Автоматический учет рабочего времени

Для чего нужен учет

Эффективность

У большинства систем есть функция измерения эффективности, которая рассчитывается с учетом выполненных задач и отработанного времени. Это помогает как контролировать рабочее время, так и оптимизировать процессы внутри компании. Можно понять, когда сотрудник наиболее эффективен, какие задачи делает быстрее, а на какие нужно больше времени и ресурсов. Руководитель, в свою очередь, использует эти данные, чтобы  правильно распределять нагрузку и ставить дедлайны. 

Основатель аутсорсинговой компании Work Solutions Максим Мул считает, что система «Битрикс24», которую использует компания, позволяет не «терять» часы разработчиков — YouTube в рабочее время смотреть не получится. Также она помогает клиентам отслеживать, как расходуются их бюджеты, и делает процесс сотрудничества прозрачным.

Однако, несмотря на расширенную функциональность программ по учету рабочего времени, надо помнить, что системы трекинга ничего не дадут без регламентов и налаженных бизнес-процессов. Например, Work Solutions запрещает разработчикам приступать к задачам с оценкой больше 8 часов, требуя декомпозицию. «Это связано с тем, что большие задачи, которые не помещаются в рабочий день, угнетают дух и часто выходят из-под контроля. Чтобы сохранять у команды хороший эмоциональный настрой, нужно следить за подобными нюансами», — считает Максим.

Похожего мнения придерживается Мария Уколова — директор департамента информационных технологий ИТ-компании «КРОК».

Дисциплина

Многие сотрудники работают эффективнее, если их рабочее время четко зафиксировано и они отчитываются о выполненных задачах. В период пандемии в связи с переходом на удаленку программы и сайты, которые фиксируют рабочие процессы, стали более востребованы. 

Так, сервис прокачки маркетинга Callibri использовал программу TimeDoctor около двух лет для контроля почасовых подрядчиков и разработчиков, а с приходом карантина распространил ее на всех сотрудников. Процесс пошел так хорошо, что теперь использование TimeDoctor — обязательное условие для работы в компании, рассказывают в компании. 

Автоматизация и безопасность

При помощи программ, пропускной системы и распознавания лиц можно упростить процессы фиксации опозданий, срывов дедлайнов, отсутствия на рабочем месте, а также сверхурочной работы. Системы также помогают в сохранении коммерческой тайны и усложняют доступ к корпоративным данным для злоумышленников.  

С момента открытия представительства The MASCC (чешско-российская ИТ-компания) в Москве организация использует систему учета рабочего времени сотрудников по бесконтактным картам. Удалось повысить не только дисциплину (по словам представителя компании Ильи Харченко, количество опозданий на работу практически свелось к нулю, как и случаи ухода с работы раньше назначенного времени), но и безопасность офиса. Незнакомцы и гости, не имеющие карт для входа, должны сначала позвонить в офисный домофон и представиться. После установления их личности и цели прихода они получают или не получают возможность попасть внутрь.

Сервисы для учета рабочего времени

Как уже упоминалось выше, для организации учета совершенно необязательно стоять над каждым работником с секундомером и табелем. С задачей успешно справятся специальные программы, устанавливаемые на компьютер работника, а ответственному сотруднику останется лишь посмотреть отчет в заключении рабочего дня и заполнить табель на его основе. Рассмотрим несколько подобных программ.

Crocotime

  • Интегрируется с IP-телефонией, календарём каждого сотрудника, а также контроллерами входа-выхода;
  • Контролирует рабочее время не только онлайн, но и офлайн;
  • Автоматически составляет табели рабочего времени каждого сотрудника, демонстрирует продуктивность и периоды, когда он отвлекался;
  • Данные для табелей можно заносить вручную или настроить интеграцию с системой кадрового учета.

У программы бесплатный пробный период, а в дальнейшем использование облачной версии обойдётся в 250 рублей в месяц за каждого сотрудника.

Kickidler

  • Возможность посмотреть трансляцию с монитора сотрудника в режиме реального времени в любой момент, а также функция записи;
  • Сообщения о фактах нарушения трудового распорядка, например, открытии запрещенных сайтов, по заранее настроенным параметрам;
  • Табель рабочего времени заполняется автоматически, перерывы в работе фиксируются;
  • Функция удаленного доступа к компьютеру сотрудника через программу.

Доступен семидневный бесплатный период. В дальнейшем стоимость онлайн контроля одного компьютера рассчитывается, исходя из длительности использования и составляет от 183 рублей в месяц при покупке лицензии сразу на три года.

Time Doctor

  • Скриншоты компьютеров сотрудников для контроля качества работы;
  • Возможность контролировать использование интернета;
  • Версия для стационарных компьютеров и мобильных устройств;
  • Автоматическое формирование табеля и несколько видов отчетов на выбор.

Пробный период длится две недели. Стоимость на одного пользователя составляет $9,99 в месяц, но, если подключается много компьютеров, предусмотрены скидки.

Заключение Учет рабочего времени должен вестись в каждой организации по закону. И пренебрежение им может дорого обойтись компании. Но при правильной организации процесса из него можно извлечь и другие выгоды. Например, проанализировать загрузку сотрудников, снять или перераспределить неэффективные функции, повысить уровень дисциплины и самосознания в коллективе. Для организации учета доступны разнообразные методы — от простейших табличек в Excel, заполняемых вручную, до комплексных программ, которые способны автоматизировать каждый шаг и предлагают разнообразные дополнительные функции. Остаётся только выбрать подходящий вариант.

Методики контроля

Организовывая процесс контроля, надо различать явные и скрытые методы и их влияние на мотивацию сотрудников. Если активно применяются скрытые и неожиданные форматы, это расхолаживает. Понятная всем система, общие правила и стандарты повышают производительность труда и побуждают сотрудников работать более ответственно.

Совещания и планерки

Периодические совещания в онлайн- или офлайн-режиме часто отнимают время, которое могло бы быть использовано для продуктивной деятельности. Но это позволяет проводить обсуждения, своевременно выявлять проблемы, делать гласными ошибки или достижения сотрудников. Руководитель должен виртуозно владеть этим способом, чтобы он оставался эффективным. Столкновения интересов подразделений или сотрудников, часто возникающие на совещаниях, помогают выявлять конфликты и своевременно устранять их, сохраняя рабочую обстановку в коллективе. 

Контроль со стороны службы безопасности

Электронные пропуска, СКУД, система видеонаблюдения стали обязательными методами контроля в большинстве организаций. Они становятся частью общей системы безопасности, помогают выявлять хищения, нарушения производственной дисциплины, вести учет рабочего времени. Камеры могут быть расположены в известных или скрытых местах, но, чтобы использовать их показания в виде доказательств в суде, сотрудники должны знать о работе штатной системы видеонаблюдения.

Любые иные варианты тайной слежки, например, прослушивание телефонных разговоров или установка шпионских программ на смартфоны, находятся на грани нарушения закона и могут вызвать негативную реакцию со стороны правоохранительных органов. Исключением будет общее предупреждение о записи всех звонков на корпоративные телефоны с целью контроля взаимодействия с клиентами.

Модель «тайного покупателя»

Она позволяет отслеживать нарушения стандартов и методик, выявлять недочеты в работе организации, видимые со стороны. Модель снижает уровень дружелюбия в коллективе, так как подсознательно воспринимается им как предательство, потому что оценку часто проводят люди, заранее информированные о возможных недочетах. Степень неприятия снижает использование максимально объективных способов, привлечение профессиональных экспертов из обществ потребителей, которые помогут выявить действительные проблемы и провести контроль результатов деятельности правильно.

Ключевые показатели эффективности

Подходящий тип контроля позволяет определить характеристики работы подразделения или сотрудника, которые действительно влияют на деятельность организации и ее успешность. На уровне государства KPI устанавливают для министерств и губернаторов. Для последних важнейшим становится повышение уровня жизни населения, 15 параметров можно найти в Указе Президента № 193 от 25.04.2018. В зависимости от должности и цели они определяются руководством компании, но обычно всегда обсуждаются с коллективом. Ключевые показатели эффективности и их выполнение могут контролироваться на программном уровне, и они относятся к методам не ручного, а системного контроля. 

Наглядная агитация

Европейские и японские компании, локализующие производство в России, часто применяют знакомые по временам плановой экономики методы стимулирования производительности труда – мотивационные доски, на которых отмечают достижения или провалы сотрудников. Они могут создаваться в виде стандартной доски почета или интерфейса в программе управления проектами. Отношение к этому методу контроля, выраженного в повышенном внимании коллектива к «отличникам» и «двоечникам», двоякое. Там, где это обусловлено корпоративной культурой, например, в ряде государственных или полугосударственных структур, подход воспринимают нормально, в частных организациях такой вид мотивации может вызвать неприятие.

В «СёрчИнформ КИБ» можно отследить действия пользователей в программах и на сайтах, чтобы рассчитать производительность сотрудника или отдела.

Лучшее для мониторинга с аналитикой: ActivTrak

Это приложение по доступной цене с интуитивным интерфейсом и солидными возможностями мониторинга. Оно напоминает Google Analytics с его панелью и хорошо подходит для владельцев бизнеса и сотрудников.

Плюсы:

  • Интуитивный интерфейс администрирования.
  • Интеграция с Active Directory.
  • Мониторинг приложений.
  • Двухфакторная аутентификация.
  • Автоматические оповещения.
  • Вход через учётную запись Google.
  • Приложение для iOS.
  • Отслеживание производительности.
  • Редактирование конфиденциальных данных.
  • Функции конфиденциальности.
  • Возможность создания скриншотов.

Минусы:

  • Не поддерживает распознавание для поиска ключевых слов на скриншотах.
  • Нет записи нажатий на клавиши.

Инструменты, необходимые для автоматизации контроля

Один из главных факторов успешности управления работниками – автоматизация контроля. Выполнить ее получится при помощи программ, онлайн-сервисов, CRM, систем учета рабочего времени. Благодаря подобным решениям можно добиться соблюдения определенных правил, обеспечить продуктивность и подотчетность персонала.

Подбирать требуется вариант, который лучше всего соответствует бизнес-целям фирмы. Чтобы не переплачивать, требуется покупать ПО лишь с нужными опциями. Перед приобретением необходимо протестировать функционал сервиса, применив бесплатный пробный период.

На рынке имеется большое количество разных инструментов, предназначенных для автоматизации контроля, поддерживающих такие опции, как:

  • Учет рабочего времени.
  • Динамика активности каждого работника.
  • Рейтинг сотрудников по результативности.
  • Блокировка интернет-ресурсов.
  • Анализ показателей результативности.
  • Создание рабочих графиков.
  • Автоматическая оплата работы.
  • Отслеживание прогресса по проектам.
  • Оформление расширенных отчетов.
  • Запись и воспроизведение действий за компьютерным оборудованием.
  • Создание скриншотов экранов сотрудников.
  • Мониторинг заданий.
  • Автоматические сообщения о нарушениях.

Отдельные опции для управления работниками имеются в 1С. В системе оформляются детализированные отчеты по дням, реализованным позициям и по каждому отдельному работнику. Опираясь на эти сведения, получится выделить и премировать лучших сотрудников, отслеживать остатки и списания продукции, находить причины недостач и предотвращать кражи.

Настроим все необходимые отчёты для контроля персонала в 1С. Оставьте заявку!

Качественное управление работниками предполагает систематическую деятельность. В первую очередь это предполагает базовую компетенцию начальства. Руководители фирмы обязаны внедрить систему KPI для различных рабочих процессов, осуществлять регулярные собрания и обсуждать динамику реализуемых целей, задействовать комплексные способы контроля.

Также необходимо применять вспомогательное ПО и онлайн-сервисы, оптимизирующие время на проверку, облегчают процесс и дают большое количество дополнительных опций. Автоматизированные системы обязывают иметь первоначальные вложения, однако, как правило, подобные расходы окупаются.

Верный контроль дает объективное и правильное представление о том, насколько хорошо сотрудники исполняют свои рабочие обязанности. Данные сведения – отличная отправная точка, необходимая для улучшения показателей работы фирмы в целом. 

Какую систему учёта рабочего времени выбрать?

При выборе EMS нужно учитывать два основных фактора: функционал решения и его стоимость.

Функционал

Современные системы учёта рабочего времени могут поддерживать следующие функции:

Функционал Учёт рабочего времени, Kickidler

Основная функция: отслеживает время включения и выключения компьютера, промежутки активности и простоя, запущенные приложения, работу в каждом из них и на отдельных вкладках браузера – чем больше детализация, тем лучше.

Аналитика, представляющая собранные данные в удобном для обработки виде. Например, диаграммы по использованию рабочего времени.

Отчёт по динамике активности, Kickidler

В идеале у решения должны быть полноценные отчёты по продуктивности, формирующиеся для всей компании в целом, её отделов, групп и проектных команд, а также для отдельных сотрудников, в том числе выявляя самых продуктивных и непродуктивных из них:

Отчёт «Рейтинг сотрудников», Kickidler

Возможность в любой момент посмотреть, что творится на рабочем столе у подчинённого (в том числе незаметно для сотрудника).

По команде или с заданной периодичностью, в том числе со случайными промежутками времени. Эта функция очень важна, потому что при разборе конфликтов – в том числе в суде – видео будет бесспорным доказательством. К тому же, эта функция позволяет руководителю в случае надобности узнать, что конкретно делал сотрудник на запрещённом сайте (например, на сайте поиска работы читал статью или обновлял резюме), а также в каком контекста и кому отправлял подозрительное сообщение (например, по слову «откат» вы всегда можете посмотреть в каком мессенджере и кому конкретно оно писалось).

Кейлоггер, Kickidler

Функция записи всех нажатий клавиш на компьютере, помогает в контроле переписок в мессенджерах и почте.

Удалённое управление, Kickidler

Удобная дополнительная функция, позволяющая удалённо подключаться к решению рабочих задач на компьютерах сотрудников.

Например, Кикидлер «Автокик», о котором мы говорили выше – набор инструментов для самоорганизации. Отчёт по продуктивности сотрудника, доступный ему самому, уведомления о нарушениях и т. д.

Цена системы учёта рабочего времени

Сравнить разные решения бывает достаточно сложно – тем более, что почти у всех продуктов отличаются условия распространения и функционал. Чтобы упростить вам эту задачу, мы подготовили масштабное сравнение цен на системы учёта рабочего времени:

Сравнение цен в русскоязычном сегменте (цены в рублях)

Сравнение цен на мировом рынке (цены в долларах)

И мы гордимся тем, что по соотношению цены и качества Kickidler вне конкуренции и на российском, и на мировом рынке!

Режим работы педагогов

В соответствии с п. 1.2 Особенностей и ст. 47 Закона № 273-ФЗ режим рабочего времени и времени отдыха педагогов, включающий предоставление выходных дней, определяется с учетом режима деятельности образовательного учреждения (круглосуточное пребывание обучающихся, воспитанников, пребывание их в течение определенного времени, сезона, сменность учебных занятий и другие особенности работы учреждения) и устанавливается коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами организации, осуществляющей образовательную деятельность, трудовым договором, графиками работы и расписанием занятий в соответствии с требованиями трудового законодательства и с учетом Особенностей.

Напомним, что гл. 16 ТК РФ предусмотрены следующие режимы рабочего времени:

1. Продолжительность недели:

  • пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями;
  • шестидневная рабочая неделя с одним выходным днем;
  • рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользя­щему графику;
  • неполная рабочая неделя;
  • сменная работа.

2. Продолжительность рабочего дня:

  • ненормированный рабочий день (для отдельных категорий работников);
  • неполный рабочий день (смена);
  • гибкий график (начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня (смены) определяется по соглашению сторон);
  • разделение рабочего дня на части.

Педагогам, а особенно работающим в учреждениях с круглосуточным пребыванием обучающихся, воспитанников (школы-интернаты, детские дома, интернаты при общеобразовательных учреждениях), могут быть установлены любые режимы рабочего времени, как пятидневка, так и сменный или гибкий график. При этом согласно п. 3.3 Особенностей в исключительных случаях в данных учреждениях, когда чередуется воспитательная и учебная деятельность в течение дня в пределах установленной нормы часов, работодатель с учетом мнения выборного профсоюзного органа либо по согласованию с ним может вводить для воспитателей, осуществляющих педагогическую работу в группах воспитанников школьного возраста, режим рабочего дня с разделением его на части с перерывом, составляющим два и более часа подряд, с соответствующей компенсацией такого неудобного режима работы в порядке и размерах, предусматриваемых коллективным договором.

Однако, как отмечено в Особенностях, для экономии времени воспитателей целесообразно предусматривать вместо такого режима режим работы с разной ежедневной продолжительностью рабочего времени в утренние часы до начала занятий и в часы после их окончания, имея в виду установление суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы общая его продолжительность в неделю (месяц, квартал) не превышала среднемесячной нормы часов за учетный период.

То есть в итоге рекомендуется установление гибкого графика с суммированным учетом рабочего времени.

Что касается учителей и преподавателей, они, как правило, трудятся в режиме пяти- или шестидневной рабочей недели.

Ответ

Данный режим называется режим работы с предоставлением выходных дней по скользящему графику (так называемый скользящий режим

).

Сменный режим предполагает работу в несколько смен (две, три или четыре).

При графике «два через два» обязанности в определенный период выполняет один и тот же сотрудник (группа работников) в течение одного рабочего дня. При этом выходные каждый раз выпадают на разные дни недели. То есть сотрудникам устанавливается режим работы, предусматривающий рабочую неделю с предоставлением выходных дней по скользящему графику (ч. первая ст. 100 ТК РФ) Одновременно вводится суммированный учет рабочего времени.

Режим рабочей недели с выходными по скользящему графику, равно как и использование суммированного учета рабочего времени, нужно зафиксировать в правилах внутреннего трудового распорядка. Если для сотрудника график отличается от общих правил, установленных у данного работодателя, элементы режима закрепляют также в трудовом договоре (абз. 6 ч. второй ст. 57, ч. первая ст. 100, ч. третья ст. 104 ТК РФ). В этом случае составляется график работы с предоставлением выходных в разные дни (скользящий график).

В Правилах внутреннего трудового распорядка не нужно перечислять все должности (они указываются в штатном расписании), также необязательно указывать, по какой должности установлена пятидневка, а по какой – скользящий режим с суммированным учетом. Условие о работе по скользящему режиму включается в трудовой договор.

Достаточно указать, что отдельным категориям работников может быть установлен скользящий режим «два через два» с продолжительностью рабочего дня с 8-00 до 20-00 или с 9-00 до 21-00, в соответствии с утвержденным графиком работы. Также укажите, что работникам со скользящим режимом устанавливается суммированный учет рабочего времени с шестимесячным учетным периодом.

Если возникнет необходимость временно перевести работника со скользящего режима на пятидневку, вносить изменения в ПВТР не потребуется. С работником нужно заключить дополнительное соглашение об изменении режима рабочего времени, и указать, на какой срок меняется режим. Тогда по истечении этого срока не нужно будет снова заключать с работником допсоглашение на возврат к прежнему режиму труда.

Определять норму рабочего времени для определения переработки в данном случае нужно будет в том же порядке, как при приеме работника в середине учетного периода или увольнении до окончания учетного периода. Нужно подсчитать количество часов, фактически отработанных сотрудником с начала учетного периода до перевода на пятидневку, и сравнить с нормой часов по производственному календарю за этот же период. Далее нужно будет посчитать часы, отработанные сотрудником после возвращения на скользящий режим до конца учетного периода и сравнить с нормой часов по производственному календарю за этот же период. Во время работы по пятидневке сверхурочной будет работа сверх 8 часов в день и 40 часов в неделю.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Как заполнить раздел «Режим рабочего времени и времени отдыха» Правил трудового распорядка организации

Нина Ковязина

, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

В разделе «Режим рабочего времени и времени отдыха» укажите:*

  • время начала и окончания рабочего дня (смены), продолжительность рабочего дня (смены) и рабочей недели, число смен в сутки (ст. 100 ТК РФ);
  • время предоставления обеденного перерыва и его продолжительность (ст. 108 ТК РФ);
  • продолжительность и порядок предоставления специальных перерывов для определенных категорий сотрудников (например, грузчиков, дворников, строителей, работающих в холодное время года на открытом воздухе), а также перечень работ, на которых они заняты (ст. 109 ТК РФ);
  • перечень должностей сотрудников с ненормированным рабочим днем, если такие есть в организации (ст. 101 ТК РФ);
  • выходные дни если организация работает по пятидневной рабочей неделе, то в Правилах трудового распорядка оговорите, какой день, кроме воскресенья, будет выходным (ст. 111 ТК РФ);
  • продолжительность и основания предоставления дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков (ст. 116 ТК РФ);
  • место и сроки выдачи зарплаты (ст. 136 ТК РФ);
  • порядок ведения суммированного учета рабочего времени, если не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени (ст. 104 ТК РФ), и т. д.

IT-решения для контроля рабочего времени

Как правило, сложность внедрения контроля в конкретной организации напрямую будет зависеть от размера штата самой этой организации. Если в ней работает небольшое количество человек – работодатель сможет осуществлять такой контроль собственными силами, например, возложив определенные обязанности на ответственное лицо. Однако если штат организации действительно включает в себя большое количество сотрудников, например, несколько сотен, весьма оптимальным решением может стать внедрение автоматической системы учета.

Современные IT- системы позволяют выявить следующих лиц:

  • постоянных нарушителей. Как правило такие сотрудники всегда опаздывают не несколько минут, пытаются уйти с работы немного пораньше и т.д.;
  • служащих, которые слишком большое количество рабочего времени посвящают решению своих личных вопросов. Сюда, например, можно отнести постоянное использование мобильного телефона, посещение социальных сетей и других сайтов, которые не имеют абсолютно никакого отношения к профессиональной деятельности служащего;
  • сотрудников, которые, наоборот, слишком загружены текущими задачами и поэтому не слишком хорошо справляются с ними.

ЗАЧЕМ НАДО ВЕСТИ УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Рабочее время – это:

1) время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности;

2) иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, федеральными законами и иными нормативными актами РФ, относятся к рабочему времени.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (части первая, четвертая ст. 91 ТК РФ).

В Конвенциях МОТ рабочим обозначается время, в течение которого работник находится в распоряжении работодателя.

Зачем организации нужен учет рабочего времени? Разве недостаточно просто платить работникам их оклад без всяких табелей? Особенно в небольшой организации? Есть 5 основных причин.

1. Обязанность вести учет предусмотрена трудовым законодательством (часть четвертая ст. 91 ТК РФ). При проверке инспектор обязательно запросит табели учета рабочего времени, и, если их не будет, организацию ждет штраф до 50 тыс. рублей по ч. 1 ст. 5.27 КоАП.

2. Табели учета рабочего времени – первичные учетные документы, их запросит и налоговый инспектор для обоснования выплат и при проверке налогообложения. За их отсутствие могут привлечь к налоговой ответственности.

3. Хорошо, если все работники каждый день исправно приходят на работу и отрабатывают 8 часов. А если нет? Работники могут опаздывать, отпрашиваться, болеть, уходить в отпуск, уезжать в командировку, прогуливать, и оплата у них будет иная, чем оклад, или ее может не быть вовсе. Бухгалтерия может учесть все эти нюансы и рассчитать размер выплат, только если вы сообщите о них. Форма этого сообщения – табель учета рабочего времени.

4. Поддерживать дисциплину в организации также поможет табель. Ведь если работники знают, что их отсутствие отмечается и они могут быть уволены за прогул или при повторяющихся опозданиях, это очень дисциплинирует. За нарушение явки на работу могут лишить премии.

5. Учет рабочего времени помогает в экономических расчетах. Например, многие организации при расчете затрат считают, сколько рабочих часов затратили на ту или иную работу, чтобы выставить счет клиентам, в смету включить затраты на оплату труда. Исходя из этих расчетов нередко нормируют труд и рассчитывают численность работников.

Итак, все организации ведут учет рабочего времени либо чтобы избежать штрафов, либо чтобы дисциплинировать работников, либо чтобы учитывать затраты.

На практике выделяют три подхода к учету рабочего времени:

1. Некоторые организации требуют от работников, чтобы они приходили на работу точно в указанное в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) время и уходили ни на минуту раньше, и привлекают к ответственности за опоздание даже на 5 минут.

2

Другие организации отслеживают, чтобы работник отработал положенные 8 часов, и не столь важно, пришел он на 15 минут раньше или на 15 минут позже. Главное, чтобы он выполнил, что от него требуется, и в целом не нарушал трудовую дисциплину

3. В третьих организациях вообще системы контроля и управления доступом (СКУД) или журналы учета рабочего времени существуют лишь формально. Главное для организаций – чтобы работники выполняли поставленные задачи.

Каждая организация сама выбирает подход к учету рабочего времени в зависимости от специфики деятельности. Например, кассиру или продавцу принципиально являться на работу точно в срок, ведь без них не функционирует магазин. А от творческих работников – дизайнеров, программистов, консультантов – работодатели нередко требуют лишь выполнить задание в срок.

Предположим, что ваш руководитель поручает вам вести табельный учет, чтобы не нарушать законодательство и чтобы работники в целом не нарушали дисциплину. Давайте рассмотрим, как это сделать без ошибок.

Каких сотрудников имеет смысл контролировать при помощи EMS?

Если коротко, то всех, которые работают за компьютером. Данные о том, чем занимаются ваши люди в оплаченное время, лишними не бывают. Если же говорить о том, какие сотрудники вызывают наибольший интерес у руководителей на практике, опрос среди клиентов Kickidler показал следующие данные:

Несложно заметить, что сильнее всего руководители хотят следить за людьми, которые напрямую работают с клиентами или с деньгами. Большой интерес проявляют к тем, кто постоянно занят за компьютером – программистам, дизайнерам, аналитикам и контент-менеджерам.

Лидирует, конечно, мониторинг отдела продаж. Это и понятно: именно от продажников зависит прибыль вашей организации – можно иметь лучший продукт на рынке, но без реализации от него не будет никакого толка. «Бутылочное горлышко» во всей красе. О том, как грамотно выстроить наблюдение за менеджерами по продажам, мы рассказывали здесь.

Кстати, ещё одна причина пристального внимания к отделу продаж – это мошеннические схемы: откаты, обман клиентов, прямое воровство у компании. Kickidler помогает вычислить недобросовестных сотрудников: к вашим услугам и аналитика, и просмотр экрана в реальном времени, и видеозаписи рабочего стола. Подробнее здесь.

Методы учета рабочего времени персонала в организации

Применение любой из методик слежения за рабочим временем и учета выполненной работы невозможно без осознания и принятия во внимание следующих аспектов:

  • Специфика занятости в компании и рабочее время.
  • Дисциплинированность коллектива.
  • Финансовое состояние фирмы.
  • Корпоративная этика.
  • Соотношение затрат на каждого сотрудника и его производительности.

В зависимости от личностных аспектов деятельности и работы в коллективе, а также отношения к труду самих сотрудников, их мотивированности и требований к качеству работы, руководитель может применить такие способы, помогающие организовать учет рабочего времени в компании:

Установление пропускного режима рабочего времени с использованием техники по учету, наем охранника или вахтера, ведение журнала прихода сотрудников и их ухода. Автоматизированный контроль рабочего времени – методика, которая предполагает установку терминала или турникета, калитки. Для этого потребуется контролер за системой и ее исправностью, компьютер и программное обеспечение. Такой способ позволит узнать информацию о перекурах, отлучках работников. Дополнительно ведется табель по форме Т-13. Преимущества заключаются в точности и объективности учета установленного времени.

Биометрическое устройство доступа к месту и контроля рабочего времени – самый дорогостоящий метод учета рабочего времени. Оно может считывать информацию о рабочем посредством сканирования отпечатка пальцев и фиксировать время работы.Организация контроля посещаемости, перепоручение этой функции начальнику отдела или самоличный контроль над учетом рабочего времени.

Перекладывание ответственности за время прибытия на самих сотрудников и контроль над этими показателями с помощью ежедневных отчетов по проделанной работе (если у руководителя достаточно времени для изучения отчетности).

Использование сканеров или карточек доступа к компьютерам и другой технике. Они оповещают начальника о приходе сотрудников на работу и о начале выполнения рабочих обязанностей. Можно устанавливать такие сканеры и на дверь офиса. Программа с помощью контролера фиксирует все данные и события, происходящие на предприятии. Сведения хранятся долго в базе, и можно сформировать отчетность за длительное время.

Технологическое оснащение парковок. Если компания располагает крупной территорией и большим штатом сотрудников, она может установить специальные парковочные системы, на которых при въезде будет фиксироваться номер машины или другие данные сотрудника. При этом будет решен вопрос с въездом и выездом транспорта, парковочными местами и временем прибытия. Можно нанять специального человека, который фиксирует прибытие работника, или установить терминал для считывания карточек. Программное обеспечение позволяет идентифицировать человека по радиобрелку, с помощью которого открывается шлагбаум парковки. Недостатком этого способа считается то, что не учитывается путь от парковки до рабочего места и перекуры с кофебрейками сотрудника.

Использование видеокамер для отслеживания времяпрепровождения сотрудников на рабочем месте. Камеры устанавливаются либо на персональных компьютерах, либо по офису в целом

Применять их нужно с осторожностью, поскольку присутствие тотального контроля может отрицательно сказаться на рабочей атмосфере и снизить мотивацию рабочих.

Все эти способы требуют дополнительных затрат, но они способны предоставить максимально объективную информацию и грамотно провести учет рабочего времени. Используются они в случаях наличия большого штата рабочих, которых невозможно проконтролировать физически одному человеку. Те затраты, которые связаны с приобретением оборудования для учета рабочего времени, окупятся вследствие повышения эффективности работы персонала и роста прибыли компании.

Задачу контроля за рабочим временем успешно выполняют DLP-системы.