Расходование наличных денег из кассы: новации 2020

Как правильно выдать фонд

Деньги передаются кассиру каждый день. Делать это нужно с утра. Средства передаются на основании кассового ордера. Последний составляется по форме №КО-2. Деньги передаются главбухом или другим лицом с соответствующими полномочиями. Размер суммы и номинал денег определяются конкретным торговым центром. Нужно учитывать средний чек магазина, проходимость в утреннее время.

В РКО нужно прописать «разменный фонд» в строке, в которой указывается основание передачи денег. В завершение дня средства, полученные под размен и оставшиеся с утра, сдаются с выручкой под приходный кассовый ордер. Последний документ составляется по форме №КО-1.

На возврат разменных денег и выручки рекомендуется оформлять разные приходные документы. Необходимы они для свидетельства того, что излишек средств в ККТ – это именно размен.

На базе оформленных РКО и ПКО выполняются записи в кассовой книге по форме №КО-4. В журнале, составляемом по форме №КМ-4, никаких сумм фиксировать не требуется. В этой бумаге отражается только выручка, которая прошла через кассовый аппарат. Если это правило не будет соблюдаться, налоговые службы могут найти правонарушение: выручка не была оприходована.

Если торговое предприятие состоит из нескольких точек по торговле, разменный фонд выдается старшему кассиру. Именно он обязан распределить деньги между всеми кассирами. Для целей документации нужно завести книгу учета денег, принятых и выданных кассиром. Книга эта составляется по форме №КО-5.

ВАЖНО! В ФЗ №402 «О бухучете» от 6 декабря 2011 года в последней редакции есть изменения. В частности, теперь отменено требование об обязательном использовании унифицированных форм первички

Однако кассовые первичные документы (приходные и расходные бумаги, книга для учета денег, выданных сотруднику) ведутся по специальным формам.

Что делать, если время работы магазина и бухгалтерского отдела различается

Часто часы работы магазина и бухгалтерского отдела различаются. Рассмотрим ситуации, когда магазин открывается раньше. В этом случае деньги на размен можно выдать вечером. В расходном ордере указывается следующая дата. То есть деньги фактически выдаются в один день, а в документе вносится следующая дата.

Проблема может быть в том, что магазин закрывается позднее. В таком случае сдать выручку и размен можно в начале следующего дня. При этом составляется приходной ордер, составляемый за предыдущую дату. В день сдачи выручки нужно не забыть зафиксировать выдачу размена на актуальную дату.

К СВЕДЕНИЮ! Рассмотренный порядок не совсем правомерный. Документ об операции нужно оформлять той датой, в которую фактически была выполнена операция.

Магазин и бухгалтерский отдел расположены далеко друг от друга: что делать

Бухгалтерский отдел может быть в одном конце города, а магазин – в другом. В этом случае придется тратить много времени на езду туда и обратно. Можно ли этого избежать? Да. Для этого можно использовать схему с выдачей денег кассиру под отчет. Средства можно выдать под отчет на месяц. Подобная схема никакими нормативными актами не запрещена.

Выдача денег под отчет предполагает, что кассир отсчитывается о расходовании выданных средств в течение 3 дней после истечения месячного срока. Процедура выдачи предполагает это сопровождение:

• Издание приказа управленца об определении размера фонда под размен за заданный период.
• Деньги предоставляются кассиру на базе ордера.
• Кассир по истечении положенного срока возвращает средства.
• При возврате средств нужно составить авансовый отчет, в пункте «назначение» которого прописывается «РФ».
• В отчете указывается размер полученных средств, размер расхода, сумма средств, возвращенных по приходному ордеру.

Отчетные деньги должны быть оприходованы. Однако на практике все нет так. Обычно деньги просто остаются в кассе. В большинстве случаев никакого штрафа за это нет, так как правонарушение почти невозможно обнаружить.

Ведение кассовой дисциплины в 2021 году

1. Приходный кассовый ордер (ПКО) выписывается на каждое поступление наличных денег в кассу. Когда наличные деньги принимаются с помощью ККМ или БСО, то такой ордер может быть выписан один на общую сумму за смену.
2. Расходный кассовый ордер (РКО) оформляется на каждую расходную операцию, т.е. на любую выдачу денег из кассы. Обязательно необходимо проверять правильность заполнения таких ордеров и удостоверить личность сотрудника, которому выдаются деньги.
3. Кассовая книга (форма КО-4) – здесь ведется учет всех приходно-расходных операций, т.е. данные каждого ПКО и РКО должны быть в ней отражены. В обязанности кассира входит проведение ежедневной сверки сумм наличности с остатками по кассовым документам. Это допускается не делать, если за смену не было никаких операций.
4. Книга учета (форма КО-5) должна заполняться, если на предприятии более одного кассира. В этой книге отражаются все движения денег между кассирами и старшим кассиром. Обязательно их удостоверять личными подписями.
5. Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость должны составляться и подписываться работниками при осуществлении им выплат.

Ведение кассовых документов приемлемо как в бумажном, так и в электронном виде

При ручном оформлении документы должны быть удостоверены оригинальными подписями.

Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.

Важно! К кассовой дисциплине не относятся книги учета доходов и расходов, БСО, а также отчет и журнал кассира-операциониста. Обязанность по ведению кассовой книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершаются кассовые операции

Такие разъяснения даны департаментом наличного денежного обращения Банка России в письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России в письме от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827

Обязанность по ведению кассовой книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершаются кассовые операции. Такие разъяснения даны департаментом наличного денежного обращения Банка России в письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России в письме от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827.

Лимит кассы или переходящий остаток – это предельно возможная сумма наличности, которую допускается оставлять в кассе на конец смены. Все, превышающие его суммы, должны быть сданы в банк. Правда допустимы небольшие отклонения в дни, когда предполагается выдача большого количества наличности (дни зарплаты) или в праздники.

К установлению лимита кассы следует подходить крайне ответственно, так как если лимит не будет установлен на конец рабочей смены, в кассе не должно быть ни рубля. Иначе будет нарушение, за которое предусмотрена административная ответственность и штраф.

Подотчетные деньги – это наличность, выдаваемая работнику для оплаты хозяйственных расходов, командировочных и иных нужд предприятия.

Для выдачи таких денег обязательно заявление от сотрудника, получаемого деньги, в котором необходимо указать полную сумму, период и цель их получения. На заявлении должна быть подпись руководителя.

В случае оплаты хозяйственных или иных расходов предприятия собственными средствами сотрудника, они подлежат возмещению также на основании заявления, в котором обязательно должно быть указано, что «у сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам». Это является требованием законодательства, согласно которому сотрудник перед получением отчетных денег должен полностью отчитаться по полученным ранее авансам.

На предоставление отчета по истраченным денежным средствам сотруднику дается 3 рабочих дня с момента истечения срока, на который денежные средства были выданы, либо со дня выхода на работу. Расходы подтверждаются соответствующими чеками, которые прикладываются к авансовому отчету. Это необходимо для принятия их к зачету как расходов и правильному исчислению налогооблагаемой базы. Кроме того, на денежные средства, потраченные без подтверждающих документов, необходимо уплатить страховые взносы и удержать НДФЛ.

Форма Т-49. Расчетно-платежная ведомость

При начислении и выплатах заработной платы сотрудникам оформляется расчетно-платежная ведомость (форма Т-49).

Этот документ представляет собой унифицированный вариант расчетной и платежной ведомости.

Это значительно упрощает работу и сокращает количество необходимых для заполнения документов.

Вы можете ознакомиться подробно с тем, как должен выглядеть этот документ в самом низу статьи.

В каких случаях документ оформляется?

Эта форма обязательно оформляется при выдаче денежных средств сотрудникам через кассу (зарплата). Также кроме этой формы выписывается еще и расходно-кассовый ордер (форма КО-2).

Этот документ заполняется по данным, содержащимся в табеле учета рабочего времени. По каждому работнику заносятся данные обо всех начислениях и удержаниях, и прописывается окончательная сумма к выдаче заработной платы.

Пример заполнения расчетно-платежной ведомости формы Т-49

Основные действия при заполнении формы Т-49

Важно при внесении данных в ведомость необходимо внимательно следить за заполнением таблицы с учетом расчета и выплаты заработной платы сотрудника. Таблица включает в себя всего 23 графы, и в эти графы должны быть внесены данные по всем сотрудникам. Каждая графе предназначена для определенных данных

Каждая графе предназначена для определенных данных

Таблица включает в себя всего 23 графы, и в эти графы должны быть внесены данные по всем сотрудникам. Каждая графе предназначена для определенных данных.

1 графа — порядковый номер записи сотрудника. Обычно сведения о сотрудниках заносятся в форму по алфавиту.

2 графа – персональный табельный номер (он находится в личной карточке сотрудника).

3 графа – должность, занимаемая сотрудником.

4 графа – тарифная ставка, по которой работает сотрудник или оклад.

5 графа – количество дней или часов, которые отработал сотрудник (данные нужно брать в табеле учета рабочего времени Т-13).

6 графа – отработано дней, которые считаются выходными. Эти дни необходимо выделить отдельно, так как по ним пойдет двойная оплата.

7 графа – выходов на работу в праздничные дни.

8 графа – денежная сумма, выплачиваемая за отработанные дни по тарифной ставке.

9 графа – выписанные сотруднику премии (они выплачиваются согласно приказу или распоряжению руководителя).

10 графа – данные о начислениях денежных сумм по больничному листу.

11графа и 12 графа – другие начисления для сотрудника в указанный месяц.

13 графа – другие доходы как социальные и материальные блага.

14 графа – общая сумма (строки 8-13), которая начислена сотруднику.

15 графа – подоходный налог (НДФЛ – 13% от всего дохода), который удерживается с сотрудника.

16, 17 и 18 графы – остальные удержания, которые были в данном расчетном месяце (какие-то взыскания, выданный ранее аванс).

19 графа – имеющаяся за предприятием задолженность.

20 графа – если есть,  задолженность, числящаяся за сотрудником.

22 и 23 графа – они предназначены для заполнения сотрудником, который получает денежную сумму в кассе (ФИО и подпись).

Заработная плата должна быть выплачена из денег, снятых с расчетного счета. Основанием для этого служит денежный чек. Если в течение трех дней сотрудник деньги из кассы не забирает, то они обязательно должны быть отправлены в банк. В данном случае оформляется документ, который называется «объявление на взнос наличными». Кроме этого в 23 графе указывается, что денежная сумма депонирована.

По данным, внесенным в форму Т-49, подсчитывается вся сумма, которая должна быть выплачена персоналу. Она прописывается под таблицей цифрами и прописью. Также указываются данные кассира, оформившего ее и выдающего ЗП (ФИО, подпись). Туда же вносится порядковый номер и дата заполнения РКО, который служит основанием для изъятия денег из кассы.

В случае, когда на предприятии не все сотрудники получили ЗП, еще прописывается цифрами и прописью депонированная денежная сумма.

• Ответственный за расчет ЗП сотрудник бухгалтерии подписывает ведомость.
• Титульный лист ведомости тоже должен быть оформлен по правилам. Он должен содержать вписанную прописью итоговую сумму по всем сотрудникам. Ей соответствует бюджет, выделенный на заработную плату в конкретном месяце.

Данному документу необходимо присвоить номер (с начала года), указать дату, когда она была заполнена и отчетный период (обычно он приравнивается к расчетному месяцу).

Кроме кассира, выдающего деньги и бухгалтера, оформившего документ, ведомость Т-49 визирует своей подписью руководитель организации и главный бухгалтер.

Другие документы, которые возможно использовать:

Расчетная ведомость (форма Т-51)

Платежная ведомость (форма Т-53)

Выбор бланков зависит от предпочтения организации.

Обязательства кассира

Кассир несет ответственность за компетентность выполнения своих должностных обязанностей, главной задачей в которых является правильное проведение денежных операций через кассу субъекта предпринимательства. Для этого необходимо проверять документацию, на основании которой производятся финансовые операции, а также ее комплектность и соответствие перечню из приложения к основному документу. В его обязанности контроль наличия и подлинности всех подписей.

При выявлении неточностей в документации, необходимо вернуть ее в бухгалтерию для переоформления или корректировки. Платежная документация после выдачи денег подписывается кассиром. На ней ставится соответствующий штамп с датой проведения операции или оформляется рукописная надпись с этими же данными «оплачено».

Лимит кассы

Лимит кассы – это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе организации на конец рабочего дня. Конкретную сумму этого лимита каждое предприятие устанавливает внутренним приказом, исходя из своего размера выручки по специальным формулам расчетов, приведенных в приложении к Указанию от 11 марта 2014 г. N 3210-У. Наличные деньги сверх установленного лимита не должны находиться в кассе, их надо сдавать в банк. Исключение из этого правила допускается в дни выплаты зарплат, а также в выходные и нерабочие праздничные дни, если организация в эти дни проводила кассовые операции.

Индивидуальные предприниматели и субъекты малого предпринимательства (предприятия, имеющие не более 100 работников и не более 400 млн рублей годовой выручки от реализации товаров и услуг) с 1 июня 2014 года лимит остатка наличных денег могут не устанавливать. О том, что лимит кассы не устанавливается, надо издать специальный приказ. Если принято такое решение, то в кассе можно хранить всю наличную выручку без каких-либо ограничений.

Обращаем внимание тех ИП и ООО, которые уже работали с наличностью до 1 июня 2014 года, а значит, должны были иметь приказ об установлении лимита. Этот приказ надо переиздать, т

к. до 1 июня 2014 года действовало Положение Банка России от 12 октября 2011 г. N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ», которое уже отменено. Прежний приказ, основанный на этом Положении, является недействительным. Вы можете установить тот же лимит, только надо изменить основание приказа на Указание от 11 марта 2014 г. N 3210-У.

Если вы хотите отказаться от установления лимита кассы, то нельзя в приказе об этом просто отменить предыдущий приказ. По мнению налоговых органов, отмена старого приказа не означает отмену установки лимита как таковой, а только отмену прежней рассчитанной суммы лимита, а значит, новый лимит равен нулю. В этом случае любая сумма наличных денег в кассе на конец дня будет являться сверхлимитной. Странная логика, которая, тем не менее, может лишить организацию 50 000 рублей (сумма штрафа за нарушение кассовых операций для ООО). Исходя из этого, в новом приказе обязательно должна быть формулировка типа «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе». Такая фраза подойдет и для тех, кто впервые издает приказ о лимите наличных.

Наказания за нарушения

Наказанию подлежит нарушение порядка обращения с наличными средствами. Он может быть проверен представителями Налоговой Службы и банковского учреждения. Стоит отметить, что банк может накладывать штрафы, только при условии, если такого типа взыскания предусмотрены в договоре обслуживания. В Административном Кодексе предусмотрены штрафы за нарушения:

• превышения кассового лимита;
• превышения лимита наличных расчетов, соответствующего 100000 рублей;
• неоприходование денежных средств.

При выявлении нарушения в кассовом режиме, на должностные лица, которыми могут быть директор и главный бухгалтер, начисляется штраф в размере 4000-5000 рублей. К субъекту предпринимательства применится при этом взыскание в размере 40000-50000 рублей, зависящем от вида допущенного правонарушения.

Когда ИП может не использовать кассовый аппарат?

Существует ряд исключений, которые дают возможность ИП не использовать ККМ (контрольно-кассовые машины), а именно:

• индивидуальные предприниматели, занимающиеся оказанием услуг населению, имеют право заменить чеки ККТ на бланки строгой отчетности (БСО);
• индивидуальные предприниматели, которые являются плательщиками ЕНВД. В этом случае ИП обязаны выдавать покупателям квитанцию или товарный чек (которые должны подтвердить расчет за товар);
• индивидуальные предприниматели, которые находятся в отдаленных (труднодоступных) местностях, кроме городов, районных центров, поселков городского типа.

Первые две категории ИП, перечисленные выше, имели право не применять кассовый аппарат только до 1 июля 2019 года. После этой даты без кассового аппарата могут работать только ИП, деятельность которых осуществляется в труднодоступных местностях. Причем перечни этих мест должны быть определены местными властями.

Виды предпринимательской деятельности, при осуществлении которых кассовый аппарат для ИП можно было не использовать до и после 1 июля 2019 года (вне зависимости от применяемой системы налогообложения):

• при продаже лотерейных билетов;
• при продаже ценных бумаг;
• при торговле в киосках безалкогольными напитками на розлив и мороженым;
• при продаже проездных билетов в городском общественном транспорте;
• при обеспечении питанием учащихся и работников общеобразовательных школ;
• при продаже газет и журналов, сопутствующих товаров в соответствующих киосках при условии, что доля продажи газет и журналов в товарообороте данных киосков составляет менее 50%, а ассортимент товаров был утвержден органом исполнительной власти субъекта РФ;
• при торговле из цистерн (керосином, молоком и живой рыбой), вразвал овощами и бахчевыми культурами, а также растительным маслом, пивом и квасом;
• при торговле в выставочных комплексах, а также на ярмарках и на рынках;
• при приеме от населения стеклопосуды и/или утильсырья (кроме металлолома);
• при разносной мелкорозничной торговле, за исключением товаров высокой технической сложности, а также продовольственными товарами, требующими специальных условий хранения и продажи;
• при продаже почтовых марок и иных знаков, наносимых на почтовые отправления, подтверждающих оплату услуг почтовой связи;
• при продаже религиозной литературы и предметов религиозного культа, а также при оказании услуг, связанных с проведением религиозных обрядов и церемоний в культовых зданиях и сооружениях и на соответствующих территориях.

До 1 июля 2018 года ККТ могли не применять ИП, осуществляющие свою деятельность на специальных режимах налогообложения – ЕНВД и ПСН.

До 1 июля 2019 года ККТ могли не применять следующие категории ИП:

• ИП на ЕНВД и ПСН не имеющих наемных работников и работающих в сфере розничной торговли и общепита;
• ИП на ЕНВД и ПСН, осуществляющие предпринимательство в сфере бытовых услуг, не зависимо от наличия или отсутствия наемных работников.

До 1 июля 2021 года ККТ могут не применять следующие категории ИП:

• при осуществлении розничной торговли без наемных работников;
• при оказании услуг -сиделки, няни, массажисты, ремонт, изготовление продукции на заказ без наемных работников.

Обособленные подразделения

Если организация имеет обособленные подразделения, лимит остатка денежных средств в кассе установите каждому из них. При этом порядок расчета лимита кассового остатка по структурным подразделениям организации (филиалам, представительствам, территориально отдаленным торговым точкам и т. д.) зависит от того, куда они сдают наличность.

Если обособленное подразделение зачисляет выручку на расчетный счет, минуя кассу головной организации, установите для него лимит без учета лимитов других подразделений и лимита головной организации. То есть в данном случае лимит остатка кассы нужно будет установить отдельно для:

головной организации;

обособленного подразделения организации. При условии что деньги не сдаются в кассу головной организации.

А как быть, если обособленное подразделение создано недавно и движения денег в его кассе пока нет? Тогда для определения лимита воспользуйтесь исходя из ожидаемой наличной выручки, а при ее отсутствии – выдачи наличных денег. Такой порядок следует из пунктов 1 и 2 приложения к указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Пример определения лимита кассы для нового подразделения организации. Наличные деньги сдаются в банк

В январе ООО «Торговая фирма «Гермес»» открыло обособленное подразделение. Выручку подразделение будет зачислять на расчетный счет. Расчет лимита кассового остатка производится исходя из ожидаемого объема поступлений за товары.

В подразделении установлена пятидневная рабочая неделя. Следовательно, расчетный период составляет 57 рабочих дней (17 дн. + 20 дн. + 20 дн.).

По плану объем продаж по месяцам:

• в январе – 600 000 руб.;
• в феврале – 800 000 руб.;
• в марте – 800 000 руб.

Итого допустимый лимит остатка наличных денег в кассе: – 115 789 руб. (2 200 000 руб. : 57 дн. × 3 дн.).

На основе этих данных руководитель организации установил своим распоряжением лимит кассового остатка для подразделения в сумме 115 789 руб.

Если обособленные подразделения сдают выручку только в головную кассу, то общая сумма лимита остатка в кассе в целом по организации должна включать в себя:

лимит остатка в кассе головной организации;

лимиты остатков по всем обособленным подразделениям.

Например, в данном случае можно рассчитать общий лимит в целом по организации с учетом выручки всех обособленных подразделений. А затем распределить его между главной (центральной) кассой и подразделениями исходя из доли выручки каждого подразделения. Распределение оформите приказом руководителя организации, составленным в произвольном виде.

Такой порядок следует из абзаца 5 пункта 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Пример определения лимита кассы для нового подразделения организации. Наличные деньги сдаются в центральную кассу

В январе ООО «Торговая фирма «Гермес»» открыло обособленное подразделение. Выручку подразделение будет зачислять в центральную кассу.

ООО «Торговая фирма «Гермес»» составляет расчет лимита кассового остатка на основе данных бухучета исходя из объемов поступлений наличных денег за январь, февраль и март предыдущего года. А затем распределит лимит между головным отделением и подразделением. Выручка сдается в банк каждый пятый день.

«Гермес» работает без выходных с 10 до 22 часов. Следовательно, расчетный период составляет 90 рабочих дней (31 дн. + 28 дн. + 31 дн.).

Оборот по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом счета 90 «Продажи», а также кредитом счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в части полученных в расчетном периоде авансов наличными средствами, которые были зачтены в этом же периоде, составил 2 699 998 руб.:

• в январе – 887 388 руб.;
• в феврале – 802 015 руб.;
• в марте – 1 010 595 руб.

Бухгалтер «Гермеса» рассчитал допустимый лимит остатка наличных денег в кассе с учетом округления: 150 000 руб. (2 699 998 руб. : 90 дн. × 5 дн.).

Объем товаров на складе подразделения равен 1/4 всего объема товаров. Таким образом, по плану выручка подразделения будет составлять четверть объема выручки всей организации.

Бухгалтер распределил лимит следующим образом:

• 37 500 руб. (150 000 руб. × 1/4) – лимит кассы для подразделения;
• 112 500 руб. (150 000 руб. × 3/4) – лимит кассы для головного отделения.

На основе этих данных руководитель организации установил одним распоряжением лимит кассового остатка для организации в сумме 150 000 руб., где отдельно выделены лимиты для головного отделения и подразделения организации.

Правила кассовой дисциплины

Правила ведения кассы установлены указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (подробнее см. «Новые правила кассовой дисциплины: для ИП и малых предприятий введен упрощенный порядок»). Он принят взамен утратившего силу Положения Банка России от 12.10.11 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации».

Данный документ устанавливает упрощенный порядок ведения кассовых операций (прием, хранение, выдача) для индивидуальных предпринимателей.

В каком порядке выдаются деньги?

Как правило, выдача или выплата наличных денежных средств из кассы производится организацией в следующих типичных ситуациях:

• выплаты персоналу (зарплата, прочие выплаты);
• предоставление определенным сотрудникам подотчетных денег на конкретные нужды (когда уполномоченный работник израсходует данные средства, он должен будет подготовить и подать соответствующий авансовый отчет с приложением необходимых обосновывающих документов);
• наличные денежные средства сдаются (инкассируются) организацией в обслуживающее финансовое учреждение и зачисляется на банковский счет;
• погашение обязательств перед поставщиками по оплате товаров, услуг, работ (не более 100000 рублей по одному соглашению);
• дивидендные выплаты учредителям хозяйствующего субъекта.

Когда наличные средства выдаются получателю по РКО или платежной ведомости, кассир организации плательщика выполняет следующие действия:

1. Проверяет, имеется ли на кассовом документе настоящая подпись главбуха, бухгалтера, руководителя. Данная подпись должна соответствовать утвержденному образцу.
2. Проверяет соответствие (правильность) денежных сумм, указанных как цифрами, так и прописью.
3. Если наличные средства предоставляются по РКО, кассиром проверяется наличие у их получателя подтверждающих документов, непосредственно упомянутых в этом РКО.
4. Получатель должен документально удостоверить собственную личность (например, предъявлением паспорта). Если необходимо, получатель предъявляет кассиру не только паспорт, но и соответствующую доверенность.
5. Наличные денежные средства выдаются непосредственно только субъекту (получателю), указанному в РКО и иных бумагах. Кассир при этом должен убедиться, что во всех имеющихся документах указываются одни и те же ФИО получателя или доверенного лица. Если получение наличности осуществляется субъектом по доверенности, данная доверенность становится приложением к кассовому документу (РКО).
6. Кассир осуществляет подготовку нужной суммы денежных средств и передает бланк РКО получателю средств на подпись. Если оформляется электронный РКО, получатель может подписывать его электронной подписью.
7. Денежные средства тщательно пересчитываются кассиром. Получатель при этом наблюдает за работой кассира. Корректная сумма наличности передается непосредственно получателю методом полистного пересчета. Получатель сразу же сверяет её и пересчитывает.
8. Когда получатель принял деньги, бланк РКО подписывается самим кассиром.

Какие документы оформляются в организации?

Наличные деньги выдаются из хозяйственной кассы по РКО – расходному кассовому ордеру. Что касается выдачи зарплаты, стипендиальных и иных выплат персоналу, в этих случаях расходование наличности выполняется по РКО и платежным ведомостям.

Для выполнения необходимых кассовых транзакций обособленному подразделению организации передается наличные средства по РКО из кассы этого субъекта в порядке, регламентированном самим юридическим лицом.

Зарплата и прочие наличные выплаты персоналу осуществляются хозяйствующим субъектом по платежной ведомости.

Работник, получающий средства, ставит собственную подпись в нужной графе (рядом со своими ФИО). Невыплаченные (неполученные) деньги депонируются кассиром.

На сумму реально выданных средств, предусмотренных платежной ведомостью, составляется РКО. Совокупная величина, полученная суммированием депонированных средств и реально выданных денег, должна равняться итоговой сумме, фигурирующей в соответствующей ведомости.

Кроме того, РКО могут фиксироваться в журнале учета РКО и ПКО.

Следует помнить о том, что РКО изначально должны составляться корректно – вносить какие-либо исправления в эти бланки запрещается. Испорченный документ сразу же бракуется, что обуславливает составление и заполнение нового бланка РКО.

Бухгалтерские проводки

Как уже говорилось ранее, кассовая наличность расходуется хозяйствующим субъектом (юридическим лицом) на определенные нужды, что обуславливает необходимость оформления типичных проводок в бухучете по счету 50:

Малое предприятие воспользовалось своим правом и не устанавливает лимит остатка наличных в кассе. Действуют ли обязательные сроки сдачи наличной выручки в банк (не более семи дней)?

Если в кассе окажется денег больше установленного лимита, то разницу надо сдавать в банк. Организация вправе установить самостоятельно, периодичность сдачи сверхлимитной выручки. Инкассировать наличные деньги в банк нужно только за те дни, когда денежный остаток в кассе на конец рабочего дня превышает установленный лимит. Например, если сдается выручка раз в пять дней, то эта цифра (5) используется в расчете лимита кассы. Она не должна превышать семи рабочих дней. А если в населенном пункте нет банка – 14 рабочих дней. Но если сдаете деньги в банк каждые пять дней, а лимит был превышен раньше, то сдать наличность нужно, не дожидаясь этого срока. Если лимит не превышен, посещать банк не нужно.

Малое предприятие не обязано устанавливать и соблюдать лимит кассы, а значит, обязанности по сдаче выручки в банк у нее также нет.

Похожие записи:

Как правильно переводить должности на английский? Увольнение генерального директора ооо по собственному желанию Производство шоколада как бизнес с доходом от 270 000 рублей Бухгалтерская отчетность некоммерческих организаций в 2021 году Рейтинг лучших бизнес-школ mba 10 шагов для написания кейсов компании