Сколько стоит обслуживание онлайн-кассы для ип и ооо

Сколько нужно заплатить, чтобы перейти на онлайн-кассы для ИП

Прежде чем приобрести новое оборудование, следует определиться с тем, что именно ему пригодится для перехода на онлайн-кассу. Выбор конкретной модели напрямую зависит от сферы бизнеса, однако минимальный набор устройств будет всегда одинаковым.

Онлайн-касса. Цены варьируются в пределах от 4000 до 70 000 рублей. Онлайн-касса, которая работает через подключение к Интернету и создает электронные чеки. В статье 4 54-ФЗ содержится полный перечень требований.

ФН — фискальный накопитель. Стоимость на него составляет 6-13 тысяч рублей. Устройство-чип, предназначенный хранить информацию обо всех проведенных операциях, которое передает все сведения оператору фискальных данных (ОФД). Его нужно обновлять каждые 13, 15, или 36 месяцев.

Соглашение с ОФД. Стоимость — 3000 рублей в год. Заключенный между ИП и коммерческой организацией договор, согласно которому происходит все взаимодействие с налоговой службой. Всего 18 компаний в России могут оказывать такие услуги. Их список можно посмотреть на сайте налоговой службы.

ЭЦП — электронно-цифровая подпись. Цена составляет 2000 рублей в год. Этот атрибут пригодится для регистрации ККМ в налоговой и заключения соглашения с оператором фискальных данных. За оформлением ЭЦП нужно обратиться в удостоверяющий центр. Без коммерческого ПО (КриптоПРО или VipNET) при работе с подписью не обойтись.

Программное обеспечение. Оно может быть бесплатным, а может стоить до 30 000 рублей. В определенных сферах коммерции нужны не только основные функции, будь то создание бумажных и электронных чеков, связь с ОФД, но и возможность выполнять задачи посредством товароучетной системы. Например — поддержка ЕГАИС, если предприниматель продает подакцизные товары.

Интернет. Цена может достигать 3 000 рублей в месяц. Работа онлайн-кассы невозможна без подключения к сети и своевременной передачи информации налоговикам. Если ККТ 30 дней не передает данные в налоговую службу, то фискальный накопитель блокируется.

Дорогая онлайн-ККТ — это хорошо?

Хорошо — если нет переплаты за ненужные опции. Например — за беспроводной модуль, если предполагается строго стационарное использование кассы. Или — за слишком производительный вычислительный модуль ККМ на базе фискального регистратора. Может быть достаточно обычного гаджета или скромного по возможностям ноутбука — вместо установки кассового ПК.

Переплачивать за кассу «на всякий случай» может иметь смысл, если речь идет о переплате за опции, которые будут востребованы с ощутимой вероятностью. Покупать дорогое решение наугад — без представления о том, чем конкретно оно превосходит более дешевые аналоги (и о том, насколько вероятно применение опций, образующих разницу) неправильно.

Огромный выбор разнотипных онлайн-касс, доступных на российском рынке, позволяет подойти к вопросу покупки онлайн-ККТ взвешенно — оценивая широкий спектр объективных критериев. При следовании им платежную нагрузку на бизнес, обусловленную необходимостью покупки ККТ, можно свести к минимуму.

Чтобы принимать оплату через онлайн-кассу, сначала нужно зарегистрировать ИП или ООО, а затем открыть расчетный счет. В Модульбанке это можно сделать за пять минут не выходя из дома. Если хотите выводить со счета крупные суммы, можете подключить опцию «Зеленый лимит» — с ней можно выводить на карту физлица сколько угодно комиссией всего от 0,75%, а если выводите до 500 000 рублей в месяц — комиссии не будет.

Если закупаете товар для торговой точки за рубежом, то при переводе денег нужно проходить валютный контроль. При прохождении контроля вы подтверждаете банку, что деньги заработаны честным путем, а банк отчитывается о переводе перед ЦБ. Чтобы проходить валютный контроль без бумажной волокиты и всего за два часа, откройте расчетный счет в Модульбанке: и специалисты будут готовить для вас все необходимые документы.

Акция

Откройте счет для бизнеса — получите MacBook

Дешевая онлайн-касса — это хорошо?

Хорошо — если ее применение не «тормозит» бизнес-процессы. Самое простое условие — когда скорости работы печатающего механизма на «дешевой» онлайн-ККТ достаточно для обслуживания покупателей в очереди. Если же влияние есть, и покупатели видят постоянные очереди — их причиной может быть в том числе использование «медленных» касс. В результате, есть риск снижения посещаемости магазина и, как следствие, недополучение выручки — по объемам несопоставимой с разницей цене между используемой кассой и той, при которой очереди обслуживаются быстро.

Другой очевидный риск — невозможность подключения на дешевую кассу, у которой мало портов, внешних устройств, когда они очень нужны. Или — слишком слабый аккумулятор, на котором не рекомендуется экономить, даже если касса используется стационарно.

Самые дешевые кассы могут быть не слишком приспособленными к использованию в условиях расширяемой кассовой инфраструктуры — если запланировано ее расширение. Каждую онлайн-кассу может потребоваться настроить определенным образом, чтобы она работала. В случае с дешевыми кассами автономного типа такую настройку, скорее всего, придется производить, с привлечением специалиста.

Зачем нужно техническое обслуживание онлайн-касс

Раньше предприниматели должны были в обязательном порядке обслуживать кассы, обращаясь к услугам специализированных сервисных центров. C 1 июля 2017 года этот нормативный акт был отменен, и обязанности предпринимателей изменились. Теперь не нужно заключать договор с Центром технического обслуживания (или ЦТО) — кассу можно обслуживать самостоятельно.

При этом ЦТО, которые ранее занимались обязательным техническим обслуживанием кассовых аппаратов, продолжили свою деятельность, потому что некоторым предпринимателям проще заплатить деньги Центру, чем самостоятельно обслуживать кассу. Таким образом, техническое обслуживание онлайн-касс в ЦТО по закону необязательно, но фактически никуда не делось.

Сохраняющийся спрос на услуги ЦТО обусловлен в том числе наличием в законодательстве штрафов:

  • за неиспользование ККТ — в том числе, если ее использование невозможно вследствие поломки (штраф — до 100% от выручки, принятой «мимо кассы» в соответствии с п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ);
  • за использование ККМ, не соответствующей требованиям законодательства — в том числе, если она настроена неправильно (штраф — до 10 тыс. рублей в соответствии с п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ).

Как правило, стоимость обслуживания кассы ниже штрафов, поэтому выгоднее подстраховаться и заключить договор с ЦТО.

Расчеты с покупателями при использовании контрольно-кассовой техники

Расчеты с покупателями могут осуществляться в наличной или безналичной форме.

При осуществлении расчетов кассир обязан:

  • получить от покупателей (клиентов) деньги за товары или оказанные услуги согласно сумме, называемой покупателем (клиентом), обозначенной в прейскуранте на оказываемые услуги, ценнике на продаваемый товар;
  • четко назвать сумму полученных денег и положить эти деньги отдельно на виду у покупателя (клиента);
  • напечатать чек с использованием ККТ;
  • назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю (клиенту) вместе с чеком (при этом бумажные купюры и разменную монету выдать одновременно).

В случае ошибки кассир должен пробить чек возврата или коррекции. Чек коррекции пробивается тогда, когда кассиру нужно исправить ошибку. А чек возврата пробивается при возврате товара покупателем. В этом случае на чеке должен быть указан реквизит «возврат прихода».

Если расчеты — безналичные, например, с использованием банковских карт, то при покупке товара карта вставляется в щель кассовой машины системного кассового терминала, имеющего связь с банком, по каналу связи сообщается номер счета владельца кредитной карточки, подтверждается его платежеспособность и дается команда на списание со счета указанной суммы (стоимости покупки или услуги). После чего карточка возвращается владельцу. При вводе кредитной карточки в машину набирается личный код, известный только владельцу.

Обратите внимание! Все пробитые кассиром чеки фиксируются в системе оператора фискальных данных и автоматически передаются через ОФД в ФНС. Разница во времени между приемом денежных средств и пробитием чека не должна быть более 5 минут

В противном случае организация может быть привлечена к административной ответственности по части 2 статьи 14.5 КоАП РФ.

Что лучше: приобрести новый кассовый аппарат или модернизировать старый?

На рынке представлены разнообразные модели кассовых устройств в зависимости от типа бизнеса. К примеру, курьерам, таксистам и для торговли с автомобиля пригодятся переносные (мобильные) кассы; кассирам — стационарные аппараты. На расценки на ККТ влияют определенные обстоятельства:

  • пропускная способность, то есть число сформированных чековых документов в минуту;
  • габариты и дизайн;
  • способы интернет-подсоединения;
  • мобильность;
  • производитель;
  • дополнительные функциональные возможности.

В одном ценовом диапазоне среди аппаратов бывают разные модели.

До 25 000 рублей. Характеризуются довольно небольшой пропускной способностью, предназначены для обслуживания потока клиентов, не более 100 человек за день. Такие машины не нуждаются в подключении к дополнительной технике, будь то терминал, компьютер и т. д.; они работают от аккумулятора. В пределах этой стоимости можно приобрести принтеры чеков без дополнительного функционала, а также переносные модели для выездной торговли.

25 000-50000 рублей. Такая техника справляется с пропускной способностью до 500 человек за день, подходит для малого и среднего бизнеса, отличается качественной сборкой. Есть машины с сенсорным экраном и функцией автоотрезчика. Предусмотрена функция автономной работы (от 6 до 12 часов), что отлично подходит курьерам и выездным торговым точкам.

Свыше 50 000 рублей. Это полностью оборудованные места для кассиров, где есть сенсорный дисплей и несколько способов интернет-соединения. Техника представлена широким спектром программного обеспечения, а также различных товароучетных систем. Есть возможность подключения к весам, терминалам, сканерам штрихкода и т. д. Работа может вестись в двух режимах, если СН совмещены. Предназначены для любого типа предпринимательства.

Между тем предпринимателям предоставлена возможность модернизировать свое старое устройство. Для этого нужно уточнить на сайте производителя, возможно ли усовершенствовать имеющуюся модель. После этого надлежит снять ККМ с регистрации, приобрести дополнительное оборудование и произвести замену блока ЭКЛЗ (электронной контрольной ленты защищенной) фискального накопителя. Как только доработка аппарата закончена, выбирается ОФД и устройство регистрируется в налоговой службе.

Реквизиты чека

Формат кассового чека должен содержать реквизиты, указанные в таблице 48 приложения № 2 к Приказу ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@. Так, с 1 февраля 2017 года в кассовом чеке (БСО) обязательно должен быть реквизит «ставка НДС».

В дополнение к старым реквизитам кассового чека на новых кассовых чеках отражается номер фискального документа, фискальный признак документа, номер смены, порядковый номер за смену, вид налогообложения и др.

Обязательным элементом кассового чека является QR-код, благодаря которому любой покупатель может проверить легальность осуществляемой покупки.

Практика работы ЦТО: услуги и стоимость работ

В типичный перечень услуг российских ЦТО по техническому обслуживанию онлайн-касс входят:

  1. Производимые, как правило, не реже одного раза в 3 месяца (но во многих случаях — еженедельно или ежемесячно):
  • внешний осмотр контрольно-кассовых аппаратов (и последующее удаление загрязнений, старых наклеек и пломб);
  • диагностика степени изношенности механических элементов;
  • проверочное тестирование ККМ;
  • проверка качества и полноты отражения реквизитов кассового аппарата на кассовом чеке;
  • проверка программных настроек ККТ, от корректности которых зависит правильность ее работы.
  1. Производимые, как правило, не чаще одного раза в год:
  • разборка корпуса ККТ в целях осмотра и проверки всех электронных компонентов кассового аппарата;
  • очистка и смазка движущихся механических узлов;
  • проверка прошивки;
  • плановая замена фискального накопителя — если потребуется.

Стоимость соответствующих услуг, заказываемых относительно регулярно, обычно устанавливается в «абонентском» формате. Величина абонплаты составляет порядка 1200-1800 рублей за 1 квартал (в расчете на 1 онлайн-кассу). Цена, как правило, значительно увеличивается (иногда — в полтора-два раза), если ЦТО готов направлять заказчику специалистов в выходные и праздничные дни. Самый дешевый вариант обычно соответствует соглашению между ЦТО и пользователем ККТ, по которому онлайн-кассы возятся на профилактику владельцем самостоятельно — причем, только в удобные для ЦТО сроки.

  1. Производимые по запросу заказчика.

Это могут быть самые разнообразные услуги. В их числе:

  • внеплановая замена фискального накопителя (например, в случае заполнения его памяти);
  • постгарантийный (или гарантийный, если ЦТО имеет статус аккредитованного сервисного центра производителя онлайн-кассы) ремонт ККМ;
  • переподключение онлайн-кассы в сложных случаях (например, когда производится переустановка всей корпоративной сети).

Оплата здесь, как правило, производится не по абонентскому принципу, а «позаказно». Так, например, в большинстве случаев стоимость замены фискального накопителя составляет порядка 1500 рублей. Средний ремонт — 1000 рублей, мелкий — около 500 рублей.

Это, безусловно, не исчерпывающий перечень направлений деятельности ЦТО (кроме того, разброс стоимости работ может быть совершенно иным на практике). В зависимости от специфики целевых клиентов центра (среди которых могут быть преимущественно малые бизнесы или, наоборот, крупнейшие торговые сети) набор услуг, входящих в техническое  обслуживание ККТ, может быть разным.

В указанных выше случаях цены на услуги ЦТО, как правило, не включают стоимость запчастей и расходных материалов (но здесь подход каждого ЦТО может быть оригинальным — в том числе и в части включения стоимости необходимых компонентов в расценки на техобслуживание ККТ). Не исключено, что у пользователя будут свои источники запчастей и материалов — более дешевых в сравнении с теми, что включены ЦТО в прайс на проведение ремонта. В этом случае можно договориться с Центром об использовании расходников заказчика (как вариант, предварительно согласовав их закупку по определенному перечню).

Полезно будет рассмотреть то, на каких базовых принципах может быть основана практическая работа ЦТО по обслуживанию онлайн-касс. Один из возможных источников для установления таких принципов — нормы законодательства. Они могут быть обязательными (пример такого норматива — Закона № 54-ФЗ) или, по существу, рекомендуемыми к рассмотрению.

Обязательный к применению Закон № 54-ФЗ, как и иные федеральные нормативные акты, практически не регламентируют деятельность ЦТО. Однако, государством принят ряд иных примечательных нормативов — которые могли бы рассматриваться Центрами в качестве источников для установления принципов организации работы.

Нюансы использования онлайн-касс

Итак, торговая компания зарегистрировала онлайн-кассы по-новому порядку. Что нужно знать продавцам-кассирам? Приведем несколько важных правил:

  • кассовый аппарат нужно применять на месте осуществления расчета с покупателем (клиентом) в момент осуществления расчета тем же лицом, которое осуществляет расчеты с покупателем (клиентом), за исключением расчета, осуществляемого электронными средствами платежа в сети «Интернет»;
  • ваша касса должна быть подключена к Интернету;
  • на некоторых ККТ перед началом работы нужно ввести пароль либо использовать специальную карту.

Перед началом осуществления расчетов кассир должен сформировать отчет об открытии смены, а по окончании осуществления расчетов — отчет о закрытии смены. При этом кассовый чек (БСО) должен быть сформирован не позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены.

Еще нужно знать, что все расчеты с онлайн-касс передаются через ОФД в ФНС. А чек теперь может быть не только бумажным, но и электронным.

Если произойдет сбой связи, то онлайн-касса будет пробивать чеки еще 30 дней, а затем она блокируется. Как только связь появится все пробитые чеки в порядке «живой очереди» будут передаваться через ОФД в ФНС. Получить сведения о работоспособности ККТ и возможности передачи данных можно в Личном кабинете ОФД «Такском».

Имейте в виду! Фискальный накопитель ККТ должен обеспечивать хранение в некорректируемом виде отчетов об открытии/закрытии смены, кассовых чеков (БСО), отчетов о текущем состоянии расчетов, подтверждение оператора и других фискальных документов в течение 30 календарных дней. Это установлено пунктом 4 статьи 4.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (в редакции Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ).