Как управлять отделом продаж: с чего начать и что не упустить

Навыки тайм-менеджмента руководителя отдела продаж

Создать обстановку, в которой коллектив менеджеров продаж будет работать наиболее эффективно, – очень важное умение, но им обладает не каждый РОП. Руководитель должен быть хорошим организатором, чтобы это стало возможным

Даже если у вас будут лучшие специалисты по продажам, их необходимо не только мотивировать, но и контролировать, стимулировать, проводить работу над ошибками и давать важные подсказки.

Поэтому каждый руководитель отдела продаж должен обладать навыками тайм-менеджмента. Важнейший из них – способность расставлять приоритеты. Персонал может проводить переговоры с партнерами, создавать КП, проводить согласование спецификаций, оформлять договоры, получать платежи. В то время как РОП будет нанимать или увольнять сотрудников, включаться в работу с клиентами. Рабочих процессов огромное количество, проблемные ситуации так или иначе будут возникать. Чтобы правильно расставить приоритеты, можно воспользоваться матрицей Эйзенхауэра. Расскажем о ней подробнее.

Рассортируйте свои дела по степени важности, условно поместив их в одну из четвертей квадрата.

I квадрат — срочные важные дела, от которых зависит эффективность работы, если их не выполнить, все усилия станут бессмысленными. Сюда относятся неотложные задачи, для большей наглядности рассмотрим некоторые из них:

• возникла проблема либо появилась новая возможность у ключевых клиентов;
• система работы дает сбой;
• нововведения, актуальность которых относится к сегодняшнему дню.

II квадрат — несрочные важные задачи, от которых также зависит результативность труда, однако их решение можно перенести на другое время.

Выполняя такие дела сейчас, вы инвестируете в будущее, чтобы повысить доходы компании.

Например:

• создание, внесение корректировок и реализация формулы продаж;
• обучение сотрудников;
• работа с ключевыми клиентами;
• анализ рынка, устранение проблемных ситуаций, долгосрочное планирование.

III квадрат — срочные неважные дела, которые практически не оказывают влияние на эффективность труда, однако, если их не выполнить сегодня, завтра будет уже поздно.

Несложные задачи, на решение которых требуется не много времени, например:

• устранение проблемных ситуаций, возникших у персонала;
• проведение совещаний, создание писем, документации, совершение звонков, прием посетителей.

IV квадрат — несрочные неважные дела, которые не оказывают большого влияния на результат труда, выполнение таких задач можно перенести на другое время.

Чаще всего несрочные неважные дела лишь отвлекают РОПа, к примеру:

задачи исполнительского уровня;
дела, которые отвлекают от важной работы.

Прежде всего РОП должен выполнить задачи из первого квадрата, являющиеся неотложными. Например, отправить КП ключевому клиенту, провести переговоры, устранить конфликт, произошедший с покупателем.

Сергей Азимов убойные фишки в продажах!

Такие задачи сильнее всего влияют на результат работы, причем выполнить их нужно срочно, не допуская ошибок. В случае, когда на решение такой проблемы тратятся все ресурсы, при этом работа выполняется некачественно, эффективность управления снижается. Когда подобных ситуаций накапливается много, как РОП, так и менеджеры продаж испытывают сильный стресс.

Чтобы не оказаться в такой ситуации, следует заранее позаботиться о соответствующих мерах и не допускать ее возникновения – улучшать систему, нивелировать риски. Но не каждый руководитель успевает проводить профилактические мероприятия.

На что РОП тратит свое время? Чаще всего, когда наиболее важные задачи решены, начальник не может выбрать, что делать дальше:

• вводить профилактические меры, чтобы форс-мажоры больше не происходили, вносить коррективы в работу системы, проводить обучение персонала, чтобы сотрудники знали, как себя вести в рискованных ситуациях. Все эти действия относятся ко второму квадрату;
• либо заняться рутинными, но неотложными делами, к примеру выполнить просьбу сотрудников, оформить документацию, ответить на письмо или созвониться с клиентом. Такие задачи, на которые руководитель тратит меньше энергии, относятся к третьему квадрату.

Ключевой навык руководителя отдела продаж – умение расставлять приоритеты в своей работе, способность выделять наиболее важные дела, которые следует выполнить прежде всего. Затем находить менее срочные рутинные задачи. С таким подходом можно исключить возникновение авралов из первого квадрата и повысить результативность труда.

Общие функции руководителя отдела продаж

Успешная торговля начинается с разумного планирования. Оно бывает разным – общий бизнес-план, приготовления к переговорам, подготовка остальных мероприятий. Если РОП активно не участвует в этих вопросах, то результаты могут быть плачевны. Цель руководства в данном случае – сформировать детальный план удачного исхода ситуации. Он должен содержать четкий порядок действий для получения необходимых результатов.

Декомпозиция задач

В каждом бизнесе есть множество логически построенных цепочек, где каждое звено играет собственную роль. Это касается и общего план торговли с его дальнейшим разделением на более локальные, конкретные задачи. Данный процесс носит название «декомпозиция». То есть в функции руководителя отдела продаж входит рациональное распределение ресурсов с целью вписаться в свой же план. Намечая ежемесячное получение прибыли компании, РОП должен раскидать задачи так, чтобы выйти на ожидаемые показатели.

Мотивация сотрудников

Жизнь показала: стимулирование персонала может давать прекрасные плоды. Каждый из нас будет трудиться эффективно, если начальник жмет на правильные «кнопки». Его задача состоит не только в начислении зарплаты. Необходимо контролировать все действия сотрудников, чтобы вовремя увидеть и исправить их ошибки.

Чтобы мотивировать работников, нужно искать правильный подход к каждому из них. Хорошим стимулом становятся награды в виде бонусов, доплат и повышения оклада. Отличный способ нематериальных поощрений – дипломы, грамоты и отличительные знаки за выполнение поставленных задач. К примеру, статус лучшего сотрудника прекрасно побуждает человека к продуктивному труду.

Основные функции руководителя отдела продаж – наладить эффективную работу коллектива, создать единый и бесперебойный механизм. Потому что достижение главных целей невозможно без поддержки всей команды. РОП должен контролировать и сроки выполнения задач. Прежде всего, нужно сформировать регламент (распорядок дня), который будет ориентиром для сотрудников. Они легко поймут, что делать в каждой нестандартной ситуации.

Еще важный момент – снабдить продажников всем, что необходимо для работы. Это расширит их возможности, повысит качество продаж.

Администрирование

РОП должен быть в курсе всех процессов, происходящих в фирме. Важнейшие из них:

• составление отчетности по сделкам;
• проверка квалификации менеджеров;
• контроль за их активностью (ежедневно);
• оценка KPI сотрудников и продуктивности всего отдела;
• планирование торговли.

Выполняя функции руководителя отдела продаж, начальник может обеспечить слаженность работы коллектива и сохранить финансовый баланс компании. Кроме этого, он должен находить подход к трудным клиентам и уметь вести себя в нештатных ситуациях.

Обучение персонала

Пройти по конкурсу, чтобы попасть в отдел продаж, – лишь часть тернистого пути. Ведь настоящий продавец всегда стремится к новым знаниям и оттачивает собственное мастерство. Поэтому РОП должен обучать свою команду. А также контролировать работу подчиненных и помогать им находить, а после исправлять свои ошибки.

Не нужно забывать о мотивации. Указывая на оплошность продавца, необходимо делать это верно и тактично. Тематику учебы определяет направление бизнеса. Как правило, это основы прибыльных продаж, применение тех или иных приемов и умение налаживать контакты с покупателем.

Внутренние тренинги

Бесспорно, обучение не ограничено лишь ценными советами от РОП. Необходимы профильные тренинги и курсы. Внутрикорпоративные занятия проводятся обычно каждый день. На них работники осваивают методики продаж и получают основные навыки торговли. На тренингах нужно рассматривать нюансы достижения успеха и сложные вопросы

Тренинги должны затрагивать и некоторые тонкости успешной деятельности, и самые проблематичные вопросы, решение которых вызывает затруднения. К таким мероприятиям можно привлечь экспертов или провести занятия своими силами.

Наставничество

Многие РОП недооценивают важность личного общения с подчиненным. Играя роль наставника, гораздо легче и быстрее сделать из него успешного продажника

Главное найти верный подход. С помощью ценных советов и подсказок правильных решений начальник станет опытным советчиком для продавцов.

Не стоит игнорировать эту возможность. Не первый год наставничество входит в функции руководителя отдела продаж как одна из ключевых обязанностей. Иначе можно потерять доверие команды.

Переговорщик

Отдел продаж — это боевое подразделение компании, которое захватывает рынок для вашего бизнеса, и защищает ваших клиентов от нападок конкурентов. И профессиональный руководитель обязательно должен быть сильным переговорщиком, который ежедневно и еженедельно проводит значительное количество переговоров с клиентами.

Он заключает сделки и зарабатывает компании своими сделками в десятки, в сотни раз больше, чем оклад, проценты, бонусы, заработная плата, которые ему платит компания. Хотя бы — в несколько раз больше. Это минимум, ниже которого ни о какой достойной работе говорить нельзя.

Таким образом, каждый профессиональный руководитель — это не затратная, а доходная часть вашего бюджета. Сотрудник должен приносить компании значительно больше, чем затраты, которые компания тратит на этого сотрудника. И это можно с точностью до рубля посчитать в финансовом анализе результатов продаж за каждый месяц.

Что должен уметь руководитель отдела продаж

Эксперт в сфере продаж должен владеть следующими навыками:

Опыт строительства системы продаж

Взять на работу человека, который лишь в теории знает, что такое продажи, и хотел бы попробовать себя в данной сфере, – всегда риск для компании. Риски в сфере продаж должны быть минимальными, это допустимо, если компания только на пути к созданию успешного бизнеса. Соискателей на должность РОПа будет достаточно, главное знать, как выбрать лучшего.

Кандидаты с опытом руководителей могут быть слишком требовательными, тогда есть смысл пригласить на собеседование специалистов, которые имели подобный опыт, временно замещая руководителей, или были старшими в отделе. Эксперты, работавшие в «полях» и имеющие желание подняться выше по карьерной лестнице, смогут проявить в полной мере свой профессионализм и лидерские качества на руководящей должности.

Четкое видение того, как будет выглядеть работающая система

К собеседованию с претендентом необходимо подготовить как можно больше вопросов, зная специфику работы компании. Можно задать сначала вопросы общего плана, затем перейти к более узким, например: какой вид поощрения для сотрудников вы выберете и почему? Как определите бизнес-стратегию для развития предприятия? Какие меры будете принимать, если возникнут трудности при внедрении этой стратегии?

Знание рынка

Одним из главных преимуществ для кандидата будет понимание того, как устроены бизнес-процессы у конкурентов. Можно, конечно, на свой страх и риск переманить хорошего сотрудника у главных конкурентов, но этот вариант нельзя считать надежным, и потребует он немалых затрат. На рынке труда, скорее всего, найдутся кандидаты, отвечающие данному требованию.

Чтобы заинтересовать успешного кандидата, нужно и самому владеть информацией в полном объеме. Ведь деятельность РОПа и его команды необходимо контролировать, понимая, в правильном ли направлении они движутся или какие ошибки совершают. Зная все нюансы построения успешного бизнеса, вышестоящее руководство будет ясно представлять – что должен уметь руководитель отдела продаж.

Разделение труда в отделе продаж — ключ к успеху

Продавец должен продавать, и чем больше на него навешано задач, не связанных напрямую с продажами, тем хуже он будет это делать. Казалось бы, очень логично, и тем не менее многие совершают ошибку, загружая продавцов всякой ерундой. Кто-то просит проводить интеграцию, кто-то еще и аккаунтить клиента после продажи, кто-то еще чем-то.

Поняли мы это, когда столкнулись с тем, что менеджеры не выполняли KPI по звонкам и скайпам. В качестве причины они озвучивали необходимость тратить время на подготовку базы для обзвона.

Нам ежедневно нужна база, по которой будет звонить менеджер. Сначала мы пытались переложить задачу ее подготовки на их самих. В результате они не могли выполнить план по демонстрациям, ведь чтобы понять, стоит ли звонить клиенту, они должны были провести кучу проверок в разных системах:

• понять подходит ли клиент под профиль идеального (у каждого должен быть такой профиль);
• проверить, что мы с ним еще не работаем (код на сайте);
• проверить, что с ним не работает никто из коллег (АМО);
• проверить, не работали ли мы с ним раньше (Jira и zendesk);
• завести его в CRM и начать работу.

Поэтому важно разгружать продавцов, насколько это возможно, чтобы требовать с них максимальной отдачи

4 функции руководитель продаж- простыми словами

По большому счету, обязанности руководителя отдела продаж сводятся к 4 блокам:

• планирование работы отдела продаж
• организация работы отдела продаж
• мотивация менеджеров продаж
• контроль результатов работы менеджеров

Планирование работы отдела продаж

Планирование работы отдела продаж опирается на желаемую цифру выручки или прибыли компании и оценку доступных ресурсов для выполнения плана продаж.

Результатом планирования должны стать конкретные показатели активности менеджеров: звонки, встречи, презентации.

Соответственно плану определяются точки и периодичность контроля выполнения заданий менеджерами продаж.

Для того, чтобы выполнить план продаж руководитель ОП должен распределить план между менеджерами продаж соответственно их функционалу. План продаж должен быть разным для разных групп менеджеров.

Для того, чтобы повысить вероятность выполнения плана, руководитель должен распределить по менеджерам не 100% плана, а 120%.

Организация работы отдела продаж

Организация продаж сводится к тому, чтобы правильно расставить менеджеров продаж по функционалу и типам клиентов. В зависимости от стадии развития продаж, в компании нужно разное количество и соотношение

• разведчиков (менеджеров продаж, которые ищут новых клиентов)
• охотников (те, кто делает первые продажи потенциальным клиентам)
• фермеров или аккаунт-менеджеров (те, кто продаёт постоянным клиентам).

После определения количества и качества менеджеров, РОП должен подумать о их вооружении техническими средствами, а также маркетинговыми материалами и недостающими знаниями.

Мотивация менеджеров продаж

Систему мотивации менеджеров отдела продаж комбинируют  из материальной, нематериальной и стимула.

Материальная мотивация в зависимости от типа продаж (транзакционные, консультационные или стратегические) должна учитывать либо точное выполнение инструкций, либо выполнение показателей работы, либо конкретный финансовый результат.

Система материальной мотивации разрабатывается совместно с финансовым отделом компании или её собственником.

Нематериальная мотивация менеджеров продаж разрабатывается с учётом личных качеств каждого сотрудника, его внутренних мотивов выполнять именно эту работу.

Разработка системы нематериальной мотивации должна проводится совместно с тем специалистом компании, который лучше всех знает психологические особенности каждого менеджера. В малых компаниях обычно это владелец, в средних и крупных, это люди из отдела развития персонала.

Через 3-6 месяцев руководитель отдела продаж должен знать внутренние мотивы своих бойцов лучше, чем кто бы то ни был в компании. После этого, у него появляются возможности корректировать нематериальную мотивацию каждого сотрудника в своем отделе.

Стимул вообще, вещь особенная. Подробнее о нём и разработке системы мотивации можно почитать здесь (откроется в новой вкладке)

Контроль результатов работы менеджеров

В зависимости от вида продаж, цикла сделки, других особенностей компании подбираются разные инструменты и периодичность контроля. Никакой универсальной формулы контроля нет.

Правильный контроль должен быть достаточным для того, чтобы понимать направление и скорость движения к поставленной каждому сотруднику цели. Хорошо поставленный контроль не должен отвлекать много времени контролируемого на заполнения всяких отчетов, форм, проведение отчетных собраний, совещаний и тп.

Период контроля сильно зависит от цикла сделки. Чем короче цикл сделки, тем интенсивней должен быть контроль.

Инструменты контроля в распоряжении РОПа довольно обширные.  Планерки, отчеты, видеонаблюдение, CRM  система, прослушивание телефонных разговоров менеджеров с клиентами и другие, в зависимости от вида продаж.

Контроль работы отдела  должен быть налажен так, чтобы при отклонениях от намеченной скорости или направления достижения плановых показателей была возможность быстро скорректировать поведение менеджеров для выполнения плана продаж.

Как построить объективную систему для оценки эффективности работы отдела продаж

Проверка результативности работы сформированного на предыдущих этапах подразделения – то, что должно выполняться регулярно и с должной ответственностью. В первую очередь, надо оценивать следующие критерии:

Средний чек. Этот параметр говорит о средней стоимости покупки. Чем он выше, тем лучше для фирмы.

Повторные продажи. Увеличиваются в результате грамотной работы с постоянными покупателями.

Входящий поток. Это группа покупателей, которая формируется после запуска рекламной кампании.

Первая покупка. Показатель, отражающий результативность привлечения новых клиентов в фирму.

Прибыль. Один из главных параметров, наглядно показывающий эффективность работы отдела продаж.

К анализу перечисленных выше факторов надо подходить с использованием количественных и качественных параметров. К этому следует проявить особую ответственность. Это связано с тем, что даже малейшие ошибки в управлении отделом продаж практически моментально сказываются на прибыли и деятельности компании.

Постоянный сотрудник или директор на аутсорсинге?

В работе директора по продажам есть один интересный момент. Если специалист добросовестно выполнил свою работу, его услуги утрачивают актуальность. Например, в течение нескольких месяцев была создана и начала функционировать система продаж. Руководители научились ставить правильные цели, а подчиненные – эффективно выполнять бизнес-задачи. Что же будет делать директор по продажам в такой ситуации? Безусловно, улучшать и оптимизировать отдельные процессы можно до бесконечности, однако основная цель директора уже достигнута: система работает слаженно и не требует его постоянного внимания. Следовательно, ценность специалиста для компании снижается, а оплата его услуг становится нерентабельной.

Существует решение подобной проблемы – услуги директора по продажам на аутсорсинге. В этом случае компания привлекает к сотрудничеству проектную команду с опытом создания и развития отделов продаж. Члены команды разрабатывают и налаживают бизнес-процессы, обучают начальников отделов и передают руководству ключевые точки контроля. После этого сотрудничество прекращается, а команда уходит строить систему в другую компанию. Для компаний приглашение директора на аутсорсинге имеет два преимущества. Во-первых, повышается эффективность работы, поскольку построением системы занимается команда, а не один человек. Во-вторых, отпадает необходимость постоянно оплачивать услуги этого человека.

Пошаговая инструкция, как найти руководителя отдела продаж

Прежде всего организуют внутреннюю процедуру по найму персонала на вакансию. С этой целью нужно предусмотреть ряд важных моментов.

1. Написать продающий текст о работодателе.

В ситуации с руководителем продажников это обязательно. Опишите выгоды от работы в вашей фирме. Если вам нужен человек со стороны, а не корпоративный ставленник на эту должность, придется убедить специалиста, что вам стоит доверять.

2. Составить профиль должности РОПа.

Документ необходим для понимания того, кого ждет ваша фирма и что дает сотруднику взамен. Там должны быть четко обозначены его функциональные обязанности. Работнику нужно понять, что от него хотят. Иначе вы не сможете им эффективно управлять.

Профиль должности состоит из базовых разделов, которые нужно заполнять.

• Название штатной единицы.
• Функционал сотрудника.
• Возраст, образование, опыт работы.
• Условия труда.

3. Продумать схему мотивации.

Перед тем как найти руководителя отдела продаж, нужно продумать систему его финансового стимулирования. Она относится к условиям труда наряду с рабочим местом и рабочим временем. Сегодня существуют принципы и нормы для того, чтобы построить продуктивную схему материальной заинтересованности РОПа и мотивировать его на достижение главных целей предприятия.

Для этого отлично подойдет метод сложного оклада, который состоит из трех частей, таких как:

• постоянная (это примерно 40–50 % заработной платы по факту выполнения плана);
• переменная (вознаграждение сотрудника за выполнение плановых KPI). Для руководителя отдела сбыта это может быть коллективный результат труда, эффективность каждого продавца и др.;
• бонусная (выплачивается по системе мотивации «большие пороги» за проведение индивидуальных сделок и групповое выполнение плана). В этом случае, если плановые показатели не дотянули до 80 %, бонусов не будет.

Сергей Азимов убойные фишки в продажах!

4. Спланировать доход.

Нужно заранее продумать ожидаемую выручку, учитывая прибыль. Сумма должна быть реально достижимой и своевременно доведенной до новичка-руководителя. Не стоит возлагать надежды на РОПа, который придет и сам все просчитает. Это опасная ошибка. Оптимально будет разделить прибыль на части, которые каждый день приносят менеджеры. Вдобавок нужно рассмотреть текущий средний чек и данные конверсии, чтобы наметить их повышение или сохранение.

5. Организовать бизнес-процесс отбора претендентов.

Для этого придется выстроить воронку выбора людей на вакантную должность управленца. Это поможет вам контролировать поиск кандидатов и сам ход мероприятия. Без пошагового плана воронка не получится, так же как и в продажах. В этом случае вы предлагаете себя вместо продукта.

Вот простой пример плана воронки.

• Публикация вакансии (нетворкинг или получение запроса).
• Телефонный звонок с отправкой предварительной анкеты для оценки соискателя.
• Ознакомительная встреча.
• Повторная аудиенция для подтверждения желания сторон.
• Трудоустройство.

Прежде чем приступить к поиску РОПа, нужно серьезно подготовиться. Если учесть и отработать все наши советы, как найти руководителя отдела продаж, процесс пройдет довольно эффективно.

Получите персональный аудит отдела продаж от Сергея Азимова для 3-кратного роста продаж в 2021 году совершенно бесплатно

Проведем аудит Вашего отдела продаж по 24 пунктам и дадим четкий план по увеличению прибыли!

У руководителя группы продаж не должно быть плана (но не сразу)

Мой самый успешный продавец приходил в 8:30 утра и в 9 уже начинал звонить, он звонил весь день до 17:50, обладал самой быстрой рукой по приему входящих, обедал 20 минут, ни с кем не общался, не курил, не ходил на пьянки и корпоративы, уходил ровно в 18:00. В продажах можно быть очень успешным, при этом абсолютно не притворяясь командным игроком.

Тем не менее очень сложно представить такое поведение от руководителя группы продаж. Чтобы он закрывался от всех, закрывал свой календарь, отказывался от встреч для помощи продавцам. Это просто две разные роли. И тем не менее даже мне очень хотелось вначале навесить на руководителей групп план.

Фото: Unsplash

Я думал, ну как же так, такой опытный сейлз и не продает. А потом понял, что если у него есть план, то это первое, о чем он думает, он включает поведение социопата и совсем не занимается развитием людей. Но ведь его успех — это успех в первую очередь его людей.

После некоторых опытов я пришел к тому, что план надо убирать, когда у руководителя три и более сотрудников. Когда мы понимаем, что человек идет в руководители, мы никогда не даем ему опытных людей, а начинаем нанимать новичков и отдаем в шефство.

Он еще находится в чьей-то группе, но уже начинает коучить новичков. И если они показывают результат и их более трех, он «отпочковывается» в отдельную группу и может набрать еще четырех человек (но не более семи).

Похожие записи:

Как сделать самостоятельно электронную подпись Кремниевая долина Генератор названий фирм Лидеры партии «яблоко». политика и организационная структура партии «яблоко» Топ-50 белорусских youtube-каналов (обновлено 2021) Как удобно хранить документы дома?