых документов (так называемого альбома форм).
Коды подразделений пригодятся также при внедрении электронного документооборота, даже в минимальном его исполнении.
Кроме того, коды подразделений необходимы различным техническим службам для организации производства. Так, например, технологи используют коды для составления технологических маршрутов изготовления продукции, работники технического архива – для печатания и выдачи технической документации в соответствии с маршрутами, кадровики – для создания штатного расписания. Словом, кодирование подразделений – это нужная и важная работа.
ЧТО МОЖНО УЗНАТЬ О ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ПО КОДУ?
• подчиненность;
• номер;
• местонахождение;
• выполняемые функции.
Где его взять
Узнать незамедлительно собственный классификатор как частного предпринимателя или юридического лица, а также АО по номеру налогоплательщика, возможно, обратившись к официальному сервису Росстату.
На сегодняшний день данная услуга получила наибольшую популярность, так как еще пару лет тому назад организации и ИП могли узнать собственный ОКОГУ только лишь в бумажном виде, при самостоятельном обращении и при предоставлении соответствующего обращения в учреждение гос. статистики.
При этом необходимо было предъявить пакет документации и в обязательном порядке справку из единого государственного реестра юр. Лиц либо индивидуальных предпринимателей.
Сведения по классификатору ОКОГУ находятся в полной доступности, поэтому посмотреть может каждый желающий. Однако, можно разузнать не только свой код, но любых контрагентов, но для этого потребуется их индивидуальный номер налогоплательщика.
Последовательность действий для получения стат. кода в режиме онлайн:
затем вводим индивидуальный десятизначный номер налогоплательщика;
далее после того как все вышеперечисленные действия будут произведены, перед вами появится уведомление с кодом ОКОГУ.
Полученный классификатор требуется записать либо сохранить в отдельном файле.
Все данные предоставляются всем желающим, и носит лишь информационный характер, однако стоит запомнить, что это уведомление не имеет правоустанавливающего действия.
ПРИМЕНЯЕМ КОДЫ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
При индексации дел в номенклатуре
Для этого необходимо присвоить индексы различным видам документов, которые создаются в организации.
Например:
01 – приказы по основной деятельности;
02 – распоряжения;
03 – положения;
04 – инструкции;
05 – переписка;
06 – служебные записки;
Придерживаться этой системы следует при индексировании дел всех подразделений. Если 06 – код служебных записок, то используется он во всех подразделениях (Пример 4). Эта система подойдет организации, в которой принята децентрализованная или смешанная форма делопроизводства и служебные записки нумеруются валовым способом внутри сгенерировавших их подразделений.
При индексации бланков в альбоме форм
При индексации утвержденных форм в альбоме (если в организации он есть) каждому бланку присваивается уникальный номер, в котором присутствует и код подразделения, которое его разработало и применяет (например, 101 – канцелярия).
Индекс располагается на самом документе в нижнем колонтитуле с указанием документа (приказа), на основании которого он был введен в действие (или изменен), и номера редакции документа. Например, так:
При регистрации служебных записок
Если в организации применяется децентрализованная или смешанная форма ведения делопроизводства, код подразделения можно использовать при нумерации исходящих служебных записок разных подразделений.
Если исходящие служебные записки регистрируются в структурных подразделениях-инициаторах, номер служебной записки, например, из бухгалтерии может иметь вид 102-06-118, где 102-06 – индекс дела, состоящий из кода подразделения и кода вида документа, а 118 – порядковый номер регистрируемого документа с начала года.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Номер документа и код утвержденной формы документа не совпадают. Например, 102-06-118 – номер служебной записки, созданной в бухгалтерии, и 101-04011 – код шаблона служебной записки, являющийся приложением к инструкции по делопроизводству.
Для ООО
Для того чтобы выяснить ОКОГУ для общества с ограниченной ответственностью, необходимо обладать сведениями, а именно знать номер налогоплательщика, а также ОГРН (не обязательно) организации.
У любого владельца ИП или ООО в офисе всегда находятся стат. коды и содержат следующую информацию: ОКАТО, ОКПО, ОКФС, ОКТМО, ОКОГУ, ОКВЭД и ОКОПФ. Из реестра удаляется только информация о ликвидированных организациях.
Для получения информации о кодах открытого вами общества с ограниченной ответственностью можно получить в любом налоговом органе по месту жительства.
Интересной особенностью является то, что запрашиваемая вами информация имеется у сотрудников налоговых служб, но обязанности на ее предоставление вам нет.
Вероятна ситуация что вам не повезет и информация предоставлена не будет. В таком случае необходимо обратиться с заявлением в территориальный орган Росстата.
Перечень документов, необходимых для получения кодов для ООО:
- паспорт учредителя либо доверенность на представителя;
- копия устава;
- копия ИНН;
- свидетельство о государственной регистрации;
- выписка единого гос. реестра юридических лиц.
При первичном обращении в Росстат, соответствующие документы с кодами предоставляются совершенно бесплатно. При последующих обращениях, возможно, вам откажут в их получении.
Получение необходимых документов при повторных обращениях возможно в случаях:
- смена учредительского состава;
- смена организационно — правовых форм организации;
- изменение местонахождения организации; изменение наименования учреждения.
В настоящее время существуют ряд организаций, имеющих возможность получения необходимых вам уведомлений, при выполнении с вашей стороны некоторых денежных обязательств.
