Обучение электронному документообороту

Содержание

Может ли работник использовать ранее оформленную ЭЦП у нового работодателя?

Может. В новой статье 22.1 ТК сказано, что сотрудник или соискатель имеет право использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную ЭЦП при взаимодействии с новым работодателем. 

1С:Кабинет сотрудника

Удобный сервис для сотрудников, который экономит время бухгалтера и кадровика

  • Ускорение кадрового документооборота;
  • Экономия времени при взаимодействии сотрудников и бухгалтерии;
  • Улучшение условий труда;

Подробнее Заказать

С сентября 2021 года — новые требования к согласию на обработку персональных данных
Подготовка в 1С форм персонифицированного учета АДВ-1 и АДВ-2

Преимущества автоматизированного документооборота

Автоматизированный документооборот открывает новые горизонты перед организацией, в частности помогает ускорить проведение работ, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, тактических, так и стратегических решений. Рассмотрим, что из себя представляют бизнес-процессы электронного документооборота и какие преимущества стоит ожидать от процесса автоматизации:

  • Прозрачность работы: бизнес-процессы документооборота организации в этом случае позволяет менеджменту контролировать статусы документов на каждом этапе их изменения. Помимо контроля и существуют все возможности управления: в частности становится просто и быстро вызвать любой требуемый документ с полной информацией о его истории.
  • Централизованное управление взаимоотношениями с клиентами и поставщиками за счет хранения и ведения файловой истории. Например, при возникновении инцидента достаточно пары кликов, чтобы поднять историю блока документов и проследить корреляцию.
  • Возможность удаленного доступа, что позволяет избежать торможение в процессах.
  • Безопасность информации и документов выводится на качественно другой уровень: поскольку управление электронным документооборотом централизованно, база данных позволяет делать резервные копии документов, что значительно снижает возможность потери информации, как случайно, так и умышленно.
  • “Бережливое производство”, а также экономия времени и пространства. То есть автоматизация документооборота дает возможность избавиться от, например, бесконечных, и главное – ненужных распечаток, что есть ни что иное как потеря ресурсов. Документы и файлы могут быть безопасно удалены по истечении срока их хранения, в зависимости от статуса и актуальности информации. Автоматизация документооборота на уровне корпоративной культуры без сомнения отвечает самым эффективным и принятым по всему миру моделям стратегического управления – такие перемены в компании окажут положительное воздействие на отношение сотрудников к статусности компании, смогут выше оценить HR-бренд организации, а значит, работать с большей отдачей.
  • Повышение удовлетворенности и эффективности сотрудников и руководителей: оптимизация ежедневных задач позволяет сотрудникам получать больше удовольствия от рабочего процесс, поскольку автоматизируются как правило рутинные функции. Для топ-менеджмента инвестиции в эффективную автоматизацию быстро окупаются еще и за счет освобождения времени сотрудников для более сложных и маржинальных задач.

Проверенные подходы к автоматизации документооборота

Когда компания озадачивается автоматизацией и оптимизацией элктронного документооборота, зачастую применяется одна из доступных на рынке систем электронного документооборота (СЭД), как специализированное программное решение

При этом упускаеся тот факт, что обработка документа в большинстве случаев является только элементом бизнес-процесса компании и для ощутимого улучшения эффективности бизнеса не достаточно оптимизации одного элемента, пусть и важного

Прагматичный и компетентный подход предполагает более масштабный подходят к вопросу оптимизации и внедрение системы управления бизнес-процессами (BPMS), которая помимо хранения и поиска документов в информационной системе и автоматизации документооборота позволит автоматизировать бизнес-процессы, в которых документ не является основой процесса.

Гибкое решение для электронного документооборота на базе платформы Comindware позволяет создать единую систему для управления бизнес-процессами и документами, включая связанные дискуссии и задачи.

Как проходит процесс автоматизации документооборота: порядок внедрения системы

В общем случае он состоит из следующих этапов:

  • выявление тех начальных процедур, которые необходимо выполнить;
  • определение требований, предъявляемых к программе;
  • формирование целей и задач фирмы, а также критериев соответствия ПО;
  • обращение к интегратору – к компании-поставщику продукта;
  • контроль за установкой и интеграцией с уже существующей IT-инфраструктурой;
  • фиксация всех принимаемых мер.

Непосредственные работы по подключению СЭД выполняют специалисты, они же осуществляют пусконаладку и обучают персонал основам, а также проводят консультации.

Результаты внедрения автоматизированной системы управления документами

Главный итог – это появление всех возможностей и инструментов для более продуктивной деятельности. Также это создание внутрикорпоративного архива, с удобной логической структурой и неограниченным объемом. Не менее важную роль играет и улучшение политики безопасности, с более тонким разграничением прав доступа. И, наконец, каждая логическая процедура будет определена, четко описана, регламентирована, что поможет избежать ошибок и накладок.

Но вот как оценить всю степень пользы, которую она начинает приносить, особенно на первых этапах? Для этого нужно проводить мониторинг, обращая внимание на ключевые показатели. Какие именно? Сейчас рассмотрим

С чего начать переход на ЮЗДО

Перед тем, как перейти на ЮЗДО, нужно понимать, какие потребности переход закроет, и донести ценности участникам процесса. Бывает так, что не все клиенты и контрагенты компании хотят переходить на электронный документооборот. Например, торговая сеть хочет перейти на ЮЗДО, а поставщики не хотят потому, что не понимают ценности. Шаги, которые помогут облегчить контрагентам переход:

  1. Расскажите о возможностях, которые они получат после перехода: ЭДО избавит от рутинной работы с бумагой, ускорит обмен.

  2. Обучите сотрудников компании и контрагентов. Расскажите, как устроен новый процесс, выслушайте обратную связь и доработайте процесс, если нужно. Внедряйте электронный документооборот постепенно. Например, переводите контрагентов группами. 

Опасаться перемен — нормально. Сначала вы, возможно, столкнетесь с трудностями, но постепенно из месяца в месяц увидите результаты: сократятся часы работы сотрудников, которые тратили время на подготовку бумажных аналогов, снизите затраты на бумагу и её хранение. 

Обучение ЭДО бесплатно

Бесплатное обучение электронному документообороту зачастую предполагает отдельные лекции или семинары. Они дают лишь общее представление о безбумажном делопроизводстве. Такой ввод в курс дела полезен для тех, кто пока сомневается в выгоде перехода на ЭДО. Однако за один урок сложно вникнуть в нюансы, определить преимущества для своего бизнеса, взвесить «за» и «против». Невозможно и проверить достоинства ЭДО на практике.

Но есть другие варианты. Контур.Диадок предлагает пользователям бесплатный и при этом комплексный онлайн-курс по работе с электронным документооборотом.

Во время обучения пользователи не только освоят теорию ЭДО, но и применят знания на практике.

За четыре урока эксперты Диадока разъяснят:

  • что такое ЭДО, каковы его отличия от бумажного документооборота и преимущества;
  • как автоматизировать бизнес-процессы и делопроизводство;
  • каким образом происходит взаимодействие с контрагентами, контролирующими органами;
  • преимущества и возможности Диадока как системы ЭДО.

Последнее занятие курса посвящено практической работе в сервисе. Ученики сами попробуют работу с электронными документами в одной из ведущих систем ЭДО — Диадоке. Они поймут особенности оформления документов, их получения, подписания, отправки, а также преимущества перед традиционным документооборотом на конкретных примерах из жизни бизнеса.

Занятия проходят в доступной, увлекательной форме. Благодаря легкости подачи сотрудники заинтересуются новым форматом делопроизводства, без отвлечений усвоят материал, получат новые знания в комфортной обстановке. Пройти курс можно за один день, так что бизнес-процессы не пострадают.

Особенно полезен курс Диадока будет молодым бухгалтерам, начинающим предпринимателям, студентам экономических направлений подготовки. Обучение позволит свободно оперировать нужными понятиями, понимать, чем конкретно полезен ЭДО для бизнеса, как улучшить схему работы компании.

Более того, Диадок предлагает ученикам пройти итоговый текст. Он состоит из 10 вопросов и проверяет, насколько качественно освоены знания. Сдав тест, вы получите сертификат — официальный документ, который украсит портфолио и добавит баллов на собеседовании.

Краткий обзор нескольких популярных СЭД

На современном рынке России на сегодня применяется около 20 различных СЭД. Проанализируем самые общеупотребительные из них, которые успешно себя зарекомендовали в деле повышения эффективности управления предприятием.

  1. «Практика». В 2012 году эту систему Минкомсвязи внедрило как основную для документооборота, у нее около 4 тыс. клиентов. Системой пользуется большинство государственных учреждений г. Москвы. Эту программу можно использовать в облачной или серверной версии. Стоимость абонентской платы для организации сравнительно невысока, за каждого дополнительного пользователя вносится доплата.
  2. «Naumen DMS» – разработка, выполненная на основе NauDoc (в недавнем прошлом одной из самых популярных СЭД), но в усовершенствованной и дополненной версии. Является частью более широкой системы управления процессами предпринимательства.
  3. «Directum» – система, делающая акцент на принципах коллективного взаимодействия. Содержит удобные механизмы создания баз по документации, организации конференций, собеседований, совещаний и пр.
  4. «CompanyMedia» – наоборот, обеспечивает максимальную персонификацию. С помощью этой СЭД легко создать персональные рабочие места и обеспечить их функционирование.
  5. «Дело» – лидирующий продукт, занимающий почти половину рынка СЭД в РФ, которым пользуется Центробанк, Сбербанк, Ростелеком и другие крупные организации.

Основные бизнес-проблемы документооборота

Проблемы не автоматизированного бизнес-процесса документооборота организации могут повлиять как на работу отдельного сотрудника, так и в последствии на репутацию компании в целом – достаточно небольшой оплошности в виде потери документа или малейшего искажения информации. Среди подобных проблем не автоматизированного документооборота часто встречаются:

  • высокая стоимость обработки каждого документа;
  • частая потеря документов;
  • утечка информации;
  • искажение информации;
  • задержки в принятии решений;
  • медленное движение документов – переоцененная загрузка персонала;
  • репутационные и юридические риски.

Бизнес-процессы документооборота

Практика автоматизации бизнес-процессов в системе электронного документооборота (СЭД) начинается с оценки логики документооборота компании. Логика документооборота в целом зависит от сферы бизнеса, учитывая специфику бизнес-процессов организации, однако есть общие бизнес-процессы электронного документооборота, которые применимы практически в каждом бизнесе:

  • утверждение документов
  • сбор отзывов по документам
  • подготовки документов, согласования, исполнение (внутренние документы и документы для контрагентов)
  • прием документов, поступающих в организацию;
  • их первичная обработка;
  • составление, согласование и оформление;
  • операции с исходящими документами;
  • отправка исходящих и направление в дело внутренних документов;
  • предварительное рассмотрение документов;
  • регистрация документов и распределение;
  • информационно-справочная работа;
  • составление, согласование и оформление документов;
  • подобные операции с внутренними документами.

Интеграция

В первую очередь для нас было важно, есть ли интеграция с 1С. Выяснилось, что она есть у всех

Вот только почти во всех случаях платная.

Минимальная стоимость интеграции с 1С в год:

Контур.Диадок

Стоимость интеграции с 1С – 11 800 рублей в год. Настройка с типовыми конфигурациями – плюс 2300, с нетиповыми конфигурациями – от 10 000. Всё, что выходит за рамки базового интеграционного решения, оплачивается дополнительно.

Taxcom/1С: ЭДО

Интегрирован в модуль 1С-ЭДО. Обмениваться документами с контрагентами можно, если есть подписка на 1С: ИТС. Цену устанавливает 1С – от 17 000 до 55 000 руб. в год.

Часто задаваемые вопросы

Все ли документы надо отправлять через электронную систему?

Нет. При помощи электронного документооборота вы будете отправлять только те документы, которые именно таким образом отправить удобнее всего. Обычно это акты выполненных работ, налоговые накладные, иногда договора и т.д. Здесь все зависит только от ваших потребностей и удобства.

Оплата отправки производится за документ или страницу?

Вы оплачиваете, и система фиксирует отправку именно документа. Даже если в вашем документе много страниц, он считается как одна единица к оплате.

Насколько это безопасно?

Электронный документооборот полностью безопасен. Причем, сервис, предоставляющий услугу, несет ответственность за обеспечение безопасности.  Для этого используется цифровая подпись, шифрование данных, защищенный канал связи. Уровень безопасности примерно такой же, как и в привычных вам сервисах банк-клиент.

Если у нас установлена 1С, все ли пользователи смогут получить доступ к электронному документообороту?

Нет. Помимо ограничения прав доступа в самой учетной системе, для работы с электронными документами подключение ограничивается одним сеансом на одном компьютере. Для доступа с другого компьютера потребуется подключение с нуля со всеми паролями и другими методами защиты.

Можно ли использовать электронный документооборот без электронной подписи и подключения к платным сервисам?

Нет. Подпись и применение сервиса документооборота, прошедшего государственную сертификацию, являются необходимыми для того, чтобы ваш документооборот получил юридическую силу. Вы можете, конечно, отправлять любыми методами по любым каналам вашим клиентам документы без электронных подписей. Но они не считаются документооборотом. Это не более чем копии для ознакомления. В этом случае вам понадобится подтверждать их всегда бумажными оригиналами.

Настолько сложно пользоваться электронным документооборотом?

Сложности могут возникнуть только на этапе подключения. Но для решения этого вопроса обычно привлекают специалистов. Сам процесс использования прост и удобен. Руководитель (ответственное лицо) проверяет документ, нажимает кнопку «подписать» и «отправить». Т.е. отправка документов становится много проще, чем даже при обмене сканами по электронной почте.

А что делать, если мой клиент не использует площадку, которой пользуюсь я?

У вас есть два варианта. Можно подключить контрагента к вашей площадке, например, за ваш счет.  Либо можно узнать, имеется ли между вашими системами электронного документооборота возможность интеграции. Если да, просто воспользоваться этим сервисом. Тогда документ будет передаваться по схеме: от вас – в вашу систему – потом в систему получателя – и, наконец, лично к получателю. На скорость получения документа или сложность использования системы это никак не повлияет.

Безопасность данных и действий

Directum

Защита данных в системе осуществляется с помощью логина-пароля и учетных записей Windows. Можно создавать группы и роли пользователей. Есть дискретная и ролевая модель управления доступом, также есть возможность выдавать полномочия и привилегии. Разграничение прав доступа осуществляется на уровне папки, РК, файла и справочника. Можно настроить передачу прав. Применяется шифрование и ЭЦП.

Быстродействие панелей просмотра достаточно низкое.

Docsvision

Преимущества системы в плане безопасности данных можно выделить следующие: наличие мандатного управления доступом, разграничение прав доступа на всех уровнях; настройка передачи прав. Применение шифрования и ЭЦП.

ELMA

Любой пользователь из любого места, где есть интернет, может ввести свой логин и пароль и зайти в систему ELMA. Такой вход в систему настроен по умолчанию для всех пользователей, но всего есть три основных способа, как защитить вход в систему:

  1. Вход только через доверенные устройства. Если вход осуществляется с компьютера или мобильного устройства, которого нет в списке доверенных, то система сообщит о невозможности входа.
  2. Вход по Токену. Токен — устройство, которое привязывается к учетной записи пользователя и будет соответствовать только ему. Плюс ко всему, у отдельного пользователя имеется свой пин-код. На токен может быть записано сразу несколько электронных ключей-контейнеров – для входа в разные системы, а не только в ELMA, чтобы пользователю не носить целую связку ключей.
  3. Вход по Сертификату. Механизм осуществляется примерно так же. Пользователь привязывает сертификат к своей учетной записи. Зайти в систему по сертификату можно только с определенного рабочего места. Такая возможность есть только в браузерах Mozilla Firefox и Internet Explorer.

Также авторизация в ELMA может происходить по технологии Single Sign On (SSO) — для входа в систему нужны имя и пароль, с которыми пользователь вошел в ОС Windows.

Для согласования, подписания документа или его версии используется электронно-цифровая подпись. При этом никакой другой пользователь, даже узнав пароль, не сможет согласовать или подписать документ.

В ELMA доступна настройка прав доступа на различные объекты системы. В основе управления правами — роли элементов оргструктуры и отдельных пользователей системы, процесс настройки состоит в графическом отображении должностей, отделов и подразделений, и распределении ответственности.

Optima WorkFlow

Защита данных осуществляется с помощью логина/пароля, учетной записи Windows. Создаются группы и роли пользователей, дискретная и ролевая модель управления доступом. Есть возможность выдачи полномочий, разграничение прав доступа на уровне папки, настройка относительных прав доступа по оргштатной структуре организации, применение ЭЦП.

К отдельному файлу нельзя распределить права доступа. Отсутствует предпросмотр файлов.

1С: Документооборот 8

Имеются программные средства контроля целостности документов, поддержка различных способов аутентификации. Пользователю выдаются права на время исполнения поручения или документа. Подписанные ЭЦП документы отправляются с сохранением информации о подписях. Права доступа назначаются в соответствии с должностью пользователя, его ролью, степенью участия в бизнес-процессах, грифом или индивидуально. Права устанавливаются к папкам и видам документов и также распространяются на прикрепленные файлы, они могут содержать в себе ограничения на чтение или на запись. Доступ к отчетам также ограничен – сотруднику доступны только его отчеты, руководителю – отчеты своего подразделения.

Нет разграничения прав доступа на части документа (поля регистрационной формы, присоединенные файлы). Нет системы средств резервного копирования и восстановления данных.

2015

Самые популярные СЭД/ECM-системы

По данным TAdviser, по количеству внедрений лидирует система электронного документооборота «Дело». В базе TAdviser за весь период наблюдений насчитывается 418 проектов, выполненных с помощью данного решения. Немногим меньше проектов реализовано с помощью DocsVision – 416 внедрений. Также в пятерку лидеров в количественном выражении входят системы ELMA, Directum и «1С:Документооборот 8» — 393, 368 и 124 соответственно. Всего в базе TAdviser, по состоянию на ноябрь 2015 года, содержится информация о более чем 3,3 тыс. проектов.

Среди всех проектов, выполненных в 2014 году, а их в базе TAdviser насчитывается около 500, наибольшее число внедрений пришлось на системы ELMA, Directum, «Дело», DocsVision и «1С:Документооборот 8».

Вендоры по количеству внедрений СЭД/ECM

Если рассматривать данные о внедрениях в целом по вендорам, то здесь, согласно базе TAdviser, лидером является компания ЭОС (553 проекта). Второе место занимает «Доксвижн» (416 проектов), третье Directum (396 проектов). В первую пятерку также входят ELMA и NAUMEN – 391 и 155 внедрений соответственно.

На графике выше указаны суммарные внедрения всех систем конкретных вендоров, которые относятся к классу СЭД/ECM. Если в одном проекте использовались два или более решений одного вендора, которые в базе TAdviser отнесены к категории СЭД (ECM), то учитывалось внедрение каждого решения отдельно.

Автоматизация документооборота: что это такое

В практическом смысле – это внедрение системы, позволяющей с минимальным участием человека создавать, проводить и хранить договоры, платежки, счета, акты, приказы, а также контролировать все этапы их редактирования, согласования или исполнения. Также это способ модернизировать порядок ведения дел в компании, сделать его более простым, эффективным, прозрачным, лучше защищенным от ошибок.

И, наконец, это переход от бумажных носителей к электронным, с созданием единой базы для делопроизводства, круглосуточно работающей в режиме онлайн с четким разграничением прав доступа.

Функционал электронного документооборота

Любая система документооборота должна гарантировать выполнение множества действий:

  • Организуйте архив документов с возможностью поиска, архивирования.
  • Работайте с любыми типами документов: создавайте, обрабатывайте, обрабатывайте, регистрируйте, контролируйте их выполнение, координируйте их и так далее;
  • Организовать документооборот – определить пути внутри компании, разграничить доступ между отдельными пользователями, предоставить возможность работы с документом одновременно нескольким людям;

Внимание! Электронный документооборот должен обеспечивать такую ​​же возможность работы с документами, как и традиционный бумажный. Разработанные большие системы предлагают возможности:

Разработанные большие системы предлагают возможности:

  • Организуйте архивирование, установив дату и время доступа пользователя.
  • Работа с документом как индивидуально, так и коллективно;
  • Формировать отчеты – аналитические, статистические и так далее;
  • Ограничить доступ к документам;
  • Обеспечить единый порядок работы с документами в каждом подразделении компании;
  • Обмен документами между конкретными отделами и сотрудниками;
  • Оформление всех проходящих документов – входящих, исходящих, внутренних с последующим их перенаправлением руководителю;
  • Проверить, что согласование, оформление и другие работы с документом будут выполнены в срок;
  • Используйте стандартные формы для всех документов;

Результаты внедрения системы управления корпоративным документооборотом

Какие ожидания от работы подсистемы управления документооборотом являются оправданными?

Формализация рабочих процессов, повышения уровня безопасности информации, ускорение процессов делопроизводства. А также обеспечение:

  • Эффективной системы хранения информации, основанной на правилах внутреннего документооборота.
  • Унификации и консолидации учетных бизнес-процессов предприятия, оперативное получение информации по учетной деятельности корпорации.
  • Формирования системы ведения документированного учета производства, запасов, закупок, продаж, складской логистики, бухгалтерского и налогового учета.
  • Автоматизации учета взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины, организация эффективного взаимодействия между подразделениями.
  • Ускорения процессов рассмотрения и согласования документов.
  • Архивации информации по каждой сделке, ее автонумерация по регламентированным правилам.
  • Ведения финансовой составляющей в разрезе каждого договора, заключенного в рамках сделки, отчеты по исполнению сделки в разрезе каждого договора
  • Автоматизации службы контроля исполнения сделок и автоматизация службы согласования крупных сделок.

«1С:Документооборот» для группы компаний ММЗ Вперед
Система электронного документооборота охватила более 800 рабочих мест. В ходе проекта на 90% удалось отказаться от использования бумажного документооборота и сократить сроки согласования документов в 2,5 раза.

Компании, в которых «1С-Рарус» автоматизировал документооборот

Сроки внедрения документооборота

В зависимости от выбранной методологии, используется типовой продукт или создается заказная информационная система, проводится обучение пользователей
и переносятся ли данные из старой системы в новую сроки внедрения документооборота могут отличаться на несколько порядков.

Поэтому, если необходимо определить сроки внедрения Вы можете проконсультироваться с сотрудниками «1С‑Рарус».
Мы зададим уточняющие вопросы и поможем понять сколько времени потребуется на реализацию вашего проекта.

Заказать расчет сроков внедрения документооборота

Обмен в роуминге

Напоследок расскажу о самом интересном. Как и в мобильной связи, в электронном документообороте есть сложности с взаимодействием абонентов в роуминге. Только речь не про услуги вне зоны обслуживания. В случае с документооборотом роуминг предполагает возможность обмена документами между клиентами разных операторов.

Повторюсь, сервисов в России больше 30. И далеко не у всех настроено роуминговое соединение друг с другом. Посмотреть, с кем у оператора ЭДО уже оно есть, можно здесь.

С одной стороны, почти все операторы подключены к роуминговым центрам – платформам, обеспечивающим защищенный обмен счетами-фактурами между клиентами разных сервисов. С другой – готовность самих операторов к настройке роуминга у всех разная. Судя по опыту наших партнеров, процесс затягивается в случае с Контур.Диадок и Taxcom/1С: ЭДО, быстрее – СБИС и Synerdocs. По остальным операторам отзывов нет.

Структура системы электронного документооборота

Структура системы электронного документооборота может рассматриваться с точки зрения программно-аппаратного комплекса и с точки зрения выполняемых
функций.

С точки зрения программно-аппаратного комплекса система электронного документооборота состоит из набора аппаратных и программных компонентов: серверы,
рабочие станции, программное обеспечение, сетевое оборудование, дополнительное оборудование, предназначенное для выполнения специфических функций системы.

Сервер предназначен для выполнения необходимых операций с документами и информацией. Сервер может быть как выделенным, так и виртуальным, в
зависимости от поставщика системы и применяемых технологий работы. Также, на сервере может размещаться база данных системы документооборота.

Рабочие станции обеспечивают взаимодействие пользователей с системой документооборота. Каждая рабочая станция обладает своим набором функций по
управлению документацией и данными.

Программное обеспечение реализует необходимый набор действий по управлению документацией и является основой системы электронного документооборота.
Программное обеспечение системы электронного документооборота, как правило, включает в себя функциональную часть, администраторскую часть и интерфейсную
часть. Функциональная часть предназначена для управления и обработки информации. Администраторская часть обеспечивает необходимые настройки системы.
Интерфейсная часть выполняет представление информации и данных в виде, доступном для конечных пользователей.

Дополнительное оборудование необходимо для реализации различных специфических функций системы электронного документооборота. К такому оборудованию
могут относиться устройства ввода и вывода информации, системы кодирования и шифрования информации и пр.

Сетевое оборудование необходимо для осуществления совместной работы пользователей системы и взаимодействия различных компонентов системы электронного
документооборота.

С точки зрения выполняемых функций, структура системы электронного документооборота включает в себя модули, которые реализуют следующие действия:
ввод данных, индексирование, обработка документов, управление доступом, маршрутизация документов, системная интеграция, хранение.

  • модуль ввода данных необходим для внесения в систему электронного документооборота исходной информации. Эта информация может поступать из различных
    источников: бумажных документов, сканеров, почты, online – форм и пр. Данный модуль обеспечивает получение и первоначальную обработку данных.
  • модуль индексирования. Он обеспечивает регистрацию и систематизацию данных. С его помощью система электронного документооборота может организовать
    хранение и поиск необходимых документов в соответствии с потребностями пользователей.
  • модуль обработки документов. После ввода данных в систему они должны быть обработаны и сохранены для дальнейшей работы. Данный модуль обеспечивает
    распределение информации и документов по заданным правилам.
  • модуль управления доступом. За счет этого модуля обеспечивается распределение информации и документов по пользователям. Каждый пользователь системы
    может работать только с тем набором документов, которые ему необходимы.
  • модуль маршрутизации необходим для организации работы с документами. В этом модуле заданы правила движения и обработки документов. Для создания
    маршрутов движения документов предварительно должны быть определены процессы документооборота.
  • модуль системной интеграции. Как правило, системы электронного документооборота работают во взаимосвязи с другими системами управления
    (например, CRM, ERP, OLAP системами). Модуль системной интеграции
    обеспечивает передачу данных между такими системами.
  • модуль хранения документов и данных. Этот модуль реализует функции базы данных документов. За счет данного модуля обеспечивается хранение,
    архивирование, восстановление, резервное копирование документов.

Назначение и важность автоматизации документооборота для бизнеса.

Документы и другая бизнес-информация — большая ценность, потеря или неправильное использование которой может грозить неприятными ситуациями, вплоть до уголовной ответственности. Чтобы быть конкурентоспособной, компания должна использовать инновационные подходы к созданию, движению и хранению документов

Также нужно уделять огромное внимание корпоративной безопасности

Компании, которые используют бумажные документы, сталкиваются с такими проблемами:

  • Потеря документов.
  • Скопление большого количества бумаг неясного назначения и от неизвестного источника.
  • Нарушение конфиденциальности когда корпоративная информация попадает в руки сторонним людям.
  • Трата большого количества времени на поиск нужной бумажки, а также сортировку и формирование комплекта.
  • Трата денег на покупку бумаги и расходных материалов, в том числе чернил для принтера, папок и прочего.
  • Трата времени на создание и утверждение документа.

Все вышеперечисленные проблемы поможет решить переход на надежную и функциональную систему электронного документооборота ЭДиН. Что дает внедрение сервиса:

  1. Мгновенный обмен всеми типами электронных документов с использованием ЭЦП.
  2. Обеспечение слаженного взаимодействия всех филиалов и подразделений компании.
  3. Повышение трудовой производительности персонала за счет экономии времени на подготовке, обработке и поиску нужных документов.
  4. Возможность управления доступом к документации.
  5. Создание электронного архива.
  6. Максимальный уход от бумаги в целом.
  7. Участие в экологической инициативе.

Автоматизация документооборота положительно влияет на производительность и прибыльность бизнеса любых размеров и сферы деятельности.

2018

Самые популярные СЭД/ECM-системы

По данным на декабрь 2018 года, база СЭД/ECM-проектов TAdviser включала информацию о более чем 5,1 тыс. внедрений. С декабря 2017 года, т.е. с момента публикации предыдущего отчета, она пополнилась почти на 700 новых и архивных проектов.

Половина всех проектов, информация о которых доступна на TAdviser.ru, приходится на 5 отечественных систем – Directum, Elma, Docsvision, «Дело» и «Тезис».

Если смотреть на внедрения всех продуктов класса СЭД/ECM конкретных вендоров, то по количеству проектов пятерка лидеров будет выглядеть так: «Директум», Elma, «Электронные офисные системы» (ЭОС), «Доксвижн» и Haulmont.