Составляем штатное расписание на 2021 год: правила, образцы

Какие задачи помогает решить штатная расстановка

Главная цель составления документа – отслеживание вакантных должностей и определение потребности организации в персонале. Кроме того, использование штатной расстановки помогает решить следующие задачи:

  • отследить «текучесть» кадров;
  • определить наличие вакантных мест;
  • установить количество пенсионеров и инвалидов в штате;
  • проанализировать «вилку» окладов и т.д.

В компаниях с большим количеством работников и постоянной «текучкой» составление штатной расстановки будет особо актуальным. Если какая-либо должность освобождается – сотрудник отдела кадров при помощи данного документа сможет без труда подыскать подходящую кандидатуру на вакантное место из числа действующих сотрудников.

Чем отличается от штатного расписания?

Назначение этих документов разное. Штатное расписание применяется для утверждения числа сотрудников в соответствии с имеющимся объемом работы. В документе указывают должности, необходимое количество работников и размер тарифной ставки. Штатное расписание обязательно к ведению в организации и имеет утвержденную форму. Штатная расстановка носит исключительно информационный характер, содержащиеся в ней сведения используются не только для отслеживания текучести, но и для упрощения составления плановой отчетности. Помимо перечня должностей и тарифных окладов в расстановке фиксируются Ф.И.О. лиц, занимающих конкретную должность, и дополнительные сведения о них. Документ не имеет утвержденной формы и составляется в произвольном порядке.

И штатное расписание, и расстановка штата относятся к кадровой документации, которая, несмотря на схожие черты, а также использование однотипных данных, все-таки имеет некоторые различия, как в самой форме, так и в порядке составления и ведения.

Основные моменты

Расписание Расстановка
Обязательно к ведению в компании Не обязательна
Содержит количественное наименование должностей Расшифровывается пофамильно с привязкой к каждой должности
Имеет утвержденную форму Т-3 Составляется в произвольном порядке
Отражает только утвержденные законом данные Имеет дополнительные графы для отражения личных сведений сотрудников, а также данных о кадровом перемещении

Цели составления

Несмотря на то, что и расписание, и штатная расстановка организации имеют схожие черты, оба документа имеют разное назначение:

  • Расписание предназначено для утверждения количества работников в соответствии с имеющимся объемом работы, а также распределения их в соответствии с разработанной структурной иерархией.
  • Расстановка носит всего лишь информационный характер для упрощения составления плановой отчетности, не говоря уже об отслеживании текучести кадров либо наличии льготных категорий в штате.

Покадровый же список может иметь на несколько граф более, где указаны, к примеру, фамилии тружеников, номера приказов о переводе либо предоставлении декретного отпуска, а также сведения о занятии должности в режиме совместительства двумя сотрудниками одновременно.

Не редко многие сотрудники не совсем точно понимают: что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания. Это приводит к путанице. Первое — это нормативный акт, в котором отражена структура штата фирмы или компании, а также состав и количество нанятых сотрудников. Кроме того, в нем отражены все должности и оклады работников. Этот нормативный акт обязателен для любой организации.

Расписание — не является обязательным документом и определяется потребностями конкретных предприятий. Оно представляет собой распорядок рабочего дня, включая перерывы, а также полный план работы на год. План составляется на один календарный год в соответствии с текущим календарем, тогда как расстановка практически не изменяется со временем. Изменения вносятся только в случае смены кадровой политики.

Законодательство России о труде не содержит обязательных требований для обязательного наличия плана штата, однако оно важно в том случае, если работа сотрудников предопределяется их должностями, а не видом выполняемой работы. Форма Т-3 является обязательной формой для составления подобных актов.Как уже упоминалось, расписание может быть составлено произвольно, однако чаще всего рекомендуется придерживаться определенной формы

Форма Т-3 является обязательной формой для составления подобных актов.Как уже упоминалось, расписание может быть составлено произвольно, однако чаще всего рекомендуется придерживаться определенной формы.

По форме документ заполняется следующим образом:

  • Название организации;
  • Банковские реквизиты;
  • Структурное разделение на разделы;
  • Должности штата, включая те, на которых нет сотрудников;
  • Численность штата;
  • Возможные оклады (включая все надбавки) — указываются цифрами, также прописываются вероятные границы.

Все данные должны быть отражены в обязательном порядке в данном плане. Оно также содержит количество штата, другими словами — всех сотрудников предприятия, их заработные платы и общий заработный фонд организации на один месяц.

Приказ может быть утвержден только после полной проверки. Все графы и столбцы обязательно заполняются, после чего отправляются на проверку и утверждаются у руководства. Это не просто формальный документ, и пусть он не является законодательно обязательным, данный акт должен быть на каждом предприятий. Образец приказа поможет избежать ошибки в составления, поэтому рекомендуется ознакомиться с заполненным приказом.

Образец заполнения штатного расписание

Для оформления штатного расписания была разработана специальная форма Т-3. Однако она не является строгой к применению — фирма может ее изменить, исходя из собственных нужд, либо разработать свою собственную, с применением обязательных реквизитов. Штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам по предложенной ниже инструкции.

Внесение информации в штатное расписание начинается с указания наименования компании, а в специальном поле справа —  согласно справочнику ее код ОКПО.

Далее проставляется номер текущего штатного расписания. Его необходимо присваивать исходя из количества документов, которые ранее использовались в этом году. Рядом записывается дата, когда было составлено данное расписание.

Следом записывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может быть аналогична дате составления, либо наступать позднее. Однако недопустимо, чтобы день начала действия был раньше, чем день оформления документа.

Правее от этого поля располагаются графы, в которые записываются сведения о приказе, утвердившем документ (его номер и дата), а также общее количество штатных единиц в нем.

Сам документ выглядит как большая таблица.

Графа таблицы «Структурное подразделение» должна содержать наименование отдела, согласно разработанной организационной структуре. В том случае, когда вместе с письменным обозначением отдела введено еще и цифровое, оно должно быть указано в следующей графе.

Как правило, код формируется из цифр, либо первых букв наименования отдела. Однако если у компании открыто несколько филиалов или обособленных подразделений, то в код отдела можно также включить обозначение города, код региона и т. д.

В графу «Должность» необходимо записать название должностей, которые присутствуют в компании

Очень важно оформить структуру документа таким образом, чтобы после указания названия подразделения в предыдущей графе столбцом перечислялись входящие в него должности

Рекомендуется при указании наименований должностей руководствоваться справочником ОКПДТР. Но для коммерческих компаний это правило не является обязательным к использованию. В то же время бюджетные учреждения обязаны заносить в штатное расписание должности только из этого справочника, и дополнительно еще указывать разряд либо класс работника.

Важно! Коммерческая компания обязана указывать разряд и класс у тех должностей, которые относятся к вредным либо опасным. Этот факт имеет значение при установлении льготного стажа и времени досрочного выхода на пенсию

В графу «Количество штатных единиц» вносится число работников, которые должны быть приняты на эту должность. Если по ней предусматривается также прием совместителей, то их количество записывается дробным выражением, соответствующем размеру выплачиваемой ставки — например, 0,5.

В графу «Размер оклада» записывается тот оклад, который работник будет получать во время работы на этой должности. Нужно помнить, что точно такой же оклад записывается и в трудовом соглашении с сотрудником.

Также следует учитывать:

  • Если на предприятии либо в отношении данной должности принята сдельная форма оплаты, то в данную графу записывается размер заработка, полученный путем умножения тарифной ставки на объем созданной продукции за месяц.
  • Если для данной должности введена почасовая оплата, то в этой графе можно записать размер оплаты труда за один час. После этого в этой же строке, но в графе «Примечание» необходимо указать – «Почасовая оплата труда», а также сделать отсылку к распорядительному документу, который установил данную особенность.

Далее следует несколько граф, объединенных одним подзаголовком «Надбавки». Сюда нужно записывать сведения о различных стимулирующих выплатах, если таковые имеются и установлены Положением о зарплате, Положением о премировании либо другими внутренними актами. Размер премии может записываться не только фиксированной суммой, но также в виде процента, коэффициента и т. д.

В графу «Всего» записывается общий фонд зарплаты по этой должности. Он рассчитывается как умножение размера зарплаты на число штатных единиц.

В графу «Примечание» нужно заносить различные пояснительные надписи. Например, если на момент оформления нового штатного расписания по какой-либо должности есть вакансия, то этот факт необходимо отразить в данной графе.

Завершается составление документа путем подсчета и указания общего количества штатных единиц и общего фонда оплаты труда.

После этого полностью составленный документ должен быть подписан главным бухгалтером и кадровым сотрудником, ответственным за его оформление.

Правила составления штатного расписания

Штатное расписание оформляется исходя из внутренней структуры компании, различных документов, бюджета на зарплату сотрудников и т.д. Это значит, что штатные расписания разных компаний будут сильно отличаться. И даже у одной компании в течение года оно может измениться, например, из-за создания нового отдела, найма новых кандидатов, открытия должности.

Утверждается расписание в начале года приказом об утверждении. Срок действия штатного расписания – один календарный год.

Сложность составления штатного расписания, особенно для коммерческих компаний, состоит в том, что по правилам необходимо указывать унифицированные должности из официального перечня, а некоторые современные профессии там не указаны. Ниже мы разберемся с основным правилами составления штатного расписания для коммерческих и государственных организаций. 

Наименование структурных подразделений и должностей

Для указания названий отделов нет никаких особых ограничений, но, как правило, одни делятся на две большие категории:

  • Административный аппарат: руководители, бухгалтерия, отдел кадров
  • Рабочий аппарат: все сотрудники или сотрудники по отделам, например, маркетинга, экспорта и т.д.

Что касается наименования должностей, дело обстоит сложнее. Каждая должность должна быть указана с номером, соответствующим должности в Классификаторе профессий

Этот же номер указывается в трудовых книжках сотрудников, поэтому важно, чтобы код из трудовой был таким же, как и код в штатном расписании

Если должность сотрудника включает функциональные обязанности нескольких профессий, указанных в Классификаторе – нельзя объединять две должности в одну. В таких ситуациях следует прописать в документе обе должности и указать, что сотрудник их совмещает. Также не стоит забывать, что за совмещение работнику полагается надбавка

Обратите внимание, что это не касается двойных должностей, которые написаны в Классификаторе профессий через дефис, например, секретарь-машинистка

Помимо прочего должны быть указаны:

  • Все возможные на предприятии должности (как для штатных сотрудников, так и те, на которых можно совмещать или работать удаленно).
  • Вакантные должности, поскольку на основе расписания формируются планы набора сотрудников и бюджет для этого.

Количество сотрудников и штатных единиц

В штатном расписании используется такое понятие, как “штатная единица”. Это относится не непосредственно к сотруднику, а к количеству его обязанностей. Например, если в графе штатная единица указано 0,5 — значит сотрудник работает неполный день или совмещает должности.

  • Количество основных сотрудников рассчитывается исходя из сложности выполняемой работы и количества создаваемого продукта.
  • Для расчета количества вспомогательных рабочих используются нормы обслуживания, которые зависят от размера помещений, количества техники и т.д.

Численность персонала зависит от структуры аппарата управления компании и нормативов численности, если такие имеются.

Установление окладов

Рассмотрение размера окладов стоит начать с коллективного договора, где должна быть прописана зарплатная вилка (минимальная и максимальная зарплата) для каждой должности. А вот точная сумма, которую получает каждый из сотрудников на своей должности, указывается именно в штатном расписании. 

Зарплата сотрудников не должна быть меньше суммы, установленной государством, как минимальная заработная плата

При расчете важно также учитывать количество штатных единиц: если сотрудник работает на полставки – его ЗП должна быть не менее половины минимальной, а если на 1,5 ставки, то, соответственно, – 1,5 минимальной зарплаты

Обратите внимание, мы говорим о минимально допустимых размерах окладов сотрудников, а не о рекомендациях, касательно ЗП

Некоторые категории сотрудников имеют право на доплаты и надбавки. Эта возможность и размер таких бонусов регулируются внутри компании.

Для чего нужен такой показатель

Закон не дает четкое определение, что такое штатная численность работников. Этим термином принято называть число трудящихся, которые входят в штат организации, утвержденное штатным расписанием. Сюда входят только сотрудники, которые работают на основном месте работы, совместители не учитываются. Получается, вот, кто входит в штатную численность работников — все сотрудники, включенные в «штатку» предприятия. Штатная и фактическая численность работников — это два понятия, которые отличаются тем, что фактическая подразумевает количество сотрудников на определенную дату. Например, штатная численность сотрудников в организации — 200 человек, а фактическая составляет 120 человек, поскольку 50 человек находятся в отпусках, 15 — на больничных, 5 — в командировках, а 10 — вакантные места.

Еще существует такое понятие, как предельная штатная численность работников — это норматив, на основании которого определяется оптимальное количество кадрового состава, нужная для определения и обоснованности числа работников в штате.

Условия работы сегодня требуют от работодателя оптимизации количества сотрудников организации, поскольку это дает возможность при оптимальной нагрузке использовать рационально рабочее время, и не допустить перерасхода фонда заработной платы. Произвести оптимальный расчет штатной численности работников помогут проверенные методы статистики.

Неликвиды на складе: Pro и Lite версия. Редактирование реквизита в таблице документа. Для конфигурации УТ 11.х, ERP 2.x, КА 2.х 1С Предприятие 8.3

Внешний отчет для анализа товаров, находящихся на складе без движения. Работает для конфигураций 1С УТ 11.х, ERP 2.x, КА 2.х.
Отчет отображает товары на складах, движения по которым не производились в течении заданного периода дней.
Подключается как внешний отчет в конфигурации 1С Управление торговлей 11.
В Pro версии можно установить общий реквизит номенклатуры, для дальнейшего включения в отбор в установке цен номенклатуры.
Редактирование в табличном документе ускоряет процесс работы с неликвидами номенклатуры на складах.
Отчет можно использовать для стоимостной оценки товаров на складах.
Полный доступ к тексту модулей и СКД.

1 стартмани

Регистрация начальной штатной расстановки в 1С ЗУП 3 (8.3)

Для того чтобы исключить неоднозначность в кадровых данных, в программе 1С ЗУП 3 в разделе «Кадры» появился специальный новый документ «Данные на начало эксплуатации»:

В документе «Данные на начало эксплуатации»:

  • Указывается месяц, начиная с которого будет производиться учет в программе;
  • Перечисляются сотрудники;
  • Указываются кадровые данные на момент начала ведения учета в базе 1С: подразделение, должности, начисление и размер начисления, порядок расчета аванса, график работы, то есть все основные кадровые данные:

При проведении документа «Данные на начало эксплуатации», все данные из документа фиксируются. При открытии справочника «Сотрудники» видно, что сотрудникам присвоены подразделение и должности, то есть кадровые данные зарегистрированы:

В справочнике «Сотрудники» можно изменить вид списка и просматривать список сотрудников по подразделениям:

Далее необходимо внести дату приема:

При использовании документа «Данные на начало эксплуатации», дата приема вводится в карточке сотрудника в этом реквизите:

К этой дате приема, которая будет указана, будет привязываться, например расчет стажа для оплаты больничных листов или если страховой стаж для сотрудника не будет задан, то он будет отсчитываться со дня приема.

В 1С ЗУП 3.0 при ведении учета с нуля, все начальные кадровые данные вносятся специальным документом «Данные на начало эксплуатации», а уже в журнале «Приемы на работу, переводы, увольнения» регистрируется кадровые изменения, которые произошли после начала ведения учета в базе 1С ЗУП 3.0:

Если данные переносятся из версии 1С ЗУП 2.5 в 1С ЗУП 3.0, то кадровые данные переносятся «один в один». Например, если в 1С ЗУП 2.5 был документ «Прием на работу», то и в 1С ЗУП 3.0 будет транслирован документ «Прием на работу».

Как выявлять и устранять расхождения между штатным расписанием и штатной расстановкой рассмотрено на курсе по работе в 1С 8.3 ЗУП ред. 3.0 в модуле Ведение штатного расписания.

Штатная расстановка

Штатная расстановка, образец заполнения которой можно найти ниже, представляет собой кадровый документ, составленный на основе штатного расписания. В ней указано, какие из утвержденных в штатном расписании должностей уже заняты. Возле каждой занятой должности прописано Ф.И.О. сотрудника и его оклад. Также из документа можно узнать, какие должности пока еще остаются свободными.

Унифицированной формы штатной расстановки и официальных требований по ее заполнению не существует. Каждая организация может самостоятельно разработать ее и утвердить внутренним приказом. За основу обычно берут унифицированную форму № Т-3 штатного расписания (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) и дополняют ее необходимыми сведениями, позволяющими значительно упростить отслеживание кадровых передвижений.

Штатно-списочный состав работников: образец

Информация о количестве работников компании отражается в специальном документе – штатно-списочном составе. Это перечень штатных специалистов вне зависимости от факта нахождения на службе в настоящий момент, за которыми сохраняется рабочее место.

Типовая форма содержит следующие сведения:

  • наименование организации-составителя;
  • дата, на которую актуальны представленные сведения;
  • название должности;
  • ФИО сотрудника;
  • ставка;
  • указание, является ли работа для специалиста основной или он нанят как совместитель.

Частота заполнения документа не определена законодательно, фирма сама решает, как часто обновлять данные. Это можно делать на первый день каждого месяца. Для готовых документов отводится специальная папка. Срок хранения бумаг – 75 лет.

Что значит списочный состав работников? Это количество наемных специалистов на конкретную дату, рассчитанное в соответствии с разъяснениями Росстата. Показатель необходим для внутренней аналитики на предприятии, составления отчетности в фискальные органы. Это опорная точка для определения среднесписочной численности.

Как правильно заполнить форму Т-3 кадровому работнику

Четкого ответа на вопрос «кто составляет штатное расписание в организации» ни ТК РФ, ни другой федеральный нормативный акт не содержат.

Вменение подобной обязанности остается за руководителем организации. Чаще всего ответственным назначается кадровый сотрудник, работник отдела делопроизводства или бухгалтерии. Для этого либо издается приказ, либо вносится соответствующий пункт в трудовой договор (если это не было сделано изначально).

Кроме того, документ может вести непосредственно собственник или его зам. На практике его составляют в конце текущего года на следующий, реже – в начале текущего на текущий.

Какой бы вариант не выбран, главное при заполнении— соблюдать следующую последовательность действий:

  1. Заполняется так называемая шапка. Если речь про унифицированную форму, то она содержит строки с наименованием организации, кодировками по ОКУД (для унифицированной формы Т-3, для принятой исключительно в организации указывать не обязательно) и ОКПО (8 цифр).
  2. Указывается наименование документа, его номер и дата составления (в формате чч.мм.гггг), а также период действия. Последний чаще всего составляет 12 месяцев. Здесь же указывается информация о приказе по основной деятельности, которым утверждено расписание.
  3. Вносится информация в предложенные Госкомстатом столбцы: наименование и код структурного подразделения, должность, число штатных единиц, оклад или тарифная ставка, набавки, премии, общая сумма заработной платы.
  4. Если имеются сведения, требующие пояснений, их отражают в столбце «Примечание».
  5. В строке «Итого» подсчитывается суммарное количество штатных единиц, а также сумма всех окладов и надбавок (фактически — ФОТ компании). Первый показатель также указывается выше таблицы, после периода действия документа.
  6. Свои подписи ставят руководители кадровой и финансовой службы (если иное не предусмотрено локально разработанной формой документа).

Образец заполнения формы Т-3 можно скачать ЗДЕСЬ (файл Excel).

Нюансы оформления штатного расписания

Несмотря на кажущуюся простоту формы, вопрос «как заполнить штатное расписание» возникает достаточно часто.

Вот некоторые нюансы:

сначала составляется проект штатного расписания, после — приказ, его утверждающий;
вносимое наименование компании должно соответствовать данным из свидетельства о регистрации;
при описании подразделения важно руководствоваться принятым в компании классификатором. Если такового нет, наименования указываются в алфавитном порядке либо с учетом количества сотрудников (по убыванию или возрастанию)

Название должно быть полным;
кодировка отделов берется из соответствующих приказов и распоряжений, их закрепляющих, либо из локального классификатора, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды допускается присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу;
заполняя графу с должностями и профессиями, важно ориентироваться на актуальные для России классификаторы профессий (ЕТКС, ЕКС, ОКПДТР), а также избегать сокращений. Разночтения допустимы, но только не в случаях с должностями, предусматривающими различные льготы или компенсации, дополнительные обеспечения (молоком, СИЗ и так далее). Об этом гласит ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Еще важно помнить, что данные вносятся по убывающей, то есть начиная с руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Также нельзя забывать, что понятие профессии актуально для рабочих, а должности — для служащих (абз. 7 ст. 144 ТК РФ);
наличие неполной штатной единицы отмечается в ячейке долевым выражением (посредством десятичной дроби, например 0.25, 0.5 и так далее);
указывая оклад, надбавки и премии, следует сверяться с внутренними нормативными актами, регламентирующими заработную плату, а также законами федерального и регионального значения. В частности, ст. 133 ТК РФ запрещает устанавливать месячную заработную плату наемного лица ниже принятого в стране МРОТ, если человек добросовестно и качественно отработал положенное время. К тому же, суммы должны быть указаны в рублях. Закон о валютном регулировании прямо запрещает обратное (например, упоминание долларового эквивалента), а ТК РФ фиксирует обязанность работодателя платить зарплату в национальной валюте;
в графе «Всего, руб.» отражается количество денежных средств, начисляемых в расчете на все рабочие единицы каждой должности (все оклады и надбавки) по прошествии календарного месяца.