Личный помощник руководителя: обязанности и критерии подбора

Карьерный рост удаленного работника

Офис-менеджер онлайн может вырасти, и для этого либо его спектр занятий расширятся и, соответственно, зарплата, либо же удаленный личный помощник найдет себе более крупного заказчика. Если же вы постепенно увеличиваете свой доход, тогда стоит детально познакомиться со статьей о финансовой грамотности на gq-blog.com, чтобы научиться откладывать и зарабатывать больше. Многие вакансии с описанием необходимого чек-листа личного помощника не уточняют нужное образование, и удаленно можно работать без опыта. Плюс этой профессии — в быстром продвижении и обучении: постоянно новые задачи, которые требуют новых навыков. Формируя портфель знаний и практики, можно со временем изменять место работы.

Многие коутчи профессионального развития и НН-менеджеры утверждают, что удаленно для получения высокого результата рекомендуется сотрудничать только с одним работодателем.

Обязанности личного помощника

Задания бывают самые разные, так что нельзя перечислить определенный круг обязанностей личного помощника. Хотя можно выделить то, что скорее всего вам нужно будет обязательно делать:

• Искать информацию и картинки;
• Обрабатывать данные (систематизировать, анализировать);
• Переписываться с клиентами или исполнителями;
• Позвонить клиентам или компаниям;
• Работа с почтой – отправка, ответы на письма, сортировка;
• Работа с различными сервисами, сайтами и программами;
• Быстро решать проблемы и исправлять неполадки;
• Другие мелкие рутинные задачи.

Остальное зависит от направления деятельности вашего руководителя – работать с социальными сетями, с сайтами, оформлять тексты, создавать сайты с нуля или заниматься продвижением товаров.

В общем конкретные задания можно узнать только в объявлении и личной беседе с заказчиком. Не бойтесь спрашивать и уточнять весь спектр заданий – лучше сразу узнать все, чем через неделю понять, что не справляетесь.

Как стать личным помощником в интернете

Нет необходимости получать специальное образование, всему можно со временем научиться самостоятельно. Хотя круг обязанностей бывает очень широким, но в целом все задания можно выполнить без специфических знаний.

Для начала нужно:

1. Поискать вакансии на биржах или других сайтах.
2. Создать портфолио со своими примерами работ, если вам есть что показать. К примеру, это актуально, если вы умеете создавать дизайн или писать тексты – заказчику это может быть полезно.
3. Найти проект с требованиями, которым вы соответствуете. Т.е. посмотрите список обязанностей и взвесьте – вы справитесь или сможете научиться этому за 1-2 дня? На ютубе много роликов по банальным заданиям вроде «как разместить статью на вордпресс» или «как найти картинки в интернете».
4. Напишите привлекательный ответ на заказ. Постарайтесь выделиться из толпы других претендентов – распишите свои заслуги, что умеете, какой опыт работы в подобной сфере. Желательно отталкиваться от конкретного объявления, а не писать все подряд.

Конечно, если вы совсем еще ничего не умеете, рассчитывать на оплату 30 000 рублей в месяц рановато. Но со временем вы будете повышать свой уровень, изучать новые программы, и дойдете до высоких расценок.

Так что сядьте и подумайте – что вы умеете делать? Чему стоит еще научиться, чтобы зарабатывать больше? Как этого достигнуть – пройти обучающие курсы или самостоятельно искать информацию?

III. Права

Помощник руководителя имеет право:

1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.

2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)

3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Принимать самостоятельные решения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностными обязанностями

7. ___________________________________________________________

Требования к помощнику руководителя

Рассмотрим такой аспект, как типичные требования к кандидатам на должность «помощник руководителя». Обязанности, которые предполагается выполнять сотруднику на соответствующей позиции, требуют наличия определенных навыков и квалификаций. Конкретный их перечень во многом определяется должностной спецификой деятельности секретаря. Так, если деятельность помощника руководителя будет преимущественно соответствовать позиции референта, то требования в этом случае будут не столь жесткими: среднее образование, минимальный опыт работы, базовые навыки по работе с ПК и офисной техникой. В свою очередь, если в компетенции помощника руководителей будут входить некоторые менеджерские функции, то перечень требований в этом случае будет больше, а должностные обязанности предполагать более высокий уровень квалификации кандидата на должность секретаря.

Типичный набор навыков, которыми должен в большинстве случаев обладать помощник руководителя, таков: знание распространенных иностранных языков, владение популярными компьютерными программами для работы с документами, изображениями, презентациями. Важный аспект требований к квалификации помощника руководителей — личные качества. К таковым принято относить вежливость, внимательность, доброжелательность, ответственность, готовность к решению новых задач. Предпочтительный возрастной интервал кандидата на должность помощника руководителя во многих организациях — 18-35 лет. Но, безусловно, есть предприятия, которые особенно ценят опыт сотрудника, и потому охотно берут людей гораздо старше.

Многие фирмы, вместе с тем, предпочитают набирать на работу, предполагающую выполнение функций, которые характерны для помощника руководителя, специалистов без большого опыта. Это может быть обусловлено спецификой сегмента бизнеса, в котором ведет деятельность компания. В некоторых случаях лучше обучить сотрудника работе в фирме, которая, условно говоря, открыла первое в России производство микропроцессоров для смартфонов и планшетов, с нуля, с погружением во все необходимые нюансы столь высокотехнологичного сегмента бизнеса, чем пытаться объяснить опытному человеку, что старые методы решения задач в каких-то случаях не работают.

Личный помощник для удаленной работы

Ранее считалось, что персональный секретарь может быть только рядом, за стенкой, в соседнем кабинете, сегодня ассистент онлайн — новый уровень. Что может решать такой помощник?

• вести календарь встреч, дел;
• искать новых клиентов;
• контролировать выполнение задач другими работниками;
• заниматься рекламой, SMM-продвижением;
• покупать товары, заказывать услуги.

Плюс, такой специалист может и помогать в профильном направлении: редактировать фото, вычитывать тексты. Это классическая удаленная работа, которая позволяет получать прибыль и не терять профессиональные умения. Личный руководитель, как правило, ищет себе онлайн-помощника, поскольку непосредственно руководитель также задействован именно в среде Интернет. разумеется, что настроить удаленно работу реального офиса намного сложнее, чем виртуально.

Основные навыки личного помощника

Если бы я искала такого человека, то оценила его личный опыт удаленной работы: какими программами владеет, что может делать, насколько быстро реагирует на поставленные задачи. Разумеется, ассистент-помощник должен быть ответственным, многозадачным, не пропадать, постоянно быть онлайн.

 
Сложность профессии в том, что вы даже можете не знать, как выглядит человек, но должны доверить ему планирование своего и бизнес-графика.

Когда идет набор персонала, оценивается внешность, манера, наличие диплома, харизма, опыт. Здесь проще: либо человек справляется — либо же нет. В моем материале о самых популярных профессиях такая вакансия не описана, но попали те, которые будут востребованы в будущем и уже сегодня оценивается высокими зарплатами.

Дополнительные навыки личного помощника

Принимая в внимание, что личный помощник руководителя должен быть современным и мульти задачным, обязанности постоянно расширяются и дополняются новыми умениями. Среди них выделю такие:

1. мобильность;
2. коммуникабельность (несмотря на то, что прямого контакта фактически нет, но общение должно быть комфортным для всех);
3. умение собраться и работать в стрессовых условиях.
4. Также сюда я бы отнесла и акцент на развитие, ориентация на современные ценности, внешнюю эрудированность.

Классический секретарь-помощник может появляться на встречах, пригласить гостей в офис, организовывать ивенты, но с онлайн специалистом их объединяет то, что придерживаются стандарта профессиональной этики, корпоративного хранения тайн: начиная от тонкостей работы, заканчивая финансовые вопросами. А кто такой современный инвестор, нужен ли ему помощник или больше все же консультант — в готовом материале на блоге.

 
Среди основных сервисов, знания которых требуются при трудоустройстве, Google Docs, Тrello Jira; наличие аккаунтов в соцсетях, умелое пользование ПК.

IV. Ответственность

Помощник руководителя несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. ____________________________________________________________________

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2020г. №333н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Шестой принцип: будьте профессиональны

Потратьте немного времени и усилий, чтобы быть готовыми к любой ситуации. Например, вы летите в командировку, вроде бы все в порядке. Но вы могли бы на всякий случай посмотреть, какие самолеты, кроме вашего, летят в нужный вам город. Вдруг так сложится, что вы попадете в пробку и опоздаете на рейс? Отменить поездку никак нельзя, так как у руководителя выступление, его ждут люди. Заглянув на сайт с расписанием самолетов, вы будете знать, что через пару часов из другого терминала летит следующий рейс. Так, потратив одну минуту, вы, в случае чего, спасете весь визит.

ЕЩЕ СМОТРИТЕ: Долой мобилизационное управление: да здравствует стабильная работа и доход!

Например, еду однажды на своей машине по делам, до самолета еще пять часов. Погода снежная, мы договорились выехать заранее, с запасом. Регистрацию я оформил по Интернету, чтобы не терять времени на очереди в аэропорту. Слушаю радио, вещающее о пробках, и понимаю, что к Ирине я уже не успеваю. Разворачиваюсь в аэропорт. И снова все встало.

По радио сообщают, что впереди пробка 9 км, до самой кольцевой дороги. Получается, что и она не сможет проехать в аэропорт на машине. Я звоню Ирине и безапелляционно заявляю, что остается только один вариант — электропоезд «Аэроэкспресс». Бросаю машину, прыгаю в метро, звоню помощнице, прошу купить по Интернету два билета бизнес-класса на этот поезд и скинуть мне их на мобильник в электронном виде (чтобы опять же не стоять в очереди в кассу). Все успели, но минута в минуту!

Эта история — только один из множества примеров, но он показателен. Ведь самолет ждать не стал бы, а у нас была намечена напряженная программа в нескольких городах. Масштабы бедствия в случае, если бы мы опоздали, можете оценить сами: три массовых выступления в трех городах по 500 человек, купивших билеты, в каждом. Все это было бы отменено с большими убытками для организаторов и с имиджевыми потерями.

Все эти детали, которые помогли нам успеть (варианты проезда, как избежать очередей в аэропорту, как купить или зарегистрировать билет с помощью современных технологий и т.д.), нужно изучать и брать на вооружение, чтобы в экстренной ситуации вы могли бы легко ими оперировать.

Итак:

1. Потратьте минуту — спасите проект!
2. Окружите себя потоками информации.
3. Иногда полезно представить, что вы руководите страной: это вас как следует испугает.

Что нужно учитывать при написании ДИ

Единая форма должностной инструкции до настоящего времени не прописана в законодательстве. Это открывает для фирм простор для творчества, особенно в описании должностных обязанностей. Однако есть и некоторые общепринятые стандарты написания ДИ, в основном они касаются количества и наименований разделов:

1. Общие положения.
2. Функции.
3. Права.
4. Ответственность.

К перечисленным пунктам могут прибавляться и дополнительные, которые включают, к примеру, описание условий труда. Целесообразность их включения определяется руководством фирмы.

Основные положения

Здесь прописывают требования по квалификации для сотрудника. Для позиции помощника важным будет упомянуть опыт обращения с офисной техникой, необходимым набором компьютерных программ, а также, в случае необходимости, хорошее знание иностранного языка. Также в разделе стандартно упоминают о том, кто принимает на работу помощника и кому он подчиняется, а также, чем он должен руководствоваться при выполнении своих функций.

Если у директора несколько помощников, то ДИ лучше составить для каждого из них, указав конкретные индивидуальные обязанности.

Функции

Содержимое данного раздела посвящено возможно более подробному перечислению функций, выполнения которых ожидают от помощника руководителя. Обычно тут расписывают круг обязанностей, близкий к секретарскому, но больше связанный с общением с людьми и меньше связанной с обработкой входящих звонков и писем

Также важно учесть и особенности работы фирмы, так как далеко не везде требуется английский язык

Во многих компаниях функции помощника руководителя выполняют секретари или ассистенты. Поэтому нужно четко описать, что ожидает от помощника сам руководитель: он будет заменой секретарю или будет выполнять какие-то дополнительные обязанности.

Ответственность

В разделе обозначен спектр ответственности работника за нарушения российских законов и правил фирмы, разглашение данных и другие нарушения. Обычно в разделе нет обозначения конкретных мер ответственности т.к. они могут быть предметно определены лишь в ходе трудовых и юридических разбирательств.

Права

Здесь описывается комплекс прав помощника руководителя. Обычно он довольно стандартен и различается лишь в силу специфики как самой фирмы, так и обязанностей конкретного помощника.

После составления и утверждения инструкции её распечатывают в количестве равном числу помощников. Обычно распечатывают на фирменном бланке, таким образом избавляя себя от лишних хлопот, связанных с внесением данных в документ о фирме и её руководителе. На заключительном этапе проставляются подписи и их расшифровки как самого руководителя, так и его помощника. Также могут быть добавлены и подписи лиц, с которыми согласовывается данное назначение. В этом документе печать фирмы не обязательна.

Разработка и разделы инструкции

Вводится инструкция в действие с определенной даты, причем работник обязательно должен быть ознакомлен с ней под роспись. Целесообразно выдать работнику на руки экземпляр данного документа (также под роспись). По сложившейся практике в инструкцию включают типовые подразделы:

1. Общие положения
2. Должностные обязанности
3. Права
4. Ответственность

Это важно знать: Контроллер торгового зала: должностные обязанности

Важно помнить, что инструкция составляется не под какого-либо работника, а для конкретной должности/ профессии. Поэтому с учетом специфики той или иной должности, инструкция устанавливает круг обязанностей, которые будет выполнять работник именно на этой должности

II. Должностные обязанности

Помощник (ассистент) менеджера по продажам:

1. Под руководством менеджера по продажам выполняет работы по организации и созданию сети продажи товаров.
2. Осуществляет сбор информации о спросе на товары, причинах его изменения (повышения, понижения).
3. Осуществляет поиск покупателей (оптовых и розничных торговых предприятий, иных посредников, пр.) и устанавливает деловые контакты.
4. Устанавливает контакты с клиентами (группой клиентов) по поручению менеджера по продажам.
5. Проводит переговоры с клиентами по условиям продажи товаров и оказания сопутствующих услуг.
6. Разрабатывает преддоговорную документацию.
7. Заключает от имени предприятия договоры (купли-продажи, поставки, др.).
8. Организует доставку или отгрузку товаров покупателям по заключенным договорам.
9. Контролирует оплату покупателями товаров по заключенным договорам.
10. Осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения условий договоров.
11. Осуществляет сбор информации от покупателей:
    • о требованиях к качественным характеристикам товаров (сроке службы, правилах пользования, упаковке, др.);
    • о требованиях к послепродажному обслуживанию товаров;
    • об объемах и темпах продаж товаров конечным потребителям.
12. Ведет учет претензий покупателей по исполнению заключенных договоров.
13. Выявляет причины нарушений условий договоров, принимает меры по их устранению и предупреждению.
14. Участвует в проведении мероприятий по формированию спроса на товары (рекламных акциях, презентациях, ярмарках, выставках, пр.).
15. Собирает информацию о покупателях и обеспечивает ее ввод в электронные базы данных.
16. Подготавливает отчеты о проделанной работе, а также аналитические доклады, справки по поручению менеджера по продажам.
17. Выполняет служебные поручения менеджера по продажам по функциональным направлениям.

Круг полномочий

Основные полномочия и права помощника:

• регистрировать, подписывать документы в пределах своей компетентности;
• получать доступ к закрытой для общего доступа информации при служебной необходимости;
• изучать документы, касающиеся своей профессиональной деятельности;
• знать структуру, руководящий состава все подразделения организации;
• — составлять письма, запросы, иные документы, готовить ответы на запросы (по поручению руководителя);
• запрашивать у представителей структурных подразделений необходимые документы, материалы, получать информацию в объеме, необходимом для осуществления своих прямых обязанностей;
• знакомиться с принимаемыми решениями, приказами и распоряжениями руководителя;
• участвовать в совещаниях, встречах руководителей организации;
• подавать запрос руководителю на разрешение предоставить важные документы в структурные подразделения;
• направлять предложения с целью улучшить свою работу и деятельность компании;
• организация рабочего места руководителя, создание условий для успешной и эффективной работы.

С учетом специфики работы самой организации и особенностей работы помощника, предлагаемый перечень полномочий, прав может быть изменен, значительно расширен или, наоборот, сокращен.

Обычно заключительный пункт- положения о мерах ответственности, которые предъявляются к работнику.

Целесообразность должностной инструкции

Основное назначение:

• помощь руководителю в его повседневной деятельности;
• максимум информации об обязанностях, функциях, требованиях к сотрудникам;
• в случае судебного разбирательства, будет легче доказать не соответствие занимаемой должности;
• отсутствие в договоре подробной информации об особенностях функций и прямых обязанностях того или иного сотрудника;
• позволяет соискателю на должность дать обоснованный отказ в связи с несоответствием предъявляемым требованиям к должности;
• позволяет разграничить обязанности между работниками организации;
• позволяет оценивать деятельность каждого работника;

Личный помощник удаленно

Личные помощники стали востребованы только недавно (по крайней мере активно). Когда стали активно развиваться блоггеры и инфобизнесмены, перестали справляться с объемом работ, переложили их на плечи помощников.

Требования к исполнителю:

• Стабильный интернет;
• Скайп для общения с заказчиком (или другие аналогичные программы);
• Основные программы – word, photoshop и другие программы, в зависимости от сферы работы;
• Стрессоустойчивость – придется справляться с большим объемом работ, иногда заказчик будет вас выводить из себя, но нужно терпеть и оставаться вежливым;
• Исполнительность – на высоком уровне выполнять все задания;
• Ответственность – не срывать сроков, не пропадать без объяснения причин и в оговоренное время быть онлайн;
• Инициативность – заказчики любят людей, которые не ждут пошаговый инструкций, а могут легко решать проблемы самостоятельно;
• Готовность работать вечерами и в выходные, если понадобится – очень часто приходится проводить за работой много времени, ведь график ненормированный. Но это оговаривается непосредственно с заказчиком и можно договориться о выходных и графике работы.

Что нужно знать и уметь?

Личный ассистент должен быть универсальным специалистом и отвечать следующим требованиям:

• Обладать безукоризненной грамотностью.
• Знать правила деловой переписки, бизнес-этикет и делопроизводство.
• Владеть основными офисными программами, такими как Word, Excel, Power Point. Пригодятся навыки создания PDF-документов.
• Уметь быстро находить информацию в интернете о фирме, человеке или событии.
• Уметь пользоваться онлайн-сервисами бронирования, заказа такси, продуктов, билетов.
• Желательно знать иностранные языки, лучше всего – английский или китайский (часто требуются).

• Не будут лишними навыки обработки фотографий, монтажа видео, создания баннеров в конструкторах, обновления сайтов. Иногда в обязанности личного ассистента руководителя включают некоторые функции SMM-специалистов и контент-менеджеров.

Также важны личные качества, такие как ответственность, внимательность, пунктуальность, наличие эмпатии, тактичность, активность, работоспособность.

Требования к персональному ассистенту

Требования зависят от конкретных задач, которые ставит руководитель. Помощник может быть как полностью погружен в деловые события компании, так и наниматься для личных поручений. Для одного руководителя не играет роли наличие высшего образования, а другой его требует в первую очередь.

Обобщенно требования выглядят следующим образом:

• высшее образование, желателен красный диплом очного отделения;
• стаж работы на аналогичной должности;
• знание нескольких языков;
• экстравертность, умение идти на контакт;
• возможность уезжать в командировки;
• готовность к неточному графику работы;
• определенные черты характера;
• культура, грамотная речь.

Для результативной работы желательна психологическая совместимость с директором. Среди личностных черт выигрышными становятся: умение хранить информацию, преданность боссу и фирме, исполнительность, коммуникабельность.

Некоторые руководители учитывают фактор возраста и внешности — в предпочтении лица до 35 лет без ярких элементов одежды, косметики. Чрезмерная экстравагантность во внешнем виде комично воспринимается в серьезных заседаниях. Для того чтобы выработать необходимые качества и умения, стоит обратиться в школу подготовки бизнес ассистентов.

Личный помощник — работа для креативных людей

Личный помощник, работающий удаленно, это человек, который умеет свое время рационально планировать и помогает в этом другим, и думая на тем, кто это, стоит сразу уточнить — новая специальность, в КЗОТ не занесена. Это не просто секретарь или специалист, владеющий навыками деловодства, это своего рода:

• менеджер (особенно тайм);
• рекламист;
• референт;
• журналист;
• фотограф;
• психолог.

Несомненным преимуществом есть то, что работодатель может сам удаленно обучать со временем личного помощника, когда в этом появляется необходимость. Например, вести деловую переписку или телефонные холодные звонки, работать с клиентами, предлагать услуги.

 
Руководитель, который отказывается от классического секретаря в пользу онлайн, также легкий на подъем, новые идеи, более гибкий.

Основные клиенты удаленного работника

Традиционный портрет помощника руководителя включает планирование встреч, организацию мероприятий, но с учетом онлайн-природы, к соискателю выдвигаются немного другие требования от разных клиентов. Среди ТОП-овых заказчиков стоит выделить:

Область ответственности помощника

Помощник руководителя несет ответственность за:

• ненадлежащее исполнение служебных обязанностей, отказ исполнения;
• нарушение сроков выполнения требуемой работы;
• нарушение приказов, решений, постановлений руководителя;
• действия не в пределах своей компетенции;
• не приветливое, грубое обращение с партнерами организации, посетителями, сотрудниками, не соблюдение делового общения и этикета;
• нанесенный материальный ущерб организации, ее контрагентам, сотрудникам;
• предоставление недостоверной информации сотрудникам;
• недостаточное контролирование деятельности подчиненных сотрудников;
• разглашение персональных данных, конфиденциальной информации, которая имеет ограниченный доступ.

Предусмотрены наказания за:

• не выполнение служебных обязанностей в полном объеме или недостаточно добросовестно (согласно Трудовому кодексу РФ);
• правонарушения (согласно законодательству: административному, гражданскому, уголовному);
• причиненный материальный ущерб (согласно Трудовому и Гражданскому кодексам РФ).

Предусмотренное наказание может быть в виде лишения материального вознаграждения, даже увольнения. В конце текста документа должны быть визы работников, согласующих его и подпись помощника руководителя.

Его подпись подтверждает согласие с изменениями при внесении поправок и законность данного документа.

Кто такой личный ассистент и чем он занимается?

Персональный или личный ассистент – это специалист, который занимается решением рабочих и личных вопросов руководителя. Например, ведет календарь, напоминает о встречах и переговорах, контролирует дни рождения близких людей и помогает выбирать им подарки.

В должностные обязанности ассистента руководителя обычно входит:

Для чего нужен личный ассистент? Он снимает рутину с руководителя и освобождает его время для решения более важных вопросов. Помогает упорядочить все в жизни и не отвлекаться на второстепенные задачи.

Иногда в должностные обязанности ассистента входит ведение документации, переводы с иностранных языков, поиск подрядчиков, закупка канцтоваров для офиса и другие задачи. Поэтому спектр обязанностей может меняться в зависимости от места работ. Лучше заранее обговорить с работодателем, чем вам потребуется заниматься.

II. Должностные обязанности

В обязанности помощника руководителя входит:

1. Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями:

— Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями

— Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений

— Подготовка запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующей информации и документов

— Информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений

— Организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя

— Подготовка материалов для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций

— Подготовка документов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами

— Информирование деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений

2. Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов:

— Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем

— Подготовка информационно-аналитических материалов

— Разработка тематического плана обзорного документа, доклада

— Определение круга библиографических источников

— Подбор источников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки

— Написание и оформление обзора, доклада, аналитической справки

3. Организация деловых контактов и протокольных мероприятий:

— Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя

— Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем

— Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов

— Подготовка презентаций по указанию руководителя

— Подготовка и проведение пресс-конференция руководителя

— Организация переговоров, обеспечение участников информационными материалами, ведение записей переговоров

4. Организация исполнения решений руководителя:

— Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя

— Координация деятельности по исполнению решений руководителя

— Контроль исполнения решений руководителя

— Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя

Сколько зарабатывает личный удаленный помощник?

Проанализировав вакансии и их условия, чтобы стать личным помощником руководителя, могу отметить, что средняя стоимость услуг в месяц порядка 30-35 тыс. рублей. При этом в оффлайн-режиме предлагают, как правило, официальное трудоустройство, 8-ми часовой рабочий день, оплачиваемый отпуск. Во время собеседования называется заплата на испытательный срок, а также она может варьироваться в зависимости от опыта помощника, его навыков, умений, возможностей. В столичном регионе и Санкт-Петербурге можно найти предложения выше 60 тыс. рулей, но при этом сразу уточняются условия:

• ненормированный рабочий день;
• уровень владения иностранным языком;
• личное авто.

Существует несколько способов начисления оплаты личному помощнику, как правило, указываются в описании к вакансии. Среди наиболее популярных остановлюсь на:

• почасовая;
• фиксированная ставка с 1 или 2 выплатами в месяц;
• понедельная;
• ставка + % от действия (продажи, привлеченные клиенты).

Расценки на услуги и список основных дел для удаленных помощников (на основе данных с бирж фриланса)

Зависит оклад не только от щедрости руководителя, но масштабности компании, конкретных результатов работы за определенные периоды. Но эта надомная работа без вложений позволяет зарабатывать с любой точки мира и постоянно развиваться. А больше об особенностях и секретах фриланса в обзоре на GQ Blog Monitor.

Например, личный помощник звезды шоу-бизнеса или артиста не только покупает билеты на самолет, но и учувствует в формировании сетки гастролей, отвечает за костюмы, оформляет райдер. А изучив вакансии на сайтах и биржах фриланса на должность личного помощника удаленно, можно заметить, что редко предлагается выполнить пробное ТЗ или тест на определения навыков компетентности. Как правило, изначально работа начинается с испытательного срока.

Найти работу личного помощника руководителя можно с предложением доп услуг: прозвон клиентов, заполнение карточек товара, формирование рекламного пакета, продвижение в соцсетях, а такие навыки лучше указать резюме. Подобный заработок в интернете для новичков в реальных условиях даст больше знаний и научит координации, основам тайм-менеджмента куда лучше ВУЗов или советов в книгах. Подводя итог, уточню: сегодня вакансии для удаленного личного помощника от прямого работодателя представлены широко. С одной стороны, не надо содержать штатную единицу, с другой такой подход доказывает современный трансграничный подход в бизнесе. Желаю вам найти порядочных заказчиков и развиваться карьерно в этом направлении.

Профессиональный инвестор с опытом работы 5 лет с разными финансовыми инструментами, ведет свой блог и консультирует вкладчиков. Собственные эффективные методики и информационное сопровождение инвестиций.

Заключение

Должность — помощник руководителя очень многогранная, ответственная, особая должность. Он подчиняется непосредственно только руководителю и должен безукоризненно выполнять все его указания — главное в его работе. У него повышенная ответственность за недобросовестное отношение к работе. В этом случае возможны последствия с нанесением ущерба самому работодателю.

Помощник должен иметь особые личные качества: обязательность при выполнении своих функций, добросовестность, коммуникабельность, быть требовательным к себе, уметь общаться с большим количеством людей. Он должен иметь определенную врожденную харизму и обаятельность.

Мы подробно рассмотрели составные части инструкции, круг обязанностей, функций и требований. Они могут добавляться и уточняться в зависимости от специфики, величины организации. Главное — инструкция должна составляться руководителем, согласовываться с соответствующими службами. С ней обязательно должен быть ознакомлен соискатель этой должности под личную роспись и желательно получить ее на руки.

Деловой помощник нужен каждому руководителю, которому, при управлении большой компанией, он может доверить выполнение многих своих обязанностей. Это должен быть человек с нужными знаниями, навыками, компетенцией, которому во всем обязательно доверяешь. Помощник — «правая рука» руководителя, обязательно умный, трудолюбивый, грамотный, надежный помощник, который в случае отсутствия руководителя, во многом может его заменить. Не даром квалификационный справочник относит его к специалистам — руководителям.

Похожие записи:

Порядок распределения и выплат дивидендов Упрощенная система налогообложения для ооо (нюансы) Понятие и виды кооперативов Перечисление ндфл при увольнении сотрудника: в какой срок необходимо произвести выплату? Декларация 3-ндфл: кто подает, куда и в какие сроки Александр тащин