Содержание
- Вежливое содержание
- Оформление письма-отказа
- Примеры вежливого отказа
- Пофантазируем
- Как оформить письмо-отказ?
- Письмо-отказ от заключения договора
- Письмо-отказ от предложения о работе
- Письмо-отказ
- Как правильно отказать человеку
- Как грамотно написать письмо-отказ
- Как отправить письмо
- Как правильно написать письмо отказ — обучаем на примере
- Понятие и средство выражения
- Какие назвать причины при отказе от должности?
Вежливое содержание
окажется выгоднымряд рекомендаций
Прежде всего, следует быть адресовать документ персональным образом. К примеру, начав его с фразы «Здравствуйте, уважаемый Петр Николаевич» или «Уважаемая Ольга Андреевна».
В этом случае будет очевидно, что составитель ознакомился с содержанием предложения.
Также требуется поблагодарить несостоявшегося партнера
К примеру, написав «спасибо за ваше внимание и представленное нам предложение». Эта формула может помещаться как в начале письма, так и в его конце перед подписью
Далее желательно специально оговорить, что предложение о сделке было внимательно изучено. При этом ему нужно по возможности дать позитивную оценку.
К примеру, указывается, что предложенная схема оказалась любопытной либо же опыт адресата заслуживает уважения.
Когда же письмо доходит непосредственно до отказа, нужно выразить его четко и прямо (но необидным образом!) изложить его причины. Пишется, что к сожалению в настоящий момент наша компания не имеет возможностей для сотрудничества вследствие нехватки средств на издержки либо же текущую ориентацию на иное направление.
Наконец, имеет смысл намекнуть на то, что в дальнейшем при более благоприятных условиях переход к сотрудничеству вполне возможен. Впрочем, такую фразу можно писать лишь в тех случаях, когда и на самом деле не исключено, что в будущем компании станут контрагентами. Если же это невозможно, то не стоит давать адресату несбыточную надежду.
Оформление письма-отказа
Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.
При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.
Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.
Примеры вежливого отказа
Теперь переходим к практическим способам отказа. Предположим, что вы получили предложение, которое не вызывает энтузиазма. Тогда вы используете один из этих приемов.
1. Уточняющие вопросы
Смелее задавайте вопросы! Они могут касаться каких-то деталей, конкретных условий.
Спросите о том, какие существуют варианты развития ситуации в случае негативного или позитивного ответа, какие причины побудили собеседника сделать вам это предложение.
Например:
— Ты просишь меня действовать таким образом. Почему ты думаешь, что этот путь — самый перспективный?
Или:
— А ты учитываешь, что мы можем столкнуться с определенными осложнениями и проблемами, если я пойду тебе навстречу? Ты просчитал все риски?
Когда вы задаете вопросы, связанные с деталями просьбы или предложения, то выигрываете время. Пока собеседник дает дополнительную информацию, вы:
- Получаете сведения, которых у вас раньше не было, — они помогают увидеть картину в целом.
- Даете себе возможность собраться, осмыслить ситуацию, понять, насколько она вам выгодна или неприятна.
Иными словами, ваше решение после диалога становится более осознанным.
Одновременно человек, с которым вы общаетесь, получает дополнительный шанс отступить — если поймет, что вы не готовы пока принять его сторону.
Просто скажите себе: «Никакая дополнительная информация не будет лишней! В конечном счете именно от нее зависит, стоит ли мне соглашаться со своим собеседником».
2. Откладывание рассмотрения во времени
Предположим, ранее вы задавали уточняющие вопросы, но терпение противника лопнуло — и тот начинает открыто давить на вас. Он говорит:
— Хватит уже ходить вокруг да около! Скажи прямо: ты соглашаешься или нет?!
В этот момент вы можете ответить:
— Ты же видишь, что я пытаюсь собрать больше информации? Это значит, что прямо сейчас я отвечать не готов. Твою мысль я понял, постараюсь учесть все нюансы и пожелания, обдумаю полученные сведения и отвечу позже.
Можно назвать точное время, когда вы дадите ответ. Тогда напряжение собеседника снизится, ведь появится некоторая ясность.
3. Игнорирование
После того как вы взяли тайм-аут для обдумывания просьбы или предложения, можно сделать вид, что обращения к вам как бы не было.
Не поднимайте тему в любом другом контексте.
Велика вероятность, что ваш собеседник поведет себя аналогичным образом — не захочет касаться вопросов, на которые не получил положительного ответа, не будет настаивать.
Впрочем, если он все-таки готов идти на открытую конфронтацию и раздувать конфликт, то станет требовать окончательного ответа любой ценой.
Тогда вы можете снова вернуться к варианту «Откладывание рассмотрения во времени» и сказать:
— Решение еще не принято. Я пока не готов ответить. Мне требуется время, чтобы все как следует обдумать.
Игнорирование можно «включать» в любой момент — как после обсуждения, так и в самом начале беседы.
Но вы демонстративно пропускаете намек мимо ушей, отвечая не на него, а на предыдущую фразу.
И попутно делаете вид, что обращение, прозвучавшее минуту назад, было риторическим, не имеющим лично к вам никакого отношения.
В противном случае такие мелкие негативно окрашенные ситуации растворятся сами собой. Между прочим, так происходит довольно часто.
4. Интерпретация
Об этом приеме можно говорить, если вы знаете, чего хотите, а просьба, с которой к вам обратились, не слишком неожиданная.
Тогда вы можете сознательно интерпретировать просьбу таким образом, чтобы разбавить ее своими собственными пожеланиями, интересами.
Можно сказать напрямую: «Да, я соглашаюсь, иду навстречу, буду делать то, чего вы от меня ждете, если…» И дальше выдвигать свои встречные требования.
Иными словами, вы интерпретируете просьбу так, чтобы ее выполнение приносило вам какие-то бонусы. В результате не появится ощущения, что вами воспользовались.
Не будет обидно из-за того, что вашим хорошим отношением злоупотребили.
Вы можете начинать тренироваться в применении этих способов хоть сегодня. Чем чаще вы будете использовать их, тем успешнее отточите свои навыки.
Отнеситесь к этому набору приемов как к своему личному тренажеру, который сможет повысить вашу гибкость при общении с людьми в различных ситуациях.
Пофантазируем
Представьте себе гипотетического главного бухгалтера Татьяну Павловну. Как она работала до появления электронного документооборота с контрагентами? Документы нужно распечатать, подписать у директора, потом отправить почтой, курьером или лично отнести клиентам, а полученные от поставщиков также завизировать у шефа и опять-таки почтой или «на попутках» передать отправителю
Полученные документы в программу заносит ответственный за участок бухгалтер или сама Татьяна Павловна. Причем за подчиненными нужен глаз да глаз, поэтому приходится, на всякий случай, перепроверять данные, а то у Ани в прошлый раз материалы вместо 10 счета почему то переплыли на 41.
Т.е. приходится нашему главбуху проходить вот такие этапы:
- Распечатка, если документы клиентам;
- Подпись у руководства;
- При необходимости сканирование и отправка предварительно сканов на согласование или оплату;
- Передача контрагенту документов различными способами, причем надо помнить как с каждым взаимодействовать;
- Если повезет — оперативное получение своих экземпляров с подписями и печатями, если нет — бесконечные звонки и призывы вернуть все-таки первичку поскорее.
Казалось, бы, что с появлением ЭДО исчезнет больше половины забот — не нужно ничего распечатывать, сканировать, помнить кому и как передавать документы, скандалить из-за задержки с возвратом первички.
На самом деле, после подключения вас ждет сюрприз, не то чтобы неожиданный — не все хотят перейти на ЭДО.
Т.е. у вас то ЭДО появился, а контрагент против. Он 20 лет работает с бумагой и не верит каким-то там электронным подписям и документам. Да у него бухгалтер до сих пор в налоговую и ПФР автобусом ездит!
К тому же нужно заключить допсоглашения с теми, с кем главбух собирается обмениваться электронными документами, если ранее такая возможность в контракте не была предусмотрена. В противном случае контрагент правомерно откажется от применения ЭДО. Есть еще ИП, которые неохотно используют подобные системы и самозанятые, у них желания тратить лишние средства на подключение каких-то там сервисов вообще ноль.
Допустим, большинство партнеров все же прислушались к голосу разума и перевели документооборот в электронный вид. При этом остальная первичка для Татьяны Павловны и ее сотрудников все равно остается в первозданном доцифровом виде — чеки с авансовыми отчетами, например. Пока их разберешь, заведешь в программу… Хотя кому мы рассказываем, да?
Придется либо брать этот скан и старым добрым ручным способом заводить документ в 1С или подключать еще какой-нибудь сервис по распознаванию, который переведет накладную в понятный для машины вид. И это при условии, что распознавание будет корректным. В большинстве случаев бухгалтеру все равно придется перепроверять введенные данные.
Т.е. в этом случае ЭДО не только не сокращает работу, он ее увеличивает. А еще придется дополнительно оплачивать сервис-помощник.
Думаете на этом беды закончились? А вот и нет!
Как оформить письмо-отказ?
Реквизиты любого делового письма с официальным отказом соответствуют обычным реквизитам для делового письма фирмы. Если вы отсылаете письмо по почте или с помощью факса, обязательно придерживайтесь следующих правил:
- Пишите ответ только на фирменном бланке организации.
- Убедитесь, что отказ заверен либо генеральным директором, либо лицом, имеющим соответствующие полномочия.
- Обязательно зарегистрируйте отказ, чтобы он имел официальную силу.
Если вы отправляете отказ по электронной почте, то большое значение имеет заголовок. Он позволяет составить первое впечатление о письме, и во многом задает настроение от прочтения. Если вы уверены, что ваш ответ будет прочитан, и планируете дальнейшие деловые отношения с адресатом, то постарайтесь избегать негативных формулировок в заголовке. Вполне вероятно, что у вашего корреспондента не появится желания открывать письмо с заголовком вида «Отказ от участия в мероприятии», поэтому лучше использовать более нейтральный вариант. Например: «О мероприятии», «Об участии в семинаре» и так далее.
Письмо-отказ от заключения договора
Четко регламентированной на законодательном уровне формы письма с отказом от подписания договора нет. Составляется это письмо на фирменном бланке предприятия и заверяется подписью руководителя или иного уполномоченного на то лица. Однако рекомендуется включить в него следующие сведения:
- Наименование адресата, а именно:
- для юридических лиц — наименование, адрес, контактные данные;
- для физических лиц — Ф. И. О., адрес, контактный телефон при наличии.
- Исходящий номер документа, а также дату его регистрации в журнале исходящей корреспонденции.
- Название документа, а именно: «Уведомление об отказе от заключения договора».
- Далее по тексту необходимо изложить:
- первоначальные условия, а также предложения, поступившие от адресата;
- формулировку отказа с указанием четких причин, а также ссылки на нормативно-правовую базу, дозволяющую совершить отказ.
В случаях, когда письменный отказ обязателен, необходимо обратить внимание на его отправку контрагенту по правилам передачи юридически значимых сообщений
Письмо-отказ от предложения о работе
Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.
Письмо-отказ
Письмо-отказ (на английском “letter of denial”) это документ в котором отправитель вежливо отклоняет предложение и/или запрос ранее поступившие от получателя.
Данное письмо например может направить работодатель в ответ на просьбу работника о дополнительном оплачиваемом отпуске или арендодатель в ответ на запрос от потенциального арендатора также его может направить банк отказывающий в кредите заявителю.
То есть данный документ может быть направлен любым лицом в ситуации, когда требуется официальный отказ.
Шаг 1. Перед написанием данного письма тщательно ознакомьтесь с первоначальным запросом (на который вы хотите ответить отказом) во избежание возможной путаницы. Шаг 2. Будьте конкретны в указании причины отказа и по возможности предложите альтернативу, например предложите другую дату (при запросе дополнительного отпуска).
Шаг 3. В написании письма будьте вежливы и профессиональны. Агрессивный и тем более оскорбительный ответ может послужить причиной обвинений и судебного преследования в будущем.
Шаг 4. Подпишите письмо-отказ.
Адрес : г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2
Исх. № 1 от «01» июня 2021г.
Уважаемый Петр Петрович!
С сожалением вынуждены сообщить, что ваша просьба о дополнительном оплачиваемом отпуске была отклонена. После тщательного рассмотрения вашего запроса было принято решение, что в настоящий момент подобный запрос не может быть удовлетворен.
Тот период времени, который вы указали в запросе как дни оплачиваемого отпуска, является наиболее интенсивным для нашей компании в течение всего года.
Для нас было бы крайне неэффективно и нецелесообразно потерять на указанный период одного из наших лучших работников.
Каждый год в этот период повышается риск возникновения нестандартных ситуаций и мы не думаем, что без вас сможем с ними справиться.
Мы настоятельно рекомендуем пересмотреть даты отпуска и направить запрос повторно.
Генеральный директор
ООО «Джон доу» г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55
г-ну Петрову Петру Петровичу
Адрес : г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2
Исх. № 1 от «01» июня 2021г.
Уважаемый Петр Петрович!
Настоящим хочу поблагодарить вас за проявленный интерес к вакансии «Ассистент юриста» в ООО «Джон доу». За непродолжительный период мы получили большое количество впечатляющих резюме от кандидатов и с сожалением вынуждены сообщить, что в настоящий момент мы не готовы рассматривать вашу кандидатуру в качестве соискателя на данную позицию.
Выражаю вам нашу признательность за потраченное время и призываю вас в дальнейшем, при появлении новых вакансий в нашей компании, откликаться на них и направлять нам ваше резюме.
Мы приняли во внимание ваш опыт ассистента нотариуса, который может нам быть полезен после того, как в скором будущем мы откроем нотариальную контору. Генеральный директор
Генеральный директор
ООО «Джон доу» г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55
Генеральному Директору ООО «Джейн Доу» г-ну Петрову П.П. Адрес местонахождения:
г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2
Исх. № 1 от «01» июня 2021г.
Уважаемый Петр Петрович!
Настоящим выражаю благодарность за проявленный интерес в аренде помещения расположенном на первом этаже в Торговом центре «Радуга» город Ярославль.
Тем не менее с сожалением вынужден сообщить, что ваш запрос на аренду помещения был отклонен. Поводом к отказе послужило то, что предложенные вами ставки арендной платы не соответствуют нашим бюджетным требованиям.
Генеральный директор
ООО «Джон Доу» _________________ Иванов И.И.
АО «Джон доу Банк» г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55
Генеральному Директору ООО «Джейн Доу» г-ну Петрову П.П. Адрес местонахождения:
г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2
Исх. № 1 от «01» июня 2021г.
Уважаемый Петр Петрович!
После рассмотрения вашей заявки на кредит для малого бизнеса с сожалением вынуждены сообщить об отказе в ее удовлетворении.
В настоящий момент, ваша компания не соответствует нашим требованиям к заемщикам согласно которым годовой оборот компании заявителя должен составлять не менее 1 500 000 (Одного миллиона пятьсот тысяч) рублей. В случае, если в будущем показатели вашей компании изменятся мы с радостью повторно рассмотрим вашу заявку.
Быть может в настоящий момент вас заинтересуют наши кредитные предложения для физических лиц, без дополнительных требований налагаемых на юридические лица. В приложении направляем вам наш буклет.
Председатель правления
АО «Джон доу Банк» _________________ Иванов И.И.
После регистрации станут доступны примеры документов, рекомендации, а также пошаговые инструкции
Как правильно отказать человеку
Помочь или нет — вот в чём вопрос. С одной стороны, просьба может являться очередным актом неуважения и лени со стороны коллеги. С другой — у человека ведь действительно важные дела. Любую ситуацию можно рассматривать двояко.
С одной стороны, коллега просит выполнить за неё её работу, а сама пойдёт по личным делам. Не наглость ли? Или она думает, что её дела важнее ваших? Вы тоже заняты — записались на маникюр.
Но есть и другая сторона. Коллега одна воспитывает сына
И в этот день у него в школе важное родительское собрание. Может, стоит согласиться и помочь? Тем более, что уйдет она всего на пару часов
Первое, что нужно сделать: решить, действительно ли вы не можете помочь? Добрые поступки возвращаются. А ещё — это приятно. Но если ситуация иная и отказать необходимо, чтобы снять со своей шеи нерадивую коллегу, старайтесь не задеть чувств.
Как вежливо отказать человеку в просьбе, чтобы не обидеть:
- Эмоции только мешают. Руководствуйтесь сухими фактами.
- Если вы приняли решение, не сомневайтесь.
- Отказывайте так, чтобы вас не начали уговаривать.
- Используйте волшебное «потому что».
- Говорите уверенно.
- Скажите, что вам жаль, спросите, можете ли помочь чем-то другим.
- Предложите иной вариант как альтернативу.
- Попробуйте перевести разговор, спросите о чём-то отстранённом.
Эти правила помогут вам перестать делать проблему из отказа. Есть и другие способы.
Напоминайте себе, чего вам это будет стоить
Каждый отказ должен быть оправдан. Если вы — человек совестливый и отказываете «умирающему в стакане воды», вас будет это мучить. Не исключено, что скоро ситуация перевернётся, и вы окажетесь на месте того, кому отказали.
Другая сторона — вы можете потерять доверие человека
Если это ваш друг и ему действительно важно то, о чем он просит, аргумент должен быть железобетонным
«Прости, денег сейчас нет, купили кондиционер в кредит. До зарплаты осталось 4 сотки».
«Я бы сходила с тобой на вечеринку, но я же лечу гайморит сейчас, на антибиотиках
И чувствую себя неважно».
«Нет, подмениться не получится. Мама же приезжает, я должна через час быть на вокзале
Прости».
Придумывать такие аргументы сложно. Психологи утверждают, что только люди с психическими особенностями умеют отлично лгать. Не стоит браться, если не уверены. И не стоит отказывать в мелочах, если рискуете потерять нечто большее.
Доверяйте своей интуиции
Люди не всегда озвучивают истинные причины, обращаясь с просьбами. Внимательно посмотрите на человека. Часто ли он обращается к вам? Просил ли раньше о таких услугах? На что ему нужны 500 рублей? А что, если на лекарства? Или на продукты? Или на билет к родным?
Подсознательно вы почувствуете, важная ли у человека ситуация. Но в любом случае, спросите, в чём заключается проблема. Это уважение, интерес к человеку. В мире так мало людей, которые интересуются другими. Даже если вы не сможете помочь, вы выслушаете, дадите совет. А это немало.
Предложите альтернативу
Как красиво отказать: варианты альтернативной помощи
- «Сегодня не смогу тебя подменить, очень важная встреча. Но я могу попросить Наташу. Попробуем»?
- «Я бы с радостью сходил с тобой, но сегодня вообще никак не получится. Обещал жене помочь. Я слышал, эта группа выступает завтра. Может, перенесём»?
- «У меня сейчас нет денег, сам на мели. Я иногда перезанимаю до получки у Кати. Попробуй к ней обратиться, она не откажет».
Покажите, что вы готовы решить вопрос. Но немного по-другому.
Как грамотно написать письмо-отказ
Умение сформулировать грамотный и корректный отказ – один из важнейших навыков в области деловой переписки. Подача и содержание такого письма формируют репутацию компании в бизнес-среде. При этом с необходимостью составить ответ на многочисленные коммерческие предложения, отклики соискателей на вакантные должности, запросы и приглашения регулярно сталкивается практически любая крупная организация. Деловых ситуаций множество, поэтому часто возникает вопрос, как отказаться от дальнейшего сотрудничества с подрядчиком, участия в тендере или мероприятии, дополнительных услуг и т. д.
Как отправить письмо
Письмо можно отправить несколькими разными путями.
- Наиболее простой и доступный, хоть и затратный по времени: через обычную почту России – здесь нужно выбрать заказное с уведомлением о вручении (такой способ гарантирует то, что послание дойдет до адресата). Также можно отослать письмо через представителя или курьера.
- Если по каким-либо причинам эти способы не подходят, то допустимо отправление письма через электронные средства связи (официальную электронную почту), а также факс.
- В крайнем случае, можно воспользоваться мессенджером или социальной сетью, но лучше все же предварительно удостовериться в том, что потенциальный партнер приемлет такой путь делового общения.
Как правильно написать письмо отказ — обучаем на примере
И вот тут-то и появляется трудность: если представить себя на месте адресата, получающего такое письмо, то для большинства людей такая формулировка звучит как-то не совсем хорошо и даже обидно, хотя по факту никаких плохих слов здесь нет. Но есть негативные эмоции, есть чувство обиды от того, что предложение не оценили, не выбрали, что предпочтение отдали другому. А авторы письма имеют опасность впредь не получить отклика на свои предложения.
Сегодня речь пойдет о не очень приятной, но достаточно часто встречающейся ситуации – письмо-отказ. Отказ возникает в самых разнообразных деловых ситуациях: отказ в продолжении/возобновлении сотрудничества, отказ в выполнении требований, отказ в приеме на работу и т.д.
Понятие и средство выражения
Основанием для него становится предложение, направленное этой другой компанией в адрес первой. Таким образом, составление такого послания — обычная вежливость, поскольку его можно оставить без ответа.
В то же время такое письмо даст возможность улучшить отношения между потенциальными контрагентами, поэтому его составление будет безусловно рациональным шагом, если существует перспектива сотрудничества в будущем.
Предусмотренная форма
Форма отказа от заключения контракта по смыслу должна быть письменной. Устное сообщение оференту о том, что его предложение отвергнуто, по определению не составляет письма.
Образец письма
Письмо-отказ от сотрудничества может быть выполнено различным образом. Ниже приведены несколько образцов такого документа.
Уважаемый Егор Николаевич,
Наша компания внимательно изучила поступившее от Вас предложение относительно концепции рекламной кампании нашего продукта. Мы отметили профессионализм и креативность Вашего продукта.
К сожалению, данная кампания не совпадает с нашим видением того, каким образом должно происходить продвижение нашего продукта. Поэтому в настоящее время мы приняли решение заключит соглашение с другим рекламным агентством.
В будущем мы готовы знакомиться с Вашими новыми идеями.
Благодарим за предложение.
Уважаемый Егор Николаевич,
Мы рассмотрели Ваше предложение, относящееся к участию в тендере на закупку нашим учреждением Ваших медицинских приборов. Его условия показались нам интересными.
Однако, к сожалению, мы вынуждены от него отказаться, поскольку ваши предложения по ценам в отношении нескольких существенных наименований, входящих в данный тендер, не совпадают с нашими возможностями.
В дальнейшем мы проинформируем вас относительно дат проведения и условий наших следующих тендеров
Какие назвать причины при отказе от должности?
Не нужно врать, старайтесь говорить честно и по делу. Исключение — личная неприязнь к сотрудникам или работодателю.
Вот список причин, которые можно озвучить при отказе:
- офис расположен очень далеко от дома, трудно добираться;
- неудобная система начисления зарплаты, не устраивает социальный пакет;
- не подходит функционал должности;
- вы не согласны на командировки;
- не подходит график;
- нет вариантов карьерного роста;
- нежелание работать по выходным или сверхурочно (если такая практика распространена в компании);
- неподходящие бытовые условия;
- вы нашли работу в другой компании и т.д.
А вот те причины, о которых не стоит сообщать нанимателю:
- о низкой зарплате и возмущении, как кто-то вообще соглашается работать за такие деньги;
- сотрудники компании показались вам людьми неприятными и скверными;
- вы чувствуете личную неприязнь к работодателю или интервьюеру.
Никогда не просите посторонних лиц сообщить об отказе руководителю. В любом случае это должно произойти напрямую: будь то по телефону, через письмо или при личной встрече.