15 лайфхаков notion

Содержание

Какую работу можно сделать в Notion

Notion — универсальный сервис, который можно использовать для различных целей. Каких именно, предлагаем изучить в этом разделе.

Для личного пользования

Онлайн-сервис можно использовать для того чтобы создавать индивидуальные заметки, цели и напоминания, которые помогут в личной работе. Особенно это актуально, если пользователь работает сам на себя. Очень удобно использовать Notion для того, чтобы составить планы на год, а также распланировать дела по дому.

Формирования маленькой википедии

Википедия — своеобразная база знаний, в которой можно найти практически все. Каждый юзер создаст себе точно такую же, которую потом предложит другим пользователям по сети с целью ознакомления. С помощью такой базы знаний легко сформировать онлайн-курс, сделать интересную презентацию, не выходя из дома.

Управление различными задачами

С помощью отдельных блоков, предусмотренных на страницах интернет-сервиса легко контролировать список дел, которые были выполнены в течение дня и те, которые еще осталось сделать. Например, простые задачи проще внести в специальные контрольные списки, а задачи посерьезнее составить в канбан-досках.

Последний инструмент выглядит, как коллаж из большого количества наклеек, которые можно перемещать с одного места в другое. Отображение таких задач очень схоже с теми, которые формируются в Trello.

Причем из него очень удобно делать импорт необходимых файлов в два клика, когда нужно воспользоваться списком задач без переключения между сервисами.

Создание таблиц и баз данных

Для этой цели очень подходит Microsoft Excel, однако, удобнее работать будет именно в сервисе Notion.  Здесь легко создавать короткие таблицы, небольшие базы данных с числовым и текстовым форматом.

Этот вариант не подойдёт для вычисления сложных математических формул, а вот для решения простых задач на сложение и вычитание идеален.

Базовые и расширенные функции Notion для специалиста

В приложении много возможностей — это плюс, но и минус: без обучающих статей и видео сложно разобраться в программе. 

Если вам пока сложно, начните с базовых функций, используйте приложение как «продвинутый» блокнот. Notion станет для вас личной википедией. Когда станет все понятно – идите дальше. 

Базовые функции Notion

Иерархия страниц 

На панели слева – все страницы, которые есть у пользователя. Их можно удалять, создавать новые. Каждый сам продумывает темы.

Notion – конструктор страниц: главные блоки – слева на панели, в них можно создавать подстраницы. Это не монолитная конструкция: страницы можно перемещать, объединять, связывать между собой, удалять. 

Так выглядит боковая панель

Сверху вниз: быстрый поиск, уведомления, настройки, важное, личные страницы, шаблоны, импорт и корзина

Блочная система 

Если вы хотите создать папку на компьютере, то просто кликаете в любом нужном месте. В Notion так нельзя: вы работаете через блоки. Чтобы совершить действие на странице, нажмите на + и выберите действие из списка. 

Текст можно набирать сразу, а не нажимать на +. Поначалу может быть не так удобно писать тексты, как в Google Docs, потому что в Notion каждый новый абзац – новый блок, а не единый текст. У вас не получится выделить часть одного абзаца и часть другого: в Notion блок – это самостоятельный элемент страницы. Зато блоки удобно двигать, переносить части текста вверх или вниз.

Так выглядит работа с текстом в notion

Создать таблицу в Ноушен

Сила Notion – базы данных. Но пользователь может работать в них, как в таблицах, если нет желания или времени.  

Обычная таблица – набор строк и колонок. База данных – это много интерактивно расширяемых таблиц, которые связаны друг с другом.

В Notion каждый добавленный в базу данных элемент может быть отображен как отдельная страница. Еще можно связывать сущности различных баз данных между собой. В базе данных вы можете не только хранить информацию, но и отображать, группировать, анализировать, выводить, суммировать, применять к ним различные алгоритмы с помощью формул, схожих с формулами Excel.

Больше функций приложения Notion

Научитесь группировать и систематизировать свои данные, пользуйтесь расширениями и виджетами в Ноушене для большей кастомизации. Это все еще просто, но теперь Notion заменит таск-менеджеры, планеры, календари.

Освойте базы данных 

Попробуйте заполнить поля со свойствами к вашей информации: расставьте теги, даты или числа. 

В базе данных доступны свойства: текст, число, выбор, множественный выбор, дата, человек, файл, галочка, ссылка, электронная почта и номер телефона. Например, если в столбце будет информация про деньги, выберите «число».

Теперь меняйте формат вывода данных: из таблицы в канбан-доску, список или календарь. Сортируйте, устанавливайте фильтры. 

Например, можно узнать доход за прошлый месяц, но не учитывать подаренные на день рождения деньги. 

Через фильтр можно как вывести группу данных, так исключить. В левом окошке выберите свойство базы, а в левом укажите команду.

Дизайн

По умолчанию иконки – обычные смайлики. Хотите стильные и минималистичные — можно взять свои, например, скачать на Tilda или с Notion.vip. 

Меняйте положение текста и шрифт. Выберите темную или светлую версию  

Продвинутые функции Ноушен

Advanced-функции Formula, Relation и Rollup нужны для работы с базами данных.  

Математические формулы – это сложно. Но опыт в Excel и знание математических функций помогут разобраться. Фрилансер сможет и без них организовать работу. Но формулы частично автоматизируют Ноушен, как в примере: 

Эта формула Бена Смита поможет фрилансеру посчитать количество часов, которое он работал

За этим важно следить, чтобы рассчитать ставку за час. Можно устанавливать зависимость между базами

Это позволяет в одной базе отображать данные из другой базы, а значит, экономить время на переписывании. 

Можно устанавливать зависимость между базами. Это позволяет в одной базе отображать данные из другой базы, а значит, экономить время на переписывании. 

Роллап помогает сделать вычисления в базе данных на основе данных другой таблицы.


Пример, как можно использовать свойства «связать» и «роллап». В первом столбике указана финансовая цель. Второй связали с таблицей клиентов. В третьем посчитали с помощью роллапа, сколько они заплатили за месяц

Подробный обзор функций Notion есть у популярного блогера Насти Кей:

Коротко фрилансерам о Notion

Заказать разработку приложения для себя стоит от 200 тысяч рублей. Или можно потратить несколько вечеров на кастомизацию Notion и получить почти собственное приложение.

  • Notion – программа, где фрилансер может хранить всю информацию о проектах и заказчиках, вести задачи, контролировать доходы и расходы, работать с данными. 
  • Все процессы настраивает сам пользователь, автоматически ничего не работает. Приложение подойдет тем, кто любит разбираться в программах, инструкциях, собирать виртуальный конструктор данных. 
  • Сила Notion в возможности выстраивания иерархии страниц и работы в базах данных. Из приложения можно сделать свою википедию.
  • В Notion нет русифицированной версии. Но онлайн-переводчик поможет разобраться.
  • Бесплатной версии хватит, если не собираетесь хранить больше 5 МБ файлов. Тарифы стартуют от $4 в месяц. Цена для командной работы — от $8. 
  • Есть сложные функции для работы с базами данных: Formulas, Rollup, Relation. Ими можно не пользоваться, если нужен просто продвинутый планер или электронный блокнот.
  • В интернете есть обучающие материалы про Notion. Новички могут начать с шаблонов – их можно найти в самом приложении или в интернете. Вы можете начать с шаблонов автора этой статьи.
  • Чтобы вести Notion эффективно, нужно ввести это в привычку.

Тарифы

Сервис предоставляет тарифные планы:

Для личного пользования:

  • Personal (бесплатно навсегда) — все инструменты для персонального пользования, объем хранилища 5МБ, возможность поделиться страницами сервиса для просмотра с 5 пользователями (гостями);
  • Personal Pro ($5 в месяц) — все инструменты, нет ограничений по объему загружаемой информации, количеству гостей, просмотру страниц, есть сохранение истории версий за последние 30 дней.

Для команд и бизнеса:

  • Team ($10 в месяц за 1 сотрудника) — все функции, нет лимитов по числу участников, гостей и объему хранилища, есть разграничение прав доступа;
  • Enterprise (по запросу) — все, что есть в тарифе Team, а также улучшенная безопасность и приоритетная техподдержка.

Календарь

Одна из вкладок слева у меня – Календарь 2020. Тут отмечаю все занятия, которые запланированы. Создать урок очень просто – наведите мышкой на дату и нажмите на всплывающий крестик, после чего появится окно, где вы сможете внести данные. Прямо на этой странице можно создать план урока, но мне удобней дать на него ссылку. 

На странице, которая всплывает к каждому уроку, я заношу данные о номере урока, дате, времени и названии занятия. К каждому названию урока ввожу ссылку на полный план занятия, отмечаю состоялся ли урок, получена ли оплата, комментарий, если что-то пошло не так, и отмечаю, отправила ли я домашнее задание, чтобы не забыть. 

На сводной таблице я к каждому уроку даю ссылку на календарь. Таким образом, достаточно зайти во вкладку Календарь, чтобы перейти к плану или, наоборот, зайти в планы уроков и перейти оттуда в Календарь, что очень удобно. 

Помимо этого, у меня есть отдельная вкладка Useful links. Она предназначена для того, чтобы хранить там ссылки в быстром доступе или добавлять туда ресурсы, которые я хочу посмотреть. Они представлены в виде открывающегося списка, но под названием можно также выбрать вид галереи. Во вкладке Check я сохраняю ссылки, которые хочу посмотреть позже, а в Resources вношу уже проверенные и необходимые ресурсы для работы. 

Notion – многофункциональный ресурс, который поможет вам, как учителю, организовать рабочие моменты. Невозможно помнить всё. Внесите данные по ученикам в базу Notion, и это значительно упростит и ускорит вашу работу. У ресурса нет никаких барьеров, так что, если вы ранее пользовались Google Документами и Таблицами, то переход в ресурс, где всё это уже собрали в одну рабочую зону, будет для вас оправдан. 

Как фрилансеру использовать Ноушен

Фрилансеру нужно записывать новые задачи, отмечать выполненные, составлять базу клиентов, хранить ссылки и файлы, следить за доходами. 

Notion как ежедневник и таск-менеджер 

В Notion можно перенести ваш бумажный блокнот или привычный таск-менеджер. Допустим, вы используете систему bullet journal — в Notion можно повторить структуру блокнота: вот как сделали мы. 

По системе bullet-journal нужно сделать разворот на год, на месяц и на каждую неделю. Первая страница блокнота – содержание, оно помогает ориентироваться в заметках. В Notion в содержании нет необходимости, его заменит поиск, стрелки «назад-вперед».

Так выглядит разворот на одну неделю. Если в бумажном блокноте нужно чертить и заполнять развороты каждую неделю, то в Notion можно дублировать шаблон, просто изменить старые даты на актуальные. Хотя некоторым пользователям bullet-journal, наоборот, важен процесс оформления. Прорисовывать элементы, чертить, придумывать дизайн – это медитация и творчество, а не только планирование. 

Заносите задачи в базу данных, укажите свойства, а потом выбирайте нужный формат.

В Notion есть шесть форматов вывода информации из базы данных: канбан-доски, календарь, список, галерея, диаграмма Ганта. Выберите Inline, чтобы вставить базу на страницу или создайте новую страницу Full page.  

Эта функция помогает визуализировать информацию. Например, вы ведете канбан-доску задач на неделю. Но в этой базе не видно, какие дни заняты, какие свободны. Выведите данные в диаграмму Ганта, чтобы оценить вашу загруженность.    

На странице «Таск-менеджер» созданы сразу три канбан-доски, чтобы отмечать задачи на день, по работе и другие. Задачи можно перетаскивать между досками. На видео показано, как поменять вид базы данных. Нажимаете на знак «стрелка вниз» и выбираете формат вывода данных

Как и простой блокнот, Notion удобно брать с собой: приложение синхронизируется на смартфоне и компьютере

Записывайте важное в любой момент, а не когда сядете за компьютер. . Notion не адаптирован под телефон, десктоп-версия удобнее 


Notion не адаптирован под телефон, десктоп-версия удобнее 

Вести рабочие проекты в Ноушен

Вносите каждого клиента в базу данных, описывайте подробно проекты, фиксируйте детали. Потратьте один раз пару минут, а потом вытаскивайте из таблицы нужную информацию даже по старым проектам. 

Допустим, заказчик рассказал о своем бизнесе, скинул в чат файлы, описал задачи. Вы внесете всю информацию в базу данных, и когда он снова обратится к вам спустя время, будет польщен вашей внимательностью. Или его данные помогут в другом проекте. 

Однако Notion не внесет информацию за вас, нужна привычка добавлять ее в приложение сразу.

Учет доходов в Ноушен

Когда работаешь по трудовому договору, знаешь, когда придет зарплата. На фрилансе деньги не приходят в один день, и их количество варьируется от месяца к месяцу.  

Приходят деньги – вносите данные, кто и за что заплатил, в базу Notion. А спустя несколько месяцев с помощью фильтров и сортировки увидите наиболее выгодные проекты и успешные месяцы.

Учет доходов помогает фрилансеру снять напряжение по поводу нестабильности дохода и зарабатывать больше. Но придется вносить все данные вручную: нельзя связать Notion с приложением банка.

Образование 

В Notion можно хранить ссылки на ресурсы, курсы, названия книг. Удобно проходить онлайн-курсы и параллельно писать заметки, добавлять ссылки от лекторов, сохранять скриншоты презентаций.

Представьте: вы изучили статью, но забыли какой-то момент. Заказчик ждет, но вы снова ищете эту статью в интернете и тормозите работу. Да, это нормально забывать и повторять. Но если сохранять полезные ссылки, записывать свои выводы и мысли, получится сэкономить время в будущем.

Можно хранить ссылки и списком в заметках на телефоне или в закладках браузера. Но в базе данных проще найти нужную 

Как пользоваться

Notion имеет множество блоков. Как мы уже говорили, Notion невероятно универсален и может использоваться для чего угодно, но лучший способ получить представление об этом – увидеть некоторые примеры того, как люди его используют.

Блоки программы разбиты на несколько подпунктов: текст, заголовки, изображения, базы данных, цитаты и другие страницы. Что делает блоки особенными, так это то, что они рекурсивны, то есть блок (то есть таблица может состоять из других страниц) может содержать другой блок.

Вот список основных блоков Notion:

  • Текст;
  • Заголовки;
  • Картинки;
  • Списки переключения;
  • Списки дел;
  • Таблицы;
  • Call-ауты;
  • Embds (видео, карты).

Переключатели – это простой, но инновационный способ организовать свое мышление и одна из самых мощных (но недооцененных) функций Notion. Вот несколько способов, которыми переключатели могут улучшить ваше мышление и рабочий процесс:

  • Расставить приоритеты / удалить приоритеты текста;
  • Визуализируйте идеи по мере продвижения от черновика к финалу;
  • Взаимодействие с аудиторией (т.е. часто задаваемые вопросы).

Как этот инструмент работает

Сложно представить удобную работу при таком количестве функций. Но на самом деле интерфейс Notion даже минималистичнее, чем у отдельных программ, которые он заменяет.

Весь контент здесь хранится на страницах, которые состоят из разнообразных блоков — главной сущности сервиса. Ими могут быть тексты, списки, код, изображения или ссылки.

В любой момент блоки легко трансформировать, за секунду превратив маркированный список в контрольный, а текст — в отдельную страницу, блок кода или цитату.

На одной странице можно собрать несколько других, которые в свою очередь могут прятаться внутри многоуровневых раскрывающихся списков. К ним можно добавлять таблицы, канбан-доски, устраивать вики и базы данных.

Это открывает почти безграничные возможности для раскладывания по полочкам чего угодно. Для навигации по записям используется боковая панель с древовидной структурой, удобно отображающая весь контент, а также быстрый поиск с подсказками.

При создании нового файла открывается диалог, где можно начать с пустой страницы или выбрать один из множества готовых шаблонов для самых разных целей.

При нажатии на / раскрывается меню команд, которое служит для добавления базовых блоков вроде подзаголовков, списков и разделителей, а также напоминаний, таблиц, досок и календарей.

Кроме того, здесь доступно встраивание медиа и файлов из различных сервисов, включая Google Drive, GitHub Gist, Framer, Figma и многих других.

Знакомясь с Notion впервые, довольно сложно понять его концепцию, поэтому разработчики сделали живую демо-страницу, которая доступна без регистрации прямо в окне браузера и работает точно так же, как и в самом приложении.

Действия со страницами

В моем примере будут показаны действия со страницами, доступные при совместной работе.

  • Share — публикация страницы в интернете или выдача ссылки другим пользователям.
  • Updates — просмотр правок.
  • Favorite — добавить страницу в Избранные.

Под … скрыты опции:

  • Style — изменение стиля отображения контента.
  • Small text — сделать текст меньше.
  • Full width — текст во всю ширину.
  • Customize page — настройка страницы.
  • Lock page — блокировка/разблокировка страницы.
  • Add to favorites — добавить в Избранное.
  • Copy link — скопировать ссылку.
  • Open in Windows app — открыть в приложении.
  • Undo — отменить действие.
  • Page history — история правок страницы всеми участниками.
  • Show deleted pages — показать удаленные страницы.
  • Delete — удалить.
  • Import — импортировать.
  • Export — экспортировать.
  • Move to — переместить в выбранную страницу.

Создание страницы

Нажимайте значок + возле рабочего или приватного пространства. Откроется область для заполнения с чистого листа. При желании можно использовать шаблон.

Даю странице название. При наведении на него, вверху открывается панель с дополнительными опциями — добавить эмодзи, обложку, комментарий.

Добавляю все сразу и начинаю писать текст. При выделении фрагмента текста, открывается панель инструментов. Можно вставлять ссылки, комментарии, выбирать фон и цвет текста.

При наведении на каждую строку (блок) отображаются 2 иконки:

  • значок + для добавления нового блока из списка доступных вариантов;
  • иконка с точками для вызова меню с инструментами для редактирования блока.

Я хочу преобразовать все 4 строки в список перечисления. Выделяю их, нажимаю на иконку с точками и выбираю нужный блок.

То есть у вас есть возможность сразу выбирать нужный блок или редактировать его вид в процессе написания. Напоминает обычный текстовый редактор, только с большим количеством функций.

Если нужно переместить блоки, делайте это с помощью удержания кнопки и перетягивания в нужное место.

Что такое Notion?

Это сервис, который хранит в себе всё необходимое для работы. Тут собраны такие инструменты, как заметки, списки дел, чек-листы, документы, таблицы, календари и многое другое. По сути, вам больше не нужно открывать в браузере много вкладок на разные сервисы. Просто заносите данные, которые вам нужны в Notion и храните всё там. 

Дизайн Notion минималистичен и не перегружен разными цветами. Можно подстраивать цветовые гаммы, обложки и emoji под себя. На первый взгляд, работа с Notion может показаться сложной, так как будут всплывать различные подсказки с большими текстами. Не все могут быстро воспринимать информацию в виде текста, поэтому в начале работы на главной странице будут представлены видео с официального канала, где на английском языке более подробно рассказывают, как работать с ресурсом. 

Он отлично подойдёт как для работы одному, так и для крупных компаний. Вопрос в цене. Если вы работаете один, то можно спокойно пользоваться бесплатной версией. Если работаете в школе, где нужно хранить информацию и доступ к ней должен быть сразу у всех учителей, то лучше приобрести платную версию. 

Существует веб-версия, а также можно скачать приложение на ПК или на телефон, что помогает сразу синхронизировать данные на всех устройствах. 

Платно или бесплатно

Тарифы в Notion глобально делятся на личное и командное пользование.

Недавно компания предоставила полностью бесплатный доступ для персональной работы с приложением (раньше можно было создавать не более тысячи блоков контента). 

Но чтобы иметь историю версий, загружать неограниченное количество файлов и шарить страницы более чем на пять человек, нужно подключать подписку за $4 в месяц для годового абонемента или $5 ежемесячно. 

Если вы решили перенести все процессы и команду в Notion, доступ будет стоить $8 каждый месяц за одного человека при покупке годового абонемента или по $10 ежемесячно. А для расширенной поддержки и безопасности можно оформить индивидуальный тариф Enterprise. 

Кстати, сейчас компания дает бесплатный командный доступ для некоммерческих организаций, занимающихся борьбой с COVID-19.

Что еще посмотреть по Notion

На английском:

Отдельно стоит там выделить подборку шаблонов на Notion на все случаи жизни: https://www.notion.so/Notion-Template-Gallery-181e961aeb5c4ee6915307c0dfd5156d

2.Marie Poulin – эксперт в области Notion, ведет свой YouTube-канал где публикует интересные кейсы использования Notion

3.Tomas Frank – популярный блоггер, который регулярно публикует интересные видео о личной эффективности – также выпустил несколько видео о том как он использует Notion в своей жизни.

На русском:

2.Видео-курс с основами Notion от Артема Дзюбы – отлично подойдет для тех кто начинает знакомство с Notion

.Николь Шахбазян – автор телеграм-канала о мозге и психологии “Ты ж биолог”, тоже делилась своими интересными практиками использования Notion

С уважением Александр Цыглин, основатель Мастер Продуктивности и проекта SkillsMarketplace.ru ( / Linkedin / Instagram / Youtube)

Базовые возможности и основные фичи

Идея Notion простая — есть несколько десятков блоков, из которых создаются страницы. Мы видим Notion как конструктор, который решает практически любые задачи так, как нам нужно. 

Вот короткий обзор блоков:

текстовые: заголовки, буллиты, цифровые списки, раскрывающиеся списки, выделение цитаты, выделение по типу «заметки», код-сниппет, уравнения, формулы;

для работы с данными: таблицы, доски, списки, календари, галереи;

  • медиаблоки: любые файлы, аудио, видео, веб-закладка, изображения;
  • для командной работы: упоминания коллег, связка с другими страницами и напоминания, to-do листы;
  • связки с сервисами: Figma, GitHub, Miro, Google Docs, Invision и другими.

Таких блоков достаточно, чтобы создать CRM, базу знаний, онбординги, чек-листы, лидерсборды, шаблоны типовых писем и гайдлайны по процессам. 

Навигация в Notion иерархическая: 

  1. На верхнем уровне — рабочие пространства. У нас есть главная страница с навигацией, воркспейсы по клиентам и направлениям деятельности.
  2. Внутри рабочих пространств создаются страницы с почти бесконечными вложениями и связками страниц.

Важная фича для удаленных команд — коллективное редактирование в режиме реального времени. Часто для обсуждения мы ставим упоминания коллег и создаем комментарии-дискуссию к любому блоку или контенту. Когда вопрос решен — просто закрываем дискуссию, как решенную. 

Кстати, можно подписаться на уведомления об изменениях к любой странице. А если что-то случайно было удалено, добавлено или неудачно поменялась конфигурация, всегда можно восстановить нужную версию страницы благодаря версионности. 

Как работать в Notion?

Интерфейс ресурса довольно прост. Каждое действие сопровождает подсказка, поэтому вы довольно быстро сориентируетесь. Слева находятся вкладки, а справа рабочая зона. Изначально разработчики предложат вам вкладки-шаблоны, которые покажут, как лучше всего использовать Notion. А также вы можете настроить всё полностью под себя – удалить все уже существующие вкладки или видоизменить их. 

Слева будет вкладка Templates, где сохранены шаблоны листов для разных сфер. Там есть вкладка Education, где вы найдёте примеры плана урока, виртуального журнала с оценками и другие идеи ведения отчётов.

Слева кликните на Add page и появится новая вкладка. Её можно переименовать и выбрать Emoji. Далее у вас появляется документ для работы. По факту вы создаёте страницу, куда добавляете различные блоки информации. Создавать блоки можно без ограничений в одном документе, а также делать ссылки на страницы в других вкладках, чтобы просматривать их, прямо в этом документе. Страница открывается небольшим окном для быстрого обзора. Если вы хотите перейти на развёрнутую версию, просто нажмите Open as page и она откроется в полном режиме.

После того как вы создали новую вкладку справа на рабочем поле можно выбрать Templates и выбрать предложенный шаблон блока или создать всё с нуля. Для этого я нажимаю “/” и выбираю блок, который мне необходим. Под каждым блоком будет описание, которое поможет понять, что вам нужно – таблица, обычный текст, календарь или всё вместе на одной вкладке. В списке вы найдёте: 

  • обычный текст, 
  • страницу, которая открывается в уже существующем документе, 
  • чек-лист, 
  • три заголовка с разным размером шрифта, чтобы визуально выделять названия, 
  • списки (нумерованные или маркированные), 
  • toggle лист, который можно развернуть и свернуть, 
  • цитату, 
  • разделитель страницы, 
  • веб-ссылку, 
  • текст в цветном прямоугольнике, чтобы выделить его из всего текста,
  •  несколько видов таблиц. Конечно же, сюда можно добавлять также видео, аудио, фото и другие файлы. 

Для чего нужен Notion учителю?

Покажу на примере того, как я использую ресурс для работы преподавателем. У меня есть 3 вкладки, которыми я бы хотела поделиться — Аналитика, Календарь и Useful links

Недостатки Notion

За довольно длительный период работы с Notion я выявил для себя всего два недостатка, которые тем не менее не являются для меня критичными.

  1. На момент написания статьи нет полноценного offline режима работы настольного и мобильного приложения. Для работы всегда нужен интернет, не смотря на то, что информация частично кэшируется на устройстве. Хотелось бы иметь возможность в Notion скачать все данные на устройство и работать с ними даже в отсутствие интернета. Но на сколько мне известно разработчики планировали это решить.
  2. Так же на момент написания данной статьи в органайзере был довольно слабый механизм работы с напоминаниями в части создания регулярных событий. Нет такого понятия как повторяющиеся напоминания и т.д. В интернете есть решения как это модно реализовать, но из коробки этого нет.

Для чего можно использовать Notion

Все функции Notion создатели разделяют на четыре основные составляющие: Notes & Docs, Knowledge Base, Tasks & Projects и Spreadsheets & Databases. Первая позиционируется как альтернатива Google Docs и Evernote и служит для работы с текстами и заметками.

Вторая призвана заменить GitHub Wiki и Confluence и помогает создавать базы знаний. Третья берёт на себя функции Trello, Asana и Jira, соответственно, упрощая работу с задачами и проектами. И наконец, последняя заменяет Google Sheets и Airtable и служит для создания таблиц и баз данных.

1. Заметки и документы

Для организации заметок и работы с документами в Notion есть всё, что только можно пожелать. Начиная с веб-клиппера и удобных сниппетов добавляемых ссылок и заканчивая функциональным редактором с поддержкой Markdown-разметки и вставки медиа.

Любыми созданными материалами можно делиться с другими людьми и совместно работать над ними в режиме реального времени. При этом доступны контроль версий, комментарии и управление доступами.

2. Базы знаний

Без каких-либо навыков в Notion легко сделать удобную и хорошо читаемую вики. Для этого достаточно создать пустую страницу и разместить на ней другие. Их заголовки будут работать как ссылки, а внутри может быть всё что угодно, включая другие вложенные страницы.

На главной можно добавить разделы, а саму вики легко перелинковать с другими базами знаний. При этом каждую страницу можно оформить с помощью обложек и эмодзи, которые отображаются рядом с заголовком и упрощают навигацию.

3. Задачи и управление проектами

Для организации задач доступна масса возможностей. Простые дела быстрее вести с помощью контрольных и вложенных списков, а для сложных проектов удобнее использовать канбан-доски.

Последние выглядят и работают точно так же, как в Trello, причём даже позволяют перенести проекты оттуда в один клик. Помимо этого, есть дорожные карты, календарь и планировщик на неделю.

4. Таблицы и базы данных

По части таблиц Notion способен заменить Google Sheets и Excel, но только для не очень сложных и базовых вещей. Хотя, если вам не нужны изощренные математические формулы, встроенных возможностей будет вполне достаточно.

Таблицы можно создавать с нуля, импортировать их из других приложений, а также вставлять в документы и размещать на страницах.

База знаний и структура

Это очень важная сущность для систематизации информации. Чтобы создать базу знаний в Notion, достаточно просто сформировать пустую страницу. Все остальные страницы, размещенные сверху, будут иметь кликабельные заголовки, внутри которых может быть все что угодно. Каждую из них можно визуально отредактировать с помощью эмодзи и обложек. Система работает по принципу строгой иерархии: верхняя страница – самая главная, все, что ниже – подстраницы. Оглавление формируется автоматически. Если из него удалить какой-либо пункт с названием, удалится и сама страница

Поэтому кстати очень важно продумывать структуру заранее

Как я использую сейчас Notion

Личный дневник со всеми достижениями, вопросами, идеями и т.д.

(он сделан в виде базы знаний и наполняется каждый день)

Фрагмент моего цифрового ежедневника с достижениями, мыслями идеями

Еженедельник со всеми делами по дням недели

Notion очень удобен для личного планирования дел и задач – с помощью баз данных с видом в виде доски канбан и фильтров удобно структурирую план на неделю)

А когда под каждое дело выделяешь отдельную карточку, то там удобно прикреплять разнообразные заметки / фото / видео которые касаются этого дела.

Пример вида с планом на день моего еженедельника в Notion

Конспекты любой информации (лекций, онлайн-совещаний, книг и т.д.)

По ходу конспектирования размечаю текст заголовками, вставляю на ходу скриншоты и получается очень подробный документ с которым работать одно удовольствие

Пример конспекта вебинара со вставленными скриншотами

Календарь контента

Использую таймлайны и календари для планирования и выпуска контента

Пример отображения карточек в виде календаря – удобно для планирования событий или организации контент-календаря напримерПример календаря с повторяющимися встречами

Базы знаний для бизнес- проектов

Используем всей компанией сейчас Notion как корпоративную базу знаний, работу с клиентами, управление проектами.

Пример оглавления в базе знаний бизнес-проекта организованной с помощью Notion

Кому подойдет Notion?

  • Каждому для личных дел: чтобы составлять повседневные списки, не пропускать важные встречи, ставить долгосрочные и краткосрочные цели.
  • Редакторам: чтобы собирать контент для выпуска, распределять задачи между авторами и фотографами, отслеживать статус и сроки сдачи материалов.
  • Дизайнерам и разработчикам: чтобы собирать брифы, референсы, файлы и все этапы проекта, ставить задачи и контролировать сроки.
  • HR-специалистам: чтобы собирать резюме, портфолио и тестовые задания от соискателей, раскладывать их по этапам, составлять график собеседований, следить за размещением объявлений и вакансиях.
  • SMM: чтобы составлять контент-планы и графики выхода постов, ставить задачи подрядчикам и анализировать охваты публикаций.
  • Студентам и преподавателям: чтобы выкладывать учебные материалы и лекции, следить за расписанием, назначать встречи и вебинары, отправлять работы на проверку.

Так выглядит шаблон Notion для фрилансеров

Выводы о Notion:

Notion очень классный инструмент для структурировать любых сфер жизни, а также для совместной работы. Но!

а) в нем пока нет офлайн работы и я по-прежнему использую Evernote когда веду конспект в дороге

б) личные данные (такие как пароли например) я бы в нем хранить не рекомендовал

в) делайте периодически бэкапы информации, которую вы сохраняете, если она вам дорога.

г) используйте Notion как очень удобный навигатор по контенту, но устраивать из него хранилище – тоже не очень хорошая идея, т.к. по отзывам коллег из русскоязычного сообщества Notion в Telegram, Notion начинает тормозить когда там становится тысячи заметок. Поэтому заливать в Notion все понравившиеся веб-страницы сомнительная идея – лучше делать на них ссылки

д) в Notion нет специализированных функций, присущих программам для управления проектами, например Спринтов, Тайм-трекинга, Ограничения задач в работе и т.д. – поэтому для управления проектами в команде мы используем Kaiten, но об этом будет еще отдельная статья

В завершение хочу пожелать вам удачи в покорении информационного хаоса!

В следующей статьей рассмотрим замечательный сервис для визуализации любых процессов и информации с помощью онлайн-досок – Miro

Если вам понравилась эта статья – поделитесь ей пожалуйста со своими друзьями!

P.S. Подробнее о работе всех перечисленных сервисов я расскажу в бесплатном онлайн-марафоне “Как спланировать год, чтобы он удался”,