Пирамида минто: как проводить онлайн-совещания быстро и эффективно

Содержание

Используйте введение, чтобы в первые 30 секунд чтения рассказать читателю о ключевых моментах документа

Каждый документ должен начинаться с краткого введения, чтобы разжечь интерес читателя и подготовить почву для решения проблемы.

Самый простой способ пробудить интерес читателя и помочь сосредо­точиться на документе — представить введение в форме истории. Начните с описания ситуации (текущего состояния дел), обозначьте проблему и, наконец, предложите решение.

Пример. Ситуация — «ArgonEx рассматривает возможность инвести­рования в новые шахты в Австрии». Проблема: «ArgonEx сложно выйти на новый рынок». Чтобы читатель охотно соглашался с вашими высказы­ваниями, и ситуация, и сложность должны быть ему знакомы.

Проблема должна вызывать у читателя такие вопросы, как «Что необходимо сделать?». Основной текст документа содержит развёрнутый ответ на этот вопрос, но за первые 30 секунд чтения должно сложиться общее представление о вашем мнении.

Во введении вы озвучите основную мысль, а также самые важные аргументы:

Реклама:

Бенджамин Франклин

Бенджамин Франклин (1706-1790) – политик, дипломат, ученый, изобретатель, журналист, бизнесмен, один из отцов-основателей США и авторов Конституции. Первый американец, ставший иностранным членом Российской академии наук. Был очень влиятельным политиком, несмотря на то, что никогда не был президентом США. Его биограф по этому поводу даже пошутил однажды: «Бенджамин Франклин – единственный президент Соединенных Штатов Америки, который им никогда не был». Портрет Франклина видел каждый, кто хоть раз держал в руках 100-долларовую купюру. Именно он автор ставшей крылатой фразы: «Время – деньги».

Бен Франклин был уверен, что контроль над событиями нашей жизни приносит человеку душевное спокойствие. Всю свою жизнь он учился, уделял много внимания саморазвитию и образованию.  Его деятельность требовала много времени и ответом на такую потребность стала самостоятельно разработанная система, которой он следовал в течение жизни. Написал он ее в возрасте 20 лет и с тех пор неустанно следовал ее принципам, несмотря на возникающие обстоятельства.

Насколько пирамида Франклина действенна? Об этом мы можем судить хотя бы на примере его жизни. 15-ый из 17-ти детей в семье, сын обычного мыловара, окончивший несколько классов сельской школы и работающий с 10-ти лет, Б. Франклин благодаря трудолюбию добился признания одновременно в нескольких областях и навсегда вписал свое имя в историю человечества. Дейл Карнеги однажды сказал: «Если вы хотите получить превосходные советы о том, как обращаться с людьми, управлять самим собой и совершенствовать свои личные качества, прочтите автобиографию Бенджамина Франклина – одну из самых увлекательных историй жизни».

Пирамида Франклина. Любители различных статистических исследований на Западе выяснили, что лишь 1% людей могут точно сказать, чего они хотят добиться в жизни. Б. Франклин знал это наверняка – его выдавала работоспособность и целеустремленность. Еще в юности он составил план и старался его выполнять. Суть заключалась в следующем: глобальная задача разбивалась на более мелкие, а те, в свою очередь, на подзадачи. Это идея пирамиды Франклина.

Перейдем к примерам

Итак, в пирамиде Минто информация излагается в определенной последовательности, На самой вершине стоит главная идея. Основание пирамиды составляют уточняющие детали. Иными словами, сначала излагается сама суть и только затем добавляются уточняющие вопросы.

Но давайте по порядку.

  • Первый уровень — основная идея
  • Второй уровень — изложенная выше идея делится на логические части
  • Третий уровень — части идеи делятся на составляющие
  • Четвертый уровень — составляющие делятся на более подробные и детальные факты

…и так далее по необходимости

Каждый отдельный уровень должен содержать взаимосвязанные мысли, которые, в свою очередь, нужно выстроить в логической последовательности. Иными словами, информация должна быть логически и хронологически структурированной.

Количество ярусов не ограничивается. Однако, иногда — главное вовремя остановиться. Золотым правилом считается составление пирамиды от трех до четырех уровней.

Поместите свою речь в контекст

Мы начинаем готовить свою речь с поиска главной мысли. Но на самом совещании может понадобиться ввести слушателей в контекст — объяснить, почему вам вообще нужно обсуждать эту идею. Для этого нужно описать ситуацию и ее развитие — получится короткое вступление. 

Почему мы готовим вступление после основной содержательной части, хотя говорить начинаем с него?

Вступление состоит из двух частей — ситуация и развитие ситуации. Они опираются на идеи из основной части пирамиды. Такое вступление сможет сразу раскрыть ряд важных вопросов.

  • Первая часть вступления — описание ситуации. Например, нашему бизнесу нужны новые клиенты и партнеры, поэтому ежегодно мы участвуем в 20–30 конференциях. В прошлом году мы потратили на это один миллион рублей и получили с этого половину всего охвата (более миллиона касаний), полторы сотни контактов и двадцать сделок разного калибра.
  • Вторая — развитие ситуации, актуальная позиция, в которой мы видим конкретные проблемы. Эта часть должна поставить перед нами вопрос, ответом на который окажется главная мысль речи. Например, сейчас мы столкнулись с запретом публичных событий и кризисом в целом. Мы корректируем стратегию продвижения, бюджеты и задачи сотрудников согласно новым реалиям. Картина ивент-участия изменилась очень серьезно — половина событий отменилась, половина ушла в онлайн, это незнакомый для нас формат и кажется, что все сломалось. Несмотря на это, мы не должны сокращать участие в конференциях из-за их перехода в онлайн — это наша главная мысль. Почему? Вот наши основные идеи.

Так мы переходим от вступления к основной части пирамиды Минто.

 Unsplash

Стандартные способы передачи информации

Автор книги считает, что в начале любого текста должна стоять обобщающая категория, утверждение, как пирамидион, — главный камень во главе пирамиды. Вниз от него спускаются причинно-следственные цепочки связей.

Когда человек читает, он воспринимает факты «сверху вниз». Когда он сам пишет текст, то обобщает свои мысли «снизу-вверх», соединяя предложения в абзацы. Таковы стандартные способы передачи информации.

Итак, схема построения такова :

  • Чтобы лучше понять информацию, читатель непроизвольно разбивает ее на соподчиненные блоки, группируя идеи по принципу пирамиды.
  • Любую группу идей понять легче, если она изначально структурирована таким образом.
  • Следовательно, любой документ должен быть составлен в виде пирамиды идей.

Как строить Пирамиду Минто

От теории перейдем к практике. Итак, с чего начать и как изложить информацию в соответствии с принципами Барбары Минто?

Пирамиду принято строить двумя способами: «сверху вниз» и «снизу вверх». Считается, что первый наиболее эффективный. Однако, если ваши мысли путаются и вы не знаете с чего начать, действуйте вторым способом и, прежде всего, определитесь с подробностями и деталями, которые в итоге выведут вас на «вершину».

На первый взгляд система может показаться сложной. На деле же, чтобы ваша информация выстроилась в пирамиду, нужно всего лишь ответить на ряд вопросов.

Для составления пирамиды «сверху вниз» можно задавать себе следующие вопросы (они очень примерные, общие, под вашу конкретную тему их необходимо адаптировать):

Первый уровень

  1. О чем будет идти речь? (Предмет).
  2. Какую проблемы вы решаете? (Вопрос).
  3. Каково решение вашей проблемы? (Ответ — это и есть главная идея выступления).

Второй уровень

  1. Какова на данный момент ситуация в этой сфере?
  2. Какие существуют трудности?
  3. Выявлена ли проблема и решается ли она уже как-то?

Третий уровень

  1. Какие новые вопросы возникают после ответа на предыдущий?
  2. Каким способом лучше всего ответить — индуктивным или дедуктивным?
  3. Для индуктивного метода какой есть объединяющий признак группировки мыслей?

Для следующих уровней вы можете использовать вопросы из третьего…

Построение пирамиды «снизу вверх» оправдано, когда у вас есть вся информация, множество идей и вы затрудняетесь изложить их в стройное повествование. Поэтому нужно:

  • Выписать все мысли, с которыми хотели бы поделиться.
  • Сгруппировать их — найти связи между ними.
  • Сделать вывод из этих мыслей и связей (это и будет вершиной, первым уровнем).

В чём суть пирамиды Минто

Суть представляет собой так называемые «золотые правила» создания статьи или текста для речи на публичных выступлениях. Они включают основы структурного, схематичного мышления.

Принципы пирамиды Минто заключаются в том, что для диалога, направленного на результат, необходимо:

  • Соблюдать хронологию;
  • Строить текст с учетом общей идеи, создавая наименование заголовка, который и служит изначально поводом для его создания;
  • Высказывания должны быть логически связаны между собой, то есть одно предложение должно являться продолжением другого;
  • Мысли в тексте должны быть направленными на одно и то же главное умозаключение, являющееся итогом статьи.

Вводная часть прописывается отдельно и служит приложением к пирамиде. Она должна состоять из описания ситуации, краткой сути проблемы или рассматриваемого вопроса, а также готового решения, например, ответа.

Суть метода

Название «пирамида» это принцип получил не зря, потому что образно выглядит как треугольник, вершину которого составляет основная идея, которую важно донести собеседнику, а низ – уточнения. Такой способ подачи материала является, чуть ли не гениальным, ведь в силу разных обстоятельств человек, с которым вы общаетесь, не имеет возможности дослушать вас до конца, или изучить полностью полученное письмо, но, как, ни странно, поймёт суть вашего обращения в силу того, что оно будет указано изначально

А это значительно облегчает деловые, партнёрские отношения

Такой способ подачи материала является, чуть ли не гениальным, ведь в силу разных обстоятельств человек, с которым вы общаетесь, не имеет возможности дослушать вас до конца, или изучить полностью полученное письмо, но, как, ни странно, поймёт суть вашего обращения в силу того, что оно будет указано изначально. А это значительно облегчает деловые, партнёрские отношения.

Да и в любовных, дружеских, также не будет лишним понимание друг друга с первого раза.

Итак, треугольник многоуровневый, на первом из них, как мы уже говорили, располагается основная цель обращения, то, что вы хотите донести другому человеку. На втором – вам необходимо расчленить вашу идею на несколько составляющих, и более подробно изложить, соответственно, на третьем – деление информации второго уровня, а на четвертом – третьего. И так, пока не закончите формировать свою идею, пока не поймёте, что выложили всё, что было необходимо.

Рекомендуется составлять не более 4-х уровней, это наиболее оптимальный для понимания объём, иначе, много времени вы потребуете на себя у собеседника

При докладе, допустим, можете не ограничивать себя, но брать во внимание, что люди концентрироваться слишком долго на одном занятии не могут, поэтому в один момент отвлекутся и перестанут воспринимать то, о чём вы им старательно вещаете

Некоторые ситуации не позволяют сразу же выделить основную идею, так как мысли путаются, и уловить её не представляется возможным. В этом случае используют пирамиду, вершиной вниз, то есть, начинают рассказывать о деталях и нюансах, медленно формируя то главное, что необходимо донести.

Структура

Написание текстов, проведение презентаций или подготовка рекомендаций на основе принципа пирамиды Минто осуществляются путем применения трех уровней пирамиды, описанных ниже:

Начните с ответа, тезиса или ключевого момента

Применение нисходящей структуры пирамиды в методах коммуникации подразумевает, что на заданный вопрос дается прямой ответ. Это могут быть рекомендации, результаты исследования, тезисное высказывание или другие ключевые аспекты.

Принцип пирамиды Минто преобразует традиционный метод, использующийся для разработки окончательного решения. Как правило, заключение в тексте или презентации дается после представления фактов, а также после обсуждения аналитических выводов и приведенных идей. При помощи принципа пирамиды Минто, Барбара Минто объясняет, почему ответ должен быть понятным и конкретным. И только после этого даются вспомогательные аргументы или мотивации. Главными причинами этого являются максимизация и эффективное использование ограниченного времени аудитории. Например, большинство переговоров с начальством подразумевает предоставление рекомендаций. Причиной, побуждающей к тому, чтобы сначала дать рекомендацию, а затем предложить мотивацию, состоит в том, что зачастую руководители уже видят выводы или рекомендации, являющиеся результатом множества предоставленных аргументов и причин. Так происходит, потому что они мыслят вертикально, фокусируясь на более масштабной картине.

Более того, метод прямых сообщений более убедителен, чем переговоры, который ведутся в уклончивой форме. Стиль прямых сообщений – демонстрация настойчивости и уверенности в себе.

Группируйте аргументы и суммируйте основные моменты

Теперь, после изложения ключевого момента, необходимо обсудить причины или мотивацию проведения презентации. Согласно принципу пирамиды Минто, этот уровень предполагает объединение всех аргументов в основные идеи. Каждая идея представляет собой резюме конкретной рекомендации или ответа, начиная с первого шага.

Представляйте вспомогательную информацию и идеи логически

После этого пирамида разветвляется от каждого аргумента до самого нижнего уровня, где приводится вспомогательная информация и идеи, которые должны демонстрировать правильность представленных аргументов. Эти три уровня формируют пирамидальную структуру.

Всегда отдавайте приоритет обобщающей идее, расположенной на вершине пирамиды

Ясность и логику изложения можно применить в повествовании, уделяя внимание структуре и порядку аргументов

Если приведенные аргументы и идеи включают определенную подачу, повторяемость или причинно-следственные конструкции, они должны быть расположены в хронологическом порядке. Кроме того, рекомендуется сначала предоставлять наиболее важные аргументы и идеи.

Как строить пирамиду Минто

У вас есть 2 варианта:

  • сверху вниз;
  • снизу вверх.

Первый считается более эффективным. Второй подойдет в том случае, если не удается сосредоточиться, вы не знаете, с чего начать. Здесь придется определиться сначала с мелкими деталями. И только потом идти к главной мысли.
Итак, как заполнять пирамиду? Есть ряд правил и принципов.

Первый уровень

На «вершине» нужно задать себе такие вопросы:

  1. О чем буду говорить или писать?
  2. Какую проблему хочу решить докладом, беседой или письмом?
  3. Каким может быть решение обозначенной проблемы?

На этом уровне пирамиды Минто введите слушателя или читателя в курс дела. Четко определите идею, используя при этом факты и данные, которые человек знает. Затем красочно обрисуйте ситуацию. После этого у слушателя не должно оставаться дополнительных вопросов. Предложите свои варианты решения проблемы.

Второй уровень

Здесь будут уже другие вопросы:

  1. Что происходит в этой сфере?
  2. С какими трудностями можно столкнуться?
  3. Известно ли кому-то о проблеме? Приняты ли меры по ее решению?

В этой части пирамиды Минто находится ответ на заданные в первом пункте вопросы. По мнению Барбары, второй уровень – это главное утверждение. Аргументировать его вы будете позже.

Третий уровень

Спросите себя:

  1. Какие новые вопросы возникли у собеседника?
  2. Как я могу на них ответить: с помощью дедукции или индуктивным способом?
  3. По какому принципу я могу сгруппировать мысли?

С помощью ответов вы сможете аргументировать главное утверждение из второго уровня. Аргументы должны быть тесно связаны друг с другом.

Снизу вверх

Такой метод построения пирамиды Минто подойдет в том случае, когда есть полная информация, касающаяся обсуждаемого вопроса, и несколько идей. Но вам сложно собрать их в единое целое.

Чтобы исправить ситуацию, запишите мысли, которые хотите сказать. После найдите между ними связи, разделите по группам. Останется только сделать вывод. Он и будет вершиной пирамиды.

План на день (неделю)

Вершина пирамиды Франклина. На нашем сайте мы публиковали урок о том, как правильно составить план на день. В случае с пирамидой план на день это самая мелкая единица в достижении глобальной цели, которая на шаг приближает к ней. В контексте выбранных примеров это может быть тренировка ударов с обеих ног, с разных дистанций и разных участков поля для футболиста. Для политика это, к примеру, прочтение перед экзаменом по теории государства и права «Государя» Н. Макиавелли.

Для многих пирамида Франклина покажется непосильным заданием, поскольку требует планирования фактически всей жизни. Это невозможно, это скучно, это убивает неожиданность. Но это не так. Все мы в своей жизни преследуем какую-то цель, а в выборе средств нас никто не ограничивает. Пирамида Франклина это, по сути, лишь более конкретное представление о достижении этой цели. 

Хотите научиться применять пирамиду Франклина и другие инструменты тайм-менеджмента, эффективно планировать и управлять своим временем? Пройдите курс «Лучшие техники тайм-менеджмента»!

Принципы Пирамиды Минто

Автор этого метода — Барбара Минто — более 20 лет проработала в американской консалтинговой компании номер один McKinsey. Не все сделки были удачными, и ей захотелось понять почему, осмыслить каковы причины успехов или неудач в переговорах с клиентами, и что с этим делать. В итоге она сделала вывод, что дело вовсе не в квалификации сотрудника фирмы. Основная причина получения того или иного результата — способ донесения информации клиенту.

Барбара Минто начала с основ — особенностей мышления. Опираясь на то, как человек воспринимает информацию, она разработала свою собственную пирамидальную систему. Благодаря ей люди могут четко, лаконично, грамотно и эффективно строить свою речь, составлять доклады, писать письма или другие тексты, проводить презентации… И, конечно, вы сами понимаете, как все это может повысить вашу эффективность и соответственно качество жизни…

Итак, Пирамида Минто — это способ, в котором информация излагается в строгой иерархии по принципу пирамиды, где на вершине — главная идея, а в основании — уточняющие детали. И это неспроста — человеческий мозг именно так воспринимает данные, он так устроен, и, согласитесь, было бы неразумно не использовать такое знание для достижения своих целей.

Успех подачи информации пирамидальным способом еще и в том, что в начале указывается суть, а потом уже все остальное. Этим вы экономите время себе и собеседнику — он по разным причинам может не дослушать или не дочитать до конца вашу работу, или вы можете прерваться, но основная мысль уже будет донесена, а значит ваша цель будет достигнута.

Пирамида Минто — многоуровневая система. Первый уровень, вершина, как мы уже определили — основная мысль, суть вашего повествования. На втором уровне вы делите идею, изложенную «выше», на части. На третьем происходит разложение на более подробные составляющие постулатов второго уровня. На четвертом — третьего и так далее.

Важный момент — в каждом отдельном уровне мысли должны быть взаимосвязаны и идти в логической последовательности (дедуктивной или индуктивной, хронологической, структурной, классификационно-сравнительной).

Этих «ярусов» у пирамиды может быть сколько угодно, пока вам есть что сказать. Однако имейте в виду, что у человеческого восприятия есть пределы, мозг может уставать и терять концентрацию, поэтому не злоупотребляйте. Оптимальным для небольшого выступления считается 3-4 уровня пирамиды.

Главная цель книги

Я хоть и не автор этой книги, но осмелюсь предположить, что цель Барбары — показать простую и легкую в применении модель структурирования информации в документах для облегчения их понимания.

Миссия благородная. Для ее осуществления Минто прибегает к канонам логики и проецирует их на письменную форму подачи информации.

Скажу сразу — осилить эту книгу в один присест крайне сложно. Для этого нужна отдельная и неслабая подготовка. Благо ваш покорный слуга в свое время хорошо изучал логику и даже на экзамене получил «отлично», поэтому профессиональной логической терминологией и связками меня не испугаешь.

Я бы рекомендовал ее читать порционно — по 50 страниц, не больше. Иначе вы рискуете утонуть и отложить книгу навсегда. А вот этого делать я не рекомендую. Наоборот, отвыкайте от попсового чтива а-ля «Как стать успешным? Хватит сидеть, начинай действовать!».

Барбара Минто сделала все, чтобы придать своему методу ноток академичности.

Многоуровневая система

Порядок построения пирамиды заключается в делении основной мысли на второстепенные. Каждый следующий уровень предполагает дробление цели на два, четыре, шесть блоков для размышления. Все процессы должны быть логически и хронологически выдержаны. Количество ярусов пирамиды не ограничено

Но важно помнить, что ресурсы человеческого мозга не безграничны. Он способен адекватно обрабатывать лишь определенный объем информации

Если докладчику есть что сказать, необходимо разделить свой материал на 3-4 блока, не считая основной мысли. При большом потоке новых мыслей человек теряет концентрацию и быстро устает.

Стандартные способы передачи информации

Автор книги считает, что в начале любого текста должна стоять обобщающая категория, утверждение, как пирамидион, — главный камень во главе пирамиды. Вниз от него спускаются причинно-следственные цепочки связей.

Когда человек читает, он воспринимает факты «сверху вниз». Когда он сам пишет текст, то обобщает свои мысли «снизу-вверх», соединяя предложения в абзацы. Таковы стандартные способы передачи информации.

Итак, схема построения такова :

  • Чтобы лучше понять информацию, читатель непроизвольно разбивает ее на соподчиненные блоки, группируя идеи по принципу пирамиды.
  • Любую группу идей понять легче, если она изначально структурирована таким образом.
  • Следовательно, любой документ должен быть составлен в виде пирамиды идей.

Используйте чёткие переходы между группами аргументов, чтобы читатель не потерял нить

Даже самая логически продуманная структура пирамиды бесполезна, если читатель не поспевает за ней. Перемещаясь между разделами и подразделами, читатель должен знать, когда происходит переход. Один из способов — в начале нового раздела указывать основные выводы предыдущего.

Пример. Если в последней главе есть обобщение «У ArgonEx слишком много запасов», следующую главу о логистике можно начать так: «Помимо слишком большого количества запасов, логистические процессы ArgonEx неэффективны». Так читатель поймёт, что вы перешли на новый суб-сегмент пирамиды.

Если глава особенно длинная и сложная, завершите её кратким изложением основных моментов, прежде чем двигаться дальше.

Если документ состоит из рекомендаций, можно завершить его простым и практически осуществимым разделом «Дальнейшие действия».

Реклама:

Пирамида Минто снизу вверх

Иногда имеется информация, но заголовок для документа ещё не определен.

Тогда выстраивать схему пирамиды можно, начиная с нижнего ряда.

Для этого достаточно:

  • Расписать информацию;
  • Сгруппировать ее в обратном порядке, объединяя в более общие утверждения;
  • Продолжить сокращать мысли до все меньшего количества предложений, сводя их к одному.

Основной принцип построения обратной модели пирамиды Минто такой же, как и при ее создании сверху вниз – все предложения должны быть связаны между собой логически, и относиться к одной и той же проблеме. Вывод из всех обобщенных вопросов и станет заголовком текста.

Предисловие

В 1973 году я опубликовала шесть статей под названием «Принцип пирамиды», где рассказала о новом методе обнаружения логических ошибок в письменных документах, в частности в отчетах консультантов. Я объясняла, что текст легко воспринимается лишь в том случае, если он структурирован по принципу пирамиды.

Разнообразие взаимосвязей между высказываниями в такой пирамиде ограничено тремя логическими направлениями (вверх, вниз и в стороны), что позволяет сформулировать общие правила.

Принцип пирамиды был разработан мной во время работы в McKinsey & Company, сначала в Кливленде, а затем в Лондоне. В McKinsey быстро поняли, что мое призвание – не цифры, а тексты.

Изучая пособия по написанию отчетов, я обнаружила интересный факт: неимоверное количество книг рассказывало о том, как правильно составлять предложения и абзацы, но не было ни одной, которая учила бы строить рассуждения. Ни в одной книге не прозвучало «думайте логически» или «составьте логичный план». Тогда я спросила себя, что вообще отличает логичный план от нелогичного. И обнаружила, что это отличие заключается в «пирамидальной» структуре.

Эта структура может быть использована в любом документе. Возьмем для примера простое письмо. Вначале рассмотрим его в оригинальном, а затем – в отредактированном виде.

В 1967 году некоторые опытные сотрудники McKinsey указали на слабые места этой концепции и помогли исправить их. Сегодня разработанный мною принцип пирамиды является стандартом McKinsey.

В 1973-м я ушла из McKinsey, чтобы представить мои идеи более широкому кругу людей. На сегодня мой курс прослушали около 10 000 сотрудников консалтинговых фирм и компаний разных стран. В 1981 и 1987 годах вышли первые два издания этой книги. Также были созданы видеокурс (в 1981-м – первая версия, в 2003-м – вторая) и компьютерная программа (в 1985 году).

Я рада, что в результате моего многолетнего труда Minto Pyramid Principle стал стандартом в сфере консалтинга, а основная концепция пирамиды стала использоваться во многих других курсах.

Многолетний опыт преподавания и недавняя работа над новой версией видеокурса позволили мне по-новому взглянуть на свою концепцию, усовершенствовать и дополнить ее.

Перед вами новая версия книги, в которой объединены все разработанные мной правила и приемы процесса рассуждений. Она содержит новые главы о способах выявления и анализа ошибок в построении текста, а также о визуальном отображении структуры пирамиды на странице или экране.

Книга состоит из четырех частей.

• В первую часть («Логика в письме») по сравнению с предыдущим изданием были внесены некоторые изменения. Здесь объясняется принцип пирамиды и показывается, как использовать его. При прочтении этой части вы освоите технику составления простых документов.

• Вторая часть («Логика в рассуждениях») рассказывает, как критично взглянуть на свои рассуждения и убедиться в верности обобщений.

• Третья часть («Логика в решении проблем») абсолютно новая. Она предназначена для тех, кому приходится составлять консалтинговые документы или анализировать сложные проблемы и представлять на их основе свои заключения. В ней описываются принципы анализа, позволяющие уже на этой стадии выстраивать ваши рассуждения в форме пирамиды.

• В четвертой части («Логика в презентациях») обсуждаются приемы, позволяющие использовать принципы пирамиды в устных выступлениях.

Вам придется много поработать, прежде чем вы научитесь применять принципы пирамиды. Тем не менее, если вы будете следовать указаниям, предложенным в этой книге, то вам удастся:

а) довольно существенно сократить время, затрачиваемое на подготовку конечного документа;

б) улучшить ясность текста;

в) сократить его объем.

Результатом ваших усилий должен стать четкий и ясный текст документа, составленный за рекордно короткое время.

Структу­рируйте рекомендации на основе результата, которого можно достичь

Вы нашли решение проблемы читателя. Теперь нужно убедить его принять меры. Формируйте рекомендации как можно убедительнее.

Давая рекомендацию, вы вносите предложение к действию, направленному на достижение желаемого результата. Группируйте действия на основе результата, которого стремитесь достичь, и опишите его так, чтобы позже понимать, был ли он достигнут.

Реклама:

Пример. Читатель хочет увеличить свою прибыль.

Плохо структу­ри­рованные рекомендации выглядят так:

1. Изучайте показатели:

  • произво­ди­тельность завода;
  • удовлетво­рённость потребителей.

2. Чаще проводите обучение:

  • персонала завода;
  • сотрудников отдела продаж.

В такой структуре две основные проблемы: во-первых, хотя сгруппи­рованные действия имеют внешнее сходство, они направлены на достижение разного результата; во-вторых, желаемые результаты нужно детализировать, чтобы впоследствии судить о том, были ли они достигнуты.

Таким образом, следующая структура более чёткая и убедительная:

1. Увеличение объёма продаж на 5% в следующем квартале:

  • изучите удовлетво­рённость потребителей;
  • чаще проводите обучение сотрудников отдела продаж.

2. Сокращение производ­ственных издержек на 2% в следующем квартале:

  • изучите произво­ди­тельность завода;
  • чаще проводите обучение персонала завода.

Теперь действия сгруппированы на основе желаемых результатов. Впоследствии можно легко судить, действительно ли цели были достигнуты.

Помогите читателю — структу­рируйте мысли в форме пирамиды

При подготовке документа многие представляют его будущее содержание, но не имеют конкретного плана — что сказать и как это сформулировать. Они просто начинают писать, надеясь, что структура возникнет сама по себе. Итог — беспорядочное повествование, в котором придётся разбираться читателю.

Разум предпочитает порядок. Даже случайные данные он расставляет в определённом порядке.

Пример. Древние греки видели в скоплениях звёзд фигуры животных, а не беспорядочные точки.

Читая, человек автоматически пытается расставить информацию в форме пирамиды, фундамент которой — обоснования и аргументы, подтвер­ждающие выводы. В этой форме читателю проще «переварить» информацию.

Продолжение после рекламы:

Пример. «Сиденья были холодные. Я чуть не ввязался в драку. Италия проиграла. Это был действительно ужасный футбольный матч». Такой «рассказ» очень плохо структу­рирован, поскольку ключевая мысль указывается только в конце.

По структуре пирамиды сначала вводится обобщение, а затем приводится аргументация. Вышепри­ведённый рассказ легче понять, если структу­рировать его иначе.

Пример. «Это был действительно ужасный футбольный матч: холодные сидения, я чуть не ввязался в драку, и Италия проиграла».

Найдите подходящие идеи

Нет необходимости собирать все данные по теме совещания. Найдите несколько идей, которые будут отвечать на вопросы, важные для ваших слушателей.

Например, участие в онлайн-конференциях вы будете обсуждать с собственником компании, PR-директором и коллегами-менеджерами. Попробуем найти идеи, подкрепляющие нашу главную мысль с позиций наших собеседников:

  • Цели, которые мы поставили для «живых» мероприятий, в онлайн-конференциях будут достигнуты.
  • Мы сэкономим треть бюджета на участие в мероприятиях, не упуская ключевые события.
  • Мы подготовим план по интеграции в онлайн-конференции за три дня. Это будет несложно.

Стандартные способы передачи информации

Автор книги считает, что в начале любого текста должна стоять обобщающая категория, утверждение, как пирамидион, — главный камень во главе пирамиды. Вниз от него спускаются причинно-следственные цепочки связей. Когда человек читает, он воспринимает факты «сверху вниз». Когда он сам пишет текст, то обобщает свои мысли «снизу-вверх», соединяя предложения в абзацы. Таковы стандартные способы передачи информации.

Итак, схема построения такова :

  • Чтобы лучше понять информацию, читатель непроизвольно разбивает ее на соподчиненные блоки, группируя идеи по принципу пирамиды.
  • Любую группу идей понять легче, если она изначально структурирована таким образом.
  • Следовательно, любой документ должен быть составлен в виде пирамиды идей.

Обоснования: делайте выводы из цепочки данных методом дедукции

Любое обобщение в пирамиде должно вызывать вопрос у читателя, ответ на который даётся позднее. Ответ формулируется методом дедукции.

Продолжение после рекламы:

Дедукция — это процесс рассуждения, при котором делаются выводы из допущений.

Пример. Из допущений «все люди смертны» и «Голиаф — человек» следует вывод о том, что «Голиаф смертен». Затем можно обобщить весь процесс дедуктивного рассуждения: «Голиаф — человек, он смертен».

При рекомендациях используйте обратный порядок дедукции.

Пример. «Мы должны нанять кандидата, который умеет читать. Кандидат А умеет читать. Следовательно, мы должны нанять кандидата А». Так порядок допущение-допущение-вывод утаивает главную информацию до конца. Рекомендации обычно выигрывают от обратного порядка: «Мы должны нанять кандидата А, поскольку нам нужен тот, кто умеет читать, а он умеет».

Несмотря на то, что дедуктивное рассуждение — прямолинейный и естественный процесс, его не стоит использовать в сложной аргументации, где необходимо несколько уровней обоснований для подтверждения допущений.

Если пытаться обосновать вывод сложного документа посредством дедукции, первое допущение, скорее всего, будет иметь несколько уровней обоснования, через которые читатель должен будет «пробираться», чтобы подойти ко второму допущению. Такой логике очень трудно следовать.