Как правильно оформить представительские расходы

Бухгалтерский учет

Согласно Положению по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н) представительские расходы относятся к расходам по обычным видам деятельности. В соответствии с п. 6 данного документа они «принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности», то есть в фактическом размере.

Несмотря на специфический характер затрат, бухгалтерский учет представительских расходов довольно банален и сводится в основном к договорам возмездного оказания услуг и к авансовым отчетам подотчетных лиц.

Пример 1. Производственная компания ООО «Шишка Интернейшнл» в апреле 2006 г. проводит встречу с представителями зарубежной компании «Chips Ltd». Составлен план мероприятия на 4 дня. Со стороны ООО «Шишка Интернейшнл» в проведении переговоров принимает участие 5 сотрудников, со стороны «Chips Ltd» — 4 человека.

Издается приказ о проведении мероприятия, ответственный — И.И. Иванов. В соответствии с приказом руководителя он получает под отчет 5000 руб.

    Дебет 71    ¬                 > - 5000 руб.    Кредит 50   -

С компанией «Полиглот» заключен договор о предоставлении услуг переводчика. Стоимость услуг — 11 800 руб., в том числе НДС — 1800 руб. По окончании встречи стороны подписали акт. Форма оплаты — безналичная.

    Дебет 26    ¬                 > - 10 000 руб.    Кредит 60   -    Дебет 19    ¬                 > - 1800 руб.    Кредит 60   -    Дебет 60    ¬                 > - 11 800 руб.    Кредит 51   -

Согласно плану мероприятия заместитель директора и ответственный за проведение мероприятия И.И. Иванов встречали прибывающих деловых партнеров в аэропорту. До аэропорта указанные лица добирались на такси, стоимость поездки составила 1500 руб. По окончании мероприятия через 4 дня эти же сотрудники провожали гостей в аэропорт. Назад они возвращались также на такси, и стоимость такси от аэропорта до офиса компании также составила 1500 руб. Заявки и чеки имеются, причем НДС в этих документах не выделен. Впоследствии И.И. Иванов представил авансовый отчет об использовании средств.

    Дебет 26    ¬                 > - 3000 руб.    Кредит 71   -

ООО «Шишка Интернейшнл» заключило с ООО «Элитное такси» договор на доставку 10 апреля 2006 г. двумя автомобилями шести человек от аэропорта до отеля «Гранд Шалаш», а затем на доставку 13 апреля 2006 г. шести человек от отеля «Гранд Шалаш» до аэропорта. Стоимость услуг составила 11 800 руб. (в том числе НДС — 1800 руб.).

    Дебет 26    ¬                 > - 10 000 руб.    Кредит 60   -    Дебет 19    ¬                 > - 1800 руб.    Кредит 60   -    Дебет 60    ¬                 > - 11 800 руб.    Кредит 51   -

Компания заключила договор на проведение официального банкета в ресторане «Скатерть-Самобранка». Стоимость по договору составила 17 700 руб. (в том числе НДС — 2700 руб.).

    Дебет 26    ¬                 > - 15 000 руб.    Кредит 60   -    Дебет 19    ¬                 > - 2700 руб.    Кредит 60   -    Дебет 60    ¬                 > - 17 700 руб.    Кредит 51   -

За проживание в четырех одноместных номерах отеля «Гранд Шалаш» был выставлен счет в размере 23 600 руб. (в том числе НДС — 3600 руб.).

    Дебет 26    ¬                 > - 20 000 руб.    Кредит 60   -    Дебет 19    ¬                 > - 3600 руб.    Кредит 60   -    Дебет 60    ¬                 > - 23 600 руб.    Кредит 51   -

Переговоры проходили в малом конференц-зале отеля «Гранд Шалаш», арендная плата за который составила 11 800 руб. (в том числе НДС — 1800 руб.).

    Дебет 26    ¬                 > - 10 000 руб.    Кредит 60   -    Дебет 19    ¬                 > - 1800 руб.    Кредит 60   -    Дебет 60    ¬                 > - 11 800 руб.    Кредит 51   -

Буфетное обслуживание переговоров производилось на основании отдельного договора с рестораном отеля, и за него был выставлен счет в сумме 8260 руб. (в том числе НДС — 1260 руб.).

    Дебет 26    ¬                 > - 7000 руб.    Кредит 60   -    Дебет 19    ¬                 > - 1260 руб.    Кредит 60   -    Дебет 60    ¬                 > - 8260 руб.    Кредит 51   -

Одним из пунктов мероприятия являлось посещение театра. Гостей сопровождали директор компании и ответственный за проведение представительского мероприятия И.И. Иванов. Билеты приобретались И.И. Ивановым за счет подотчетных сумм. Это впоследствии было отражено в авансовом отчете.

    Дебет 26    ¬                 > - 2000 руб.    Кредит 71   -

В процессе проведения переговоров гостям были предоставлены буклеты, брошюры с описанием продукции компании и сувениры с ее логотипом, всего на сумму 500 руб. Все эти ценности были получены И.И. Ивановым у материально-ответственного лица на основании требования-накладной и переданы участникам встречи, о чем И.И. Иванов представил отчет.

    Дебет 26    ¬                 > - 500 руб.    Кредит 10   -

Итак, для цели бухгалтерского учета расходы составили 77 500 руб.

НДС по этим расходам равен 12 960 руб.

По следам финансового и налогового ведомств с учетом арбитражной практики Проведение официального приема

В Письме от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136 Минфин указал, что под эту категорию расходов подходят расходы на приобретение продуктов питания, в том числе спиртных напитков, для организации официального приема иностранной делегации, проводимого в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества.

Минфин и раньше давал добро в отношении алкоголя, отмечая, что эти расходы должны быть осуществлены в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (сделок) (Письма от 19.11.2004 N 03-03-01-04/2/30, от 09.06.2004 N 03-02-05/1/49).

Определение. Обычай делового оборота — сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе (п. 1 ст. 5 ГК РФ).

Судьи в этом вопросе солидарны с Минфином. Так, ФАС ЗСО при принятии решения в пользу налогоплательщика учел мнение финансового ведомства, изложенное в Письме N 03-02-05/1/49, отметив, что данное Письмо, хотя и не является актом законодательства о налогах и сборах, вместе с тем издано в соответствии с п. 2 ст. 4 Налогового кодекса Российской Федерации (в редакции, действующей на момент его издания) (Постановление от 29.06.2005 N Ф04-1827/2005(12476-А27-33)). Более того, судьи ФАС СЗО в Постановлении от 31.05.2004 N А56-34683/03 указали, что затраты, связанные с приобретением алкогольной продукции, можно включать в состав представительских расходов, так как Налоговым кодексом не определен перечень продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов.

Справедливости ради заметим, что мнение УМНС по Московской области, изложенное в Письме от 10.03.2004 N 04-27/03000, прямо противоположно: поскольку расходы по приобретению алкогольной продукции не предусмотрены исчерпывающим перечнем расходов на представительские цели, приведенным в п. 2 ст. 264 НК РФ, то такие затраты нельзя учитывать в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли. В то же время УМНС по г. Москве опирается в этом вопросе на мнение Минфина (Письмо от 27.09.2004 N 26-12/62972 «Об отнесении расходов на приобретение алкогольной продукции для официального приема к представительским расходам»).

С учетом вышеизложенного для обоснования расходов на алкогольную продукцию при проведении официального приема рекомендуем утвердить нормы расходов на алкогольную продукцию.

К сведению: если завтраки, обеды, ужины не носят официального характера, то их стоимость должны оплачивать представители делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных, выплачиваемых при командировании сотрудников, или собственных средств (Письмо Минфина России от 05.04.2005 N 03-03-01-04/1/157). Кроме того, не относятся к представительским расходам затраты по проведению неофициальной встречи (в кафе) с потенциальными партнерами (поставщиками), организованной сотрудником организации, находящимся в командировке в городе их проживания (Письмо УФНС по г. Москве от 16.05.2006 N 20-12/41851).

Документальное подтверждение представительских расходов

Налоговым кодексом РФ не установлен перечень документов, которыми могут быть подтверждены представительские расходы. В письме Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288 указано, что любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере произведенных представительских расходов, могут служить для их подтверждения в целях налогообложения прибыли. В частности, документом, подтверждающим обоснованность представительских расходов, может быть отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации. При этом все расходы, перечисленные в отчете о представительских расходах, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Аналогичную точку зрения высказывает ФНС России. В письме от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852 «О документальном подтверждении представительских расходов» ФНС уточняет, что помимо первичных учетных документов, подтверждающих факт приобретения у сторонних организаций товаров, работ, услуг в целях установления и поддержания сотрудничества с контрагентами или потенциально возможными партнерами, достаточно любого первичного документа, отвечающего критериям ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (в ред. от 26.07.2019) «О бухгалтерском учете», из содержания которого следует, что данные приобретения использованы организацией при проведении представительских мероприятий.

Примерный перечень документов, подтверждающих наличие представительских расходов, может быть следующим:

  • первичные документы, подтверждающие факт приобретения товаров (работ, услуг) для представительских расходов (договоров, накладных, актов, отчетов и пр.);
  • Положение о представительских расходах. Это локальный нормативный акт, который может быть разработан юристом, получившим предварительные рекомендации по его составлении от бухгалтерии. В Положении о представительских расходах могут быть указаны порядок формирования, структура таких расходов, отчетность и пр.;
  • решение о проведении переговоров или иного мероприятия;
  • план мероприятия;
  • протокол проведения мероприятия;
  • список участников обеих сторон;
  • приказ (распоряжение) о представительских расходах;
  • письма-подтверждения участия в переговорах потенциальных контрагентов;
  • сметы представительских расходов;
  • акт о произведенных представительских расходах.

Наличие данных документов позволит минимизировать риски предъявления претензий со стороны налоговых органов.

В какой момент учитываются представительские расходы?

По общему правилу при методе начисления расходы признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты ( НК РФ).

Если представительские расходы оплачены через подотчетное лицо, то они признаются на дату утверждения авансового отчета ( НК РФ).

Если представительские расходы были осуществлены посредством заключения договора на оказание соответствующих услуг, то они признаются на дату расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дату предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода ( НК РФ). Подтверждающим документом в данном случае является акт приемки-сдачи оказанных услуг, в связи с чем представительские услуги учитываются на дату подписания акта.

При применении кассового метода расходы признаются только после их фактической оплаты ( НК РФ).

Организация провела мероприятие, посвященное запуску нового производства, для чего заключила договор с контрагентом по его организационному обеспечению. На мероприятии присутствовали представители СМИ, органов власти и контрагентов организации. Вход осуществлялся только по приглашениям. Как определить, являются данные расходы рекламными или относятся к представительским?

При ответе на данный вопрос обратимся к имеющейся судебной практике.

Руководствуясь положениями п. 1 ст. 252, 264, 265, 270, НК РФ, ст. 3 Закона о рекламе, суды поддержали выводы налогового органа о том, что расходы, аналогичные приведенным в вопросе, относятся к представительским, правомерно отметив, что основополагающим критерием разграничения представительских расходов и расходов на рекламу является направленность информации на неопределенный круг лиц (Постановление АС УО от 18.03.2020 № Ф09-1053/20 по делу № А47-14439/2018).

Понятие «неопределенный круг лиц» подразумевает круг лиц, которых невозможно индивидуализировать (определить) заранее.

Исходя из понятия «реклама» для целей налогообложения прибыли учитываются в расходах на рекламу затраты на распространение рекламных материалов только при условии, что данные материалы предназначены для неопределенного круга лиц.

Под корпоративным мероприятием подразумевается строго регламентированное мероприятие, проводимое в заранее определенном месте в запланированное время, ориентированное на достижение определенной цели посредством совместных усилий участников мероприятия.

В названном судебном решении судами было установлено, что ООО (заказчик) заключило договор возмездного оказания услуг, согласно которому исполнитель обязуется оказывать комплексные услуги по организационному обеспечению мероприятия. Согласно смете по организации данного мероприятия были оказаны услуги по аренде звукового оборудования, временно-возводимого павильона, услуги по оформлению, организации питания, услуги персонала, по администрированию мероприятия и др.

В рамках данного мероприятия распространялись информационные материалы для СМИ, органов власти региона, были организованы пресс-конференции и экскурсии по предприятию.

Спорные расходы общества представляют собой оплату по обозначенным выше договорам, в которых отсутствуют ссылки на оказание рекламных услуг. Суды выявили и учли, что торжественная церемония была закрытым мероприятием, с входом только после регистрации по телефону, мотивом проведения являлось улучшение деловой репутации налогоплательщика среди целевой аудитории: представителей органов власти и местного самоуправления, а также налаживание деловых связей с потенциальными партнерами, приглашенными на мероприятие.

Суды указали, что спорные расходы общества не могут рассматриваться как рекламные, поскольку не отвечают требованиям НК РФ и понятию «реклама», установленному Законом о рекламе, являются представительскими расходами и с учетом положений НК РФ не должны превышать 4 % от расходов ООО на оплату труда за отчетный (налоговый) период.

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Федеральный закон от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе».

Документальное подтверждение расходов

Представительские расходы могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль только при их соответствии критериям, предусмотренным п. 1 ст. 252 НК РФ. Итак, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Обобщение информации для определения налоговой базы по налогу на прибыль производится на основе первичных учетных документов (ст. 313 НК РФ). Поскольку Налоговый кодекс не содержит понятия «первичные учетные документы», в соответствии с п. 1 ст. 11 НК РФ оно определяется согласно законодательству РФ о бухгалтерском учете.

Пунктами 1, 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ <8> предусмотрено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами — первичными учетными документами. Они принимаются к учету, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие реквизиты:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.

<8> Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Следовательно, как указало УФНС по Москве в Письме от 23.12.2005 N 20-12/95338, представительские расходы учитываются для целей налогообложения прибыли только при наличии оформленных в рамках действующего законодательства первичных документов, которые подтверждают расходы, понесенные во время проведения официальных деловых переговоров.

Более того, в п. 1 Приказа Минфина России N 26н <9> указано, что включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов. Организации рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документального оформления и контроля, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой деятельности организации.

<9> Приказ Минфина России от 15.03.2000 N 26н «О Нормах и нормативах на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующих размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения, и Порядке их применения».

Приведем рекомендуемый перечень документов, необходимых для подтверждения осуществления затрат на представительские расходы:

  • приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
  • смета представительских расходов;
  • программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков ее проведения, количества приглашенных лиц и участников, а также суммы, утвержденной по смете представительских расходов, на данное мероприятие. К программе должен быть приложен список приглашенных лиц и участников с указанием их фамилий, имен, отчеств и должностей;
  • отчет о произведенных расходах;
  • акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов;
  • первичные документы.

Отчет и акт о расходах на проведение деловой встречи и авансовый отчет, к которому должны прилагаться документы, подтверждающие произведенные расходы: счета предприятий общественного питания, товарные чеки, чеки ККТ <10>, документы об оплате транспортных расходов, услуг переводчика и т.д., оформляются по окончании встречи. При этом УФНС по г. Москве в Письме N 20-12/41851 перечислило, что должно быть отражено в отчете о представительских расходах:

  • цель представительских мероприятий и результаты их проведения;
  • дата и место проведения;
  • программа мероприятий;
  • состав приглашенной делегации;
  • участники принимающей стороны;
  • величина расходов на представительские цели.

Обратите внимание: счет предприятия общественного питания при отсутствии платежного документа, подтверждающего факт осуществления расчетов, не является документальным подтверждением понесенных представительских расходов (Постановление ФАС ВВО от 10.08.2006 N А29-4238/2005а).

Какие расходы попадают под классификацию «представительские»

Состав представительских расходов определяется Налоговым кодексом РФ. Согласно  НК РФ по статье «Представительские расходы» можно списывать расходы, понесенные для проведения:

  • переговоров с потенциальными клиентами или партнерами;

  • заседаний совета правления (директоров).

Таким образом, к представительским можно отнести следующие расходы:

  • на организацию питания делегаций, как в ресторане, так и в офисе компании (при условии заключения договора на буфетное обслуживание). При этом стоимость алкогольных напитков тоже можно смело включать список понесенных затрат;

  • на транспортные услуги по доставке делегатов к месту проведения мероприятия и обратно;

  • услуги переводчика.

Этими позициями перечень расходов ограничивается. Он является закрытым и кроме этих расходов в случае проверки налоговая служба не признает понесенные расходы в качестве представительских.

Наиболее частой ошибкой является включение в представительские расходы:

  • организацию «культурной» программы (посещение театра, экскурсий, музеев, бань ,саун и прочее);

  • оплата проезда участников мероприятий из другого населенного пункта. Например, можно включить в представительские расходы на оплату аренды автомобиля для доставки делегатов в офис компании, но нельзя оплатить билет на самолет.

  • приобретение подарков и сувениров.

Приобретение сувениров является одним из самых спорных пунктов. Налоговая служба оперирует тем ,что данный вид расходов не включен в перечень в НК РФ. Письма ФНС от 25.04.2007 N ШТ-6-03/348@ и УФНС по Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.2 разъясняют, что данные расходы должны быть включены в состав рекламных расходов.

Однако есть судебная практика, когда «оштрафованные» организации обращались с жалобой на решение налогового органа в арбитражный суд. Судебные органы при этом считают, что сувенирная продукция с логотипом компании способствует продвижению производимых товаров или оказываемых услуг на рынке.

До сих пор нет однозначного времени, а значит, если вы все же хотите списать затраты на приобретение сувениров именно на представительские, а не рекламные расходы, будьте готовы к судебному разбирательству. Для того чтобы выиграть спор, расходы должны быть правильно оформлены.

Особенности документального оформления

Любые затраты компании, учитываемые при налогообложении, должны быть обоснованы и подтверждены документально. Представительские траты следует правильно оформить. Причем специальных формуляров и бланков не предусмотрено. Шаблоны и перечень подтверждающей документации закрепите в учетной политике.

Рекомендовано использовать следующие документы:

Распоряжение руководителя организации о проведении представительского мероприятия. Обязательно пропишите в приказе дату, место и время проведения приема. Также обозначьте цели мероприятия.
Программа приема гостей или членов правления. Оформите программу мероприятия как приложение к приказу. Отдельно бумага не будет иметь особого веса.
Смета затрат на проведение мероприятий. Подробно обозначьте все категории издержек, которые направлены на проведение приема гостей.
Отчет о проведенном мероприятии. Составляется в произвольной форме ответственным лицом за организацию и проведение приема. Требуется обозначить результаты проведенного мероприятия.
Акт на списание затрат и платежные документы

Обратите внимание, что акт на списание должен подписать главбух. А утверждает акт руководитель.

Документальное оформление обязательно. При выездной проверке ФНС контролеры обязательно запросят формуляры.

Роль представительских расходов в базе налога на прибыль

Представительские расходы вычитаются из сумм, составляющих чистую прибыль предприятия, тем самым уменьшая налоговую базу. При этом входной НДС также вычитается. Если в следующих отчетных периодах расходы укладываются в 4-процентный лимит, НДС с них также может быть принят к вычету.

Именно по этой причине «ломаются копья» относительно признания или непризнания различных расходов представительскими. Даже если организация мероприятия по факту потребовала издержек, не включаемых в представительские расходы Налоговым кодексом, их нельзя включить в эти затраты для снижения налогооблагаемой базы.

Можно ли учесть для целей налога на прибыль расходы на приобретение алкогольных напитков для организации официального приема?Посмотреть ответ

НАПРИМЕР. ООО «Кассандра» организовало встречу с представителями других организаций для обговаривания условий сотрудничества. На это мероприятие было затрачено 140 тыс. руб. Из этих средств на прием-обед было затрачено 70 тыс. руб., на буфетное обслуживание – 25 тыс. руб., на провоз участников к месту обеда и обратно на фирму – 20 тыс. руб., на посещение представления в театре – 10 тыс. руб., на экскурсию по памятным местам города – 15 тыс. руб., на цветы и сувениры для участников – 45 тыс. руб.

На представительские расходы в этом случае можно списать только 115 тыс. руб., то есть сумму расходов на прием, буфетное обслуживание и транспорт. Остальные средства в размере 25 тыс. руб. должны быть выплачены из чистой прибыли после вычисления суммы налога.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Представительские расходы принимаются к вычету только у налогоплательщиков, использующих общую систему налогообложения. В ст

346.16 НК РФ приведен перечень расходов, на которые может уменьшать базу плательщик, работающий по УСН – представительские расходы в этом перечне отсутствуют. Предприниматели, «сидящие» на льготных системах налогообложения, могут использовать на представительские траты только средства из чистой прибыли (разницу между доходами и расходами).

Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий

Если есть договор с компанией, оказывающей подобные услуги, или с частным лицом, а также подписанный акт, это обычно не вызывает вопросов. Бухгалтерии стоит проверить, является ли переводчик — частное лицо индивидуальным предпринимателем. Если это так, то обязанности по уплате НДФЛ и ЕСН он исполняет перед бюджетом сам. Если же он не предприниматель, то эта обязанность лежит на фирме, которая выплачивает ему доход.

Если в штате фирмы есть собственный переводчик, то в плане мероприятий он значится в списках «хозяев». Если при наличии собственного переводчика был приглашен переводчик со стороны, на это должна быть причина: болезнь или командировка штатного специалиста, потребность в нескольких переводчиках (например, один переводчик на 5 — 6 приглашенных, потребность в переводе на несколько иностранных языков). Это найдет свое отражение в плане мероприятий.

Бухгалтерский учет

Для целей бухгалтерского учета представительские расходы в силу п. п. 5 и 7 ПБУ 10/99 признаются расходами по обычным видам деятельности в сумме фактически произведенных затрат и отражаются, согласно Плану счетов и Инструкции по его применению, по дебету счетов учета затрат (26, 44) в корреспонденции со счетами расчетов (60, 71, 76).

В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. В настоящее время не существует унифицированных форм первичных учетных документов для оформления представительских расходов. Поэтому с учетом требований п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ формы документов могут быть разработаны организацией самостоятельно и должны содержать все обязательные реквизиты.

В первичных учетных документах должны быть указаны дата и место проведения приема, приглашенные лица, участники со стороны принимающей организации, величина произведенных расходов. Для обоснования осуществленных затрат целесообразно иметь пакет организационно-распорядительных и первичных учетных документов. В частности, к ним относятся:

  • приказ руководителя организации о порядке выдачи подотчетных средств на представительские расходы (с указанием лиц, имеющих право на их получение);
  • приказ об утверждении сметы представительских расходов на отчетный год;
  • приказы о направлении приглашений на прием, в которых должна быть указана цель прибытия представителей сторонней организации и назначено ответственное лицо за проведение приема.

Также должна быть утверждена программа встречи, в которой необходимо указать дату, место и сроки проведения официального приема, количество приглашенных лиц и участников со стороны принимающей организации, а также включить перечень обсуждаемых вопросов (цель мероприятия).

В бухгалтерию организации должны быть сданы следующие документы:

  • отчет об осуществлении представительских расходов с указанием суммы фактически произведенных расходов (отчет утверждается руководителем организации). Документ составляется лицом, ответственным за мероприятие, в произвольной форме. По мнению автора, в нем целесообразно отразить программу встречи, тему переговоров, Ф.И.О. и должности участников, размер затрат;
  • авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих представительские расходы (счета предприятий общественного питания, документы об оплате транспортных расходов, об оплате услуг переводчика и другие первичные учетные документы).

Во избежание претензий и дополнительных объяснений с налоговыми органами цель мероприятия в приказах, программе, отчете и т.д. должна совпадать и соответствовать формулировке НК РФ для «установления и поддержания взаимного сотрудничества».

Представительские расходы для целей бухгалтерского учета принимаются в фактически произведенной сумме, а для целей налогообложения прибыли — в пределах установленных норм. По этой причине организациям, использующим ПБУ 18/02, необходимо отражать на счетах учета постоянные разницы.

Пример 1. Размер представительских расходов в ООО «Светлана» составил: за I квартал — 50 000 руб., за II квартал — 30 000 руб., за III квартал — 25 000 руб. Затраты на оплату труда соответственно равны 1 000 000 руб., 1 300 000 руб. и 1 200 000 руб. Отчетными периодами по налогу на прибыль являются I квартал, полугодие, 9 месяцев.

Сумму представительских расходов, признаваемых в целях исчисления налога на прибыль, бухгалтер рассчитает следующим образом:

  1. 1 000 000 руб. х 4% = 40 000 руб. — эту сумму можно включить в налоговые расходы в I квартале.
  2. (50 000 — 40 000) руб. х 24% = 2400 руб. — постоянное налоговое обязательство. Отражается в учете проводкой: Дебет 99 Кредит 68 — 2400 руб.
  3. (1 000 000 + 1 300 000) руб. х 4% = 92 000 руб. — эту сумму можно включить в налоговые расходы за полугодие.
  4. 50 000 руб. + 30 000 руб. = 80 000 руб. < 92 000 руб. Следовательно, всю сумму расходов можно учесть для целей налогообложения. Бухгалтер должен произвести запись: Дебет 99 Кредит 68 — 2400 руб. — сторнировано постоянное налоговое обязательство.
  5. (1 000 000 + 1 300 000 + 1 200 000) руб. х 4% = 140 000 руб. — эту сумму можно включить в налоговые расходы за 9 месяцев.
  6. 50 000 руб. + 30 000 руб. + 25 000 руб. = 105 000 руб. (140 000 руб. Представительские расходы за 9 месяцев принимаются для целей налогового учета в полном объеме.

Бухгалтерский учет представительских расходов

Представительские – расходы по обычным видам деятельности и списываются либо в дебет сч. 44, либо в дебет сч.26.

Для производственных предприятий:

Как уже выше сказано, для таких организаций представительские расходы списываются на сч.26 «Общехозяйственные расходы». Дальнейший их учет зависит от метода списания управленческих расходов. Они могут быть списываны либо в дебет счета 20 «Основное производство», либо в дебет счета 90 «Продажи».

Если оплачиваются представительские расходы лично работником предприятия, то деньги ему выдаются под отчет, проводка по списанию имеет вид: Д26 К71.

Услуги сторонних организаций отражаются проводкой Д26 К60 (76).

Далее происходит списание представительских расходов с 26 счета одной из проводок: Д20 К26 или Д90/2 К26.

Для торговых предприятий:

Учреждениями, которые осуществляют торговую деятельность, такие расходы учитываются на 44 счете «Расходы на продажу».

Проводки по учету представительских расходов для торговых предприятий имеют вид:

  • Д44 К71, 60, 76 – представительские расх. списаны в расходы на продажу.
  • Д90/2 К44 – расх. учтены в составе себестоимости товара.
★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓Консультация бесплатнаяМосква, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик

Налоговый учет

С целью налогообложения прибыли представительские расходы относят к прочим, которые связаны с реализацией и производством. Они являются нормируемыми и не могут быть более 4% от расходов учреждения, связанных с оплатой труда за отчетный период.

В соответствии с НК РФ, место для проведения представительских мероприятий не имеет значения. Исходя из этого, налогоплательщик вправе признавать расходы представительскими даже в случае проведения переговоров за ужином в командировке в другом городе в любое время суток.

Ст. 264 НК включает закрытый перечень таких расходов, и за его рамки выходить не стоит.

Если мероприятия не имеют официального характера, либо отсутствует документация, подтверждающая факт проведения деловых официальных переговоров, расходы на их проведение не учитывают для цели налогообложения прибыли.

Представительскими признаются расходы при условии, что они производились для осуществления деятельности, которая направлена на извлечение прибыли и подтверждены документально. Документально подтвержденные расходы — это затраты, подтверждаемые документами, которые оформлены согласно законодательству РФ.

Такими документами, в частности, могут служить:

  • приказ руководителя учреждения на осуществление представительских расходов с указанием их цели;
  • смета на представительские расх., программа по проведению официальной встречи с указанием ее даты, места проведения, сроков, ФИО всех ее участников и их должностей;
  • документы первичные (товарные чеки, счет ресторана, чеки ККМ, документ, подтверждающий оплату транспорта);
  • отчет о представительских расходах в связи с проведенными представительскими мероприятиями, где отражают: цель проведения представительских мероприятий и результат их проведения; прочие сведения относительно проведенного мероприятия, потраченная сумма;
  • расчет налоговой базы;
  • аналитические регистры налогового учета.

При расчете базы налога на прибыль расходы и доходы определяют нарастающим итогом с начала действия налогового периода. Поэтому сумма расходов по оплате труда будет увеличиваться.Пример:

В апреле учреждение встречало партнеров, в связи, с чем имела следующие траты:

  • на доставку партнеров в кафе и обратно— 4 тыс. руб.;
  • на обед в кафе — 20 тыс. руб.;
  • на их доставку в сауну и обратно — 4 тыс. руб.;
  • на баню — 30 тыс руб.

Последние два пункта принять к учету мы не можем, согласно НК РФ.

Таким образом, общая стоимость расходов – 24 тыс. руб.

На организацию данных мероприятий работнику были выданы средства под отчет – 60 тыс. руб. Транспортные услуги оплачивались учреждением с расчетного счета.

Проводки по учету представительских расходов в бухгалтерии:

Учет налоговый:

Отчетным периодом является полугодие.

С начала года, затраты по оплате труда составили — 350000.

Предельно максимальная сумма представительских расходов, которая может учитываться с целью налогообложения, составляет 350 000 * 4% = 14000.

Размер предст. расх. в нашем примере — 24000.

В ходе расчета налога на прибыль, возможно уменьшение базы налога только на 14000. Остальные 10000 не будут учтены.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас: