Тайм-менеджмент против переработок и стресса. базовые принципы и инструменты управления временем

Zero Inbox

«Входящие» всегда должны оставаться пустыми. И речь идет не только о почте, но и об информации и неразобранных задачах. Да-да, именно это существенно облегчит вашу жизнь. Ежедневно разбирайте все поставленные задачи и «Входящие» — решите, что с ними делать: решить, отложить, передать кому-то или удалить.

Не останавливайтесь, пока папка не станет пустой. Техника больше всего подходит тем, кто постоянно сидит в почте/документации или ощущает, что у него каждый день скапливается довольно много информации и задач, с которыми неясно что делать. В свою очередь, Мерлин Манн использовал этот метод для работы с почтой.

Простые советы по планированию

1. Определитесь с методом

Описанные выше виды подходят не всем, поэтому стоит учитывать особенности своего организма и ритма жизни, а также уровень усидчивости и концентрации на задачах.

2. Введите планирование в привычку

Вне зависимости от метода постарайтесь довести сам процесс до привычки. Это помогает упорядочить не только повседневную жизнь, но и процесс достижения глобальных целей. Также планирование развивает стратегическое мышление и дальновидность.

3. Формулируйте цели четко

Распространенная ошибка — построение размытых планов. Выучить французский, достичь успеха на работе, много путешествовать, — все это относится скорее к желаниям, а цели необходимо конкретизировать как можно детальнее. «Записаться на курсы французского языка в следующем месяце», «спланировать поездку в страну N в следующем году», «разработать стратегию продвижения продукта» и так далее.

Личный опыт

Анна Мельянцова ─ руководитель корпоративных акселерационных программ бизнес-инкубатора НИУ ВШЭ:

«В своем ежедневном планировании мы используем комбинацию из методов:

определение годовых и квартальных целей и ключевых результатов по методу OKR

Этот подход помогает фокусироваться на важном и для бизнеса, и для конкретного сотрудника;
декомпозиция целей на еженедельные задачи и затем — на более мелкие действия. При формулировании шагов, так же как и для целей, рекомендуем учитывать критерии, по которым вы поймете, что задача выполнена успешно;
для корректной расстановки приоритетов в списке задач и поддержания фокуса получившийся список ежедневных действий мы ранжируем, используя матрицу Эйзенхауэра

Помимо этого можно добавлять дополнительный параметр для сортировки задач — ресурсозатратность. И, соответственно, выполнять первыми те, которые больше всего влияют на достижение целей и при этом являются наименее затратными».

«Мой продуктивный год: Как я проверил самые известные методики личной эффективности на себе», Крис Бэйли

Обложка книги «Мой продуктивный год: Как я проверил самые известные методики личной эффективности на себе»

Автор книги решил на практике испробовать все самые известные техники повышения личной эффективности. В течение года он тестировал различные методики и выбрал 25 самых действенных, которые помогли ему самому

Простым и легким языком он объясняет, как начать работать над собой, на что обращать внимание, как не стать заложником этих методик, подходить ко всему услышанному и прочитанному с умом, прислушиваться к себе и находить смысл во всем, что делаешь. Книга хорошо структурирована: Бэйли подробно описывает плюсы и минусы различных практик, предоставляя каждому возможность самостоятельно выбрать то, что подойдет именно ему

Слушать на Storytel

Второй уровень: планировать каждый день

Удобно планировать работу в календаре (Google Calendar) или таск-трекере (Trello). Там можно ставить задачи команде, обмениваться файлами. Весь план работы на виду: все в курсе, у кого какие планы. Например, команда видит, когда у project-менеджера встреча или созвон с клиентом, и его лучше не отвлекать.

Если есть задачи, которые никак не успеть решить за раз, то их можно разделить на части и выполнять постепенно

При планировании каждого дня важно иметь в запасе пару часов на случай, если что-то пойдет не так. Примеры приложений: Trello, Google Calendar.

Планер заполнен, но с чего начать? Какие задачи решать сейчас, а какие ― подождут?

Неординарные приемы и технологии

Для управления временем применяют разнообразные методы и системы. Некоторые из них, несмотря на нестандартность, очень эффективны.

 «Лягушка на завтрак»

Автор методики Брайан Трейси именует ее «поеданием лягушки», цитируя Марка Твена. Писатель прекрасно сказал, что если первое, что вы совершите утром, – съедите живую лягушку, сможете пережить остаток дня с осознанием того, что худшее позади. Ваша лягушка – это наиболее трудная либо нудная задача, нужно справиться с ней в первую очередь, без каких-либо отсрочек. Так вы избавитесь от эмоционального напряжения и груза, который давил бы в течение дня.

«Стейк из слона»

Крупные проекты, требующие большого планирования и осмысления, в тайм-менеджменте называет «слонами». Их предлагают резать на «стейки»: на такие части, которые могут быть завершены как мини-проекты или послужить этапами большого и важного проекта. Затем тайм-менеджеры предлагают планировать «съесть» такие «слоновьи стейки», выделяя для них временные интервалы в обычном ежедневном графике. Так будет легче приступить к выполнению поставленной задачи, лучше понять ее

Техника «Помодоро»

Созданная в 1992 году, методика Pomodoro дает возможность сконцентрироваться на выполнении важного задания без отвлечения на внешние раздражители. Суть этой технологии тайм-менеджмента – в промежутках, на которые подразделяется работа, условно называющихся помидорами

Длительность подобного «томата» составляет 30 минут: 25 минут работы и пятиминутный перерыв. Для их контроля используется звуковой таймер.

Как только таймер сработает, устройте пятиминутный перерыв. По завершению паузы нужно вновь заняться решением задания. Каждый цикл надо отмечать галочкой рядом с исполняемой работой. Спустя четыре «томата» – передышка от четверти до получаса. После выполнения задачи пометьте ее в перечне и приступайте к следующей.

Ведение перечня задач необходимо для самоконтроля и наблюдения за собственной эффективностью. Например, подводя итоги рабочей недели, вы сможете оценить, за какое количество «помидоров» было завершено то или иное дело.

Автоматизация и упрощение

Работа тела осуществляется по внутренним часам с природными, «плановыми» фазами как высокой, так и низкой энергии. У большей части людей в промежутках с 2:00 до 4:00 и с 13:00 до 15:00 происходит упадок сил. Но для каждого значение индивидуально. В это время лучше лечь спать либо заняться несложной, «механической» работой.

Похожие однообразные дела (написание писем, звонки) стоит делать подряд, а по исполнении переключиться на другую деятельность. Суть в том, что мозг привыкает к систематическим действиям и исполняет команды быстрее, как будто автоматически. Вы сами увидите, что к десятому звонку вам будет намного проще и свободнее разговаривать.

Система Тима Ферриса

Кто придумал: Тимоти Феррис, эксперт по продуктивности.

В чём заключается: в основе системы лежат два правила. Первое правило — это принцип Парето, согласно которому 80% дел можно сделать за 20% времени. Второе правило — работа заполняет всё отведённое на неё время. Также это правило известно как закон Паркинсона.

Исходя из этих правил, Тим Феррис делает вывод, что нужно не уделять работе больше времени, а максимально на ней концентрироваться. Рабочий период должен составлять около 20%, но в это время ваши отдача и концентрация должны быть максимальны — и на важных задачах. Оставшееся время можно потратить на простые рутинные дела и отдых.

Кому подходит: людям с гибким рабочим графиком, которые могут сами планировать своё время; людям творческих профессий и фрилансерам. Автор считает свою систему универсальной, но наёмному работнику сложно её применить, если его рабочий день строго регламентирован. Однако можно попробовать провести так выходные — например, чтобы наконец сдвинулись с мёртвой точки ваши личные проекты.

Мифы об управлении временем – 3 основных заблуждения

Существует ряд общественных стереотипов и заблуждений относительно управления временем.

Некоторые считают, что тайм-менеджмент нужен исключительно для работы, что в России данная дисциплина неэффективна ввиду особенностей национального менталитета, что жизнь строго по плану превращает человека в робота и лишает его свободы воли.

Все эти мифы не состоятельны: ниже я постараюсь их полностью развенчать.

Миф 1. Никто не может управлять временем

Утверждение верное по форме, но ошибочное по содержанию. Управлять временем действительно невозможно (если, конечно, вы не изобретатель машины времени). Никто не способен замедлить его объективный ход, ускорить или остановить даже на мгновение.

Зато человек может делать следующее: управлять собой, своими решениями и действиями во времени, а также заниматься определением приоритетов. Именно об этом и рассуждают практики тайм-менеджмента – об управлении собственной жизнью.

Разумный и прагматичный подход к своим действиям и есть управление временем: вы будете удивлены, сколько минут и часов высвобождается, как только вы начинаете действовать более обдуманно и осознанно.

Помните, что все успешные люди, независимо от рода своей деятельности, планируют свои дела и действуют с максимальной продуктивностью. При этом работают они примерно столько же, сколько обычные люди, но всегда успевают сделать больше.

Их секрет в том, что в единицу времени они успевают сделать большее количество дел, что в итоге сказывается на их жизненных результатах.

Миф 2. Тайм-менеджмент заставит меня работать больше и интенсивнее

Работать много и уставать, пренебрегая отдыхом – прямой путь к переутомлению и депрессии. Необходимо постоянно стремиться к снижению объёма работы при увеличении результативности. Как это сделать? Если говорить коротко – то действовать строго по плану и уметь отделять второстепенное от главного.

К разряду хронофагов относятся сотни бессмысленных и мелких дел, которые мы делаем в течение дня, даже не задумываясь об их целесообразности: частая проверка почты, общение и просмотр новостей в соцсетях, лишенные смысловой нагрузки разговоры с коллегами.

Приверженность человека к отвлеченным от основной задачи делам отчасти объясняется прокрастинацией – желанием отложить «до лучших времён» важные и нужные мероприятия.

Однако если отбросить рефлексию и признать для себя важность и значение текущих задач, отвлекаться на посторонние дела у вас не будет ни сил, ни желания

Завершение

В это время оформляются необходимые закрывающие документы, исполнительная документация, исходные коды с комментариями и т. д.

Для успешного завершения необходимы соответствующие регламенты и инструкции. Это позволит обеспечить быстрый и легкий доступ к данным проекта, даже если люди, которые над ним работали, покинут компанию.

Метод «Швейцарского сыра»

Случается так, что задача не сформулирована должным образом, не подчинена никаким критериям. Причины могут быть разными: разногласия между заказчиком и исполнителем, отсутствие четкого понимания необходимого результата на текущий момент времени. Но сроки назначены, и время идет. Времени не станет больше, никто не перенесет срок сдачи задачи, и отсутствие понимания результата в текущий момент не освобождает от ответственности достижения этого результата к конкретному времени. Также бывает, что для решения задачи сразу и целиком нужно четыре часа, а у нас в запасе такого количества времени нет, зато есть по 20-30 минут ежедневно. И в первом, и во втором случае можно использовать метод «Швейцарского сыра». Механика такова:

• Выгрызите в сыре дырку (то есть выполните ту часть задачи, о которой достаточно информации, и на которую хватит времени сегодня).
• Выгрызите еще одну дырку в сыре (выполните еще одну часть задачи в подходящее для этого время).
• Выгрызите еще одну дырку в сыре (выполните еще одну часть задачи в подходящее для этого время).
• Доешьте то, что осталось (доделайте все то, что нужно для завершения задачи).

Многие мои знакомые используют этот метод тогда, когда готовятся к отпуску. Сегодня собирают документы, завтра бронируют гостиницу и покупают билеты, послезавтра оформляют страховку и так далее.

Основы тайм-менеджмента

Прокрастинация и недостаток самоорганизации настигают нас во множестве форм и ситуаций. Научитесь распознавать и уничтожать их все с помощью универсальных принципов тайм-менеджмента.

Это первые шаги к качественному управлению временем, которые можно внедрить в свой рабочий процесс. Для некоторых из них есть специальные программы и приложения, которые мы рассмотрим дальше.

1. Четко определите свои планы и цели. Трудно управлять временем, если нет сроков и промежуточных этапов. Особенно от этого страдают предприниматели и фрилансеры. Распишите планы и цели: кто, когда, где, зачем, какой нужен результат. Чем подробнее и реалистичнее будет ваш план, тем проще будет ему следовать.
2. Распределите приоритеты по задачам и проектам. Запишите абсолютно все задачи, затем распределите их на три категории: на месяц, на неделю, на день. Это поможет видеть полную загрузку и состояние дел.
3. Записывайте планы, не пытайтесь все запомнить. И лучше замените хаос из стикеров и обрывков бумаги на нормальный электронный календарь, хотя бы Google Calendar. Записали все задачи — меньше рискуете что-то пропустить или забыть, особенно если установите напоминания.
4. Используйте свою креативную фазу с умом. Определите время, в которое вы наиболее креативны и производительны, и отдайте его под приоритетные задачи. На это время избегайте всяческих раздражителей: коллег, домашних, уведомлений на компьютере или телефоне.
5. Принимайте меньше решений. Процесс принятия решений требует большой ментальной нагрузки и быстро утомляет. Даже банальных решений вроде «открыть письмо / оставить до вечера». Чтобы не тратить на это силы, выработайте для себя комплекс правил — готовых решений на типовые ситуации, и следуйте ему.
6. Доверяйте и делегируйте. Научитесь максимально понятно и уважительно объяснять, какая помощь вам нужна в данный момент. Полезно будет для этого разобраться с методами «Ненасильственного общения». Этот метод основан на эмпатии: находить вариант действий, который будет комфортным для всех участников, и для вас в том числе.

А вот несколько опасных моментов, о которых нужно помнить.

Будьте осторожны с мультизадачностью. Некоторые исследования заявляют, что многозадачность улучшает результаты труда, другие — что может снижать продуктивность до 40%. Однозначного мнения на этот счет нет, но можно точно сказать, что постоянная работа на пределе быстро приведет к выгоранию.

Не отвечайте на все письма сразу же. Если ваша работа не предполагает переписки с клиентами в реальном времени, лучше отвести несколько минут на проверку почты два-три раза в день.

Не соглашайтесь на все. Если вы уже перегружены, каждое ваше «да» означает переработку

И что более важно — лишает вас возможности взять какой-то более интересный или важный проект в будущем.

Не перерабатывайте. Обязательно оставляйте себе время на перезарядку, даже если его не запланировали и вообще кажется, что отдых вам не нужен.

Исполнение

На этом этапе могут возникнуть трудности: например, сложно правильно распределить очередность выполнения задач. Избежать трудностей поможет ряд простых инструментов:

• Матрица Эйзенхауэра;
• Вычеркивание дел;
• Делегирование;
• Тайм-менеджмент (Хронос и Кайрос).

Работают они только тогда, когда вы их правильно и регулярно (!) применяете. Если человек один раз пробует и у него не получается — это не значит, что инструмент не работает.

Рассмотрим подробнее.

Матрица Эйзенхауэра. Делим дела на срочные, важные, несрочные и неважные.

Первыми делаем срочные важные дела (например, проекты у которых подходит срок сдачи, разрешение кризисов) и срочные неважные (перерывы, телефонные переговоры, некоторые встречи, совещания и т. п.).

Вообще, в управлении бизнесом эффективным считается такой стиль управления, при котором возникает минимальное количество «пожаров». Это показывает, что руководитель умеет планировать дела и предусматривает сложные ситуации.

Далее по значимости следуют несрочные важные дела. К ним может относиться оценка результатов, планирование новых проектов, налаживание отношений, превентивные мероприятия и т. п. Они могут перетекать в срочные важные, поэтому лучше их делать заранее.

Распространенная ошибка — сотрудники и руководители погружаются в не срочные неважные дела (текучка) вместо не срочных важных. Как следствие, горят сроки и нарушаются договоренности

Крайне важно правильно определять важность дел. Для этого можно составить определенные критерии и распределять задачи в соответствии с ними.

Матрицу полезно составлять ежедневно

Это особенно важно для руководителя — он должен уделять время планированию и разработке стратегий развития, а не погружаться в рутинную работу, создавая видимость кипучей деятельности. Когда начальник не делегирует текущие дела сотрудникам, его работа непродуктивна, хотя и объемная.

Вычеркивание дел

Обратите внимание на несрочные и неважные дела — рутинную работу, некоторые письма и звонки. Если эта категория дел ежедневно входит в список, она «засоряет» время: может быть, лучше их полностью исключить? Отказывайтесь от того, что вам не приносит никакой пользы.

Делегирование

Здесь важно учесть:. 1

Поговорка «если хочешь сделать что-то хорошо, делай это сам» очень вредна для бизнеса и карьерного роста. Без делегирования руководителю не обойтись.

1. Поговорка «если хочешь сделать что-то хорошо, делай это сам» очень вредна для бизнеса и карьерного роста. Без делегирования руководителю не обойтись.

2. Всегда составляйте инструкции и полный список задач. Они требуются для четкого понимания сотрудником своих обязанностей и осознания личной ответственности.

3. Все задачи должны быть расписаны по SMART-методу, о котором мы говорили выше.

4. Необходимо убедиться, что цели поняты исполнителем.

5. Нужно проводить периодический контроль и требовать отчетность.

Оптимальное распределение времени или «Хронос-Кайрос». Хронос — линейное планирование по часам (дела планируются на конкретное время); Кайрос — событийное планирование (например, во время поездки по городу встречается магазин, где можно сделать покупки, поэтому можно отклониться от маршрута, это и есть гибкое планирование).

1. Планируйте дела заранее в хронологическом порядке — встречи, совещания и т.д.

2. Заносите эти дела в календарь, установленный у вас в смартфоне (например, в Google Календарь).

3. Отдельно составляйте список дел, которые вы выполните при наступлении определённых событий.

4. Всегда имейте все планы в текстовом виде — желательно «в облаке», чтобы они были доступны с любого мобильного устройства.

Составление плана: пирамида Франклина

Технику назвали в честь американского политика Бенджамина Франклина. Он использовал её для создания плана собственной жизни. Этот метод планирования помогает согласовать краткосрочные и долгосрочные планы между собой, чтобы каждое ваше действие сегодня способствовало достижению задуманного завтра или спустя годы.

Пирамида Франклина

В основании пирамиды лежат глобальные жизненные ценности. Чтобы их сформулировать, необходимо понять, чего вы хотите от жизни, какое у вас призвание, что вы стремитесь оставить после себя. Поиск ответов на эти вопросы иногда продолжается всю жизнь, но чем раньше вы поставите их перед собой, тем меньше времени потеряете на пути к успеху.

На ступень выше лежит главная жизненная цель: кем стать, чего добиться, чтобы реализовать глобальную цель.

Следующие несколько ступеней (снизу вверх) посвящены планированию. На этом этапе нужно сформировать стратегию по достижению вышеупомянутых целей – чётко, по пунктам.

• Сначала составьте долгосрочный план на несколько лет: на десять, на пять, затем на три года и на один год.
• После этого можно переходить к составлению краткосрочных планов — на месяц, затем на неделю.
• Вершина пирамиды — это план действий на каждый день. Если пирамида составлена правильно, в этом плане обязательно будут именно те дела, которые работают на ваше будущее.

Пирамида Франклина — гибкая конструкция. В течение жизни мы часто отказываемся от одних целей, но придумываем другие, соответственно, меняются и долгосрочные планы. Время от времени содержание пирамиды необходимо пересматривать и анализировать: проверять, какие пункты устарели, какие стали конкретнее, а какие остались актуальными.

GTD

GTD — Getting Things Done. Суть системы — помочь довести дело до конца. Пользуются этой методикой не только в тайм-менеджменте, но и в работе с информацией. Но есть один нюанс — GTD требует строгой дисциплины и работы над собой, что уже само по себе не каждому может подойти.

1. Никакой мультизадачности. В один отрезок времени — только одна задача.
2. Всю информацию нужно записывать, не надо держать её постоянно в голове.
3. Вместо абстрактного списка дел составлять конкретный план действий.
4. Хранить информацию надо так, как это проще и удобнее именно вам.
5. Воспринимать любое дело или событие не как проблему, а как задачу, требующую решения, и стараться это решение найти.

А теперь разберемся, в чем же суть метода:

1. Вся информация о ваших делах, планах, идеях собирается и записывается в каком-то одном месте (это может быть файл на компьютере или бумажный блокнот, как вам удобнее). Это папка Inbox, то есть входящая информация.

2. Информация в Inbox периодически сортируется и распределяется по различным категориям в зависимости от содержания, например: «Работа», «Учеба», «Дом» и так далее.

3. Каждой задаче из Inbox присваивается определенный статус.

• Если с этой информацией нельзя ничего сделать, то она либо удаляется (так как бесполезна), либо переносится в базу знаний (там у вас хранятся потенциально полезные знания), либо отправляется в раздел «когда-нибудь» (например, если это какая-то идея, неосуществимая сейчас).
• Вторая часть Inbox — это информация и дела, требующие ваших действий. Если дело занимает менее двух минут, то его надо выполнить сразу.
• Остальные дела либо планируются на определённое время, либо откладываются (но тоже на строго определенный срок, в идеале — с пометкой в календаре) или же передаются кому-то.

Делегирование задач другим членам команды

Неважно, являетесь ли вы начальником отдела, директором компании или просто членом коллектива, возможность делегировать задачи – это важный навык, который вам необходимо освоить

К счастью, технологии позволили эффективно управлять командой, не требуя постоянных встреч или конференц-связи. Даже если вы не начальник, эти приложения значительно упрощают совместную работу. Они не только позволяют людям знать, над чем им следует работать, но и делают работу в коллективе более эффективной.

Флагманский продукт от 37Signals является эталоном для всех доступных инструментов управления проектами. Он отлично подходит для совместной работы, позволяя каждому члену команды иметь учетную запись, получать разрешения для конкретного проекта, загружать файлы, общаться в чате, создавать списки дел и многое другое. Очень удобен для компаний, работающих в творческой сфере, так как изображения и визуальные эффекты легко размещаются на самом сайте.

Trello – один из самых популярных инструментов управления проектами. Он позволяет вам создавать проекты, задачи, централизованно общаться с вашей командой и планировать сроки. Хорошо подходит для тех, кто применяет метод тайм-менеджмента Канбан – процесс управления проектами, изобретенный Toyota, но теперь применяется многими стартапами в компаниях по разработке программного обеспечения.

ProofHub – это инструмент управления проектами и совместной работы, который может вписаться в любую корпоративную среду. Он поставляется с интегрированным групповым чатом, быстрым обсуждением проектов, рабочими процессами, отчетами о проектах и многими другими мощными функциями. Он позволяет командам легко и гибко взаимодействовать по каждому проекту, а также доступен для операционных систем Android и iOS.

Созданная бывшим основателем Facebook, Asana – это инструмент управления проектами, который позволяет легко создавать списки дел для себя и других членов команды. Самое замечательное в этом то, что программа предоставляется бесплатно для 15 членов команды. Учитывая затраты на Basecamp, это хорошая альтернатива.

Какие усилия понадобятся

Тайм-менеджмент начинается с саморазвития личности, которая хочет улучшить продуктивность своей работы

Поэтому важно соблюдать следующие нормативы:

• Ежедневная установка ориентира (список дел и задач, поставленных на сегодня).
• Распределение задач (указать приоритетность поставленных задач).
• Расчет необходимого времени на каждую задачу из списка.
• Внесение заметок о готовности с указанием потраченного времени в списке.

Как показывает практика, умение организовать свой день оказывает положительное влияние не только на бизнес, но и на быт. Освободившееся время можно направить на отдых, семью и друзей.

Методы тайм-менеджмента

Управление временем и упорядочивание планов личной работы может осуществляться с помощью различных подходов. В тайм-менеджменте наиболее распространены три метода:

• метод «Альпы»;
• метод «ABC»;
• метод Эйзенхауэра.

Планирование личной работы по методу «Альпы» включает в себя пять последовательных стадий, выполняемых циклически:

1. Первая стадия состоит в структуризации и сортировке задач.
2. На второй стадии оценивается продолжительность необходимых действий.
3. Третья стадия предполагает распределение имеющегося времени в соответствии с принципами организации рабочего времени, в частности, резервирования времени.
4. На четвертой стадии принимаются решения в зависимости от приоритетов и перепоручений.
5. Пятая стадия включает в себя контроль, учет выполненных задач.

В соответствии с данным методом, очередность запланированных задач устанавливается с помощью принципа Парето в соотношении 80:20. Комбинирование метода «Альпы» и принципа Парето основывается на том, что в рамках значимой совокупности запланированных задач лишь малая часть отдельных задач представляет собой приоритетные мероприятия. Иными словами лишь 20% запланированных дел принесут 80% запланированного результата. Оперируя данной методикой, можно существенно повысить эффективность своего рабочего времени и перераспределить его в пользу выполнения более существенных задач.

Метод анализа ABC основывается на том, что процентное соотношение дел по степени их важности в сумме остается неизменным. В соответствии с методом ABC в тайм-менеджменте все планируемые задачи распределяются в зависимости от их значимости на три категории, которые соотносятся с тремя закономерностями данного метода

Закономерности метода ABC включают в себя следующие:

• наиболее значимые задачи составляет 15% от общего количества задач, которые должен решить менеджер, тогда как результат от их решения составляет около 65% в достижении поставленных целей;
• важные задачи составляют 20% от их общего количества, и их вклад в достижение поставленных целей также составляет 20%;
• наименее важные задачи занимают в общей совокупности 65%, тогда как их вклад в достижение стоящих перед менеджером целей составляет всего 15%.

Закономерности ABC-анализа

Методика планирования личной работы с помощью анализа ABC заключается в том, что необходимо составить перечень запланированных задач, систематизировать их, определить очередность выполнения, степень их важности и распределить запланированные задачи по категориям A, B и C. В результате применения данной техники, вы решаете задачи категории A, 15% от общего количества запланированных задач

Вместе с тем, 20% задач, которые отнесены к категории B, могут быть перепоручены, а 65% задач категории C подлежат обязательному перепоручению в силу их малой значимости. В результате, вы наиболее эффективно решаете самые важные задачи, что позитивно сказывается на результативности управления вашим временем.

Метод Эйзенхауэра представляет собой ускоренный анализ задач и является вспомогательным в таких случаях, когда требуется быстро принять решение о приоритетности стоящих перед ним задач. В целях повышения эффективности тайм-менеджмента приоритеты устанавливаются по двум критериям: срочность и значимость задачи. В результате все задачи, стоящие перед менеджером, распределяются на четыре группы:

1. Срочные и важные задачи;
2. Менее срочные, но одновременно важные задачи;
3. Срочные, но менее важные задачи;
4. Менее срочные и менее важные задачи.

В соответствии с данной методикой организацией времени вы должны самостоятельно решить задачи первой и второй группы, однако решение задач второй группы необязательно осуществлять сразу, это можно сделать после решения задач первой группы. Решение задач третьей группы нужно в экстренном порядке перепоручить другим лицам

Решение задач четвертой группы следует перепоручить другим лицам с учетом степени срочности и важности их выполнения

Похожие записи:

Бросаешь курить? мы расскажем, как это сделать Интернет магазин беру ру в санкт-петербурге Марихуана: так ли страшен зверь Выбираем юридический адрес для регистрации ооо Нужен ли начинающему бизнесу товарный знак и как его зарегистрировать? Реестр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей